A vállalkozásokban több ezer ügyfelünk van, és tájékoztatnunk kell őket a szolgáltatásainkban bekövetkező frissítésekről vagy változásokról. Egy levelezőlista létrehozása Excelben segít nekünk abban, hogy ezt a fárasztó munkát percek alatt elvégezzük. A legtöbb esetben az ügyfelek levelezési címei egy Excel-fájlban vannak, és az ügyfelek levelezési címeinek felhasználásával szeretnénk tájékoztatni őket a vállalatunk címváltozásáról.

Tegyük fel, hogy a cégünk neve Marigold Sales, és a cím megváltozott 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 a címre. Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Szeretnénk tájékoztatni ügyfeleinket erről az esetről.

Erről az esetről egy levelezőlista segítségével szeretnénk tájékoztatni őket.

Excel munkafüzet letöltése

2 egyszerű módszer levelezési lista létrehozására Excelben

1. módszer: Levelezési lista létrehozása Excelben a Microsoft Word Mail Merge használatával

Microsoft Word egy funkciót kínál, melynek neve Mail Merge A funkciót arra használhatjuk, hogy létrehozzuk egy levelezési lista sablonját, miután importáltuk az adatokat az Excelből. Az adatok tartalmazzák az összes ügyfél összes Nevek , Cégnevek , Cégcímek , és E-mail címek . Mail Merge automatikusan beilleszti a levelezési listát, miután végrehajtottuk a következő szekvenciákat.

1. lépés: Mivel levelezőlistát szeretne létrehozni, írásos üzenetet kell készítenie a következő eszközökkel Microsoft Word . Microsoft Word , Menj a Postai küldemények tab> Select Levelek (az S tart Mail Merge szakasz).

2. lépés: Írja le az üzenetet az Ön igényeinek megfelelően (pl. tájékoztatja az ügyfelet a Címváltozás ). Kék színes írás lesz összhangban a levelezőlistával, amelyet létre fog hozni.

3. lépés: Válassza ki a Címzettek kiválasztása (a Mail Merge indítása szakasz)> Válassza ki a Meglévő lista használata (a lehetőségek közül).

4. lépés: A Meglévő lista használata a számítógép mappáihoz vezet. Válassza ki a kívánt fájlt (pl, Levelezési lista létrehozása Excelben ).

Kattintson a Nyissa meg a címet. .

5. lépés: A Válasszon táblázatot ablak nyílik meg. Győződjön meg róla, hogy ellenőrizte a Az adatok első sora oszlopcímeket tartalmaz toggle.

Kattintson a OK .

6. lépés: Microsoft Word betölti az adatokat. Helyezze a kurzort a Címzett neve majd Menj a Összevonási mező beillesztése (a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) a Postai küldemények lap).

7. lépés: A Összevonási mező beillesztése párbeszédpanel jelenik meg. Válassza ki a Adatbázis mezők a Szakasz beillesztése Ezután válassza ki bármelyik mezőt (pl., Keresztnév ) utána kattintson a Beillesztés ahogy az alábbi képen látható.

Ezután ismételje meg 7. lépés a honlapról 3 vagy 4 alkalommal, hogy beillessze Keresztnév , Vezetéknév , Cégnév , Város , Állam , és Irányítószám Bármelyik mezőt beillesztheti az üzenetébe,

8. lépés: Ismét helyezze a kurzort a köszöntő sor elé (pl, Kedves Címzett neve ). Ezután a Hover a Write & Insert Fields (Mezők beillesztése) section> Select Üdvözlő sor .

9. lépés: A Üdvözlő sor beszúrása párbeszédpanel jelenik meg. Üdvözlő sor beszúrása párbeszédpanel,

Válassza ki a Ügyfél neve . Akkor tegye vessző ( , ) vagy más elválasztójelek a Címzett neve A műveletek előnézetét az alábbiakban láthatja. Előnézet szakaszban a párbeszédpanelen.

Kattintson a OK .

Végrehajtás 1. lépések a címre. 9 elkészíti a levelezési lista sablonját minden egyes ügyfél számára az adatfájlban. A sablon hasonló lesz, mint az alábbi képen látható.

10. lépés: Ha bármelyik ügyfél előnézetét meg szeretné nézni, csak válassza ki a Előnézet eredmények opció (a Előnézet eredmények szakasz).

Egy pillanat alatt a sablon átalakul a 1 st az ügyfél postai levelét, ahogy az a következő képen látható.

Nem látod a helyet a Első és Vezetéknév az ügyfél. Egyszerűen fogalmazva egy Űr a Keresztnév ahogy az alábbi képen látható.

Az ügyfelek összes neve között hasonló szóköz lesz. Első és Vezetéknevek Kattintson az irányjelző nyilakra az adatok közötti előre- és visszalépéshez.

