Στις επιχειρήσεις, έχουμε χιλιάδες πελάτες και πρέπει να τους ενημερώνουμε για τυχόν ενημερώσεις ή αλλαγές στις υπηρεσίες μας. Η δημιουργία μιας λίστας αλληλογραφίας στο Excel μας βοηθά να κάνουμε την κουραστική αυτή εργασία μέσα σε λίγα λεπτά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, έχουμε τις διευθύνσεις αλληλογραφίας των πελατών μας σε ένα αρχείο Excel και θέλουμε να τους ενημερώσουμε για την αλλαγή της διεύθυνσης της εταιρείας μας χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις αλληλογραφίας αυτών των πελατών.

Ας πούμε ότι το όνομα της εταιρείας μας είναι Πωλήσεις Marigold, και η διεύθυνση έχει αλλάξει από 7 Oak Valley St., Lakeland, Φλόριντα 33801 στο Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Τώρα, θέλουμε να ενημερώσουμε τους πελάτες μας για αυτό το περιστατικό.

Θέλουμε να τους ενημερώσουμε για αυτό το περιστατικό χρησιμοποιώντας μια λίστα αλληλογραφίας.

Κατεβάστε το βιβλίο εργασίας του Excel

2 εύκολοι τρόποι για τη δημιουργία λίστας αλληλογραφίας στο Excel

Μέθοδος 1: Δημιουργία λίστας αλληλογραφίας στο Excel με τη χρήση του Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word προσφέρει ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται Συγχώνευση αλληλογραφίας . Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο μιας λίστας αλληλογραφίας μετά την εισαγωγή των δεδομένων από το Excel. Τα δεδομένα περιέχουν όλα τα στοιχεία των πελατών Ονόματα , Ονόματα εταιρειών , Διευθύνσεις εταιρειών , και Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Συγχώνευση αλληλογραφίας θα εισάγει αυτόματα μια λίστα αλληλογραφίας αφού εκτελέσουμε τις ακόλουθες ακολουθίες.

Βήμα 1: Καθώς θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας, πρέπει να προετοιμάσετε ένα γραπτό μήνυμα χρησιμοποιώντας Microsoft Word . Microsoft Word , Πηγαίνετε στο Αλληλογραφία tab> Επιλέξτε Επιστολές (από το S Τάρτα Mail Merge τμήμα).

Βήμα 2: Γράψτε το μήνυμα σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας (π.χ. ενημέρωση του πελάτη για Αλλαγή διεύθυνσης ). Μπλε η έγχρωμη γραφή θα είναι σύμφωνη με τη λίστα αλληλογραφίας που πρόκειται να δημιουργήσετε.

Βήμα 3: Επιλέξτε το Επιλέξτε παραλήπτες (από Έναρξη Mail Merge section)> Επιλέξτε το Χρήση υπάρχουσας λίστας (από τις επιλογές).

Βήμα 4: Επιλογή του Χρήση υπάρχουσας λίστας σας μεταφέρει στους φακέλους του υπολογιστή σας. Επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο (π.χ., Δημιουργία λίστας αλληλογραφίας στο Excel ).

Κάντε κλικ στο Ανοίξτε το .

Βήμα 5: Το Επιλέξτε πίνακα Βεβαιωθείτε ότι έχετε τσεκάρει το Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει επικεφαλίδες στηλών εναλλαγή.

Κάντε κλικ στο OK .

Βήμα 6: Microsoft Word φορτώνει τα δεδομένα. Τοποθετήστε τον κέρσορα δίπλα στο Όνομα αποδέκτη και στη συνέχεια μεταβείτε στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης (στο Γράψτε & amp; Πεδία εισαγωγής στο πλαίσιο του Αλληλογραφία καρτέλα).

