Бизнесийн хувьд бид олон мянган үйлчлүүлэгчидтэй байдаг бөгөөд үйлчилгээнийхээ шинэчлэлт, өөрчлөлтийн талаар тэдэнд мэдэгдэх ёстой. Excel дээр захидлын жагсаалт үүсгэх нь уйтгартай ажлыг хэдхэн минутын дотор хийхэд тусалдаг. Ихэнх тохиолдолд бид үйлчлүүлэгчдийн шуудангийн хаягийг Excel файлд хадгалдаг бөгөөд тэдгээр харилцагчдын шуудангийн хаягийг ашиглан компанийнхаа хаягийн өөрчлөлтийн талаар тэдэнд мэдэгдэхийг хүсдэг.

Манай компаний нэрийг Мариголд Борлуулалт гэж үзье. , болон хаяг нь Флорида, Лэйкэнд, Оак хөндийн гудамж 33801 7, байсныг Мариголд Борлуулалт, Глендейл өргөн чөлөө, 71 Бока Ратон, Флорида болон өөрчилсөн. 33428 . Одоо бид үйлчлүүлэгчиддээ энэ явдлын талаар мэдээлэхийг хүсч байна.

Бид энэ явдлын талаар захидлын жагсаалт ашиглан мэдээлэхийг хүсч байна.

Татаж авах. Excel-ийн ажлын ном

Excel дээр захидлын жагсаалт үүсгэх 2 хялбар арга

Арга 1: Microsoft Word мэйл нэгтгэхийг ашиглан Excel дээр захидлын жагсаалт үүсгэх

Microsoft Word нь мэйл нэгтгэх гэсэн функцийг санал болгодог. . Бид Excel-ээс өгөгдлийг импортлосны дараа захидлын жагсаалтын загвар үүсгэх функцийг ашиглаж болно. Өгөгдөл нь бүх харилцагчийн Нэр , Компанийн нэр , Компанийн хаяг , И-мэйл хаяг -г агуулна. Бид дараах дарааллыг гүйцэтгэсний дараа Мэйл нэгтгэх нь шуудангийн жагсаалтыг автоматаар оруулах болно.

1-р алхам: Таны үүсгэхийг хүссэнээрзахидлын жагсаалт гаргахын тулд та Microsoft Word ашиглан бичгээр мессеж бэлтгэх хэрэгтэй. Microsoft Word -г нээгээд Захидал таб > Үсэг -г сонгоно уу (S захиа нэгтгэх хэсгээс).

2-р алхам: Үүнийг бичнэ үү. таны шаардлагын дагуу мессеж илгээх (жишээ нь: Хаяг өөрчлөх талаар харилцагчид мэдээлэх). Цэнхэр өнгөт бичээс нь таны үүсгэх гэж буй захидлын жагсаалттай тохирч байх болно.

3-р алхам: Хүлээн авагчдыг сонгох ( Мэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх хэсгээс) > Байгаа жагсаалтыг ашиглах -ыг сонгоно уу (сонголтуудаас).

4-р алхам: Одоо байгаа жагсаалтыг ашиглах Жагсаалт нь таныг компьютерийн хавтас руу аваачна. Шаардлагатай файлыг сонгоно уу (жишээ нь: Excel дээр захидлын жагсаалт үүсгэх ).

Нээх дээр товшино уу.

Алхам 5: Хүснэгт сонгох цонх нээгдэнэ. Өгөгдлийн эхний мөрөнд баганын толгой хэсгийг агуулж байгаа -г шалгана уу.

OK дээр товшино уу.

Алхам 6: Microsoft Word өгөгдлийг ачаална. Курсорыг Хүлээн авагчийн нэр -ийн хажууд байрлуулаад Нэгтгэх талбар оруулах руу очно уу ( Захидал табын Бичих & Талбар оруулах хэсэгт) .

Алхам 7: Insert Merge Field харилцах цонх гарч ирнэ. Оруулах хэсгийн доор Өгөгдлийн сангийн талбарууд -ыг сонгоно уу. Дараа нь аль нэг талбарыг сонгоно уу (жишээ нь: ЭхлээдНэр ) дараа нь доорх зурагт үзүүлсэн шиг Оруулах дээр товшино уу.