11. lépés: Megteheti Szerkesztés , Nyomtatás , vagy akár E-mail a levelet csak az adott opciókra kattintva (pl, E-mail üzenet küldése ).

12. lépés: A Összevonás e-mailbe párbeszédpanel jelenik meg. E-mail cím a A címre. parancssor. Írjon be egy megfelelő tárgyat (pl, Címváltozás ) a Tárgysor parancsdoboz.

Kattintson a címre. OK .

Kiválaszthat egy ügyfélszámtartományt, amelyre az e-mailt elküldi.

További információ: Hogyan készítsünk vesszővel elválasztott listát Excelben (5 módszer)

Hasonló olvasmányok

• Hogyan készítsünk listát az Excelben lévő kritériumok alapján (4 módszer)
• Egyedi lista létrehozása Excelben a kritériumok alapján (9 módszer)
• Hogyan készítsünk számozott listát az Excelben (8 módszer)

2. módszer: Levelezőlista létrehozása A Microsoft Outlook Importálás funkció

Az előző módszerben a Microsoft Word egy levelezőlista létrehozásához, Microsoft Outlook lehetőséget kínál egy postafiók létrehozására egy bizonyos adattípusú fájl importálásával (pl., CSV fájltípus).

Mivel van egy adatfájlunk az ügyfelek elérhetőségéről Excelben, csak konvertáljuk a fájlt a CSV formátum az Excel Mentés másként A fájlkonverzió az alábbi képen látható (Go to Fájl > Mentés másként > Válassza ki CSV a felkínált formátumok közül> Kattintson Mentés ).

Az Excel fájl átalakítása után a CSV fájlformátumban, kövesse az alábbi lépéseket egy levelezőlista létrehozásához a következő használatával Microsoft Outlook .

1. lépés: Nyissa meg a címet. Microsoft Outlook . Fájl .

2. lépés: A Fájl szalag opciók.

Válassza ki a címet. Megnyitás és exportálás > Kattintson a Import/Export .

3. lépés: A Importálás és exportálás varázsló megjelenik. A varázslóban válassza a Más programból vagy fájlból történő importálás opció.

Hit Következő .

4. lépés: Fájl importálása parancssor megnyílik. vesszővel elválasztott értékek ( CSV ) mint Válassza ki az importálandó fájltípust .

Kattintson a címre. Következő .

5. lépés: Most, a Fájl importálása parancssor, Kattintson a Böngésszen a oldalon. egy (korábban mentett) fájl importálásához CSV fájl).

6. lépés: Válassza ki a korábban elmentett CSV fájlt a számítógép könyvtárából, és kattintson a OK .

7. lépés: Az Outlook betölti az importált fájlt 6. lépés és kijelzők. Ellenőrizze a Duplikátum létrehozásának engedélyezése opciót, majd menjen Következő .

8. lépés: Ki kell választania a helyszínt (pl, Kapcsolat ), ahonnan az importált fájlt ki kell vonni, majd kattintson a Következő .

9. lépés: A mezőknek való megfeleltetéshez meg kell mondania az Outlooknak, hogy milyen elemeket fog venni a Név , Cég , vagy E-mail cím Ennek eredményeképpen kattintson a Egyéni mezők feltérképezése .

10. lépés: Húzza az értéket a A címről ( Balra oldal) a A címre. ( Jobbra oldal), hogy azonosnak rendelje őket.

Ismételje meg 10. lépés a oldalon. Cégnév és E-mail cím utána Kattintson a OK az alábbi képhez hasonlóan.

11. lépés: Megváltoztathatja a fájl rendeltetési helyét is. Ha nincs szükség ilyen műveletekre, kattintson a Befejezés .

Az Outlook egy másodpercet vesz igénybe, majd betölti az összes névjegyet. Ha ellenőrizni szeretné az importált névjegyeket, Menjen a Kapcsolat és az összes importált névjegy megjelenik a következő képen látható módon.

Megszámolhatja vagy keresztellenőrzéssel ellenőrizheti a Keresztnév s a forrásadatokkal. Ez az Outlook létrehoz egy levelezési listát, amelyből könnyen és azonnal levelet küldhet mindegyiküknek.

További információ: Hogyan készítsünk betűrendes listát Excelben (3 mód)

Következtetés

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan hozhat létre levelezőlistát Excelben a következő eszközök összekapcsolási képességének használatával Microsoft termékek (pl, Microsoft Word és Microsoft Outlook ). Remélem, hogy ezek a módszerek kielégítik a küldőlista Excelben történő létrehozására irányuló keresését. Kommentáljon, ha további kérdései vannak, vagy bármi hozzáfűzni valója van.