Yrityksissä meillä on tuhansia asiakkaita, ja meidän on tiedotettava heille kaikista päivityksistä tai muutoksista palveluissamme. Postituslistan luominen Excelissä auttaa meitä tekemään vaivalloista työtä muutamassa minuutissa. Useimmissa tapauksissa meillä on asiakkaiden postitusosoitteet Excel-tiedostossa, ja haluamme tiedottaa heille yrityksemme osoitteenmuutoksesta käyttämällä näiden asiakkaiden postitusosoitteita.

Sanotaan, että yrityksemme nimi on Marigold Sales, ja osoite on muuttunut seuraavasti 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 osoitteeseen Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428. Haluamme nyt tiedottaa asiakkaillemme tästä tapauksesta.

Haluamme tiedottaa heille tästä tapauksesta postituslistan avulla.

Lataa Excel-työkirja

2 helppoa tapaa postituslistan luomiseen Excelissä

Menetelmä 1: Postituslistan luominen Excelissä Microsoft Word Mail Merge -ohjelman avulla

Microsoft Word tarjoaa ominaisuuden nimeltä Yhdistelmäsähköposti . Voimme käyttää ominaisuutta luodaksemme postituslistan mallin, kun olemme tuoneet tiedot Excelistä. Tiedoissa on kaikki asiakkaiden Nimet , Yrityksen nimet , Yrityksen osoitteet ja Sähköpostiosoitteet . Yhdistelmäsähköposti lisää postituslistan automaattisesti, kun olemme suorittaneet seuraavat sekvenssit.

Vaihe 1: Koska haluat luoda postituslistan, sinun on laadittava kirjallinen viesti käyttämällä seuraavia välineitä Microsoft Word . Microsoft Word , Siirry osoitteeseen Postitukset tab> Valitse Kirjeet (alkaen S tart Mail Merge jakso).

Vaihe 2: Kirjoita viesti vaatimusten mukaisesti (esim. ilmoittamalla asiakkaalle seuraavista asioista Osoitteenmuutos ). Sininen värillinen kirjoitus on sen postituslistan mukainen, jonka aiot luoda.

Vaihe 3: Valitse Valitse vastaanottajat (alkaen Aloita yhdistelmäpostitus section)> Valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa (vaihtoehdoista).

Vaihe 4: Valitsemalla Käytä olemassa olevaa luetteloa vie sinut tietokoneen kansioihin. Valitse haluamasi tiedosto (esim, Postituslistan luominen Excelissä ).

Klikkaa Avaa .

Vaihe 5: The Valitse taulukko ikkuna avautuu. Varmista, että tarkistat Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot vaihtaa.

Klikkaa OK .

Vaihe 6: Microsoft Word Lataa tiedot. Aseta kursori kohtaan Vastaanottajan nimi Siirry sitten osoitteeseen Lisää sulautuskenttä (in the Kirjoita & Lisää kentät alla Postitukset välilehti).

Vaihe 7: The Lisää sulautuskenttä valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse Tietokannan kentät alla Lisää kohta Valitse sitten jokin kentistä (esim., Etunimi ) sen jälkeen, klikkaa Lisää kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Toista sen jälkeen Vaihe 7 Tietoja 3 tai 4 kertaa lisätä Etunimi , Sukunimi , Yrityksen nimi , Kaupunki , Valtio ja Postinumero . Voit lisätä viestiin minkä tahansa kentän,

Vaihe 8: Aseta kursori jälleen tervehdysrivin eteen (esim., Hyvä vastaanottaja Nimi ). Sen jälkeen siirry leijumaan kohtaan Kirjoita & Lisää kentät section> Valitse Tervehdysrivi .

Vaihe 9: The Lisää tervehdysrivi valintaikkuna avautuu. Lisää tervehdysrivi valintaikkuna,

Valitse mikä tahansa muoto Asiakkaan nimi . Voit laittaa Pilkku ( , ) tai muita erottimia merkin Vastaanottajan nimi . Toimintojesi esikatselu näkyy kohdassa Esikatselu kohta valintaikkunassa.

Klikkaa OK .

Suorittaminen Vaiheet 1 osoitteeseen 9 valmistelee sähköpostiluettelon mallin jokaiselle asiakastiedoston asiakkaalle. Malli on samanlainen kuin alla olevassa kuvassa.

Vaihe 10: Jos haluat nähdä minkä tahansa asiakkaan esikatselukuvan, valitse vain Tulosten esikatselu vaihtoehto (valikosta Tulosten esikatselu jakso).

Hetken kuluttua malli muuttuu muotoon 1 st asiakkaan postituskirje seuraavan kuvan mukaisesti.

Et näe välilyöntiä Ensimmäinen ja Sukunimi asiakkaan kannalta. Yksinkertaisesti sanottuna Avaruus sen jälkeen, kun Etunimi kuten alla olevassa kuvassa.

Kaikkien asiakkaiden nimien välissä on samanlainen välilyönti. Ensimmäinen ja Sukunimet Klikkaa suuntanuolia siirtyäksesi eteenpäin ja taaksepäin tietojen välillä.

