Съдържание
В статията е показано как да следите фактури и плащания в Excel. Това е доста важно за ежедневните дейности в магазин или на пазара. фактури и плащания ще ви помогне да разберете колко пари ще получите от вашия клиент и кога ще ги получите от него.
В набора от данни ви показвам първия шаблон за проследяване на фактури и плащания .
Изтегляне на фактура и шаблон за плащане (безплатно)
Проследяване на фактури и плащания.xlsx3 примера за проследяване на фактури и плащания в Excel
1. проследяване на фактури и плащания в Excel чрез показване на последните и миналите суми по фактури
В този раздел ще ви покажа подробно проследяване на фактури за бизнес цели. Шаблонът ще ви покаже скорошни и минали фактури Нека видим какво се съдържа в описанието по-долу.
Стъпки:
- Първо, направете диаграма, подобна на следната снимка.
- Изберете диапазон B11:J12 и след това отидете в Вмъкване на >> Таблица
- A диалогов прозорец ще се появи и ще провери Таблицата ми има заглавия .
- И след това щракнете върху OK .
- Ще видите таблица След това ще въведем някои формули в някои клетки.
- Въведете следната формула с функцията IFERROR в клетка G12 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR([@[Сметка на фактурата]]-[@Плащане],"") Използваме тази формула, за да изчислим вноски или изключителен суми.
- След това въведете тази формула в клетката H12 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]], "Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"") 
Горната формула ще ви покаже дали клиентът ви е платил фактура и статус на дължимо Тук дефинирахме a именуван обхват за настояща дата а името е PD . Той също така ви дава информация дали клиентът ви получава някаква възвръщаемост от вас. Използвахме функцията IF в тази формула.
- Сега използвайте тази формула в клетка I12 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR(IF([@Status]="Просрочено",IF(PD-[@[Дата на падежа]]<30, "1-ви месец",IF(PD-[@[Дата на падежа]]<60, "2-ри месец", IF(PD-[@[Дата на падежа]]<90, "3-ти месец", "90+ дни"))),""),"") Тази формула ви уведомява за продължителността на дължимо .
. 
- След това въведете следната формула в клетката J12 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"") В горната формула се взема под внимание фактура данни. Той използва функцията AGGREGATE .
- Запишете формулата по-долу в клетка F6 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") Използваме тази формула, за да определим броя на фактури за определен период от време.
- След това натиснете ВЪВЕДЕТЕ и използвайте Дръжка за пълнене към Автоматично попълване клетките до F9 .
- След това въведете формулата, дадена по-долу, в клетката G6 , натиснете ВЪВЕДЕТЕ и използвайте Дръжка за пълнене към Автоматично попълване клетките до G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") 
Тази формула ще съхранява фактури в даден период.
- След това ще използваме тази формула, за да съхраняваме скорошни фактури в клетка B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") Той ще съхранява скорошни фактури в клетка B5 .
- Друга формула в клетка B6 ще се използва.
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status], "Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") Това ще постави общо фактури на в последно време в клетка B6 .
- Отново записваме следната формула в клетката D5 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
Това ще изчисли броя на минали вноски в D5 .
- Въведете следната формула в клетка D6 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
В тази формула се съхранява количеството минали вноски в D5 . В горния процес използвахме някои различни функции като SUMIFS и COUNTIFS .
- Сега всичко е готово. Просто поставих няколко произволни данни, за да ви покажа как вашата проследяване на фактури ще работи.
Предимството е, че ако поставите нови записи, ще видите актуализираните фактура история с един поглед, тъй като използваме таблица По този начин можете да следите фактури и плащания в Excel
Прочетете още: Проследяване на фактури в Excel (формат и употреба)
2. Използване на функцията за таблици за проследяване на фактури и плащания в Excel
В този раздел ще ви покажа проста програма на Excel таблица формат, за да може всеки да запази фактури и плащания история. Нека разгледаме описанието по-долу, за да разберем по-добре.
Стъпки :
- Първо, направете таблица като на следната снимка.
- Изберете диапазон B3:I8 и отидете в Вмъкване на >> Таблица
- A диалогов прозорец ще се появи. Проверете Таблицата ми има заглавия и щракнете върху OK .
- Ще видите таблица Ще напишем някои необходими формули. Въведете следната формула в клетката F9 .
=SUM(F4:F8) 
В тази формула се съхранява общият фактура на таблица с помощта на SUM .
- След това въведете следната формула в клетката G9 .
=SUM(G4:G8) 
В тази формула се съхранява общият платен сума.
- След това запишете формулата, дадена по-долу.
=SUM(I4:I8) 
В тази формула се съхранява общият изключителен на таблица .
- Сега въведете формулата в клетката I4 .
=F4-G4 
Използваме тази формула, за да изчислим по редове изключителен .
- След това използвайте Напълнете Дръжка към Автоматично попълване клетките до I8 .
Сега ще въведем няколко произволни данни, за да ви покажем как работи този шаблон.
