સામગ્રીઓનું કોષ્ટક
વ્યવસાયોમાં, અમારી પાસે હજારો ગ્રાહકો છે અને તેમને અમારી સેવાઓમાં કોઈપણ અપડેટ અથવા ફેરફારોની જાણ કરવી પડશે. એક્સેલમાં મેઇલિંગ લિસ્ટ બનાવવાથી અમને કંટાળાજનક કામ મિનિટોમાં કરવામાં મદદ મળે છે. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, અમારી પાસે એક્સેલ ફાઇલમાં ગ્રાહકોના મેઇલિંગ એડ્રેસ હોય છે, અને અમે તે ગ્રાહકોના મેઇલિંગ એડ્રેસનો ઉપયોગ કરીને અમારી કંપનીના એડ્રેસમાં ફેરફાર વિશે તેમને જાણ કરવા માંગીએ છીએ.
ચાલો કહીએ કે અમારી કંપનીનું નામ છે મેરીગોલ્ડ સેલ્સ , અને સરનામું 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 થી Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida માં બદલાઈ ગયું છે 33428 . હવે, અમે અમારા ગ્રાહકોને આ ઘટના વિશે જાણ કરવા માંગીએ છીએ.
અમે તેમને મેઇલિંગ સૂચિનો ઉપયોગ કરીને આ ઘટના વિશે જાણ કરવા માંગીએ છીએ.
ડાઉનલોડ કરો એક્સેલ વર્કબુક
મેઈલીંગ લિસ્ટ બનાવવા માટેનો સેમ્પલ ડેટાસેટપદ્ધતિ 1: માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ મેઈલ મર્જનો ઉપયોગ કરીને એક્સેલમાં મેઈલીંગ લિસ્ટ બનાવવું
માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ મેઈલ મર્જ નામની સુવિધા આપે છે . એક્સેલમાંથી ડેટા આયાત કર્યા પછી અમે મેઇલિંગ લિસ્ટનો ટેમ્પલેટ બનાવવા માટે સુવિધાનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ. ડેટામાં તમામ ગ્રાહકોના નામો , કંપનીના નામો , કંપનીના સરનામાં અને ઇમેઇલ સરનામાં છે. આ મેઇલ મર્જ અમે નીચેની શ્રેણીઓ એક્ઝિક્યુટ કર્યા પછી આપમેળે મેઇલિંગ સૂચિ દાખલ કરશે.
પગલું 1: જેમ તમે બનાવવા માંગો છોમેઈલીંગ લિસ્ટ, તમારે Microsoft Word નો ઉપયોગ કરીને લેખિત સંદેશ તૈયાર કરવો પડશે. Microsoft Word ખોલો, મેઇલિંગ્સ ટેબ પર જાઓ > લેટર્સ (S ટાર્ટ મેઇલ મર્જ વિભાગમાંથી) પસંદ કરો.
સ્ટેપ 2: નીચે લખો તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર સંદેશ (એટલે કે, સરનામાં ફેરફાર વિશે ગ્રાહકને જાણ કરવી). વાદળી રંગીન લેખન તમે જે મેઈલીંગ લિસ્ટ બનાવવા જઈ રહ્યા છો તેના અનુસાર હશે.
પગલું 3: પસંદ કરો પ્રાપ્તકર્તાઓને પસંદ કરો ( સ્ટાર્ટ મેઇલ મર્જ વિભાગમાંથી) > હાલની સૂચિનો ઉપયોગ કરો (વિકલ્પોમાંથી) પસંદ કરો.
પગલું 4: પસંદ કરીને હાલની સૂચિનો ઉપયોગ કરો સૂચિ તમને તમારા કમ્પ્યુટર ફોલ્ડર્સ પર લઈ જશે. જરૂરી ફાઇલ પસંદ કરો (એટલે કે, એક્સેલમાં મેઇલિંગ સૂચિ બનાવવી ).
ખોલો પર ક્લિક કરો.
સ્ટેપ 5: કોષ્ટક પસંદ કરો વિન્ડો ખુલે છે. ખાતરી કરો કે તમે ડેટાની પ્રથમ પંક્તિમાં કૉલમ હેડર્સ છે ટૉગલ તપાસો.
ઓકે પર ક્લિક કરો.
સ્ટેપ 7: ઇન્સર્ટ મર્જ ફીલ્ડ ડાયલોગ બોક્સ દેખાય છે. વિભાગ દાખલ કરો હેઠળ ડેટાબેઝ ફીલ્ડ્સ પસંદ કરો. પછી, કોઈપણ ક્ષેત્ર પસંદ કરો (એટલે કે, પ્રથમનામ ) પછી, નીચેની ઇમેજમાં બતાવ્યા પ્રમાણે Insert પર ક્લિક કરો.
