I företag har vi tusentals kunder och måste informera dem om uppdateringar eller förändringar i våra tjänster. Att skapa en e-postlista i Excel hjälper oss att göra det tråkiga arbetet på några minuter. I de flesta fall har vi kundernas postadresser i en Excel-fil och vi vill informera dem om vårt företags adressändring med hjälp av dessa kunders postadresser.

Låt oss säga att vårt företagsnamn är Marigold Sales, och adressen har ändrats från 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 till Marigold Sales, 71 Glendale Ave. Boca Raton, Florida 33428 Nu vill vi informera våra kunder om denna händelse.

Vi vill informera dem om händelsen med hjälp av en sändlista.

Ladda ner arbetsbok i Excel

2 enkla sätt att skapa en sändlista i Excel

Metod 1: Skapa en sändlista i Excel med hjälp av Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Word erbjuder en funktion som heter Sammanfogning av brev . Vi kan använda funktionen för att skapa en mall för en e-postlista efter att ha importerat data från Excel. Data innehåller alla kunders Namn , Företagsnamn , Företagets adresser , och E-postadresser . Sammanfogning av brev kommer automatiskt att lägga in en sändlista efter att vi har utfört följande sekvenser.

Steg 1: Eftersom du vill skapa en sändlista måste du förbereda ett skriftligt meddelande med hjälp av Microsoft Word . Öppet Microsoft Word , Gå till Utskick flik> Välj Brev (från S tart Mail Merge avsnitt).

Steg 2: Skriv ner meddelandet enligt dina krav (t.ex. informera kunden om Adressändring ). Blå färgat skrivande kommer att vara i enlighet med den sändlista som du ska skapa.

Steg 3: Välj den Välj mottagare (från Starta Mail Merge avsnitt)> Välj den Använd en befintlig lista (från alternativen).

Steg 4: Välja den Använd en befintlig lista tar dig till din dators mappar. Välj den önskade filen (t.ex, Skapa en sändlista i Excel ).

Klicka på Öppna .

Steg 5: Välj tabell öppnas. Se till att du kontrollerar Första raden av data innehåller kolumnrubriker växla.

Klicka på OK .

Steg 6: Microsoft Word laddar in uppgifterna. Placera markören bredvid Mottagarens namn och sedan Gå till Infoga sammanslagningsfält (i Skriv & infoga fält under den Utskick flik).

Steg 7: Infoga sammanslagningsfält dialogrutan visas. Välj den Databasfält under den Infoga avsnitt Välj sedan något av fälten (t.ex., Förnamn ), klicka sedan på Infoga som visas i bilden nedan.

Upprepa därefter Steg 7 om 3 eller . 4 tider för att infoga Förnamn , Efternamn , Företagets namn , Staden , Stat , och Postnummer Du kan infoga alla fält i ditt meddelande,

Steg 8: Återigen, placera markören framför hälsningsraden (dvs, Kära mottagare Namn ). Därefter kan du gå över till Skriv & infoga fält avsnitt> Välj Hälsningslinje .

Steg 9: Infoga en hälsning Linje öppnas. Från dialogrutan Infoga en hälsningsrad dialogrutan,

Välj vilket format som helst av Kundens namn Du kan sätta Komma ( , ) eller andra avgränsare efter Mottagarens namn En förhandsgranskning av dina åtgärder visas under Förhandsgranska i dialogrutan.

Klicka på OK .

Genomförande av Steg 1 till 9 förbereder en mall för postlistan för varje kund i datafilen. Mallen kommer att se ut på samma sätt som i bilden nedan.

Steg 10: Om du vill se förhandsgranskningen för en kund väljer du bara Förhandsgranska resultat alternativet (från Förhandsgranska resultat avsnitt).

På ett ögonblick förvandlas mallen till den 1 kundens brev som visas på följande bild.

Du ser inget mellanrum mellan Första och Efternamn av kunden. Enkelt uttryckt Rymden efter det att den Förnamn som i bilden nedan.

