व्यवसायों में, हमारे हजारों ग्राहक हैं और उन्हें हमारी सेवाओं में किसी भी अपडेट या परिवर्तन के बारे में सूचित करना होता है। एक्सेल में एक मेलिंग सूची बनाने से हमें थकाऊ काम मिनटों में करने में मदद मिलती है। ज्यादातर मामलों में, हमारे पास एक्सेल फ़ाइल में ग्राहकों के मेलिंग पते होते हैं, और हम उन्हें उन ग्राहकों के मेलिंग पतों का उपयोग करके हमारी कंपनी के पते में बदलाव के बारे में सूचित करना चाहते हैं।

मान लें कि हमारी कंपनी का नाम मैरीगोल्ड सेल्स है , और पता 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 से बदलकर Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida कर दिया गया है 33428 . अब, हम अपने ग्राहकों को इस घटना के बारे में सूचित करना चाहते हैं।

हम एक मेलिंग सूची का उपयोग करके उन्हें इस घटना के बारे में सूचित करना चाहते हैं।

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एक्सेल में मेलिंग सूची बनाने के 2 आसान तरीके<5

पद्धति 1: Microsoft Word मेल मर्ज का उपयोग करके Excel में मेलिंग सूची बनाना

Microsoft Word Mail Merge नाम की सुविधा प्रदान करता है । एक्सेल से डेटा आयात करने के बाद हम मेलिंग सूची का टेम्पलेट बनाने के लिए सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। डेटा में सभी ग्राहकों के नाम , कंपनी के नाम , कंपनी के पते , और ईमेल पते शामिल हैं। मेल मर्ज निम्नलिखित अनुक्रमों को निष्पादित करने के बाद स्वचालित रूप से एक मेलिंग सूची सम्मिलित करेगा।

चरण 1: जैसा कि आप बनाना चाहते हैंएक मेलिंग सूची, आपको Microsoft Word का उपयोग करके एक लिखित संदेश तैयार करना होगा। Microsoft Word खोलें, मेलिंग टैब पर जाएं > अक्षर चुनें (S टार्ट मेल मर्ज अनुभाग से)।

चरण 2: नीचे लिखें संदेश आपकी आवश्यकताओं के अनुसार (यानी, ग्राहक को पता परिवर्तन के बारे में सूचित करना)। नीला रंगीन लेखन आपके द्वारा बनाई जाने वाली मेलिंग सूची के अनुसार होगा।

चरण 3: चुनें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें ( मेल मर्ज प्रारंभ करें अनुभाग से) > मौजूदा सूची का उपयोग करें (विकल्पों में से) चुनें।

चरण 4: मौजूदा सूची का उपयोग करें सूची आपको आपके कंप्यूटर फ़ोल्डर में ले जाती है। आवश्यक फ़ाइल का चयन करें (अर्थात, Excel में एक मेलिंग सूची बनाना )।

खोलें पर क्लिक करें।

चरण 5: तालिका चुनें विंडो खुलती है। सुनिश्चित करें कि आप डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर शामिल हैं टॉगल करें।

ओके पर क्लिक करें।

चरण 7: सम्मिलित करें फ़ील्ड संवाद बॉक्स प्रकट होता है। सम्मिलित करें अनुभाग के अंतर्गत डेटाबेस फ़ील्ड्स का चयन करें। फिर, किसी भी क्षेत्र का चयन करें (यानी, पहलेName ) बाद में, Insert पर क्लिक करें जैसा कि नीचे इमेज में दिखाया गया है।

बाद में, दोहराएं Step 7 के बारे में 3 या 4 बार डालने के लिए प्रथम नाम , अंतिम नाम , कंपनी का नाम , शहर , राज्य , और ज़िप कोड । आप अपने संदेश में कोई भी फ़ील्ड सम्मिलित कर सकते हैं,

चरण 8: फिर से, कर्सर को ग्रीटिंग लाइन के सामने रखें (अर्थात, प्रिय प्राप्तकर्ता का नाम ). उसके बाद लिखें और amp; फ़ील्ड्स डालें अनुभाग > ग्रीटिंग लाइन चुनें।

स्टेप 9: ग्रीटिंग लाइन डालें डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है। ग्रीटिंग लाइन डालें डायलॉग बॉक्स से

ग्राहक का नाम का कोई भी प्रारूप चुनें। प्राप्तकर्ता का नाम के बाद आप कोमा ( , ) या अन्य परिसीमक लगा सकते हैं। आपके कार्यों का पूर्वावलोकन संवाद बॉक्स में पूर्वावलोकन अनुभाग के अंतर्गत प्रदर्शित होता है।

ठीक पर क्लिक करें।

चरण 1 से 9 को निष्पादित करने से डेटा फ़ाइल में प्रत्येक ग्राहक के लिए मेल सूची का एक टेम्पलेट तैयार होता है। टेम्प्लेट वैसा ही होगा जैसा नीचे चित्र में दर्शाया गया है।

चरण 10: यदि आप किसी ग्राहक के लिए पूर्वावलोकन देखना चाहते हैं। बस पूर्वावलोकन परिणाम विकल्प चुनें ( पूर्वावलोकन परिणाम अनुभाग से)।

क्षण भर में, टेम्पलेट बदल जाता है 1 पहले ग्राहक का मेलिंग लेटर जैसा कि नीचे दिखाया गया हैचित्र।

आपको ग्राहक के प्रथम और अंतिम नाम के बीच कोई स्थान नहीं दिखाई देता है। प्रथम नाम के बाद बस स्पेस डालें जैसा कि नीचे दी गई छवि में किया गया है।

