U preduzećima imamo hiljade klijenata i moramo ih obavijestiti o svim ažuriranjima ili promjenama u našim uslugama. Kreiranje mailing liste u Excelu pomaže nam da obavimo dosadan posao za nekoliko minuta. U većini slučajeva imamo poštanske adrese kupaca u Excel datoteci i želimo ih obavijestiti o promjeni adrese naše kompanije koristeći poštanske adrese tih kupaca.

Recimo da je naziv naše kompanije Marigold Sales , i adresa je promijenjena iz 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 u Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Sada želimo obavijestiti naše klijente o ovom incidentu.

Želimo ih obavijestiti o ovom incidentu koristeći mailing listu.

Preuzmi Excel radna sveska

2 jednostavna načina za kreiranje mailing liste u Excelu

Metoda 1: Kreiranje mailing liste u Excelu pomoću Microsoft Word Mail Merge-a

Microsoft Word nudi funkciju pod nazivom Spajanje pošte . Ovu funkciju možemo koristiti za kreiranje predloška mailing liste nakon uvoza podataka iz Excela. Podaci sadrže Imena , Nazive kompanija , Adrese kompanije i Adrese e-pošte svih kupaca. Spajanje pošte će automatski umetnuti mailing listu nakon što izvršimo sljedeće sekvence.

Korak 1: Kako želite da kreiratemailing listu, morate pripremiti pisanu poruku koristeći Microsoft Word . Otvorite Microsoft Word , idite na karticu Poštanske poruke > Odaberite Letters (iz S tart Mail Merge odjeljka).

Korak 2: Zapišite poruku u skladu sa vašim zahtjevima (tj. obavještavanje kupca o Promjeni adrese ). Pisanje Plave boje će biti u skladu sa mailing listom koju ćete kreirati.

Korak 3: Odaberite Odaberi primaoce (iz Pokreni spajanje pošte odjeljka) > Odaberite Koristi postojeću listu (iz opcija).

Korak 4: Odabir Koristi postojeću Lista vas vodi do fascikli vašeg računara. Odaberite potrebnu datoteku (tj. Kreiranje mailing liste u Excel-u ).

Kliknite na Otvori .

Korak 5: Otvara se prozor Odaberi tabelu . Provjerite jeste li označili prekidač Prvi red podataka sadrži zaglavlja kolona .

Kliknite na OK .

Korak 6: Microsoft Word učitava podatke. Postavite kursor pored Ime primaoca , a zatim idite na Umetni polje spajanja (u Pisanje i umetanje polja na kartici Poštanske poruke ) .

Korak 7: Pojavljuje se dijaloški okvir Umetni polje spajanja . Odaberite Polja baze podataka ispod Umetanje odjeljka . Zatim odaberite bilo koje od polja (tj. PrvoIme ) nakon toga, kliknite na Insert kao što je prikazano na slici ispod.

Nakon toga ponovite Korak 7 o 3 ili 4 puta za umetanje Ime , Prezime , Naziv kompanije , Grad , Država i Poštanski broj . Možete umetnuti bilo koje od polja u svoju poruku,

Korak 8: Opet, postavite kursor ispred pozdravne linije (tj., Drago ime primaoca ). Nakon toga zadržite pokazivač na Write & Umetni polja odjeljak > Odaberite Pozdravni red .

Korak 9: Pojavljuje se dijaloški okvir Umetni pozdravnu liniju . U dijaloškom okviru Umetni pozdravnu liniju ,

Odaberite bilo koji format Ime kupca . Možete staviti Zarez ( , ) ili druge graničnike iza Ime primaoca . Pregled vaših radnji je prikazan u odjeljku Pregled u dijaloškom okviru.

Kliknite na OK .

Izvršavanje Koraka 1 do 9 priprema predložak liste e-pošte za svakog kupca u datoteci podataka. Šablon će biti sličan kao što je prikazano na donjoj slici.

Korak 10: Ako želite vidjeti pregled za bilo kojeg kupca. Samo odaberite opciju Pregled rezultata (iz odjeljka Pregled rezultata ).

U trenutku, predložak se pretvara u 1 poštansko pismo kupca kao što je prikazano u nastavkuslika.

Ne vidite razmak između Ime i Prezime kupca. Jednostavno stavite Razmak iza Ime kao što je urađeno na slici ispod.

Sva imena kupaca će imati sličan razmak između njihovih Imena i Prezimena . Kliknite na strelice smjera za kretanje naprijed i nazad među podacima.

