Trong các doanh nghiệp, chúng tôi có hàng nghìn khách hàng và phải thông báo cho họ về bất kỳ cập nhật hoặc thay đổi nào trong dịch vụ của chúng tôi. Tạo danh sách gửi thư trong Excel giúp chúng tôi thực hiện công việc tẻ nhạt trong vài phút. Trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi có địa chỉ gửi thư của khách hàng trong tệp Excel và chúng tôi muốn thông báo cho họ về việc thay đổi địa chỉ của công ty chúng tôi bằng cách sử dụng địa chỉ gửi thư của những khách hàng đó.

Giả sử tên công ty của chúng tôi là Marigold Sales , và địa chỉ đã thay đổi từ 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 thành Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Bây giờ, chúng tôi muốn thông báo cho khách hàng của mình về sự cố này.

Chúng tôi muốn thông báo cho họ về sự cố này bằng cách sử dụng danh sách gửi thư.

Tải xuống Sổ làm việc Excel

2 Cách dễ dàng để tạo danh sách gửi thư trong Excel

Phương pháp 1: Tạo Danh sách gửi thư trong Excel bằng cách sử dụng Trộn thư trong Microsoft Word

Microsoft Word cung cấp một tính năng có tên Trộn thư . Chúng ta có thể sử dụng tính năng này để tạo mẫu danh sách gửi thư sau khi nhập dữ liệu từ Excel. Dữ liệu chứa tất cả Tên , Tên công ty , Địa chỉ công ty và Địa chỉ email của khách hàng. Mail Merge sẽ tự động chèn danh sách gửi thư sau khi chúng tôi thực hiện các trình tự sau.

Bước 1: Như bạn muốn tạodanh sách gửi thư, bạn phải chuẩn bị một tin nhắn bằng văn bản sử dụng Microsoft Word . Mở Microsoft Word , Chuyển đến tab Gửi thư > Chọn Chữ cái (từ phần S tart Mail Merge ).

Bước 2: Viết ra thông báo theo yêu cầu của bạn (nghĩa là thông báo cho khách hàng về Thay đổi địa chỉ ). Chữ viết màu Xanh dương sẽ phù hợp với danh sách gửi thư mà bạn sắp tạo.

Bước 3: Chọn Chọn Người nhận (từ phần Bắt đầu trộn thư ) > Chọn Sử dụng danh sách hiện có (từ các tùy chọn).

Bước 4: Chọn Sử dụng danh sách hiện có Danh sách đưa bạn đến các thư mục máy tính của bạn. Chọn tệp được yêu cầu (ví dụ: Tạo danh sách gửi thư trong Excel ).

Nhấp vào Mở .

Bước 5: Cửa sổ Chọn bảng mở ra. Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra chuyển đổi Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột .

Nhấp vào OK .

Bước 6: Microsoft Word tải dữ liệu. Đặt con trỏ bên cạnh Tên người nhận , sau đó Chuyển đến Chèn trường hợp nhất (trong Viết & chèn trường trong tab Gửi thư ) .

Bước 7: Hộp thoại Chèn trường hợp nhất xuất hiện. Chọn Trường cơ sở dữ liệu trong phần Chèn . Sau đó, chọn bất kỳ trường nào (ví dụ: Đầu tiênName ) sau đó, nhấp vào Chèn như trong hình bên dưới.

Sau đó, lặp lại Bước 7 về 3 hoặc 4 lần để chèn Tên , Họ , Tên công ty , Thành phố , Tiểu bang và Mã Zip . Bạn có thể chèn bất kỳ trường nào vào tin nhắn của mình,

Bước 8: Một lần nữa, Đặt con trỏ trước dòng lời chào (tức là Kính gửi tên người nhận ). Sau đó Di chuột đến Viết & Chèn trường phần > Chọn Dòng chào mừng .

Bước 9: Hộp thoại Chèn dòng chào mừng bật lên. Từ hộp thoại Chèn dòng chào mừng ,

Chọn bất kỳ định dạng nào của Tên khách hàng . Bạn có thể đặt Dấu phẩy ( , ) hoặc các dấu phân cách khác sau Tên người nhận . Bản xem trước các tác vụ của bạn được hiển thị trong phần Xem trước trong hộp thoại.

Nhấp vào OK .

Thực hiện Bước 1 đến 9 chuẩn bị mẫu danh sách thư cho từng khách hàng trong tệp dữ liệu. Mẫu sẽ tương tự như được mô tả trong hình bên dưới.

Bước 10: Nếu bạn muốn xem bản xem trước cho bất kỳ khách hàng nào. Chỉ cần chọn tùy chọn Xem trước kết quả (từ phần Xem trước kết quả ).

Trong giây lát, mẫu sẽ biến thành 1 thư gửi thư của khách hàng như trong hình sauảnh.

Bạn không thấy khoảng cách giữa Tên và Họ của khách hàng. Chỉ cần đặt Khoảng trắng sau Tên như được thực hiện trong hình ảnh bên dưới.

