A les empreses, tenim milers de clients i els hem d'informar de qualsevol actualització o canvi en els nostres serveis. Crear una llista de correu a Excel ens ajuda a fer la feina tediosa en qüestió de minuts. En la majoria dels casos, tenim les adreces postals dels clients en un fitxer Excel i volem informar-los sobre el canvi d'adreça de la nostra empresa mitjançant les adreces postals d'aquests clients.

Diguem que el nom de la nostra empresa és Marigold Sales. , i l'adreça ha canviat de 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 a Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 . Ara, volem informar els nostres clients sobre aquesta incidència.

Volem informar-los d'aquesta incidència mitjançant una llista de correu.

Baixa. Llibre de treball d'Excel

2 maneres senzilles de crear una llista de correu a Excel

Mètode 1: Creació d'una llista de correu a Excel amb Microsoft Word Combinació de correspondència

Microsoft Word ofereix una funció anomenada Combinació de correspondència . Podem utilitzar la funció per crear una plantilla d'una llista de correu després d'importar les dades d'Excel. Les dades contenen els Noms , Noms de l'empresa , Adreces de l'empresa i Adreces de correu electrònic de tots els clients. La Combinació de correu inserirà automàticament una llista de correu després d'executar les seqüències següents.

Pas 1: Com voleu crearuna llista de correu, heu de preparar un missatge escrit amb Microsoft Word . Obriu Microsoft Word , aneu a la pestanya Mailings > Seleccioneu Lletres (de la secció S tart Mail Merge ).

Pas 2: Anoteu el missatge segons els vostres requisits (és a dir, informant el client sobre Canvi d'adreça ). L'escriptura de color blau estarà d'acord amb la llista de correu que esteu a punt de crear.

Pas 3: Seleccioneu el Seleccioneu destinataris (de la secció Inicia la combinació de correspondència ) > Trieu Utilitza una llista existent (de les opcions).

Pas 4: Selecció de Utilitza una llista existent Llista us porta a les carpetes de l'ordinador. Seleccioneu el fitxer necessari (és a dir, Crear una llista de correu a Excel ).

Feu clic a Obre .

Pas 5: S'obre la finestra Selecciona la taula . Assegureu-vos de comprovar la commutació La primera fila de dades conté capçaleres de columna .

Feu clic a D'acord .

Pas 6: Microsoft Word carrega les dades. Col·loqueu el cursor al costat del Nom del destinatari i, a continuació, aneu a Insereix un camp de combinació (a la pestanya Escriu i inseriu camps a la pestanya Enviaments ). .

Pas 7: Apareix el quadre de diàleg Insereix un camp de combinació . Seleccioneu els Camps de la base de dades a la secció Insereix . A continuació, seleccioneu qualsevol dels camps (és a dir, PrimerNom ) després, feu clic a Insereix tal com es mostra a la imatge següent.

Després, repetiu Pas 7 sobre 3 o 4 vegades per inserir Nom , Cognom , Nom de l'empresa , Ciutat , Estat i Codi postal . Podeu inserir qualsevol dels camps del vostre missatge,

Pas 8: De nou, col·loqueu el cursor davant de la línia de salutació (és a dir, Benvolgut nom del destinatari ). Després d'això, passeu el cursor a Escriure & Insereix camps secció > Seleccioneu Línia de salutació .

Pas 9: Apareix el quadre de diàleg Insereix línia de salutació . Al quadre de diàleg Insereix una línia de salutació ,

seleccioneu qualsevol format de Nom del client . Podeu posar Coma ( , ) o altres delimitadors després del Nom del destinatari . La previsualització de les vostres accions es mostra a la secció Vista prèvia del quadre de diàleg.

Feu clic a D'acord .

En executar els Pasos 1 a 9 es prepara una plantilla de la llista de correu per a cada client del fitxer de dades. La plantilla serà semblant a la que es mostra a la imatge següent.

Pas 10: Si voleu veure la vista prèvia per a qualsevol client. Només cal que seleccioneu l'opció Previsualitza resultats (a la secció Previsualitza resultats ).

En un moment, la plantilla es transforma en el 1 a carta postal del client tal com es mostra a continuacióimatge.

No veieu cap espai entre el Nom i el Cognom del client. Simplement poseu un espai després del Nom tal com es fa a la imatge següent.

Tots els noms dels clients tindran espai similar entre el seu Nom i Cognoms . Feu clic a les fletxes de direcció per avançar i cap enrere entre les dades.

