Isi kandungan
Dalam perniagaan, kami mempunyai ribuan pelanggan dan perlu memaklumkan mereka tentang sebarang kemas kini atau perubahan dalam perkhidmatan kami. Mencipta senarai mel dalam Excel membantu kami melakukan kerja yang membosankan dalam beberapa minit. Dalam kebanyakan kes, kami mempunyai alamat surat-menyurat pelanggan dalam fail Excel dan kami ingin memaklumkan mereka tentang perubahan alamat syarikat kami menggunakan alamat surat-menyurat pelanggan tersebut.
Katakan nama syarikat kami ialah Jualan Marigold , dan alamat telah ditukar daripada 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 kepada Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Sekarang, kami ingin memaklumkan kepada pelanggan kami tentang insiden ini.
Kami ingin memaklumkan mereka tentang insiden ini menggunakan senarai mel.
Muat turun Buku Kerja Excel
Contoh Set Data untuk Membuat Senarai Mel.xlsx
2 Cara Mudah untuk Membuat Senarai Mel dalam Excel
Kaedah 1: Membuat Senarai Mel dalam Excel Menggunakan Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word menawarkan ciri bernama Mail Merge . Kita boleh menggunakan ciri ini untuk mencipta templat senarai mel selepas mengimport data daripada Excel. Data tersebut menyimpan semua Nama , Nama Syarikat , Alamat Syarikat dan Alamat E-mel . Mail Cantuman akan memasukkan senarai mel secara automatik selepas kami melaksanakan urutan berikut.
Langkah 1: Seperti yang anda mahu buatsenarai mel, anda perlu menyediakan mesej bertulis menggunakan Microsoft Word . Buka Microsoft Word , Pergi ke tab Mel > Pilih Huruf (dari bahagian S Tart Mail Cantuman ).
Langkah 2: Tulis mesej mengikut keperluan anda (iaitu, memaklumkan pelanggan tentang Perubahan Alamat ). Tulisan berwarna Biru akan mengikut senarai mel yang akan anda buat.
Langkah 3: Pilih Pilih Penerima (dari bahagian Mulakan Cantuman Mel ) > Pilih Gunakan Senarai Sedia Ada (daripada pilihan).
Langkah 4: Memilih Gunakan Sedia Ada List membawa anda ke folder komputer anda. Pilih fail yang diperlukan (iaitu, Membuat Senarai Mel dalam Excel ).
Klik pada Buka .
Langkah 5: Tetingkap Pilih Jadual dibuka. Pastikan anda menyemak Barisan pertama data mengandungi pengepala lajur togol.
Klik pada OK .
Langkah 6: Microsoft Word memuatkan data. Letakkan kursor di sebelah Nama Penerima kemudian Pergi ke Sisipkan Medan Gabungan (dalam Tulis & Sisipkan Medan di bawah tab Mel ) .
Langkah 7: Kotak dialog Masukkan Medan Gabungan muncul. Pilih Medan Pangkalan Data di bawah bahagian Sisipkan . Kemudian, pilih mana-mana medan (iaitu, PertamaNama ) selepas itu, Klik pada Sisipkan seperti yang ditunjukkan dalam imej di bawah.
Selepas itu, ulangi Langkah 7 tentang 3 atau 4 kali untuk memasukkan Nama Pertama , Nama Keluarga , Nama Syarikat , Bandar , Negeri dan Kod Pos . Anda boleh memasukkan mana-mana medan dalam mesej anda,
Langkah 8: Sekali lagi, Letakkan kursor di hadapan baris ucapan (iaitu, Nama Penerima Yang Dihormati ). Selepas itu Tuding ke Tulis & Sisipkan Medan bahagian > Pilih Baris Ucapan .
Langkah 9: Kotak dialog Sisipkan Baris Ucapan muncul. Daripada kotak dialog Sisipkan Baris Ucapan ,
Pilih mana-mana format Nama Pelanggan . Anda boleh meletakkan Koma ( , ) atau pembatas lain selepas Nama Penerima . Pratonton tindakan anda dipaparkan di bawah bahagian Pratonton dalam kotak dialog.
Klik pada OK .
Melaksanakan Langkah 1 hingga 9 menyediakan templat senarai mel untuk setiap pelanggan dalam fail data. Templat akan serupa seperti yang digambarkan dalam gambar di bawah.
Langkah 10: Jika anda ingin melihat pratonton untuk mana-mana pelanggan. Hanya Pilih pilihan Pratonton Hasil (daripada bahagian Pratonton Keputusan ).
Seketika, templat berubah menjadi 1 surat mel pelanggan pertama seperti yang ditunjukkan dalam berikutgambar.
Anda tidak melihat ruang antara Pertama dan Nama Keluarga pelanggan. Hanya Letakkan Ruang selepas Nama Pertama seperti yang dilakukan dalam imej di bawah.
