Nelle aziende, abbiamo migliaia di clienti e dobbiamo informarli di qualsiasi aggiornamento o modifica dei nostri servizi. La creazione di una mailing list in Excel ci aiuta a svolgere questo lavoro noioso in pochi minuti. Nella maggior parte dei casi, abbiamo gli indirizzi postali dei clienti in un file Excel e vogliamo informarli del cambiamento di indirizzo della nostra azienda utilizzando gli indirizzi postali di questi clienti.

Diciamo che il nome della nostra azienda è Vendite di calendule, e l'indirizzo è cambiato da 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 a Vendite Marigold, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Ora vogliamo informare i nostri clienti di questo incidente.

Vogliamo informarli di questo incidente utilizzando una mailing list.

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2 modi semplici per creare una mailing list in Excel

Metodo 1: Creazione di una mailing list in Excel utilizzando Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word offre una funzione denominata Unione della posta Possiamo utilizzare la funzione per creare un modello di mailing list dopo aver importato i dati da Excel. I dati contengono tutti i dati dei clienti. Nomi , Nomi delle aziende , Indirizzi aziendali , e Indirizzi e-mail . il Unione della posta inserirà automaticamente una mailing list dopo aver eseguito le seguenti sequenze.

Fase 1: Poiché si desidera creare una mailing list, è necessario preparare un messaggio scritto utilizzando Microsoft Word . Aprire Microsoft Word , Vai alla pagina Invii di posta elettronica scheda> Seleziona Lettere (da S crostata Mail Merge sezione).

Fase 2: Scrivete il messaggio in base alle vostre esigenze (ad esempio, informare il cliente su Cambio di indirizzo ). Il Blu La scrittura colorata sarà conforme alla mailing list che state per creare.

Fase 3: Selezionare la voce Selezionare i destinatari (da Avvio di Mail Merge sezione)> Scegliere la sezione Utilizzare un elenco esistente (dalle opzioni).

Passo 4: Selezione del Utilizzare un elenco esistente Selezionare il file desiderato (ad esempio, il file che si desidera visualizzare), Creare una mailing list in Excel ).

Fare clic su Aperto .

Passo 5: Il Selezionare la tabella Si apre la finestra di dialogo. Assicurarsi di aver controllato il campo La prima riga di dati contiene le intestazioni delle colonne per attivare la funzione "toggle".

Fare clic su OK .

Passo 6: Microsoft Word Carica i dati. Posizionare il cursore accanto alla voce Nome del destinatario poi Vai a Inserisci campo unione (nel Scrivere e inserire campi sotto il Invii di posta elettronica scheda).

Passo 7: Il Inserisci campo unione Selezionare la finestra di dialogo Campi del database sotto il Inserire la sezione Quindi, selezionare uno qualsiasi dei campi (ad es, Nome ), dopodiché fare clic su Inserire come mostrato nell'immagine sottostante.

Successivamente, ripetere Passo 7 circa 3 o 4 volte per inserire Nome , Cognome , Nome della società , Città , Stato , e Codice postale È possibile inserire qualsiasi campo nel messaggio,

Passo 8: Anche in questo caso, posizionare il cursore davanti alla riga di saluto (ad esempio, Nome del destinatario ). Dopodiché passate il mouse sul pulsante Scrivere e inserire campi sezione> Seleziona Linea di saluto .

Passo 9: Il Inserire una riga di saluto Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserire la riga di saluto finestra di dialogo,

Selezionare un formato qualsiasi di Nome del cliente Si può mettere Virgola ( , ) o altri delimitatori dopo l'elemento Nome del destinatario L'anteprima delle azioni viene visualizzata sotto la voce Anteprima nella finestra di dialogo.

Fare clic su OK .

Esecuzione Passi 1 a 9 prepara un modello di elenco di posta per ogni cliente del file di dati. Il modello sarà simile a quello illustrato nella figura seguente.

Passo 10: Se si desidera visualizzare l'anteprima per qualsiasi cliente, è sufficiente selezionare la voce Risultati in anteprima (dall'opzione Risultati in anteprima sezione).

In un attimo, il template si trasforma nel modello 1 La lettera di spedizione del cliente è mostrata nell'immagine seguente.

Non si vede alcuno spazio tra le Primo e Cognome del cliente. In poche parole un Spazio dopo il Nome come nell'immagine seguente.

