Í fyrirtækjum höfum við þúsundir viðskiptavina og verðum að upplýsa þá um allar uppfærslur eða breytingar á þjónustu okkar. Að búa til póstlista í Excel hjálpar okkur að vinna erfiða vinnu á nokkrum mínútum. Í flestum tilfellum erum við með póstföng viðskiptavina í Excel skrá og við viljum upplýsa þá um heimilisfangsbreytingu fyrirtækisins með því að nota póstföng þessara viðskiptavina.

Segjum að nafn fyrirtækis okkar sé Marigold Sales , og heimilisfangið hefur breyst úr 7 Oak Valley St., Lakeland, Flórída 33801 í Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Flórída 33428 . Nú viljum við upplýsa viðskiptavini okkar um þetta atvik.

Við viljum upplýsa þá um þetta atvik með því að nota póstlista.

Hlaða niður Excel vinnubók

2 auðveldar leiðir til að búa til póstlista í Excel

Aðferð 1: Búa til póstlista í Excel með Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word býður upp á eiginleika sem heitir Mail Merge . Við getum notað eiginleikann til að búa til sniðmát af póstlista eftir að hafa flutt inn gögnin úr Excel. Gögnin geyma Nöfn , Fyrirtækisnöfn , Fyrirtækisföng og Netföng allra viðskiptavina. Póstsamruninn mun sjálfkrafa setja inn póstlista eftir að við keyrðum eftirfarandi röð.

Skref 1: Eins og þú vilt búa tilpóstlista þarftu að útbúa skrifleg skilaboð með Microsoft Word . Opnaðu Microsoft Word , farðu í flipann Póstur > Veldu Letters (úr S tart Mail Merge hlutanum).

Skref 2: Skrifaðu niður skilaboð í samræmi við kröfur þínar (þ.e. að upplýsa viðskiptavininn um aðfangabreytingu ). Bláa lituð skrifin verða í samræmi við póstlistann sem þú ætlar að búa til.

Skref 3: Veldu Veldu viðtakendur (úr Byrja póstsamruna hlutanum) > Veldu Nota núverandi lista (úr valkostunum).

Skref 4: Að velja Nota núverandi lista Listi fer með þig í tölvumöppurnar þínar. Veldu nauðsynlega skrá (þ.e. Búa til póstlista í Excel ).

Smelltu á Opna .

Skref 5: Veldu töflu glugginn opnast. Gakktu úr skugga um að þú hakar við Fyrsta röð gagna inniheldur dálkahausa .

Smelltu á Í lagi .

Skref 6: Microsoft Word hleður gögnunum. Settu bendilinn við hliðina á Nafn viðtakanda og farðu síðan í Setja inn sameinareit (í Skrifa & Settu inn reiti undir flipanum Póstsendingar ) .

Skref 7: Insert Merge Field svarglugginn birtist. Veldu Database Fields undir Insert hlutanum . Veldu síðan einhvern af reitunum (þ.e. FyrstNafn ) á eftir, smelltu á Setja inn eins og sýnt er á myndinni hér að neðan.

Síðan skaltu endurtaka Skref 7 um það bil 3 eða 4 sinnum til að setja inn Fornafn , Eftirnafn , Fyrirtækisnafn , Borg , Ríki og Póstnúmer . Þú getur sett inn hvaða reit sem er í skilaboðunum þínum,

Skref 8: Aftur, Settu bendilinn fyrir framan kveðjulínuna (þ.e. Kæri nafn viðtakanda ). Eftir það skaltu fara á Skrifa & Setja inn reiti hluta > Veldu Keðjulínu .

Skref 9: Setja inn kveðjulínu gluggi birtist. Í Setja inn kveðjulínu valmynd,

Veldu hvaða snið sem er af Nafn viðskiptavinar . Þú getur sett Komma ( , ) eða önnur afmörkun fyrir aftan Nafn viðtakanda . Forskoðun aðgerða þinna er sýnd undir Forskoðun hlutanum í glugganum.

Smelltu á Í lagi .

Með því að framkvæma skref 1 til 9 er búið til sniðmát af póstlistanum fyrir hvern viðskiptavin í gagnaskránni. Sniðmátið verður svipað og sýnt er á myndinni hér að neðan.

Skref 10: Ef þú vilt sjá forskoðun fyrir hvaða viðskiptavin sem er. Veldu bara Forskoðunarniðurstöður (úr hlutanum Forskoðunarniðurstöður ).

Á augnabliki breytist sniðmátið í 1 póstbréf viðskiptavinar eins og sýnt er hér á eftirmynd.

Þú sérð ekkert bil á milli Fornafns og Eftirnafns viðskiptavinarins. Settu einfaldlega Blás fyrir aftan Fornafn eins og gert er á myndinni hér að neðan.