Tất cả tên của khách hàng sẽ có khoảng cách tương tự giữa Tên và Họ của họ. Nhấp vào mũi tên chỉ hướng để tiến và lùi giữa các dữ liệu.

Bước 11: Bạn có thể Chỉnh sửa , In hoặc thậm chí Gửi email thư chỉ bằng cách nhấp vào các tùy chọn cụ thể (ví dụ: Gửi thư điện tử ).

Bước 12: Hộp thoại Kết hợp với E-mail xuất hiện. Chọn Địa chỉ Email trong hộp lệnh Tới . Nhập chủ đề thích hợp (ví dụ: Thay đổi địa chỉ ) vào hộp lệnh Dòng chủ đề .

Nhấp vào OK .

Bạn có thể chọn một loạt số khách hàng để gửi Email.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách được phân tách bằng dấu phẩy trong Excel (5 phương pháp)

Các bài đọc tương tự

• Cách tạo danh sách dựa trên tiêu chí trong Excel (4 phương pháp)
• Tạo danh sách duy nhất trong Excel dựa trên tiêu chí (9 phương pháp)
• Cách tạo danh sách được đánh số trong Excel (8 phương pháp)

Phương pháp 2: Tạo Danh sách gửi thư Sử dụng Microsoft Outlook Tính năng nhập

Trong phương pháp trước, chúng tôi đã sử dụng Microsoft Word để tạo danh sách gửi thư. Tuy nhiên, Microsoft Outlook cũng cung cấp tùy chọn để tạo hộp thư chỉ bằng cách nhập tệp loại dữ liệu nhất định (tức là loại tệp CSV ).

Vì chúng tôi có dữ liệu tệp liên hệ của khách hàng trong Excel, chúng tôi chỉ chuyển đổi tệp ở định dạng CSV bằng tính năng Save As của Excel. Quá trình chuyển đổi tệp được mô tả trong hình bên dưới (Đi tới Tệp > Lưu dưới dạng > Chọn CSV từ các định dạng được cung cấp> Nhấp vào Lưu ).

Sau khi chuyển đổi tệp Excel thành định dạng tệp CSV , hãy làm theo các bước bên dưới để tạo danh sách gửi thư bằng cách sử dụng Microsoft Outlook .

Bước 1: Mở Microsoft Outlook . Chọn Tệp .

Bước 2: Từ tùy chọn dải băng Tệp .

Chọn Mở & Xuất > Nhấp vào Nhập/Xuất .

Bước 3: Trình hướng dẫn Nhập và Xuất xuất hiện. Trong trình hướng dẫn, Chọn tùy chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác .

Nhấn Tiếp theo .

Bước 4: Hộp lệnh Nhập tệp mở ra. Chọn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy ( CSV ) làm Chọn loại tệp để nhập từ .

Nhấp vào Tiếp theo .

Bước 5: Bây giờ, trong hộp lệnh Nhập tệp , Nhấp vào Duyệt qua để nhập tệp (tệp CSV đã lưu trước đó).

Bước 6: Chọn CSV đã lưu trước đó tập tin từ thư mục máy tínhvà Nhấp vào OK .

Bước 7: Outlook tải tệp được nhập trong Bước 6 và hiển thị . Chọn tùy chọn Cho phép tạo trùng lặp rồi chuyển sang Tiếp theo .

Bước 8: Bạn phải chọn vị trí (ví dụ: Danh bạ ) nơi tệp đã nhập phải được giải nén rồi nhấp vào Tiếp theo .

Bước 9: Để khớp các trường, bạn phải cho Outlook biết các mục sẽ lấy như Tên , Công ty hoặc Địa chỉ Email . Do đó, hãy nhấp vào Ánh xạ các trường tùy chỉnh .

Bước 10: Kéo giá trị từ Từ (Bên Bên trái ) sang Bên (Bên Bên phải ) để chỉ định chúng giống nhau.

Thực hiện lặp lại Bước 10 cho Tên công ty và Địa chỉ email sau đó Nhấp vào OK tương tự như hình bên dưới.

Bước 11: Bạn cũng có thể thay đổi đích của tệp. Nếu không cần những hành động như vậy, hãy nhấp vào Hoàn tất .

Outlook mất một giây rồi tải tất cả các liên hệ. Nếu bạn muốn kiểm tra các liên hệ đã nhập, hãy Chuyển đến Danh bạ và tất cả các liên hệ đã nhập sẽ xuất hiện như trong hình sau.

Bạn có thể đếm hoặc kiểm tra chéo các Tên với dữ liệu nguồn. Outlook này tạo một danh sách gửi thư mà từ đó bạn có thể dễ dàng gửi thư cho từng người trong số họ ngay lập tức.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái trongExcel (3 cách)

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi trình bày cách tạo danh sách gửi thư trong Excel bằng khả năng liên kết của Microsoft Sản phẩm (tức là, Microsoft Word và Microsoft Outlook ). Hy vọng những phương pháp này đáp ứng nhiệm vụ của bạn trong việc tạo danh sách gửi thư trong Excel. Hãy bình luận nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc có điều gì cần bổ sung.