В бизнесе у нас тысячи клиентов, и мы должны информировать их о любых обновлениях или изменениях в наших услугах. Создание списка рассылки в Excel помогает нам сделать эту утомительную работу за считанные минуты. В большинстве случаев у нас есть почтовые адреса клиентов в файле Excel, и мы хотим информировать их об изменении адреса нашей компании, используя почтовые адреса этих клиентов.

Допустим, название нашей компании Продажа ноготков, и адрес изменился с 7 Oak Valley St., Лейкленд, Флорида 33801 на Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Бока Ратон, Флорида 33428 Теперь мы хотим проинформировать наших клиентов об этом инциденте.

Мы хотим проинформировать их об этом инциденте с помощью списка рассылки.

Скачать рабочую книгу Excel

2 простых способа создания списка рассылки в Excel

Метод 1: Создание списка рассылки в Excel с помощью Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word предлагает функцию под названием Слияние писем Мы можем использовать эту функцию для создания шаблона списка рассылки после импорта данных из Excel. Данные содержат все данные о клиентах. Имена , Названия компаний , Адреса компаний и Адреса электронной почты . Слияние писем автоматически вставит список рассылки после того, как мы выполним следующие последовательности.

Шаг 1: Поскольку вы хотите создать список рассылки, вам необходимо подготовить письменное сообщение, используя Microsoft Word . Открыто Microsoft Word , Перейти к Рассылки вкладка> Выбрать Письма (из S tart Mail Merge раздел).

Шаг 2: Запишите сообщение в соответствии с вашими требованиями (т.е. информирование клиента об Изменение адреса ). Голубой цветное письмо будет соответствовать списку рассылки, который вы собираетесь создать.

Шаг 3: Выберите Выберите получателей (из Начать слияние писем раздел)> Выберите Использование существующего списка (из вариантов).

Шаг 4: Выбор Использование существующего списка позволяет перейти к папкам компьютера. Выберите нужный файл (например, Создание списка рассылки в Excel ).

Нажмите на Открыть .

Шаг 5: Сайт Выберите таблицу Откроется окно. Убедитесь, что вы отметили Первая строка данных содержит заголовки столбцов переключать.

Нажмите на OK .

Шаг 6: Microsoft Word загружает данные. Установите курсор рядом со значком Имя получателя затем Перейти к Вставить поле слияния (в Запись и вставка полей под Рассылки вкладка).

Шаг 7: Сайт Вставить поле слияния Появится диалоговое окно. Выберите Поля базы данных под Вставить раздел Затем выберите любое из полей (например, Имя ) после этого нажмите на Вставка как показано на рисунке ниже.

После этого повторите Шаг 7 о 3 или 4 время для вставки Имя , Фамилия , Название компании , Город , Государство и Почтовый индекс В сообщение можно вставить любое из полей,

Шаг 8: Снова установите курсор перед строкой приветствия (например, Уважаемый получатель Имя ). После этого наведите курсор на Запись и вставка полей раздел> Выбрать Линия приветствия .

Шаг 9: Сайт Вставить строку приветствия Появится диалоговое окно. Вставка строки приветствия диалоговое окно,

Выберите любой формат Имя клиента Вы можете поставить Запятая ( , ) или другие разделители после Имя получателя Предварительный просмотр ваших действий отображается под кнопкой Предварительный просмотр раздел в диалоговом окне.

Нажмите на OK .

Выполнение Шаги 1 на 9 подготавливает шаблон почтового списка для каждого клиента в файле данных. Шаблон будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже.

Шаг 10: Если вы хотите увидеть предварительный просмотр для любого клиента, просто выберите пункт Результаты предварительного просмотра опция (из Результаты предварительного просмотра раздел).

В мгновение ока шаблон превращается в 1 почтовое письмо клиента, как показано на следующем рисунке.

Вы не видите пробела между Первый и Фамилия клиента. Проще говоря Космос после Имя как показано на рисунке ниже.

Все имена клиентов будут иметь одинаковый пробел между ними Первый и Фамилии Для перемещения вперед и назад среди данных нажмите на стрелки направления.