Tutti i nomi dei clienti avranno uno spazio simile tra i loro nomi. Primo e Cognomi Fare clic sulle frecce di direzione per spostarsi avanti e indietro tra i dati.

Passo 11: È possibile Modifica , Stampa o anche Email la lettera semplicemente cliccando sulle opzioni specifiche (ad esempio, Invia un messaggio e-mail ).

Passo 12: Il Unisci alla posta elettronica Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezionare Indirizzo e-mail nel A Digitare un oggetto appropriato (ad esempio, il nome di un'azienda), Cambio di indirizzo ) nel Oggetto casella di comando.

Cliccare OK .

È possibile scegliere un intervallo di numeri di clienti a cui inviare l'e-mail.

Per saperne di più: Come creare un elenco separato da virgole in Excel (5 metodi)

Letture simili

• Come generare un elenco basato su criteri in Excel (4 metodi)
• Creare un elenco unico in Excel in base a criteri (9 metodi)
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Metodo 2: Creare una mailing list Utilizzando il programma Microsoft Prospettiva Funzione di importazione

Nel metodo precedente, abbiamo utilizzato Microsoft Word per creare una mailing list, Microsoft Outlook offre anche la possibilità di creare una casella postale semplicemente importando un certo tipo di file di dati (ad esempio, CSV tipo di file).

Poiché disponiamo di un file di dati dei contatti dei clienti in Excel, è sufficiente convertire il file in CSV utilizzando il formato di Excel Salva con nome La conversione dei file è illustrata nella figura seguente (Vai a File > Salva con nome Seleziona CSV dai formati proposti> Fare clic su Risparmiare ).

Dopo aver convertito il file Excel in CSV seguire i seguenti passi per creare una mailing list utilizzando il formato di file Microsoft Outlook .

Fase 1: Aperto Microsoft Outlook Selezionare File .

Fase 2: Dal File opzioni nastro.

Scegliere Aprire ed esportare Cliccare su Importazione/Esportazione .

Fase 3: Il Procedura guidata di importazione ed esportazione Nella procedura guidata, scegliere Importazione da un altro programma o file opzione.

Colpire Avanti .

Passo 4: Importare un file Si apre la finestra di comando. Selezionare Valori separati da virgola ( CSV ) come Selezionare il tipo di file da importare .

Cliccare Avanti .

Passo 5: Ora, nel Importare un file casella di comando, fare clic su Sfogliare per importare un file (precedentemente salvato CSV file).

Passo 6: Scegliere il file salvato in precedenza CSV dalla directory del computer e fare clic su OK .

Passo 7: Outlook carica il file importato in Passo 6 e visualizza. Controllare il Consentire la creazione di duplicati e poi andare Avanti .

Passo 8: È necessario selezionare la posizione (ad esempio, Contatti ) in cui deve essere estratto il file importato, quindi fare clic sul pulsante Avanti .

Passo 9: Per abbinare i campi, è necessario indicare a Outlook quali elementi prendere in considerazione come Nome , Azienda , o Indirizzo e-mail Come risultato, fare clic su Mappa dei campi personalizzati .

Passo 10: Trascinare il valore da Da ( A sinistra lato) a A ( Diritto lato) per assegnarli come uguali.

Ripetere Passo 10 per Nome della società e Indirizzo e-mail dopo di che Fare clic su OK simile all'immagine sottostante.

Passo 11: È inoltre possibile modificare la destinazione del file. Se non è necessario eseguire tali operazioni, fare clic su Finitura .

Outlook impiega un secondo per caricare tutti i contatti. Se si desidera controllare i contatti importati, andare in Contatti e tutti i contatti importati appariranno come nell'immagine seguente.

È possibile contare o fare un controllo incrociato delle Nome In questo modo Outlook crea una mailing list da cui è possibile inviare istantaneamente i messaggi di posta elettronica a ciascuno di essi.

Per saperne di più: Come creare un elenco alfabetico in Excel (3 modi)

Conclusione

In questo articolo dimostriamo come creare una mailing list in Excel utilizzando la capacità di interconnessione di Prodotti Microsoft (cioè, Microsoft Word e Microsoft Outlook Spero che questi metodi soddisfino la vostra richiesta di creare una mailing list in Excel. Commentate se avete ulteriori domande o avete qualcosa da aggiungere.