ग्राहकों के सभी नामों में होगा उनके पहले और अंतिम नाम के बीच समान स्थान। डेटा के बीच आगे और पीछे जाने के लिए दिशा तीरों पर क्लिक करें।

चरण 11: आप संपादन , कर सकते हैं केवल विशिष्ट विकल्पों पर क्लिक करके , या यहां तक ​​कि ईमेल पत्र को प्रिंट करें (यानी, ईमेल संदेश भेजें )।

चरण 12: ई-मेल में मर्ज करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है। प्रति कमांड बॉक्स में ईमेल पता चुनें। सब्जेक्ट लाइन कमांड बॉक्स में एक उचित विषय टाइप करें (यानी, पता परिवर्तन )।

क्लिक करें ठीक ।

ईमेल भेजने के लिए आप ग्राहक संख्या की एक श्रृंखला चुन सकते हैं।

और पढ़ें: एक्सेल में कोमा सेपरेटेड लिस्ट कैसे बनाएं (5 तरीके)<5

समान रीडिंग

• एक्सेल में मानदंड के आधार पर सूची कैसे तैयार करें (4 तरीके)
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का उपयोग करना पिछली पद्धति में, हमने मेलिंग सूची बनाने के लिए Microsoft Word का उपयोग किया था। हालांकि, Microsoft Outlook केवल एक निश्चित डेटा प्रकार फ़ाइल (यानी, CSV फ़ाइल प्रकार) आयात करके एक मेलिंग बॉक्स बनाने का विकल्प भी प्रदान करता है।

जैसा कि हमारे पास एक डेटा है एक्सेल में ग्राहकों के संपर्क की फाइल, हम सिर्फ एक्सेल के सेव एज़ फीचर का इस्तेमाल करके फाइल को CSV फॉर्मेट में कन्वर्ट करते हैं। फ़ाइल रूपांतरण नीचे दी गई तस्वीर में दिखाया गया है ( फ़ाइल > इस रूप में सहेजें > पर जाएं CSV प्रस्तावित प्रारूपों में से चुनें> क्लिक करें सहेजें ).

एक्सेल फ़ाइल को CSV फ़ाइल स्वरूप में बदलने के बाद, Microsoft Outlook का उपयोग करके मेलिंग सूची बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें .

चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें। फ़ाइल चुनें.

चरण 2: फ़ाइल रिबन विकल्पों से.

चुनें खोलें & निर्यात > आयात/निर्यात पर क्लिक करें।

चरण 3: आयात और निर्यात विज़ार्ड प्रकट होता है। विज़ार्ड में, किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें विकल्प चुनें।

अगला हिट करें।

चरण 4: फ़ाइल आयात करें कमांड बॉक्स खुलता है। अल्पविराम से अलग किए गए मान ( CSV ) को चुनें से आयात करने के लिए फ़ाइल प्रकार चुनें।

अगला क्लिक करें।

चरण 5: अब, फ़ाइल आयात करें आदेश बॉक्स में, आयात करने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें a फ़ाइल (पूर्व में सहेजी गई CSV फ़ाइल)।

चरण 6: पूर्व में सहेजी गई CSV चुनें कंप्यूटर निर्देशिका से फ़ाइलऔर ओके पर क्लिक करें।

चरण 7: आउटलुक चरण 6 में आयात की गई फ़ाइल को लोड करता है और प्रदर्शित करता है . डुप्लिकेट को बनाने की अनुमति दें विकल्प को चेक करें और फिर अगला पर जाएं।

चरण 8: आप स्थान का चयन करना है (यानी, संपर्क ) जहां आयातित फ़ाइल को निकालना है, फिर अगला पर क्लिक करें।

ईमेल पता<5 के रूप में कौन से आइटम लेगा।>। परिणामस्वरूप, कस्टम फ़ील्ड मैप करें पर क्लिक करें।

चरण 10: मान को से<5 से खींचें> ( लेफ्ट साइड) से टू ( राइट साइड) ताकि उन्हें एक जैसा असाइन किया जा सके।

<0 कंपनी का नाम और ईमेल पता के लिए चरण 10 दोहराएं, उसके बाद नीचे दी गई छवि के समान ठीक क्लिक करें। <0

चरण 11: आप फ़ाइल का गंतव्य भी बदल सकते हैं। यदि ऐसी कार्रवाइयों की कोई आवश्यकता नहीं है, तो समाप्त करें पर क्लिक करें।

आउटलुक एक सेकंड लेता है और फिर सभी संपर्कों को लोड करता है। यदि आप आयातित संपर्कों की जांच करना चाहते हैं, तो संपर्क पर जाएं और सभी आयातित संपर्क निम्न चित्र की तरह दिखाई देंगे।

आप कर सकते हैं स्रोत डेटा के साथ प्रथम नाम को गिनें या क्रॉस-चेक करें। यह आउटलुक एक मेलिंग सूची बनाता है जिससे आप उनमें से प्रत्येक को आसानी से तुरंत मेल कर सकते हैं।

और पढ़ें: वर्णानुक्रमिक सूची कैसे बनाएंएक्सेल (3 तरीके)

निष्कर्ष

इस लेख में, हम प्रदर्शित करते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट की इंटरलिंक क्षमता का उपयोग करके एक्सेल में एक मेलिंग सूची कैसे बनाई जाए उत्पाद (यानी, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक )। आशा है कि ये विधियाँ एक्सेल में एक मेलिंग सूची बनाने में आपकी खोज को पूरा करती हैं। टिप्पणी करें, यदि आपके पास और पूछताछ है या कुछ जोड़ने के लिए है।

यह सभी देखें: एक्सेल में वर्णानुक्रम में डेटा कैसे सॉर्ट करें (8 विधियाँ)