Дараа нь 7-р алхам тухайг давтан хийнэ үү. 3 эсвэл 4 удаа Нэр , Овог , Компанийн нэр , Хот< , Төлөв , Зип код . Та мессежийнхээ аль нэг талбарыг оруулж болно,

Алхам 8: Дахин хэлэхэд курсорыг мэндчилгээний мөрийн өмнө байрлуул (жишээ нь: Эрхэм хүлээн авагчийн нэр ). Үүний дараа Write & Талбар оруулах хэсэг > Мэндчилгээний мөр -г сонго.

9-р алхам: Мэндчилгээний мөр оруулах харилцах цонх гарч ирнэ. Мэндчилгээний мөр оруулах харилцах цонхноос

Хэрэглэгчийн нэр -ийн дурын форматыг сонгоно уу. Та Хүлээн авагчийн нэр -ийн ард Таслал ( , ) эсвэл бусад хязгаарлагчийг тавьж болно. Харилцах цонхны Урьдчилан харах хэсгийн доор таны үйлдлүүдийг урьдчилан харах боломжтой.

OK дээр товшино уу.

1 -ээс 9 хүртэлх алхмуудыг гүйцэтгэх нь өгөгдлийн файл дахь харилцагч бүрийн имэйлийн жагсаалтын загварыг бэлтгэдэг. Загвар нь доорх зурагт үзүүлсэнтэй төстэй байх болно.

Алхам 10: Хэрэв та ямар нэгэн үйлчлүүлэгчийн урьдчилан харахыг хүсвэл. Зүгээр л Үр дүнг урьдчилж харах сонголтыг сонгоно уу ( Үр дүнг урьдчилж харах хэсгээс).

Хөгшин зуурын загвар нь дараах болон хувирна. 1 хэрэглэгчийн шуудангийн захидал дараах байдлаар байназураг.

Та харилцагчийн Эхний болон Овог хооронд ямар ч зай харагдахгүй байна. Доорх зурган дээрх шиг Нэр -ийн ард Зай тавиад л болно.

Үйлчлүүлэгчдийн бүх нэрс тэдгээрийн Нэр ба Овог хоорондын ижил зай. Өгөгдлийн хооронд урагш болон хойшлохын тулд чиглэлийн сумнууд дээр дарна уу.

Алхам 11: Та Засах , боломжтой. Захиагаа эсвэл И-мэйл ч гэсэн тодорхой сонголтууд дээр дарж хэвлээрэй (жишээ нь: И-мэйл илгээх ).

Алхам 12: И-мэйл рүү нэгтгэх харилцах цонх гарч ирнэ. Хэнд командын талбараас И-мэйл хаяг -г сонгоно уу. Сэдвийн мөр командын талбарт тохирох сэдвийг (жишээ нь: Хаяг өөрчлөх ) бичнэ үү.

OK дээр товшино уу.

Та имэйл илгээх хэрэглэгчийн дугаарыг сонгох боломжтой.

Дэлгэрэнгүй: Excel дээр таслалаар тусгаарласан жагсаалт хэрхэн хийх вэ (5 арга)

Ижил төстэй уншилтууд

• Excel дээр шалгуурт үндэслэн жагсаалтыг хэрхэн гаргах вэ (4 арга)
• Шалгуурт үндэслэн Excel-д өвөрмөц жагсаалт үүсгэх (9 арга)
• Excel дээр хэрхэн дугаарласан жагсаалт гаргах вэ (8 арга)

Арга 2: Мэйлийн жагсаалт үүсгэх Microsoft Outlook-ийг ашиглах Импорт хийх

Өмнөх аргад бид Microsoft Word программыг ашиглан захидлын жагсаалт үүсгэсэн. Гэсэн хэдий ч, Microsoft Outlook нь зөвхөн тодорхой өгөгдлийн төрлийн файлыг (жишээ нь CSV файлын төрөл) импортлох замаар шуудангийн хайрцаг үүсгэх сонголтыг санал болгодог.