પછી, સ્ટેપ 7 વિશે પુનરાવર્તન કરો પ્રથમ નામ , છેલ્લું નામ , કંપનીનું નામ , શહેર<દાખલ કરવા માટે 3 અથવા 4 વખત 5>, રાજ્ય , અને ઝિપ કોડ . તમે તમારા સંદેશમાં કોઈપણ ફીલ્ડ દાખલ કરી શકો છો,
પગલું 8: ફરીથી, કર્સરને શુભેચ્છા લાઇનની સામે મૂકો (એટલે કે, પ્રિય પ્રાપ્તકર્તાનું નામ ). તે પછી લખો & ફીલ્ડ્સ વિભાગ > ગ્રીટિંગ લાઇન પસંદ કરો.
સ્ટેપ 9: ઈન્સર્ટ ગ્રીટિંગ લાઈન સંવાદ બોક્સ પોપ અપ થાય છે. ઈન્સર્ટ ગ્રીટિંગ લાઈન સંવાદ બોક્સમાંથી,
ગ્રાહકનું નામ કોઈપણ ફોર્મેટ પસંદ કરો. તમે પ્રાપ્તકર્તાના નામ પછી અલ્પવિરામ ( , ) અથવા અન્ય સીમાંકકો મૂકી શકો છો. તમારી ક્રિયાઓનું પૂર્વાવલોકન સંવાદ બોક્સમાં પૂર્વાવલોકન વિભાગ હેઠળ પ્રદર્શિત થાય છે.
ઓકે પર ક્લિક કરો.
પગલું 10: જો તમે કોઈપણ ગ્રાહક માટે પૂર્વાવલોકન જોવા માંગતા હો. ફક્ત પરિણામોનું પૂર્વાવલોકન કરો વિકલ્પ પસંદ કરો ( પરિણામોનું પૂર્વાવલોકન કરો વિભાગમાંથી).
એક જ ક્ષણમાં, ટેમ્પલેટ રૂપાંતરિત થાય છે નીચે દર્શાવેલ પ્રમાણે 1 મો ગ્રાહકનો મેઈલીંગ લેટરચિત્ર.
તમને ગ્રાહકના પ્રથમ અને છેલ્લું નામ વચ્ચે કોઈ જગ્યા દેખાતી નથી. નીચેની ઈમેજમાં કર્યા પ્રમાણે પ્રથમ નામ પછી ખાલી જગ્યા મૂકો.
તમામ ગ્રાહકોના નામ હશે તેમના પ્રથમ અને છેલ્લા નામો વચ્ચે સમાન જગ્યા. ડેટા વચ્ચે આગળ અને પાછળ જવા માટે દિશા એરો પર ક્લિક કરો.
પગલું 11: તમે સંપાદિત , કરી શકો છો. છાપો , અથવા તો ફક્ત ચોક્કસ વિકલ્પો પર ક્લિક કરીને પત્રને ઈમેલ કરો (એટલે કે, ઈમેલ સંદેશ મોકલો ).
સ્ટેપ 12: ઈ-મેલમાં મર્જ કરો સંવાદ બોક્સ દેખાય છે. પ્રતિ આદેશ બોક્સમાં ઈમેલ સરનામું પસંદ કરો. વિષય રેખા આદેશ બોક્સમાં યોગ્ય વિષય (એટલે કે, સરનામાં ફેરફાર ) લખો.
ઓકે ક્લિક કરો.
તમે ઇમેલ મોકલવા માટે ગ્રાહક નંબરોની શ્રેણી પસંદ કરી શકો છો.
વધુ વાંચો: એક્સેલમાં અલ્પવિરામથી અલગ કરેલી સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી (5 પદ્ધતિઓ)
સમાન વાંચન
- એક્સેલ (4 પદ્ધતિઓ) માં માપદંડોના આધારે સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી
- માપદંડ (9 પદ્ધતિઓ)ના આધારે એક્સેલમાં એક અનન્ય સૂચિ બનાવો
- એક્સેલમાં ક્રમાંકિત સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી (8 પદ્ધતિઓ)
અગાઉની પદ્ધતિમાં, અમે મેઇલિંગ સૂચિ બનાવવા માટે Microsoft Word નો ઉપયોગ કર્યો હતો. જો કે, Microsoft Outlook ચોક્કસ ડેટા પ્રકારની ફાઇલ (એટલે કે, CSV ફાઇલ પ્રકાર) આયાત કરીને મેઇલિંગ બોક્સ બનાવવાનો વિકલ્પ પણ આપે છે.