Alla kundernas namn kommer att ha samma utrymme mellan Första och Efternamn Klicka på riktningspilarna för att flytta dig framåt och bakåt bland data.

Steg 11: Du kan Redigera , Skriv ut , eller till och med E-post brevet genom att klicka på de specifika alternativen (t.ex, Skicka e-postmeddelande ).

Steg 12: Sammanfoga till e-post dialogrutan visas. Välj E-postadress i den Till Skriv ett lämpligt ämne (t.ex, Adressändring ) i Ämnesrad kommandorutan.

Klicka på OK .

Du kan välja ett antal kundnummer att skicka e-postmeddelandet till.

Läs mer: Hur man gör en kommaseparerad lista i Excel (5 metoder)

Liknande läsningar

• Hur man genererar en lista baserad på kriterier i Excel (4 metoder)
• Skapa en unik lista i Excel baserat på kriterier (9 metoder)
• Hur man gör en numrerad lista i Excel (8 metoder)

Metod 2: Skapa en sändlista Användning av Microsoft Outlook Funktion för import

I den tidigare metoden använde vi Microsoft Word för att skapa en sändlista, Microsoft Outlook erbjuder också ett alternativ för att skapa en brevlåda bara genom att importera en viss datatypfil (t.ex, CSV filtyp).

Eftersom vi har en datafil med kundkontakter i Excel, konverterar vi bara filen i CSV format med hjälp av Excels Spara som Filkonverteringen visas i bilden nedan (Gå till Fil > Spara som > Välj CSV från de erbjudna formaten> Klicka på Spara ).

Efter att ha konverterat Excel-filen till CSV filformat, följ nedanstående steg för att skapa en sändlista med hjälp av Microsoft Outlook .

Steg 1: Öppna Microsoft Outlook . Välj Fil .

Steg 2: Från Fil bandalternativ.

Välj Öppna & Exportera > Klicka på Import/export .

Steg 3: Guiden för import och export visas. I guiden väljer du Importera från ett annat program eller en annan fil alternativ.

Hit Nästa .

Steg 4: Importera en fil öppnas. Välj Kommaseparerade värden ( CSV ) som Välj den filtyp som ska importeras från .

Klicka på Nästa .

Steg 5: Nu, i den Importera en fil kommandorutan, klicka på Bläddra på för att importera en fil (tidigare sparad) CSV fil).

Steg 6: Välj den tidigare sparade CSV filen från datorns katalog och klicka på OK .

Steg 7: Outlook laddar den fil som importerats i Steg 6 och visar. Kontrollera Tillåta att duplikat skapas alternativet och sedan gå till Nästa .

Steg 8: Du måste välja plats (dvs, Kontakter ) där den importerade filen ska extraheras och klicka sedan på Nästa .

Steg 9: För att matcha fälten måste du tala om för Outlook vilka objekt som kommer att tas som Namn , Företag , eller E-postadress . Klicka på Kartlägga anpassade fält .

Steg 10: Dra värdet från Från ( Vänster sida) till Till ( Höger sida) för att de ska kunna betraktas som identiska.

Upprepa Steg 10 för Företagets namn och E-postadress därefter Klicka på OK som liknar bilden nedan.

Steg 11: Du kan också ändra fildestinationen. Om det inte finns något behov av sådana åtgärder klickar du på Slutförande .

Outlook tar en sekund och laddar sedan alla kontakterna. Om du vill kontrollera de importerade kontakterna går du till Kontakter och alla importerade kontakter kommer att visas som i följande bild.

Du kan räkna eller dubbelkontrollera Förnamn Outlook skapar en sändlista från vilken du enkelt kan skicka e-post till var och en av dem direkt.

Läs mer: Hur man gör en alfabetisk lista i Excel (3 sätt)

Slutsats

I den här artikeln visar vi hur man skapar en sändlista i Excel med hjälp av interlink-funktionen i Microsoft-produkter (dvs, Microsoft Word och Microsoft Outlook ). Hoppas att dessa metoder uppfyller dina önskemål om att skapa en e-postlista i Excel. Kommentera om du har ytterligare frågor eller har något att tillägga.