Dans les entreprises, nous avons des milliers de clients et nous devons les informer de toute mise à jour ou modification de nos services. La création d'une liste de diffusion dans Excel nous aide à faire ce travail fastidieux en quelques minutes. Dans la plupart des cas, nous avons les adresses postales de nos clients dans un fichier Excel, et nous voulons les informer du changement d'adresse de notre entreprise en utilisant les adresses postales de ces clients.

Disons que le nom de notre entreprise est Marigold Sales, et l'adresse est passée de 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 à Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Maintenant, nous voulons informer nos clients de cet incident.

Nous voulons les informer de cet incident en utilisant une liste de diffusion.

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2 façons simples de créer une liste de diffusion dans Excel

Méthode 1 : Création d'une liste de diffusion dans Excel à l'aide de Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word offre une fonction appelée Fusion de courrier Nous pouvons utiliser cette fonction pour créer un modèle de liste de diffusion après avoir importé les données d'Excel. Les données contiennent tous les noms des clients. Noms , Noms des entreprises , Adresses des entreprises et Adresses e-mail . le Fusion de courrier insérera automatiquement une liste de diffusion après avoir exécuté les séquences suivantes.

Étape 1 : Comme vous souhaitez créer une liste de diffusion, vous devez préparer un message écrit à l'aide de Microsoft Word Ouvrir Microsoft Word , Allez à la Mailings tab> ; Sélectionner Lettres (de S Fusion de courrier de tarte section).

Étape 2 : Rédigez le message en fonction de vos besoins (c'est-à-dire informer le client sur Changement d'adresse ). Bleu La rédaction colorée sera conforme à la liste de diffusion que vous vous apprêtez à créer.

Étape 3 : Sélectionnez le Sélectionner les destinataires (de Lancer la fusion de courrier section)> ; Choisissez le Utiliser une liste existante (à partir des options).

Étape 4 : Sélection de la Utiliser une liste existante vous permet d'accéder aux dossiers de votre ordinateur et de sélectionner le fichier souhaité (par exemple, Création d'une liste de diffusion dans Excel ).

Cliquez sur Ouvrir .

Étape 5 : Le site Sélectionner la table s'ouvre. Assurez-vous de cocher la case La première ligne de données contient les en-têtes de colonne à bascule.

Cliquez sur OK .

Étape 6 : Microsoft Word Placez le curseur à côté de l'icône de l'ordinateur. Nom du bénéficiaire puis Aller à Insérer un champ de fusion (dans le Champs d'écriture et d'insertion en vertu de la Mailings tab).

Étape 7 : Le site Insérer un champ de fusion Sélectionnez l'option Champs de la base de données en vertu de la Insérer une section Ensuite, sélectionnez l'un des champs (c'est-à-dire.., Prénom ), puis cliquez sur Insérer comme le montre l'image ci-dessous.

Ensuite, répétez Étape 7 à propos de 3 ou 4 temps d'insertion Prénom , Nom de famille , Nom de la société , Ville , État et Code postal Vous pouvez insérer n'importe lequel de ces champs dans votre message,

Étape 8 : Encore une fois, placez le curseur devant la ligne de salutation (c'est-à-dire, Cher nom du destinataire Après cela, passez la souris sur l'icône Champs d'écriture et d'insertion section> ; Sélectionner Ligne d'accueil .

Étape 9 : Le site Insérer une ligne d'accueil La boîte de dialogue s'affiche. Insérer une ligne d'accueil de la boîte de dialogue,

Sélectionnez n'importe quel format de Nom du client Vous pouvez mettre Virgule ( , ) ou d'autres délimiteurs après le Nom du bénéficiaire L'aperçu de vos actions s'affiche sous l'écran d'accueil. Prévisualisation dans la boîte de dialogue.

Cliquez sur OK .

Exécuter Etapes 1 à 9 prépare un modèle de la liste de courrier pour chaque client dans le fichier de données. Le modèle sera similaire à celui représenté dans l'image ci-dessous.

Étape 10 : Si vous voulez voir l'aperçu pour n'importe quel client, il suffit de sélectionner le bouton Résultats préliminaires (à partir de l'option Résultats préliminaires section).

En un instant, le modèle se transforme en la 1 st la lettre d'envoi du client comme indiqué sur l'image suivante.

Vous ne voyez pas d'espace entre les Premier et Nom de famille du client. En clair, un Espace après le Prénom comme dans l'image ci-dessous.