Semua nama pelanggan akan mempunyai ruang yang sama antara Pertama dan Nama Akhir mereka. Klik pada anak panah arah untuk bergerak ke hadapan dan ke belakang antara data.
Langkah 11: Anda boleh Edit , Cetak , atau bahkan E-mel surat itu hanya dengan mengklik pada pilihan tertentu (iaitu, Hantar Mesej E-mel ).
Langkah 12: Kotak dialog Gabung ke E-mel muncul. Pilih Alamat E-mel dalam kotak arahan Kepada . Taip subjek yang sesuai (iaitu, Perubahan Alamat ) dalam kotak arahan Barisan Subjek .
Klik OK .
Anda boleh memilih julat nombor pelanggan untuk menghantar E-mel.
Baca Lagi: Cara Membuat Senarai Dipisahkan Koma dalam Excel (5 Kaedah)
Bacaan Serupa
- Cara Menjana Senarai Berdasarkan Kriteria dalam Excel (4 Kaedah)
- Buat Senarai Unik dalam Excel Berdasarkan Kriteria (9 Kaedah)
- Cara Membuat Senarai Bernombor dalam Excel (8 Kaedah)
Kaedah 2: Membuat Senarai Mel Menggunakan Microsoft Outlook Ciri Import
Dalam kaedah sebelumnya, kami menggunakan Microsoft Word untuk membuat senarai mel. Walau bagaimanapun, Microsoft Outlook juga menawarkan pilihan untuk mencipta kotak mel hanya dengan mengimport fail jenis data tertentu (iaitu, CSV jenis fail).
Memandangkan kami mempunyai data fail kenalan pelanggan dalam Excel, kami hanya menukar fail dalam format CSV menggunakan ciri Simpan Sebagai Excel. Penukaran fail digambarkan dalam gambar di bawah (Pergi ke Fail > Simpan Sebagai > Pilih CSV daripada format yang ditawarkan> Klik Simpan ).
Selepas menukar fail Excel kepada format fail CSV , ikut langkah di bawah untuk membuat senarai mel menggunakan Microsoft Outlook .
Langkah 1: Buka Microsoft Outlook . Pilih Fail .
Langkah 2: Daripada pilihan reben Fail .
Pilih Buka & Eksport > Klik pada Import/Eksport .
Langkah 3: Import dan Eksport Wizard muncul. Dalam wizard, Pilih pilihan Import daripada program atau fail lain .
Tekan Seterusnya .
Langkah 4: Import Fail kotak arahan dibuka. Pilih Nilai Dipisahkan Koma ( CSV ) sebagai Pilih jenis fail untuk diimport daripada .
Klik Seterusnya .
Langkah 5: Sekarang, dalam kotak arahan Import Fail , Klik pada Semak imbas untuk mengimport fail (fail CSV yang sebelum ini disimpan).
Langkah 6: Pilih CSV yang disimpan sebelum ini fail daripada direktori komputerdan Klik OK .
Langkah 7: Outlook memuatkan fail yang diimport dalam Langkah 6 dan memaparkan . Semak pilihan Benarkan pendua dibuat dan kemudian pergi Seterusnya .
Langkah 8: Anda perlu memilih lokasi (iaitu, Kenalan ) di mana fail yang diimport perlu diekstrak kemudian klik pada Seterusnya .
Langkah 9: Untuk memadankan medan, anda perlu memberitahu Outlook item yang akan diambil sebagai Nama , Syarikat atau Alamat E-mel . Akibatnya, klik pada Medan tersuai Peta .
Langkah 10: Seret nilai dari Dari ( Sebelah Kiri ) ke Ke ( Sebelah Kanan ) untuk menetapkan mereka sebagai sama.
Ulang Langkah 10 untuk Nama Syarikat dan Alamat E-mel selepas itu Klik OK serupa dengan imej di bawah.
Langkah 11: Anda juga boleh menukar destinasi fail. Jika tidak ada keperluan untuk tindakan sedemikian, klik pada Selesai .
Outlook mengambil masa seketika kemudian memuatkan semua kenalan. Jika anda ingin menyemak kenalan yang diimport, Pergi ke Kenalan dan semua kenalan yang diimport akan muncul seperti dalam gambar berikut.
Anda boleh kira atau semak silang Nama Pertama dengan data sumber. Outlook ini mencipta senarai mel yang daripadanya anda boleh mel setiap satu daripadanya dengan mudah.
Baca Lagi: Cara Membuat Senarai Abjad dalamExcel (3 Cara)
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kami menunjukkan cara membuat senarai mel dalam Excel menggunakan keupayaan saling pautan Microsoft Produk (iaitu, Microsoft Word dan Microsoft Outlook ). Harap kaedah ini memenuhi usaha anda dalam mencipta senarai mel dalam Excel. Komen, jika anda mempunyai pertanyaan lanjut atau ada apa-apa untuk ditambahkan.