Vaihe 11: Voit Muokkaa , Tulosta , tai jopa Sähköposti kirjeen vain klikkaamalla tiettyjä vaihtoehtoja (esim., Lähetä sähköpostiviesti ).

Vaihe 12: The Yhdistä sähköpostiin valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse Sähköpostiosoite vuonna Osoitteeseen Kirjoita sopiva aihe (esim., Osoitteenmuutos ) vuonna Aihealue komentoruutuun.

Klikkaa OK .

Voit valita useita asiakasnumeroita, joille lähetät sähköpostin.

Lue lisää: Miten tehdä pilkulla erotettu luettelo Excelissä (5 menetelmää)

Samanlaisia lukemia

• Kuinka luoda luettelo kriteerien perusteella Excelissä (4 menetelmää)
• Luo ainutlaatuinen luettelo Excelissä kriteerien perusteella (9 menetelmää)
• Kuinka tehdä numeroitu luettelo Excelissä (8 menetelmää)

Menetelmä 2: Postituslistan luominen Microsoft Outlook Tuontiominaisuus

Edellisessä menetelmässä käytimme Microsoft Word postituslistan luomiseen, Microsoft Outlook tarjoaa myös mahdollisuuden luoda postilaatikon vain tuomalla tietyn tietotyyppisen tiedoston (esim., CSV tiedostotyyppi).

Koska meillä on Excel-tiedosto asiakkaiden yhteystiedoista, voimme vain muuntaa tiedoston Excelissä. CSV muodossa Excelin Tallenna nimellä Tiedoston muuntaminen on esitetty alla olevassa kuvassa (Siirry osoitteessa Tiedosto > Tallenna nimellä > Valitse CSV tarjotuista muodoista> Klikkaa Tallenna ).

Kun Excel-tiedosto on muunnettu CSV tiedostomuodossa, seuraa alla olevia ohjeita luodaksesi postituslistan käyttämällä Microsoft Outlook .

Vaihe 1: Avaa Microsoft Outlook . Valitse Tiedosto .

Vaihe 2: Vuodesta Tiedosto nauhavaihtoehdot.

Valitse Avaa ja vie > Klikkaa Tuonti/vienti .

Vaihe 3: The Ohjattu tuonti ja vienti Ohjatussa toiminnossa valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta vaihtoehto.

Hit Seuraava .

Vaihe 4: Tuo tiedosto komentoruutu avautuu. Valitse Pilkulla erotetut arvot ( CSV ) kuin Valitse tiedostotyyppi, josta haluat tuoda .

Klikkaa Seuraava .

Vaihe 5: Nyt Tuo tiedosto komentoruutuun, napsauta Selaa tuoda tiedosto (aiemmin tallennettu CSV tiedosto).

Vaihe 6: Valitse aiemmin tallennettu CSV tiedosto tietokoneen hakemistosta ja napsauta OK .

Vaihe 7: Outlook lataa tiedoston, joka on tuotu Vaihe 6 ja näytöt. Tarkista Salli kaksoiskappaleen luominen vaihtoehto ja mene sitten Seuraava .

Vaihe 8: Sinun on valittava sijainti (esim, Yhteystiedot ), josta tuotu tiedosto on purettava, ja napsauta sitten kohtaa Seuraava .

Vaihe 9: Vastaamaan kenttiä, sinun on kerrottava Outlookille, mitä kohteita se ottaa kuin Nimi , Yritys , tai Sähköpostiosoite . Tämän seurauksena napsauta Kartan mukautetut kentät .

Vaihe 10: Vedä arvo arvosta Osoitteesta ( Vasen puolella) Osoitteeseen ( Oikea puolella), jotta ne voidaan määrittää samoiksi.

Toista Vaihe 10 osoitteessa Yrityksen nimi ja Sähköpostiosoite sen jälkeen Klikkaa OK samanlainen kuin alla olevassa kuvassa.

Vaihe 11: Voit myös vaihtaa tiedoston määränpäätä. Jos tällaisille toimille ei ole tarvetta, valitse Viimeistely .

Outlook kestää sekunnin ja lataa sitten kaikki yhteystiedot. Jos haluat tarkistaa tuodut yhteystiedot, Siirry osoitteeseen Yhteystiedot ja kaikki tuodut yhteystiedot näkyvät seuraavan kuvan mukaisesti.

Voit laskea tai ristiintarkastaa Etunimi Tämä Outlook luo postituslistan, josta voit helposti lähettää postia jokaiselle niistä välittömästi.

Lue lisää: Miten tehdä aakkosellinen luettelo Excelissä (3 tapaa)

Päätelmä

Tässä artikkelissa näytämme, miten Excelissä luodaan postituslista käyttämällä linkkien yhdistämismahdollisuutta Microsoft-tuotteet (ts, Microsoft Word ja Microsoft Outlook ). Toivottavasti nämä menetelmät täyttävät pyrkimyksesi luoda postituslista Excelissä. Kommentoi, jos sinulla on kysyttävää tai lisättävää.