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En las empresas, tenemos miles de clientes y tenemos que informarles de cualquier actualización o cambio en nuestros servicios. Crear una lista de correo en Excel nos ayuda a realizar el tedioso trabajo en cuestión de minutos. En la mayoría de los casos, tenemos las direcciones postales de los clientes en un archivo de Excel y queremos informarles del cambio de dirección de nuestra empresa utilizando las direcciones postales de esos clientes.
Digamos que el nombre de nuestra empresa es Ventas de caléndula, y la dirección ha cambiado de 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 a Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Ratón, Florida 33428 Ahora queremos informar a nuestros clientes de este incidente.
Queremos informarles de este incidente mediante una lista de correo.
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Ejemplo de conjunto de datos para crear una lista de correo.xlsx2 formas sencillas de crear una lista de correo en Excel
Método 1: Crear una lista de correo en Excel utilizando la combinación de correspondencia de Microsoft Word
Microsoft Word ofrece una función denominada Combinación de correspondencia Podemos utilizar la función para crear una plantilla de una lista de correo después de importar los datos de Excel. Los datos contienen todos los datos de los clientes. Nombres , Nombre de la empresa , Direcciones de empresas y Direcciones de correo electrónico . Combinación de correspondencia insertará automáticamente una lista de correo después de que ejecutemos las siguientes secuencias.
Primer paso: Como quiere crear una lista de correo, tiene que preparar un mensaje escrito utilizando Microsoft Word . Abrir Microsoft Word Ir a la página Mailings tab> Seleccionar Cartas (de S tarta Mail Merge sección).
Segundo paso: Escriba el mensaje de acuerdo con sus requisitos (es decir, informar al cliente sobre Cambio de dirección El Azul La escritura en color estará en consonancia con la lista de correo que va a crear.
Tercer paso: Seleccione Seleccionar destinatarios (de Iniciar combinación de correspondencia sección)> Elija la Utilizar una lista existente (de las opciones).
Paso 4: Selección del Utilizar una lista existente le lleva a las carpetas de su ordenador. Seleccione el archivo deseado (p. ej, Crear una lista de correo en Excel ).
Haga clic en Abrir .
Paso 5: En Seleccionar tabla Asegúrese de marcar la casilla La primera fila de datos contiene las cabeceras de las columnas alternar.
Haga clic en OK .
Paso 6: Microsoft Word carga los datos. Sitúe el cursor junto a la tecla Nombre del beneficiario luego Ir a Insertar campo de fusión (en el Escribir & Insertar campos bajo el Mailings tab).
Paso 7: En Insertar campo de fusión Seleccione la opción Campos de la base de datos bajo el Insertar sección A continuación, seleccione cualquiera de los campos (por ejemplo, Nombre ), haga clic en Inserte como se muestra en la siguiente imagen.
Después, repite Paso 7 acerca de 3 o 4 veces para insertar Nombre , Apellido , Nombre de la empresa , Ciudad , Estado y Código postal Puede insertar cualquiera de los campos en su mensaje,
Paso 8: Una vez más, coloque el cursor delante de la línea de saludo (es decir, Estimado destinatario A continuación, desplácese hasta el icono Escribir & Insertar campos sección> Seleccionar Línea de saludo .
Paso 9: En Insertar línea de saludo Desde la ventana Insertar línea de saludo cuadro de diálogo,
Seleccione cualquier formato de Nombre del cliente Puedes poner Coma ( , ) u otros delimitadores después del Nombre del beneficiario La vista previa de sus acciones se muestra bajo el icono Vista previa en el cuadro de diálogo.
Haga clic en OK .
Ejecutar Pasos 1 a 9 prepara una plantilla de la lista de correo para cada cliente del fichero de datos. La plantilla será similar a la que se muestra en la imagen siguiente.
Paso 10: Si desea ver la vista previa de cualquier cliente, sólo tiene que seleccionar el botón Vista previa de los resultados (de la Vista previa de los resultados sección).
