Uzņēmumos mums ir tūkstošiem klientu, un mums viņi ir jāinformē par visiem atjauninājumiem vai izmaiņām mūsu pakalpojumos. Saraksta izveide programmā Excel palīdz mums veikt šo garlaicīgo darbu dažu minūšu laikā. Vairumā gadījumu mums ir klientu pasta adreses Excel failā, un mēs vēlamies viņus informēt par mūsu uzņēmuma adreses izmaiņām, izmantojot šo klientu pasta adreses.

Pieņemsim, ka mūsu uzņēmuma nosaukums ir Marigold Sales, un adrese ir mainīta no 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 uz Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Tagad mēs vēlamies informēt savus klientus par šo incidentu.

Mēs vēlamies viņus informēt par šo incidentu, izmantojot adresātu sarakstu.

Lejupielādēt Excel darbgrāmatu

2 vienkārši veidi, kā izveidot adresātu sarakstu programmā Excel

1. metode: Saraksta izveide programmā Excel, izmantojot Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word piedāvā funkciju ar nosaukumu Mail Merge . Pēc datu importēšanas no Excel varam izmantot šo funkciju, lai izveidotu adresātu saraksta veidni. Datos ir iekļauti visi klientu dati. Nosaukumi , Uzņēmumu nosaukumi , Uzņēmumu adreses , un E-pasta adreses . Mail Merge automātiski ievietos adresātu sarakstu pēc tam, kad izpildīsim šādas secības.

1. solis: Tā kā vēlaties izveidot adresātu sarakstu, jums ir jāsagatavo rakstiska ziņa, izmantojot Microsoft Word . atvērts Microsoft Word , Iet uz Pasta sūtījumi cilne> Atlasiet Vēstules (no S tart Mail Merge sadaļā).

2. solis: Ierakstiet ziņojumu atbilstoši savām prasībām (t. i., informēt klientu par Adreses maiņa ). Zilais krāsaina rakstīšana būs saskaņā ar adresātu sarakstu, kuru jūs gatavojaties izveidot.

3. solis: Izvēlieties Izvēlieties saņēmējus (no Sākt Mail Merge sadaļa)> Izvēlieties Esošā saraksta izmantošana (no iespējām).

4. solis: Izvēloties Esošā saraksta izmantošana Pārved uz datora mapēm. Izvēlieties vajadzīgo failu (t. i., E-pasta saraksta izveide programmā Excel ).

Noklikšķiniet uz Atvērt .

5: Portāls Izvēlieties tabulu Atveras logs. Pārliecinieties, ka esat atzīmējis Datu pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti pārslēgt.

Noklikšķiniet uz LABI .

6. solis: Microsoft Word ielādē datus. Novietojiet kursoru pie Saņēmēja nosaukums pēc tam dodieties uz Ievietot apvienošanas lauku (in Rakstīt & amp; Ievietot laukus saskaņā ar Pasta sūtījumi cilne).

7. solis: Portāls Ievietot apvienošanas lauku Tiek parādīts dialoglodziņš. Datu bāzes lauki saskaņā ar Ievietot sadaļu . Pēc tam atlasiet jebkuru no laukiem (t. i., Vārds ) pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot kā parādīts attēlā zemāk.

Pēc tam atkārtojiet 7. solis par 3 vai 4 reizes, lai ievietotu Vārds , Uzvārds , Uzņēmuma nosaukums , Pilsēta , Valsts , un Pasta indekss . Ziņojumā varat ievietot jebkuru no šiem laukiem,

8. solis: Atkal novietojiet kursoru sveiciena rindas priekšā (t. i., Cienījamais saņēmēja vārds ). Pēc tam uzvelciet uz Rakstīt & amp; Ievietot laukus sadaļa> Izvēlieties Sveicienu līnija .

9. solis: Portāls Ievietot apsveikuma līniju Dialoglodziņš parādās. Apsveikuma rindas ievietošana dialoglodziņš,

Izvēlieties jebkuru formātu Klienta vārds un uzvārds . Jūs varat ievietot K komats ( , ) vai citus norobežotājus pēc Saņēmēja nosaukums . Jūsu darbību priekšskatījums tiek parādīts zem Priekšskatījums dialoglodziņa sadaļa.

Noklikšķiniet uz LABI .

Izpilde 1. posms uz 9 sagatavo pasta saraksta veidni katram datu datnē esošajam klientam. Šablons būs līdzīgs attēlā attēlotajam.

10. solis: Ja vēlaties apskatīt jebkura klienta priekšskatījumu, vienkārši atlasiet Priekšskatījuma rezultāti opcija (no Priekšskatījuma rezultāti sadaļā).

Pēc brīža šablons pārveidojas par 1 st klienta pasta vēstule, kā parādīts nākamajā attēlā.

Jūs neredzat atstarpi starp Pirmais un Uzvārds klientu. Vienkārši sakot. Telpa pēc tam, kad Vārds kā parādīts attēlā zemāk.

Visiem klientu nosaukumiem būs līdzīga atstarpe starp nosaukumiem. Pirmais un Uzvārdi . Noklikšķiniet uz virzienu bultiņām, lai pārvietotos uz priekšu un atpakaļ starp datiem.