Така можете да да следите на фактури и плащания в Excel
Прочетете още: Как да следите плащанията на клиентите в Excel (с лесни стъпки)
Подобни четива
- Как да създадете проследяване на отпуски в Excel (изтеглете безплатен шаблон)
- Как да проследявате запасите в Excel (изтеглете безплатен шаблон)
- Шаблон за проследяване на собствения напредък на учениците
- Как да създадете програма за проследяване на задачите в Excel (изтеглете безплатен шаблон)
- Проследяване на напредъка на учениците - шаблон за Excel (безплатно изтегляне)
3. Автоматично съхраняване на информация за клиентите за проследяване на фактури и плащания в Excel
Ако имате редовни клиенти, можете да запазите тяхната информация и да я използвате за създаване на фактура и плащане Това ще бъде полезно, ако искат да направят онлайн поръчка. В следващото описание ще ви покажа как можете да направите това фактура и проследяване на плащания .
Стъпки:
- Първо, запазете информацията за клиентите си на нов лист.
- След това създайте диаграма на Excel, подобна на следната снимка, в друг лист. Да предположим, че искаме да направим фактура за днес и затова използваме формула с функцията TODAY за датата. А ако искате да знаете как да създадете таблица , отидете на Раздел 2
=ДНЕС() 
- След това създайте именуван обхват за компания за фактуриране . В този случай го нарекох CustomerNamesLookup .
- Създадохме списък за валидиране на данни за компания за фактуриране По тази причина изберете клетката C3 и отидете в Данни >> Утвърждаване на данните
- След това изберете Списък от Позволете: и задайте Източник: като =CustomerNamesLookup '.
- Кликнете върху ОК .
- След това създайте друг име за диапазон B3:I5 на информация за клиентите В този случай това е Списък на клиентите .
- Сега ще въведем някои необходими формули. Нека започнем с клетката C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)) 
Тази формула ще съхранява адрес на компания за фактуриране . Използвахме VLOOKUP да търсите Списък на клиентите и CONCATENATE да поставите адрес и Пощенски код . На следващото изображение ще видите адрес и Пощенски код за Компанията Activision .
- Натиснете бутона ВЪВЕДЕТЕ и ще видите адреса на избрания клиент.
- След това въведете следната формула в клетката C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)))) 
Формулата ще потърси Списък на клиентите за да предоставите името на град и държава където живеят.
- Ще видите името на град и държава след натискане на ВЪВЕДЕТЕ
- След това въведете тази формула в клетката E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"") 
Формулата ще ви предостави името на клиента.
- Натиснете бутона ВЪВЕДЕТЕ и ще видите името на лицето, което ще се свърже с вас от името на компанията.
- След това запишете формулата в клетка E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"") 
Можете да видите телефонен номер на човек за контакт след използване на тази формула.
- След това натиснете бутона ВЪВЕДЕТЕ и ще видите бутона телефонен номер на лицето.
- След това отново въведете следната формула в клетката E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"") 
Това ще ви осигури Имейл ID на клиента.
- Хит ВЪВЕДЕТЕ и ще видите Имейл ID в клетка E5 .
- Въведете следната формула в H8 . Тук използвахме логически функции IF и И .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"") 
Това ще ви даде обща стойност на фактурата за вашия продукт.
- Натиснете ВЪВЕДЕТЕ и Автоматично попълване клетките до H12 .
- Сега направете име за диапазон B8:H12 . Нарекох го InvoiceTable .
- Запишете формулата по-долу и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=SUM(InvoiceTable[Total]) 
Това ще съхрани общо размер на фактура .
- За да определите Данък въведете следната формула в F14 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=D14*E14 
- След това отново въведете формула в клетката H14 и натиснете ВЪВЕДЕТЕ .
=D14+F14+G14 
Тази формула ще ви даде сумата, която клиентът трябва да плати.
Вече сте готови за работа. Нека просто въведем няколко произволни данни, за да ви покажем как работи този шаблон.
Да предположим, че EA Sports иска да поръча следните артикули. Просто поставяте продуктите и фактура информация и изберете EA Sports от падащ списък да намерят своите свържете се с информация.
- След като изберете EA Sports от списък за валидиране на данни , можете лесно да се свържете с тях.
По този начин можете да следите фактури и плащания в Excel.
Прочетете още: Как да следим инвентара в Excel (2 лесни метода)
Практически раздел
Тук ви давам шаблон, за да можете да направите свой собствен шаблон.
Заключение
В крайна сметка вярвам, че шаблоните от тази статия ще ви бъдат полезни, за да следите фактури и плащания Ако не искате да се затруднявате с изготвянето на собствен шаблон за фактура и плащане проследяване, просто изтеглете файла и изберете шаблон по ваше желание. Ако имате някакви отзиви относно тази статия, моля, споделете ги в полето за коментари. Това ще ми помогне да обогатя следващите си статии.