Tous les noms des clients auront un espace similaire entre eux. Premier et Noms de famille Cliquez sur les flèches de direction pour avancer ou reculer dans les données.

Étape 11 : Vous pouvez Modifier , Imprimer ou encore Courriel : la lettre en cliquant simplement sur les options spécifiques (par ex, Envoyer un message électronique ).

Étape 12 : Le site Fusionner vers l'e-mail Sélectionnez Adresse électronique dans le A Tapez un sujet approprié (par exemple, Changement d'adresse ) dans le Ligne d'objet la boîte de commande.

Cliquez sur OK .

Vous pouvez choisir une série de numéros de clients à qui envoyer l'e-mail.

Lire la suite : Comment créer une liste séparée par des virgules dans Excel (5 méthodes)

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Méthode 2 : Création d'une liste de diffusion Utilisation de l'application Microsoft Outlook Fonction d'importation

Dans la méthode précédente, nous avons utilisé Microsoft Word pour créer une liste de diffusion, mais.., Microsoft Outlook offre également une option permettant de créer une boîte aux lettres simplement en important un certain type de fichier de données (par ex, CSV type de fichier).

Comme nous avons un fichier de données de contact des clients dans Excel, nous convertissons simplement le fichier dans la base de données d'Excel. CSV en utilisant la fonction Enregistrer sous La conversion du fichier est décrite dans l'image ci-dessous (Allez à Fichier > ; Enregistrer sous > ; Sélectionner CSV parmi les formats proposés> ; Cliquez Sauvez ).

Après avoir converti le fichier Excel en CSV suivez les étapes ci-dessous pour créer une liste de diffusion à l'aide du format de fichier Microsoft Outlook .

Étape 1 : Ouvrir Microsoft Outlook Sélectionner Fichier .

Étape 2 : De la Fichier options de ruban.

Choisissez Ouvrir et exporter > ; Cliquez sur Importation/Exportation .

Étape 3 : Le site Assistant d'importation et d'exportation apparaît. Dans l'assistant, choisissez Importation à partir d'un autre programme ou fichier option.

Hit Suivant .

Étape 4 : Importer un fichier La boîte de commande s'ouvre. Valeurs séparées par des virgules ( CSV ) comme Sélectionnez le type de fichier à importer .

Cliquez sur Suivant .

Étape 5 : Maintenant, dans le Importer un fichier dans la boîte de commande, cliquez sur Parcourir pour importer un fichier (précédemment enregistré CSV ).

Étape 6 : Choisissez l'option précédemment enregistrée CSV dans le répertoire de l'ordinateur et cliquez sur OK .

Étape 7 : Outlook charge le fichier importé dans Étape 6 et s'affiche. Vérifiez le Permettre la création d'un duplicata et ensuite aller Suivant .

Étape 8 : Vous devez sélectionner l'emplacement (par ex, Contacts ) où le fichier importé doit être extrait puis cliquez sur le bouton Suivant .

Étape 9 : Pour faire correspondre les champs, vous devez indiquer à Outlook les éléments qu'il doit prendre en tant que Nom , Entreprise ou Adresse électronique En conséquence, cliquez sur Champs personnalisés de la carte .

Étape 10 : Faites glisser la valeur de De ( Gauche côté) pour A ( Droit côté) pour les assigner comme identiques.

Répéter Étape 10 pour Nom de la société et Adresse électronique après cela Cliquez OK semblable à l'image ci-dessous.

Étape 11 : Vous pouvez également modifier la destination du fichier. Si vous n'avez pas besoin de ces actions, cliquez sur Finition .

Outlook prend une seconde puis charge tous les contacts. Si vous voulez vérifier les contacts importés, allez à Contacts et tous les contacts importés apparaîtront comme dans l'image suivante.

Vous pouvez compter ou recouper les Prénom Cet Outlook crée une liste de diffusion à partir de laquelle vous pouvez facilement envoyer un courrier à chacun d'entre eux instantanément.

Lire la suite : Comment créer une liste alphabétique dans Excel (3 façons)

Conclusion

Dans cet article, nous démontrons comment créer une liste de diffusion dans Excel en utilisant la capacité d'interconnexion de l'outil Produits Microsoft (c'est-à-dire, Microsoft Word et Microsoft Outlook J'espère que ces méthodes répondront à vos attentes en matière de création de listes de diffusion dans Excel. N'hésitez pas à commenter si vous avez d'autres questions ou si vous avez quelque chose à ajouter.