Бидэнд өгөгдөл байгаа тул Excel-ийн харилцагчийн харилцах файлыг бид Excel-ийн Save As функцийг ашиглан CSV форматаар хөрвүүлэхэд л хангалттай. Файлын хөрвүүлэлтийг доорх зурган дээр дүрсэлсэн байна ( Файл > Хадгалах > Санал болгож буй форматуудаас CSV -г сонго> Хадгалах<дээр дарна уу. 5>).

Excel файлыг CSV формат руу хөрвүүлсний дараа Microsoft Outlook ашиглан захидлын жагсаалт үүсгэхийн тулд доорх алхмуудыг дагана уу. .

Алхам 1: Microsoft Outlook -г нээнэ үү. Файл -г сонгоно уу.

Алхам 2: Файл туузны сонголтуудаас.

Нээх & Экспорт > Импорт/Экспорт дээр товшино уу.

3-р алхам: Импорт, экспортын хөтөч гарч ирнэ. Шидтэн дотроос Өөр програм эсвэл файлаас импорт хийх сонголтыг сонгоно уу.

Дараах товчийг дарна уу.

Алхам 4: Файл импортлох командын хайрцаг нээгдэнэ. Таслалаар тусгаарлагдсан утгууд ( CSV ) гэж Импортлох файлын төрлийг гэж сонгоно.

Дараах дээр товшино уу.

5-р алхам: Одоо Файл импортлох командын талбарт Үзэх дээр дарж импорт хийнэ үү. файл (өмнө нь хадгалсан CSV файл).

Алхам 6: Өмнө нь хадгалсан CSV -г сонгоно уу. компьютерийн лавлахаас файлболон OK -г товшино уу.

Алхам 7: Outlook нь Алхам 6 -д импортолсон файлыг ачаалж харуулдаг. . Давхардал үүсгэхийг зөвшөөрөх сонголтыг сонгоод Дараагийн руу очно уу.

Алхам 8: Та Импортолсон файлыг задлах байршлыг (жишээ нь Харилцагч ) сонгоод Дараах дээр дарна уу.

Алхам 9: Талбаруудыг тааруулахын тулд та Outlook-д Нэр , Компани эсвэл Имэйл хаяг<5 гэж ямар зүйл авахыг хэлэх ёстой>. Үүний үр дүнд Газрын зургийн тусгай талбарууд дээр товшино уу.

10-р алхам: <5-аас утгыг чирнэ үү> ( Зүүн тал) -аас Хүртэл ( Баруун тал) руу шилжүүлж, тэдгээрийг ижил гэж онооно.

Компанийн нэр болон И-мэйл хаяг -ын дараа 10 алхамыг давтана уу, үүний дараа доорх зурагтай төстэй ОК дарна уу.

Алхам 11: Та мөн файлын очих газрыг өөрчилж болно. Хэрэв ийм үйлдэл хийх шаардлагагүй бол Finish дээр товшино уу.

Outlook нэг секундын дараа бүх харилцагчдыг ачаална. Хэрэв та импортын харилцагчдыг шалгахыг хүсвэл Харилцагч руу очвол бүх импортын харилцагчид дараах зурган дээрх шиг харагдах болно.

Та боломжтой Нэр -ийг эх өгөгдлөөр тоолж эсвэл харьцуулан шалга. Энэ Outlook нь шуудангийн жагсаалтыг үүсгэдэг бөгөөд үүнээс та тэдгээрийг шууд шуудангаар хялбархан илгээх боломжтой.

Цааш унших: Цагаан толгойн үсгийн жагсаалтыг хэрхэн хийх вэExcel (3 арга зам)

Дүгнэлт

Энэ нийтлэлд бид Microsoft-ийн харилцан холбоосыг ашиглан Excel-д захидлын жагсаалтыг хэрхэн үүсгэхийг харуулах болно. Бүтээгдэхүүн (жишээ нь, Microsoft Word ба Microsoft Outlook ). Эдгээр аргууд нь Excel дээр захидлын жагсаалт үүсгэх таны даалгаврыг биелүүлнэ гэж найдаж байна. Хэрэв танд нэмэлт асуух зүйл байвал эсвэл нэмэх зүйл байвал комментоор бичээрэй.