ბიზნესში, ჩვენ გვყავს ათასობით მომხმარებელი და უნდა ვაცნობოთ მათ ჩვენი სერვისების ნებისმიერი განახლების ან ცვლილების შესახებ. დაგზავნის სიის შექმნა Excel-ში გვეხმარება დამღლელი სამუშაოს შესრულებაში წუთებში. უმეტეს შემთხვევაში, ჩვენ გვაქვს კლიენტების საფოსტო მისამართები Excel ფაილში და გვსურს ვაცნობოთ მათ ჩვენი კომპანიის მისამართის ცვლილების შესახებ ამ კლიენტების საფოსტო მისამართების გამოყენებით.

ვთქვათ, რომ ჩვენი კომპანიის სახელია Marigold Sales. , და მისამართი შეიცვალა 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . ახლა ჩვენ გვინდა ვაცნობოთ ჩვენს მომხმარებლებს ამ ინციდენტის შესახებ.

გვსურს ვაცნობოთ მათ ამ ინციდენტის შესახებ საფოსტო სიის გამოყენებით.

ჩამოტვირთვა Excel Workbook

2 მარტივი გზა საფოსტო სიის შესაქმნელად Excel-ში

მეთოდი 1: დაგზავნის სიის შექმნა Excel-ში Microsoft Word Mail Merge-ის გამოყენებით

Microsoft Word გთავაზობთ ფუნქციას სახელად Mail Merge . ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ ფუნქცია დაგზავნის სიის შაბლონის შესაქმნელად Excel-დან მონაცემების იმპორტის შემდეგ. მონაცემები შეიცავს ყველა კლიენტის სახელებს , კომპანიის სახელებს , კომპანიის მისამართებს და ელფოსტის მისამართებს . ფოსტის შერწყმა ავტომატურად ჩასვამს დაგზავნის სიას შემდეგი თანმიმდევრობების შესრულების შემდეგ.

ნაბიჯი 1: როგორც გსურთ შექმნათსაფოსტო სიაში, თქვენ უნდა მოამზადოთ წერილობითი შეტყობინება Microsoft Word -ის გამოყენებით. გახსენით Microsoft Word , გადადით Mailings ჩანართზე > აირჩიეთ წერილები (S tart Mail Merge განყოფილებიდან).

ნაბიჯი 2: ჩაწერეთ გაგზავნეთ თქვენი მოთხოვნების შესაბამისად (ანუ კლიენტის ინფორმირება მისამართის ცვლილების შესახებ ). ლურჯი ფერადი ჩანაწერი იქნება იმ საფოსტო სიის შესაბამისად, რომლის შექმნასაც აპირებთ.

ნაბიჯი 3: აირჩიეთ აირჩიეთ მიმღებები ( ფოსტის შერწყმის დაწყება სექციიდან) > აირჩიეთ გამოიყენეთ არსებული სია (პარამეტრებიდან).

ნაბიჯი 4: აირჩიეთ გამოიყენეთ არსებული List მიგიყვანთ თქვენი კომპიუტერის საქაღალდეებში. აირჩიეთ საჭირო ფაილი (მაგ. ფოსტის სიის შექმნა Excel-ში ).

დააწკაპუნეთ გახსნა .

ნაბიჯი 5: იხსნება ფანჯარა აირჩიეთ ცხრილი . დარწმუნდით, რომ შეამოწმეთ მონაცემთა პირველი რიგი შეიცავს სვეტების სათაურებს .

დააწკაპუნეთ OK .

ნაბიჯი 6: Microsoft Word ატვირთავს მონაცემებს. მოათავსეთ კურსორი მიმღების სახელის გვერდით შემდეგ გადადით შერწყმის ველის ჩასმა ( ჩაწერეთ და ჩადეთ ველები წერილების ჩანართში) .

ნაბიჯი 7: გამოჩნდება შერწყმის ველის ჩასმა დიალოგური ფანჯარა. აირჩიეთ მონაცემთა ბაზის ველები ჩასმა განყოფილებაში . შემდეგ, აირჩიეთ რომელიმე ველი (მაგ., პირველისახელი ) შემდეგ, დააწკაპუნეთ ჩასმა როგორც ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

შემდეგ, გაიმეორეთ ნაბიჯი 7 შესახებ 3 ან 4 ჯერ ჩასვით სახელი , გვარი , კომპანიის სახელი , ქალაქი , სახელმწიფო და საფოსტო კოდი . თქვენ შეგიძლიათ ჩასვათ ნებისმიერი ველი თქვენს შეტყობინებაში,

ნაბიჯი 8: კვლავ მოათავსეთ კურსორი მისალოცი ხაზის წინ (ე.ი., ძვირფასო მიმღების სახელი ). ამის შემდეგ გადაიტანეთ Write & ველების ჩასმა სექცია > აირჩიეთ მისალმების ხაზი .