Βήμα 7: Το Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Επιλέξτε το Πεδία βάσης δεδομένων στο πλαίσιο του Εισαγωγή τμήματος . Στη συνέχεια, επιλέξτε οποιοδήποτε από τα πεδία (π.χ., Όνομα ) στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισαγωγή όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Στη συνέχεια, επαναλάβετε Βήμα 7 σχετικά με το 3 ή 4 φορές για να εισάγετε Όνομα , Επώνυμο , Όνομα εταιρείας , Πόλη , Κράτος , και Ταχυδρομικός κώδικας Μπορείτε να εισάγετε οποιοδήποτε από τα πεδία στο μήνυμά σας,

Βήμα 8: Τοποθετήστε και πάλι τον κέρσορα μπροστά από τη γραμμή χαιρετισμού (δηλ, Αγαπητό όνομα παραλήπτη ). Γράψτε & amp; Πεδία εισαγωγής τμήμα> Επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού .

Βήμα 9: Το Εισαγωγή ευχετήριας γραμμής Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού παράθυρο διαλόγου,

Επιλέξτε οποιαδήποτε μορφή Όνομα πελάτη Μπορείτε να βάλετε Κόμμα ( , ) ή άλλα διαχωριστικά μετά το Όνομα αποδέκτη . Η προεπισκόπηση των ενεργειών σας εμφανίζεται κάτω από το παράθυρο Προεπισκόπηση στο παράθυρο διαλόγου.

Κάντε κλικ στο OK .

Εκτέλεση Βήματα 1 στο 9 ετοιμάζει ένα πρότυπο της λίστας αλληλογραφίας για κάθε πελάτη στο αρχείο δεδομένων. Το πρότυπο θα είναι παρόμοιο με αυτό που απεικονίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Βήμα 10: Αν θέλετε να δείτε την προεπισκόπηση για οποιονδήποτε πελάτη, απλά επιλέξτε το Αποτελέσματα προεπισκόπησης επιλογή (από το Αποτελέσματα προεπισκόπησης τμήμα).

Σε λίγο, το πρότυπο μετατρέπεται σε 1 st επιστολή αποστολής του πελάτη όπως φαίνεται στην ακόλουθη εικόνα.

Δεν βλέπετε κενό μεταξύ των Πρώτη και Επώνυμο του πελάτη. Με απλά λόγια ένα Διάστημα μετά την Όνομα όπως γίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Όλα τα ονόματα των πελατών θα έχουν παρόμοιο διάστημα μεταξύ των Πρώτη και Επώνυμα Κάντε κλικ στα βέλη κατεύθυνσης για να μετακινηθείτε προς τα εμπρός και προς τα πίσω μεταξύ των δεδομένων.

Βήμα 11: Μπορείτε να Επεξεργασία , Εκτύπωση , ή ακόμη και Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την επιστολή κάνοντας κλικ στις συγκεκριμένες επιλογές (π.χ., Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ).

Βήμα 12: Το Συγχώνευση σε E-mail Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Προς Πληκτρολογήστε ένα κατάλληλο θέμα (π.χ, Αλλαγή διεύθυνσης ) στο Γραμμή θέματος πλαίσιο εντολών.

Κάντε κλικ στο OK .

Μπορείτε να επιλέξετε ένα εύρος αριθμών πελατών για να στείλετε το email.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα με διαχωριστικά κόμμα στο Excel (5 μέθοδοι)

Παρόμοιες αναγνώσεις

• Πώς να δημιουργήσετε λίστα με βάση τα κριτήρια στο Excel (4 μέθοδοι)
• Δημιουργία μιας μοναδικής λίστας στο Excel με βάση κριτήρια (9 μέθοδοι)
• Πώς να δημιουργήσετε μια αριθμημένη λίστα στο Excel (8 μέθοδοι)

Μέθοδος 2: Δημιουργία λίστας αλληλογραφίας Χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook Χαρακτηριστικό εισαγωγής

Στην προηγούμενη μέθοδο, χρησιμοποιήσαμε Microsoft Word για να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας, Microsoft Outlook προσφέρει επίσης μια επιλογή για τη δημιουργία ενός γραμματοκιβωτίου μόνο με την εισαγωγή ενός συγκεκριμένου αρχείου τύπου δεδομένων (π.χ., CSV τύπος αρχείου).