Korak 11: Možete Urediti , Odštampajte , ili čak Pošaljite e-poštom pismo samo klikom na određene opcije (tj. Pošalji poruku e-pošte ).

Korak 12: Pojavljuje se dijaloški okvir Spajanje u e-poštu . Odaberite Adresa e-pošte u komandnom polju Za . Unesite odgovarajući predmet (tj. Promjena adrese ) u naredbeni okvir Subject Line .

Kliknite OK .

Možete odabrati niz brojeva klijenata kojima ćete poslati e-poštu.

Pročitajte više: Kako napraviti listu odvojenu zarezima u Excelu (5 metoda)

Slična očitanja

• Kako generirati listu na osnovu kriterija u Excelu (4 metode)
• Kreirajte jedinstvenu listu u Excelu na osnovu kriterijuma (9 metoda)
• Kako napraviti numerisanu listu u Excelu (8 metoda)

Metoda 2: Kreiranje mailing liste Korišćenje Microsoft Outlook Import Feature

U prethodnoj metodi, koristili smo Microsoft Word da kreiramo mailing listu. Kako god, Microsoft Outlook također nudi opciju za kreiranje poštanskog sandučića samo uvozom datoteke određenog tipa podataka (tj. CSV tip datoteke).

Kako imamo podatke datoteku kontakta kupaca u Excelu, mi samo konvertujemo datoteku u CSV format koristeći Excelovu funkciju Sačuvaj kao . Konverzija datoteke je prikazana na donjoj slici (Idite na File > Save As > Odaberite CSV od ponuđenih formata> Kliknite na Save ).

Nakon konverzije Excel datoteke u format datoteke CSV , slijedite korake u nastavku da kreirate mailing listu koristeći Microsoft Outlook .

Korak 1: Otvorite Microsoft Outlook . Odaberite File .

Korak 2: Iz opcija trake File .

Odaberite Otvori & Izvoz > Kliknite na Import/Export .

Korak 3: Pojavljuje se Čarobnjak za uvoz i izvoz . U čarobnjaku odaberite opciju Uvezi iz drugog programa ili datoteke .

Pritisnite Sljedeće .

Korak 4: Uvezi datoteku otvara se komandni okvir. Odaberite Vrijednosti odvojene zarezima ( CSV ) kao Odaberite vrstu datoteke za uvoz iz .

Kliknite Sljedeće .

Korak 5: Sada, u naredbenom polju Uvezi datoteku , kliknite na Pregledaj za uvoz fajl (prethodno sačuvan CSV fajl).

Korak 6: Odaberite prethodno sačuvani CSV datoteku iz direktorija računarai kliknite OK .

Korak 7: Outlook učitava datoteku uvezenu u Korak 6 i prikazuje . Označite opciju Dozvoli kreiranje duplikata , a zatim idite Sljedeće .

Korak 8: Vi morate odabrati lokaciju (tj. Kontakti ) gdje uvezena datoteka treba biti raspakirana, a zatim kliknite na Dalje .

Korak 9: Da biste uskladili polja, morate reći Outlooku koje stavke će uzeti kao Ime , Kompanija ili adresa e-pošte . Kao rezultat, kliknite na Map custom fields .

Korak 10: Prevucite vrijednost iz From ( Lijeva strana) do Na ( Desna strana) da ih dodijelite kao iste.

Ponovite Korak 10 za Naziv kompanije i Adresu e-pošte nakon toga Kliknite OK slično kao na slici ispod.

Korak 11: Također možete promijeniti odredište datoteke. Ako nema potrebe za takvim radnjama, kliknite na Završi .

Outlook traje sekundu, a zatim učitava sve kontakte. Ako želite provjeriti uvezene kontakte, idite na Kontakti i svi uvezeni kontakti će se pojaviti kao na sljedećoj slici.

Možete prebrojite ili unakrsno provjerite Ime sa izvornim podacima. Ovaj Outlook kreira mailing listu sa koje možete lako poslati svaku od njih odmah.

Pročitajte više: Kako napraviti abecednu listu uExcel (3 načina)

Zaključak

U ovom članku pokazujemo kako kreirati mailing listu u Excelu koristeći mogućnost međusobnog povezivanja Microsofta Proizvodi (tj. Microsoft Word i Microsoft Outlook ). Nadamo se da će ove metode ispuniti vašu potragu za kreiranjem mailing liste u Excelu. Komentirajte, ako imate dodatnih upita ili imate nešto za dodati.