En un momento, la plantilla se transforma en el 1 st carta de envío del cliente como se muestra en la siguiente imagen.
No se ve ningún espacio entre En primer lugar y Apellido del cliente. En pocas palabras, un Espacio después del Nombre como en la siguiente imagen.
Todos los nombres de los clientes tendrán un espacio similar entre sus En primer lugar y Apellidos Haz clic en las flechas de dirección para avanzar o retroceder entre los datos.
Paso 11: Puede Editar , Imprimir o incluso Correo electrónico la carta con sólo hacer clic en las opciones específicas (es decir, Enviar mensaje de correo electrónico ).
Paso 12: En Fusión a correo electrónico Seleccione Dirección de correo electrónico en el A Escriba un asunto apropiado (por ejemplo, Cambio de dirección ) en el Asunto caja de comandos.
Haga clic en OK .
Puede elegir un rango de números de clientes a los que enviar el Email.
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Método 2: Crear una lista de correo Utilización de Microsoft Outlook Importación
En el método anterior, utilizábamos Microsoft Word para crear una lista de correo. Sin embargo, Microsoft Outlook también ofrece una opción para crear un buzón de correo simplemente importando un determinado tipo de archivo de datos (p. ej, CSV tipo de archivo).
Como tenemos un fichero de datos de contacto de clientes en Excel, sólo tenemos que convertir el fichero en CSV utilizando el formato Guardar como La conversión de archivos se muestra en la siguiente imagen (Ir a Archivo > Guardar como Seleccionar CSV de los formatos ofrecidos> Haga clic Guardar ).
Después de convertir el archivo Excel en CSV siga los siguientes pasos para crear una lista de correo utilizando Microsoft Outlook .
Paso 1: Abrir Microsoft Outlook . Selecciona Archivo .
Segundo paso: Desde el Archivo opciones de cinta.
Elija Abrir y Exportar Haga clic en Importación y exportación .
Tercer paso: En Asistente de importación y exportación En el asistente, seleccione Importar desde otro programa o archivo opción.
Hit Siguiente .
Paso 4: Importar un archivo Seleccione Valores separados por comas ( CSV ) como Seleccione el tipo de archivo que desea importar .
Haga clic en Siguiente .
Paso 5: Ahora, en el Importar un archivo Haga clic en Visite para importar un archivo (previamente guardado CSV archivo).
Paso 6: Seleccione la opción CSV del directorio del ordenador y haga clic en OK .
Paso 7: Outlook carga el archivo importado en Paso 6 y pantallas. Compruebe el Permitir la creación de duplicados y luego vaya a Siguiente .
Paso 8: Tienes que seleccionar la ubicación (es decir, Contactos ) donde debe extraerse el archivo importado y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente .
Paso 9: Para hacer coincidir los campos, hay que indicar a Outlook qué elementos tomará como Nombre , Empresa o Dirección de correo electrónico Como resultado, haga clic en Asignar campos personalizados .
Paso 10: Arrastre el valor desde En ( Izquierda lado) a A ( Derecha lado) para asignarlos como iguales.
Repetir Paso 10 para Nombre de la empresa y Dirección de correo electrónico después de eso Haga clic en OK similar a la imagen de abajo.
Paso 11: También puede cambiar el destino del archivo. Si no hay necesidad de tales acciones, haga clic en Acabado .
Outlook tarda un segundo en cargar todos los contactos. Si desea comprobar los contactos importados, vaya a Contactos y todos los contactos importados aparecerán como en la siguiente imagen.
Puede contar o cotejar los Nombre Este Outlook crea una lista de correo a partir de la cual puede enviar fácilmente un correo a cada uno de ellos al instante.
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Conclusión
En este artículo se muestra cómo crear una lista de correo en Excel utilizando la capacidad de interrelación de Productos Microsoft (es decir, Microsoft Word y Microsoft Outlook ). Espero que estos métodos satisfagan su búsqueda en la creación de una lista de correo en Excel. Comentario, si tiene más preguntas o tiene algo que añadir.