જેમ કે અમારી પાસે ડેટા છે. એક્સેલમાં ગ્રાહકોના સંપર્કની ફાઇલ, અમે એક્સેલની સેવ એઝ સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને ફાઇલને CSV ફોર્મેટમાં કન્વર્ટ કરીએ છીએ. ફાઇલ કન્વર્ઝનને નીચેના ચિત્રમાં દર્શાવવામાં આવ્યું છે ( ફાઇલ > સેવ એઝ > પર જાઓ CSV ઓફર કરેલા ફોર્મેટ્સમાંથી પસંદ કરો> સાચવો<ક્લિક કરો 5>).
એક્સેલ ફાઇલને CSV ફાઇલ ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કર્યા પછી, Microsoft Outlook નો ઉપયોગ કરીને મેઇલિંગ સૂચિ બનાવવા માટે નીચેના પગલાં અનુસરો. .
પગલું 1: Microsoft Outlook ખોલો. ફાઇલ પસંદ કરો.
પગલું 2: ફાઇલ રિબન વિકલ્પોમાંથી.
ખોલો & નિકાસ > આયાત/નિકાસ પર ક્લિક કરો.
પગલું 3: આયાત અને નિકાસ વિઝાર્ડ દેખાય છે. વિઝાર્ડમાં, બીજા પ્રોગ્રામ અથવા ફાઇલમાંથી આયાત કરો વિકલ્પ પસંદ કરો.
આગલું દબાવો.
સ્ટેપ 4: એક ફાઇલ આયાત કરો આદેશ બોક્સ ખુલે છે. અલ્પવિરામથી વિભાજિત મૂલ્યો ( CSV ) પસંદ કરો માંથી આયાત કરવા માટે ફાઇલ પ્રકાર પસંદ કરો .
આગલું ક્લિક કરો.
પગલું 5: હવે, ફાઇલ આયાત કરો આદેશ બોક્સમાં, આયાત કરવા માટે બ્રાઉઝ કરો પર ક્લિક કરો ફાઇલ (અગાઉ સાચવેલ CSV ફાઇલ).
પગલું 6: અગાઉ સાચવેલ CSV પસંદ કરો કમ્પ્યુટર ડિરેક્ટરીમાંથી ફાઇલઅને ઓકે ક્લિક કરો.
પગલું 7: Outlook પગલું 6 માં આયાત કરેલી ફાઇલ લોડ કરે છે અને પ્રદર્શિત કરે છે . ડુપ્લિકેટ બનાવવાની મંજૂરી આપો વિકલ્પ તપાસો અને પછી આગલું જાઓ.
પગલું 8: તમે સ્થાન પસંદ કરવું પડશે (એટલે કે, સંપર્કો ) જ્યાંથી આયાત કરેલી ફાઇલને એક્સ્ટ્રેક્ટ કરવાની છે પછી આગલું પર ક્લિક કરો.
પગલું 10: માંથી<5 માંથી મૂલ્ય ખેંચો> ( ડાબી બાજુ) થી થી ( જમણી બાજુ) તેમને સમાન તરીકે સોંપવા માટે.
પગલું 11: તમે ફાઇલનું ગંતવ્ય પણ બદલી શકો છો. જો આવી ક્રિયાઓની જરૂર ન હોય તો, Finish પર ક્લિક કરો.
Outlook એક સેકન્ડ લે છે પછી બધા સંપર્કો લોડ કરે છે. જો તમે આયાત કરેલા સંપર્કોને તપાસવા માંગતા હો, તો સંપર્કો પર જાઓ અને નીચેના ચિત્રમાં દેખાય છે તેમ બધા આયાત કરેલા સંપર્કો દેખાશે.
તમે કરી શકો છો સ્ત્રોત ડેટા સાથે પ્રથમ નામ ની ગણતરી કરો અથવા ક્રોસ-ચેક કરો. આ આઉટલુક એક મેઇલિંગ સૂચિ બનાવે છે જેમાંથી તમે તેમાંથી દરેકને તરત જ સરળતાથી મેઇલ કરી શકો છો.
વધુ વાંચો: આલ્ફાબેટીકલ યાદી કેવી રીતે બનાવવીExcel (3 રીતો)
નિષ્કર્ષ
આ લેખમાં, અમે Microsoft ની ઇન્ટરલિંક ક્ષમતાનો ઉપયોગ કરીને Excel માં મેઇલિંગ સૂચિ કેવી રીતે બનાવવી તે દર્શાવીએ છીએ પ્રોડક્ટ્સ (એટલે કે, Microsoft Word અને Microsoft Outlook ). આશા છે કે આ પદ્ધતિઓ Excel માં મેઇલિંગ સૂચિ બનાવવાની તમારી શોધને પરિપૂર્ણ કરશે. ટિપ્પણી કરો, જો તમારી પાસે વધુ પૂછપરછ હોય અથવા ઉમેરવા માટે કંઈ હોય.
