Obsah
Ve firmách máme tisíce zákazníků a musíme je informovat o všech aktualizacích nebo změnách v našich službách. Vytvoření poštovního seznamu v aplikaci Excel nám pomůže tuto zdlouhavou práci zvládnout během několika minut. Ve většině případů máme poštovní adresy zákazníků v souboru aplikace Excel a chceme je informovat o změně adresy naší společnosti pomocí poštovních adres těchto zákazníků.
Řekněme, že název naší společnosti je Marigold Sales, a adresa se změnila z 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 na Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Nyní chceme o této události informovat naše zákazníky.
Chceme je o této události informovat prostřednictvím mailing listu.
Stáhnout sešit aplikace Excel
Vzorový soubor dat pro vytvoření poštovního seznamu.xlsx2 snadné způsoby vytvoření poštovního seznamu v aplikaci Excel
Metoda 1: Vytvoření poštovního seznamu v aplikaci Excel pomocí aplikace Microsoft Word Mail Merge
Microsoft Word nabízí funkci s názvem Sloučení pošty . Po importu dat z aplikace Excel můžeme pomocí této funkce vytvořit šablonu poštovního seznamu. Data obsahují všechny zákazníky. Jména , Názvy společností , Adresy společností a E-mailové adresy . Sloučení pošty automaticky vloží poštovní seznam poté, co provedeme následující sekvence.
Krok 1: Protože chcete vytvořit seznam adresátů, musíte připravit písemnou zprávu s použitím Microsoft Word . otevřeno Microsoft Word , Přejít na Zásilky karta> Vyberte Dopisy (od S tart Mail Merge sekce).
Krok 2: Napište zprávu podle vašich požadavků (tj. informování zákazníka o Změna adresy ). Modrá barevné psaní bude odpovídat seznamu adresátů, který se chystáte vytvořit.
Krok 3: Vyberte Vybrat příjemce (od Spuštění funkce Mail Merge section)> Vyberte Použití existujícího seznamu (z možností).
Krok 4: Výběr Použití existujícího seznamu Přesunete se do složek počítače. Vyberte požadovaný soubor (tj, Vytvoření poštovního seznamu v aplikaci Excel ).
Klikněte na Otevřít .
Krok 5: Na stránkách Vybrat tabulku Otevře se okno. Ujistěte se, že jste zkontrolovali První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců přepínač.
Klikněte na OK .
Krok 6: Microsoft Word načte data. Umístěte kurzor vedle položky Jméno příjemce pak přejděte na Vložení pole sloučení (v Zápis & Vložení polí pod Zásilky tab).
Krok 7: Na stránkách Vložení pole sloučení Zobrazí se dialogové okno. Databázová pole pod Vložit oddíl . Poté vyberte libovolné pole (tj, Jméno ) poté klikněte na Vložte jak je znázorněno na obrázku níže.
Poté zopakujte Krok 7 o 3 nebo 4 časy pro vložení Jméno , Příjmení , Název společnosti , Město , Stát a Poštovní směrovací číslo . Do zprávy můžete vložit libovolné pole,
Krok 8: Opět umístěte kurzor před řádek pozdravu (tj, Vážení příjemci ). Poté přejděte na Zápis & Vložení polí sekce> Vyberte Pozdravná linka .
Krok 9: Na stránkách Vložit pozdrav Řádek Zobrazí se dialogové okno. Vložení uvítacího řádku dialogové okno,
Vyberte libovolný formát Jméno zákazníka . Můžete vložit Čárka ( , ) nebo jiné oddělovače za Jméno příjemce . Náhled vašich akcí se zobrazí pod položkou Náhled v dialogovém okně.
Klikněte na OK .
Provádění Kroky 1 na 9 připraví šablonu seznamu pošty pro každého zákazníka v datovém souboru. Šablona bude podobná jako na obrázku níže.
Krok 10: Pokud chcete zobrazit náhled pro jakéhokoli zákazníka. Stačí vybrat položku Náhled výsledků (z Náhled výsledků sekce).
Za chvíli se šablona promění v 1 st dopis zákazníka, jak je znázorněno na následujícím obrázku.
Nevidíte žádnou mezeru mezi První a Příjmení zákazníka. Jednoduše řečeno Prostor po Jméno jak je uvedeno na následujícím obrázku.
Všechna jména zákazníků budou mít mezi sebou podobnou mezeru. První a Příjmení . Kliknutím na směrové šipky se můžete mezi daty pohybovat dopředu a dozadu.