Καθώς έχουμε ένα αρχείο δεδομένων των επαφών των πελατών στο Excel, απλά μετατρέπουμε το αρχείο σε CSV μορφή χρησιμοποιώντας τη λειτουργία του Excel Αποθήκευση ως Η μετατροπή του αρχείου απεικονίζεται στην παρακάτω εικόνα (μεταβείτε στο Αρχείο >, Αποθήκευση ως > Επιλέξτε CSV από τις προσφερόμενες μορφές> Αποθήκευση ).

Μετά τη μετατροπή του αρχείου Excel σε CSV μορφή αρχείου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας Microsoft Outlook .

Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Outlook . Αρχείο .

Βήμα 2: Από το Αρχείο επιλογές κορδέλας.

Επιλέξτε Άνοιγμα & εξαγωγή > Κάντε κλικ στο Εισαγωγή/Εξαγωγή .

Βήμα 3: Το Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής Στον οδηγό, επιλέξτε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο επιλογή.

Χτύπημα Επόμενο .

Βήμα 4: Εισαγωγή αρχείου ανοίγει το πλαίσιο εντολών. Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα ( CSV ) ως Επιλέξτε τον τύπο αρχείου για εισαγωγή από .

Κάντε κλικ στο Επόμενο .

Βήμα 5: Τώρα, στο Εισαγωγή αρχείου πλαίσιο εντολών, κάντε κλικ στο Περιήγηση στο για να εισαγάγετε ένα αρχείο (προηγουμένως αποθηκευμένο CSV αρχείο).

Βήμα 6: Επιλέξτε την προηγουμένως αποθηκευμένη CSV από τον κατάλογο του υπολογιστή και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Βήμα 7: Το Outlook φορτώνει το αρχείο που έχει εισαχθεί στο Βήμα 6 και οθόνες. Ελέγξτε το Επιτρέψτε τη δημιουργία αντιγράφου επιλογή και στη συνέχεια πηγαίνετε Επόμενο .

Βήμα 8: Πρέπει να επιλέξετε την τοποθεσία (π.χ., Επαφές ) όπου πρέπει να εξαχθεί το εισαγόμενο αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο .

Βήμα 9: Για να αντιστοιχίσετε τα πεδία, πρέπει να πείτε στο Outlook ποια στοιχεία θα λάβει ως Όνομα , Εταιρεία , ή Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Ως αποτέλεσμα, κάντε κλικ στο Χάρτης προσαρμοσμένων πεδίων .

Βήμα 10: Σύρετε την τιμή από το Από το ( Αριστερά πλευρά) προς Προς ( Δεξιά πλευρά) για να τα αποδώσετε ως τα ίδια.

Επαναλάβετε Βήμα 10 για το Όνομα εταιρείας και Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από αυτό Κάντε κλικ OK παρόμοια με την παρακάτω εικόνα.

Βήμα 11: Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον προορισμό του αρχείου. Εάν δεν υπάρχει ανάγκη για τέτοιες ενέργειες, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .

Το Outlook χρειάζεται ένα δευτερόλεπτο και στη συνέχεια φορτώνει όλες τις επαφές. Αν θέλετε να ελέγξετε τις εισαγόμενες επαφές, μεταβείτε στο Επαφές και όλες οι εισαγόμενες επαφές θα εμφανιστούν όπως στην ακόλουθη εικόνα.

Μπορείτε να μετρήσετε ή να διασταυρώσετε τα Όνομα Αυτό το Outlook δημιουργεί μια λίστα αλληλογραφίας από την οποία μπορείτε εύκολα να στείλετε μήνυμα στον καθένα από αυτούς αμέσως.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε αλφαβητική λίστα στο Excel (3 τρόποι)

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, παρουσιάζουμε πώς να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας στο Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα διασύνδεσης του Προϊόντα της Microsoft (δηλ, Microsoft Word και Microsoft Outlook ). Ελπίζω αυτές οι μέθοδοι να ικανοποιήσουν την αναζήτησή σας για τη δημιουργία μιας λίστας αλληλογραφίας στο Excel. Σχολιάστε, αν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή έχετε κάτι να προσθέσετε.