ნაბიჯი 9: დიალოგური ფანჯარა გამოჩნდება მისალმების ხაზის ჩასმა . მისალმების ხაზის ჩასმა დიალოგური ფანჯრიდან,

აირჩიეთ მომხმარებლის სახელის ნებისმიერი ფორმატი . შეგიძლიათ მძიმე ( , ) ან სხვა დელიმიტერები მიმღების სახელის შემდეგ დააყენოთ. თქვენი ქმედებების წინასწარი გადახედვა ნაჩვენებია Preview განყოფილებაში დიალოგური ფანჯარაში.

დააწკაპუნეთ OK .

ნაბიჯები 1 -დან 9 -მდე შესრულება ამზადებს ფოსტის სიის შაბლონს თითოეული კლიენტისთვის მონაცემთა ფაილში. შაბლონი იქნება მსგავსი, როგორც ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

ნაბიჯი 10: თუ გსურთ ნახოთ წინასწარი გადახედვა ნებისმიერი მომხმარებლისთვის. უბრალოდ აირჩიეთ შედეგების წინასწარი ნახვა ვარიანტი ( შედეგების წინასწარი ნახვა განყოფილებიდან).

მომენტში, შაბლონი გარდაიქმნება 1 მომხმარებლის საფოსტო წერილი, როგორც ნაჩვენებია ქვემოთსურათი.

თქვენ არ ხედავთ სივრცეს მომხმარებლის სახელს და გვარს შორის. უბრალოდ ჩადეთ ფართი სახელი -ის შემდეგ, როგორც ეს გააკეთეთ ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

მომხმარებლის ყველა სახელი იქნება მსგავსი სივრცე მათ სახელს და გვარს შორის. დააწკაპუნეთ მიმართულების ისრებზე, რათა გადაადგილდეთ მონაცემთა შორის წინ და უკან.

ნაბიჯი 11: შეგიძლიათ რედაქტირება , წერილის დაბეჭდვა , ან თუნდაც ელ.ფოსტის გაგზავნა მხოლოდ კონკრეტულ ვარიანტებზე დაწკაპუნებით (მაგ., ელფოსტის შეტყობინების გაგზავნა ).

ნაბიჯი 12: გამოჩნდება დიალოგური ფანჯარა E-mail-თან შერწყმა . აირჩიეთ ელფოსტის მისამართი ბრძანების ველში To . ჩაწერეთ შესაბამისი თემა (მაგ., მისამართის შეცვლა ) თემის ხაზი ბრძანების ველში.

დააწკაპუნეთ OK .

შეგიძლიათ აირჩიოთ მომხმარებელთა ნომრების დიაპაზონი ელ. ფოსტის გასაგზავნად.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევქმნათ მძიმით გამოყოფილი სია Excel-ში (5 მეთოდი)

მსგავსი წაკითხვები

• როგორ შევქმნათ სია Excel-ში კრიტერიუმების საფუძველზე (4 მეთოდი)
• შექმენით უნიკალური სია Excel-ში კრიტერიუმების საფუძველზე (9 მეთოდი)
• როგორ შევქმნათ დანომრილი სია Excel-ში (8 მეთოდი)

მეთოდი 2: დაგზავნის სიის შექმნა Microsoft-ის გამოყენებით Outlook იმპორტის ფუნქცია

წინა მეთოდში ჩვენ ვიყენებდით Microsoft Word საფოსტო სიის შესაქმნელად. თუმცა, Microsoft Outlook ასევე გთავაზობთ საფოსტო ყუთის შექმნის ვარიანტს მხოლოდ გარკვეული მონაცემთა ტიპის ფაილის იმპორტით (მაგ., CSV ფაილის ტიპი).

რადგან ჩვენ გვაქვს მონაცემები კლიენტების კონტაქტის ფაილი Excel-ში, ჩვენ უბრალოდ გადავიყვანთ ფაილს CSV ფორმატში Excel-ის Save As ფუნქციის გამოყენებით. ფაილის კონვერტაცია ნაჩვენებია ქვემოთ მოცემულ სურათზე (გადადით ფაილი > შენახვა როგორც > აირჩიეთ CSV შემოთავაზებული ფორმატებიდან> დააწკაპუნეთ შენახვა ).