Krok 11: Můžete Upravit , Tisk nebo dokonce E-mail dopisu pouhým kliknutím na konkrétní možnosti (např., Odeslat e-mailovou zprávu ).
Krok 12: Na stránkách Sloučení do e-mailu Zobrazí se dialogové okno. E-mailová adresa v Na příkazového pole. Zadejte vhodný předmět (tj, Změna adresy ) v Řádek předmětu příkazové pole.
Klikněte na OK .
Můžete si vybrat rozsah čísel zákazníků, kterým chcete e-mail odeslat.
Další informace: Jak vytvořit seznam oddělený čárkou v aplikaci Excel (5 metod)
Podobná čtení
- Jak generovat seznam na základě kritérií v aplikaci Excel (4 metody)
- Vytvoření jedinečného seznamu v aplikaci Excel na základě kritérií (9 metod)
- Jak vytvořit číslovaný seznam v aplikaci Excel (8 metod)
Metoda 2: Vytvoření poštovního seznamu Použití aplikace Microsoft Outlook Funkce importu
V předchozí metodě jsme použili Microsoft Word k vytvoření poštovního seznamu, Microsoft Outlook nabízí také možnost vytvořit poštovní schránku pouhým importem souboru určitého typu dat (tj., CSV typ souboru).
Protože máme datový soubor s kontakty zákazníků v aplikaci Excel, stačí soubor převést do aplikace CSV formát pomocí funkce Excelu Uložit jako Převod souboru je znázorněn na následujícím obrázku (Přejděte na stránku Soubor > Uložit jako > Vyberte CSV z nabízených formátů> Klikněte Uložit ).
Po převedení souboru aplikace Excel do CSV postupujte podle následujících kroků a vytvořte poštovní seznam pomocí Microsoft Outlook .
Krok 1: Otevřít Microsoft Outlook . Soubor .
Krok 2: Z Soubor možnosti pásky.
Vyberte si Otevřít & Export > Klikněte na Import/export .
Krok 3: Na stránkách Průvodce importem a exportem V průvodci se zobrazí možnost Import z jiného programu nebo souboru možnost.
Hit Další .
Krok 4: Importovat soubor otevře se příkazové pole. Hodnoty oddělené čárkou ( CSV ) jako Vyberte typ souboru, ze kterého chcete importovat .
Klikněte na Další .
Krok 5: Nyní v Importovat soubor příkazové pole, klikněte na Procházet importovat soubor (dříve uložený CSV soubor).
Krok 6: Zvolte dříve uložený CSV soubor z adresáře počítače a klikněte na OK .
Krok 7: Outlook načte soubor importovaný v Krok 6 a displeje. Zkontrolujte Povolit vytvoření duplikátu a pak přejděte na možnost Další .
Krok 8: Musíte vybrat umístění (tj, Kontakty ), kam má být importovaný soubor extrahován, pak klikněte na tlačítko Další .
Krok 9: Abyste mohli porovnat pole, musíte aplikaci Outlook sdělit, které položky bude považovat za. Název , Společnost , nebo E-mailová adresa . V důsledku toho klikněte na Mapování vlastních polí .
Krok 10: Přetáhněte hodnotu z Z ( Vlevo strana) na Na ( Právo strana), abyste je mohli přiřadit jako stejné.
Opakujte Krok 10 pro Název společnosti a E-mailová adresa poté klikněte na OK podobně jako na obrázku níže.
Krok 11: Můžete také změnit cílové umístění souboru. Pokud takové akce nejsou potřeba, klikněte na tlačítko Dokončení .
Aplikaci Outlook to chvíli trvá a pak načte všechny kontakty. Pokud chcete importované kontakty zkontrolovat, přejděte na stránku Kontakty a všechny importované kontakty se zobrazí jako na následujícím obrázku.
Můžete spočítat nebo zkontrolovat Jméno s se zdrojovými daty. Tento Outlook vytvoří seznam adresátů, z něhož můžete snadno a okamžitě odesílat e-maily každému z nich.
Další informace: Jak vytvořit abecední seznam v aplikaci Excel (3 způsoby)
Závěr
V tomto článku si ukážeme, jak v aplikaci Excel vytvořit seznam adresátů pomocí možnosti propojení v aplikaci Produkty společnosti Microsoft (tj, Microsoft Word a Microsoft Outlook ). Doufám, že tyto metody splní vaše hledání při vytváření seznamu adresátů v Excelu. Pokud máte další dotazy nebo chcete něco dodat, napište komentář.