Шаг 11: Вы можете Редактировать , Печать , или даже Электронная почта письмо, просто нажав на определенные опции (например, Отправить сообщение по электронной почте ).

Шаг 12: Сайт Слияние в электронную почту Появится диалоговое окно. Выберите Адрес электронной почты в На Введите соответствующую тему (например, Изменение адреса ) в Линия темы командная строка.

Нажмите OK .

Вы можете выбрать диапазон номеров клиентов для отправки электронной почты.

Подробнее: Как сделать список с разделителями-запятыми в Excel (5 способов)

Похожие чтения

• Как сформировать список на основе критериев в Excel (4 метода)
• Создание уникального списка в Excel на основе критериев (9 методов)
• Как сделать нумерованный список в Excel (8 методов)

Метод 2: Создание списка рассылки Использование Microsoft Outlook Функция импорта

В предыдущем методе мы использовали Microsoft Word для создания списка рассылки. Однако, Microsoft Outlook также предлагает возможность создать почтовый ящик, просто импортировав файл определенного типа данных (например, CSV тип файла).

Поскольку у нас есть файл данных с контактами клиентов в Excel, мы просто конвертируем его в файл CSV формат с помощью Excel Сохранить как функция. Преобразование файла показано на рисунке ниже (Перейти к Файл > Сохранить как > Выбрать CSV из предложенных форматов> Нажмите Сохранить ).

После преобразования файла Excel в CSV формат файла, выполните следующие действия, чтобы создать список рассылки с помощью Microsoft Outlook .

Шаг 1: Открыть Microsoft Outlook . Выбрать Файл .

Шаг 2: Из Файл варианты лент.

Выберите Открыть и экспортировать > Нажмите на Импорт/экспорт .

Шаг 3: Сайт Мастер импорта и экспорта появится. В мастере выберите Импорт из другой программы или файла вариант.

Хит Следующий .

Шаг 4: Импорт файла откроется командное окно. Выберите Значения, разделенные запятой ( CSV ) как Выберите тип файла для импорта .

Нажмите Следующий .

Шаг 5: Теперь, в Импорт файла командное окно, Нажмите на Просмотреть для импорта файла (ранее сохраненного CSV файл).

Шаг 6: Выберите ранее сохраненный CSV файл из каталога компьютера и нажмите кнопку OK .

Шаг 7: Outlook загружает файл, импортированный в Шаг 6 и отображается. Проверьте Разрешить создание дубликата и затем перейдите Следующий .

Шаг 8: Вы должны выбрать местоположение (например, Контакты ), куда нужно извлечь импортированный файл, затем нажмите кнопку Следующий .

Шаг 9: Чтобы сопоставить поля, вы должны указать Outlook, какие элементы он будет принимать в качестве Имя , Компания , или Адрес электронной почты В результате нажмите на Настраиваемые поля карты .

Шаг 10: Перетащите значение из С сайта ( Слева сторона) к На ( Справа сторона), чтобы назначить их одинаковыми.

Повторите Шаг 10 для Название компании и Адрес электронной почты после этого Нажмите OK как показано на рисунке ниже.

Шаг 11: Вы также можете изменить место назначения файла. Если нет необходимости в таких действиях, нажмите кнопку Отделка .

Outlook потратит секунду, чтобы загрузить все контакты. Если вы хотите проверить импортированные контакты, перейдите в меню Контакты и все импортированные контакты появятся так, как показано на следующем рисунке.

Вы можете подсчитать или перепроверить Имя с исходными данными. Этот Outlook создает список рассылки, из которого вы можете легко отправить каждому из них мгновенную почту.

Подробнее: Как составить алфавитный список в Excel (3 способа)

Заключение

В этой статье мы покажем, как создать список рассылки в Excel, используя возможности взаимосвязи в программе Продукты Microsoft (т.е, Microsoft Word и Microsoft Outlook ). Надеюсь, эти методы помогут вам в создании списка рассылки в Excel. Пишите комментарии, если у вас возникли дополнительные вопросы или есть что добавить.