Pas 11: Podeu Editar , Imprimiu o fins i tot Envieu per correu electrònic la carta només fent clic a les opcions específiques (és a dir, Envia un missatge de correu electrònic ).

Pas 12: Apareix el quadre de diàleg Combina al correu electrònic . Seleccioneu Adreça de correu electrònic al quadre d'ordres A . Escriviu un assumpte adequat (és a dir, Canvi d'adreça ) al quadre d'ordres Línia d'assumpte .

Feu clic a D'acord .

Podeu triar una sèrie de números de client per enviar el correu electrònic.

Més informació: Com fer una llista separada per comes a Excel (5 mètodes)

Lectures similars

• Com generar una llista basada en criteris a Excel (4 mètodes)
• Creeu una llista única a Excel basada en criteris (9 mètodes)
• Com fer una llista numerada a Excel (8 mètodes)

Mètode 2: Creació d'una llista de correu Ús de Microsoft Outlook Funció d'importació

En el mètode anterior, hem utilitzat Microsoft Word per crear una llista de correu. Malgrat això, Microsoft Outlook també ofereix una opció per crear una bústia de correu només important un fitxer de tipus de dades determinat (és a dir, el tipus de fitxer CSV ).

Com que tenim dades fitxer de contacte dels clients a Excel, només convertim el fitxer en format CSV mitjançant la funció Desa com a d'Excel. La conversió de fitxers es mostra a la imatge següent (Vés a Fitxer > Desa com a > Seleccioneu CSV dels formats oferts> Feu clic a Desa ).

Després de convertir el fitxer Excel al format de fitxer CSV , seguiu els passos següents per crear una llista de correu amb Microsoft Outlook .

Pas 1: Obriu Microsoft Outlook . Seleccioneu Fitxer .

Pas 2: Des de les opcions de la cinta Fitxer .

Trieu Obre & Exporta > Feu clic a Importa/Exporta .

Pas 3: Apareix l' Auxiliar d'importació i exportació . A l'assistent, trieu l'opció Importa des d'un altre programa o fitxer .

Premeu Següent .

Pas 4: Importa un fitxer s'obre el quadre d'ordres. Seleccioneu Valors separats per comes ( CSV ) com a Seleccioneu el tipus de fitxer des del qual voleu importar .

Feu clic a Següent .

Pas 5: Ara, al quadre d'ordres Importa un fitxer , feu clic a Navega per importar un fitxer (fitxer CSV desat anteriorment).

Pas 6: Trieu el CSV desat anteriorment fitxer del directori de l'ordinadori feu clic a D'acord .

Pas 7: Outlook carrega el fitxer importat al Pas 6 i mostra . Marqueu l'opció Permetre que es creïn duplicats i, a continuació, aneu a Següent .

Pas 8: heu de seleccionar la ubicació (és a dir, Contactes ) on s'ha d'extreure el fitxer importat i després feu clic a Següent .

Pas 9: Per fer coincidir els camps, heu de dir a Outlook quins elements necessitarà com a Nom , Empresa o Adreça de correu electrònic . Com a resultat, feu clic a Mapa camps personalitzats .

Pas 10: Arrossegueu el valor des de Des de ( Esquerra ) a A ( Dreta ) per assignar-los com a iguals.

Repetiu el Pas 10 per a Nom de l'empresa i Adreça de correu electrònic després d'això, feu clic a D'acord semblant a la imatge següent.

Pas 11: També podeu canviar la destinació del fitxer. Si no cal fer aquestes accions, feu clic a Finalitza .

Outlook triga un segon i després carrega tots els contactes. Si voleu comprovar els contactes importats, aneu a Contactes i tots els contactes importats apareixeran tal com es mostra a la imatge següent.

Podeu Compteu o comproveu els Noms amb les dades d'origen. Aquest Outlook crea una llista de correu des de la qual podeu enviar fàcilment cadascun d'ells a l'instant.

Llegeix més: Com fer una llista alfabètica aExcel (3 maneres)

Conclusió

En aquest article, demostrem com crear una llista de correu a Excel mitjançant la capacitat d'enllaç de Microsoft Productes (és a dir, Microsoft Word i Microsoft Outlook ). Esperem que aquests mètodes compleixin la vostra recerca per crear una llista de correu a Excel. Comenta, si tens més consultes o tens alguna cosa a afegir.