Öll nöfn viðskiptavina munu hafa svipað bil á milli Fornafna þeirra og Eftirnafna . Smelltu á stefnuörvarnar til að fara fram og aftur á milli gagna.

Skref 11: Þú getur Breytt , Prentaðu , eða jafnvel Senda tölvupóst bréfið bara með því að smella á tiltekna valkosti (þ.e. Senda tölvupóstskilaboð ).

Skref 12: Sameina í tölvupóst svarglugginn birtist. Veldu Netfang í skipanaglugganum Til . Sláðu inn viðeigandi efni (þ.e. aðfangabreyting ) í skipanareitinn Subject Line .

Smelltu á OK .

Þú getur valið fjölda viðskiptavinanúmera til að senda tölvupóstinn til.

Lesa meira: Hvernig á að búa til lista aðskilinn með komma í Excel (5 aðferðir)

Svipaðar lestur

• Hvernig á að búa til lista byggt á forsendum í Excel (4 aðferðir)
• Búðu til einstakan lista í Excel byggt á forsendum (9 aðferðir)
• Hvernig á að búa til númeraðan lista í Excel (8 aðferðir)

Aðferð 2: Búa til póstlista Með því að nota Microsoft Outlook Innflutningsaðgerð

Í fyrri aðferðinni notuðum við Microsoft Word til að búa til póstlista. Hins vegar, Microsoft Outlook býður einnig upp á möguleika á að búa til pósthólf bara með því að flytja inn ákveðna gagnategund (þ.e. CSV skráargerð).

Eins og við höfum gögn skrá um tengiliði viðskiptavina í Excel, við umbreytum skránni bara á CSV sniði með því að nota Vista sem eiginleika Excel. Skráarumbreytingin er sýnd á myndinni hér að neðan (Farðu í Skrá > Vista sem > Veldu CSV úr boðinu sniðunum> Smelltu á Vista ).

Eftir að hafa breytt Excel skránni í CSV skráarsnið skaltu fylgja skrefunum hér að neðan til að búa til póstlista með Microsoft Outlook .

Skref 1: Opnaðu Microsoft Outlook . Veldu Skrá .

Skref 2: Frá Skrá borði valkostunum.

Veldu Opna & Flytja út > Smelltu á Import/Export .

Skref 3: Innflutnings- og útflutningshjálpin birtist. Í hjálpinni skaltu velja Flytja inn úr öðru forriti eða skrá valkostinum.

Ýttu á Næsta .

Skref 4: Flytja inn skrá skipanakassi opnast. Veldu Comma Separated Values ( CSV ) sem Veldu skráargerðina sem á að flytja inn úr .

Smelltu á Næsta .

Skref 5: Nú, í Flytja inn skrá skipanareitnum, smelltu á Skoða til að flytja inn skrá (áður vistuð CSV skrá).

Skref 6: Veldu áður vistuð CSV skrá úr tölvuskránniog smelltu á Í lagi .

Skref 7: Outlook hleður inn skránni sem flutt var inn í Skref 6 og birtir . Hakaðu við Leyfa að afrit sé búið til og farðu síðan á Næsta .

Skref 8: Þú þarf að velja staðsetningu (þ.e. Tengiliðir ) þar sem innfluttu skrána þarf að draga út og smelltu síðan á Næsta .

Skref 9: Til að passa við reitina þarftu að segja Outlook hvaða atriði það mun taka sem Nafn , Fyrirtæki eða Netfang . Þess vegna skaltu smella á Korta sérsniðna reiti .

Skref 10: Dragðu gildið frá Frá ( Vinstri hlið) til Til ( Hægri hlið) til að úthluta þeim eins.

Endurtaktu Skref 10 fyrir Fyrirtækisnafn og Netfang eftir það Smelltu á Í lagi svipað og á myndinni hér að neðan.

Skref 11: Þú getur líka breytt skráarstaðnum. Ef það er engin þörf á slíkum aðgerðum, smelltu á Ljúka .

Outlook tekur eina sekúndu og hleður síðan öllum tengiliðum. Ef þú vilt athuga innfluttu tengiliðina skaltu fara í Tengiliðir og allir innfluttir tengiliðir munu birtast eins og á eftirfarandi mynd.

Þú getur telja eða krossaskoða Fornafn með upprunagögnunum. Þetta Outlook býr til póstlista sem þú getur auðveldlega sent hvert þeirra samstundis.

Lesa meira: Hvernig á að búa til stafrófslista íExcel (3 Ways)

Niðurstaða

Í þessari grein sýnum við hvernig á að búa til póstlista í Excel með því að nota samtengingargetu Microsoft Vörur (þ.e. Microsoft Word og Microsoft Outlook ). Vona að þessar aðferðir uppfylli leit þína við að búa til póstlista í Excel. Athugaðu, ef þú hefur frekari fyrirspurnir eða hefur einhverju við að bæta.