11. solis: Jūs varat Rediģēt , Drukāt vai pat E-pasts vēstuli, vienkārši noklikšķinot uz konkrētām opcijām (t.i., Sūtīt e-pasta ziņu ).

12. solis: Portāls Apvienošana ar e-pastu Tiek parādīts dialoglodziņš. E-pasta adrese in the Uz komandu lodziņā. Ierakstiet atbilstošu tematu (t. i., Adreses maiņa ), kas atrodas Priekšmeta līnija komandu lodziņš.

Noklikšķiniet uz LABI .

Varat izvēlēties klientu numuru loku, uz kuru sūtīt E-pastu.

Lasīt vairāk: Kā izveidot ar komatu atdalītu sarakstu programmā Excel (5 metodes)

Līdzīgi lasījumi

• Kā ģenerēt sarakstu, pamatojoties uz kritērijiem programmā Excel (4 metodes)
• Unikāla saraksta izveide programmā Excel, pamatojoties uz kritērijiem (9 metodes)
• Kā izveidot numurētu sarakstu programmā Excel (8 metodes)

2. metode: Saraksta izveide Izmantojot Microsoft Outlook Importēšanas funkcija

Iepriekšējā metodē mēs izmantojām Microsoft Word lai izveidotu adresātu sarakstu. Tomēr, Microsoft Outlook piedāvā arī iespēju izveidot pastkastīti, importējot noteikta tipa datu failu (t. i., CSV faila tips).

Tā kā mums ir klientu kontaktu datu fails programmā Excel, mēs vienkārši pārvēršam failu programmā. CSV formātā, izmantojot Excel Saglabāt kā Faila konvertēšana ir attēlota attēlā zemāk (Iet uz Faili > Saglabāt kā > Izvēlieties CSV no piedāvātajiem formātiem> Noklikšķiniet uz Saglabāt ).

Pēc Excel faila pārvēršanas CSV failu formātu, izpildiet tālāk norādītās darbības, lai izveidotu adresātu sarakstu, izmantojot Microsoft Outlook .

1. solis: Atvērt Microsoft Outlook ... Faili .

2. solis: No Failu lentes iespējas.

Izvēlieties Atvērt & amp; Eksportēt > Noklikšķiniet uz Importēšana/eksportēšana .

3. solis: Portāls Importēšanas un eksportēšanas vednis parādās. Vednī izvēlieties Importēšana no citas programmas vai faila iespēja.

Hit Nākamais .

4. solis: Faila importēšana Atveras komandu lodziņš. Vērtības, atdalītas ar komatu ( CSV ) kā Atlasiet faila veidu, no kura importēt .

Noklikšķiniet uz Nākamais .

5: Tagad Faila importēšana komandu lodziņu, noklikšķiniet uz Pārlūkot importēt failu (iepriekš saglabātu CSV failu).

6. solis: Izvēlieties iepriekš saglabāto CSV failu no datora direktorija un noklikšķiniet uz LABI .

7. solis: Outlook ielādē importēto failu 6. solis un displeji. Pārbaudiet Atļaut izveidot dublikātu un pēc tam dodieties uz Nākamais .

8. solis: Jums ir jāizvēlas atrašanās vieta (t.i., Kontakti ), kur importētais fails ir jāizdala, pēc tam noklikšķiniet uz Nākamais .

9. solis: Lai saskaņotu laukus, programmā Outlook ir jānorāda, kādus vienumus tā izmantos kā Nosaukums , Uzņēmums vai E-pasta adrese . Rezultātā noklikšķiniet uz Kartes pielāgotie lauki .

10. solis: Velciet vērtību no No ( Kreisā pusē) uz Uz ( Tiesības pusē), lai tos piešķirtu kā vienādus.

Atkārtojiet 10. solis vietnē Uzņēmuma nosaukums un E-pasta adrese pēc tam Noklikšķiniet uz LABI līdzīgi zemāk redzamajam attēlam.

11. solis: Varat arī mainīt faila galamērķi. Ja šādas darbības nav nepieciešamas, noklikšķiniet uz Apdare .

Programmai Outlook ir nepieciešams brīdis, lai ielādētu visus kontaktus. Ja vēlaties pārbaudīt importētos kontaktus, Ejiet uz Kontakti un visi importētie kontakti parādīsies kā attēlā.

Varat saskaitīt vai pārbaudīt Vārds s ar avota datiem. Šī Outlook programma izveido adresātu sarakstu, no kura varat viegli uzreiz nosūtīt katram no tiem vēstules.

Lasīt vairāk: Kā izveidot alfabētisku sarakstu programmā Excel (3 veidi)

Secinājums

Šajā rakstā mēs demonstrēsim, kā Excel programmā izveidot adresātu sarakstu, izmantojot savstarpējo saišu iespēju. Microsoft produkti (t.i., Microsoft Word un Microsoft Outlook ). Ceru, ka šīs metodes izpildīs jūsu meklējumus, lai izveidotu adresātu sarakstu programmā Excel. Komentējiet, ja jums ir vēl kādi jautājumi vai vēlaties ko pievienot.