Excel-ის ფაილის CSV ფორმატში გადაყვანის შემდეგ მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებს საფოსტო სიის შესაქმნელად Microsoft Outlook-ის გამოყენებით .

ნაბიჯი 1: გახსენით Microsoft Outlook . აირჩიეთ ფაილი .

ნაბიჯი 2: ფაილი ლენტის პარამეტრებიდან.

აირჩიეთ გახსნა და amp; ექსპორტი > დააწკაპუნეთ იმპორტი/ექსპორტი .

ნაბიჯი 3: გამოჩნდება იმპორტისა და ექსპორტის ოსტატი . ოსტატში აირჩიეთ იმპორტი სხვა პროგრამიდან ან ფაილიდან .

დააჭირეთ შემდეგი .

<. 4>ნაბიჯი 4: ფაილის იმპორტი იხსნება ბრძანების ველი. აირჩიეთ მძიმით გამოყოფილი მნიშვნელობები ( CSV ), როგორც აირჩიეთ ფაილის ტიპი იმპორტისთვის .

დააწკაპუნეთ შემდეგი .

ნაბიჯი 5: ახლა, ფაილის იმპორტი ბრძანების ველში დააწკაპუნეთ Browse იმპორტისთვის ფაილი (ადრე შენახული CSV ფაილი).

ნაბიჯი 6: აირჩიეთ ადრე შენახული CSV ფაილი კომპიუტერის დირექტორიადანდა დააწკაპუნეთ OK .

ნაბიჯი 7: Outlook ატვირთავს ნაბიჯ 6 -ში იმპორტირებულ ფაილს და აჩვენებს . მონიშნეთ დუბლიკატის შექმნის უფლება და შემდეგ გადადით შემდეგი .

ნაბიჯი 8: თქვენ უნდა აირჩიოთ მდებარეობა (ანუ კონტაქტები ), სადაც უნდა მოხდეს იმპორტირებული ფაილის ამოღება, შემდეგ დააწკაპუნეთ შემდეგი .

ნაბიჯი 9: ველების შესატყვისად, თქვენ უნდა უთხრათ Outlook-ს რა ელემენტებს მიიღებს ის, როგორც სახელი , კომპანია ან ელფოსტის მისამართი . შედეგად, დააწკაპუნეთ მორგებული ველების რუქაზე .

ნაბიჯი 10: გადაიტანეთ მნიშვნელობა From<5-დან> ( მარცხნივ მხარე) -მდე ( მარჯვნივ მხარეს) რომ მივანიჭოთ ისინი ერთნაირად.

გაიმეორეთ ნაბიჯი 10 კომპანიის სახელისთვის და ელფოსტის მისამართი ამის შემდეგ დააწკაპუნეთ OK , როგორც ქვემოთ მოცემული სურათი.

ნაბიჯი 11: თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეცვალოთ ფაილის დანიშნულება. თუ ასეთი ქმედებების საჭიროება არ არის, დააწკაპუნეთ დასრულება .

Outlook-ს წამი სჭირდება, შემდეგ იტვირთება ყველა კონტაქტი. თუ გსურთ იმპორტირებული კონტაქტების შემოწმება, გადადით კონტაქტები და ყველა იმპორტირებული კონტაქტი გამოჩნდება, როგორც ეს ჩანს შემდეგ სურათზე.

შეგიძლიათ დათვალეთ ან გადაამოწმეთ სახელი -ები წყაროს მონაცემებთან. ეს Outlook ქმნის დაგზავნის სიას, საიდანაც შეგიძლიათ მარტივად გამოაგზავნოთ თითოეული მათგანი მყისიერად.

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევქმნათ ანბანური სიაExcel (3 გზა)

დასკვნა

ამ სტატიაში ჩვენ ვაჩვენებთ, თუ როგორ შევქმნათ დაგზავნის სია Excel-ში Microsoft-ის ურთიერთდაკავშირების შესაძლებლობის გამოყენებით პროდუქტები (მაგ., Microsoft Word და Microsoft Outlook ). ვიმედოვნებთ, რომ ეს მეთოდები შეასრულებს თქვენს მოთხოვნას Excel-ში დაგზავნის სიის შესაქმნელად. დაწერეთ კომენტარი, თუ გაქვთ დამატებითი შეკითხვები ან გაქვთ რაიმე დასამატებელი.