วิธีติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินใน Excel (3 ตัวอย่างในอุดมคติ)

Hugh West

16-05-2023 พื้นฐาน Excel
  • แบ่งปันสิ่งนี้
Hugh West

บทความแสดงวิธีการติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ใน excel เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับกิจกรรมประจำวันในร้านค้าหรือตลาด การติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน จะช่วยให้คุณทราบจำนวนเงินที่คุณจะได้รับจากลูกค้า และเมื่อใดที่คุณจะได้รับจากพวกเขา

ใน ชุดข้อมูล ฉันกำลังแสดงเทมเพลตแรกสำหรับติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน

ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ & เทมเพลตการชำระเงิน (ฟรี)

Invoices and Payments Tracker.xlsx

3 ตัวอย่างในการติดตาม Invoices และ Payments ใน Excel

1. การติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินใน Excel โดยการแสดงจำนวนใบแจ้งหนี้ล่าสุดและที่ผ่านมา

ในส่วนนี้ ฉันจะแสดงรายละเอียด ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ สำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เทมเพลตจะแสดงทั้ง ใบแจ้งหนี้ ล่าสุดและที่ผ่านมา ในแผ่นงาน มาดูกันว่าคำอธิบายด้านล่างมีอะไรบ้าง

ขั้นตอน:

  • ขั้นแรก สร้างแผนภูมิเหมือนภาพต่อไปนี้

  • เลือก ช่วง B11:J12 จากนั้นไปที่ แทรก >> ตาราง
  • กล่องโต้ตอบ จะปรากฏขึ้นและทำเครื่องหมายที่ ตารางของฉันมีส่วนหัว .
  • จากนั้นคลิก ตกลง .

  • คุณจะเห็น ตาราง หลังจากนั้น เราจะพิมพ์สูตรในบางเซลล์
  • พิมพ์สูตรต่อไปนี้ ด้วย ฟังก์ชัน IFERROR ในเซลล์ G12 แล้วกด ENTER .
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"")

เราใช้สูตรนี้ในการคำนวณ ครบกำหนดชำระ หรือ คงค้าง จำนวน

  • จากนั้นพิมพ์สูตรนี้ในเซลล์ H12 แล้วกด ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"")

สูตรข้างต้นจะแสดงให้คุณเห็นว่าลูกค้าของคุณชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ และ สถานะ ของ ครบกำหนด ที่นี่ เรากำหนด ช่วงที่มีชื่อ สำหรับ วันที่ปัจจุบัน และชื่อคือ PD นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลแก่คุณหากลูกค้าของคุณได้รับผลตอบแทนจากคุณ เราใช้ ฟังก์ชัน IF ในสูตรนั้น

  • ตอนนี้ใช้สูตรนี้ในเซลล์ I12 แล้วกด ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"")

สูตรนี้แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับระยะเวลาของ ครบกำหนด .

.

  • ถัดไป พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ J12 แล้วกด ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"")

สูตรข้างต้นจดบันทึกเกี่ยวกับ ใบแจ้งหนี้ ข้อมูล ใช้ ฟังก์ชัน AGGREGATE .

  • จดสูตรด้านล่างในเซลล์ F6 แล้วกด ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

เราใช้สูตรนี้เพื่อใส่จำนวน ใบแจ้งหนี้ ในระยะเวลาหนึ่ง

  • หลังจากนั้น กด ENTER และใช้ Fill Handle เพื่อ AutoFill เซลล์จนถึง F9 .

  • จากนั้นพิมพ์สูตรที่ระบุด้านล่างในเซลล์ G6 กด ENTER และใช้ปุ่ม เติมจัดการ เป็น ป้อนอัตโนมัติ เซลล์จนถึง G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

สูตรนี้จะจัดเก็บ ใบแจ้งหนี้ ในช่วงเวลาที่กำหนด

  • หลังจากนั้น เราจะใช้สูตรนี้เพื่อจัดเก็บ ใบแจ้งหนี้ล่าสุด ในเซลล์ B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

จะจัดเก็บ ใบแจ้งหนี้ล่าสุด ในเซลล์ B5 .

  • จะใช้สูตรอื่นในเซลล์ B6
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

การดำเนินการนี้จะใส่ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ของ ครั้งล่าสุด ในเซลล์ B6

  • เราเขียนสูตรต่อไปนี้อีกครั้งในเซลล์ D5 แล้วกด ENTER .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

การดำเนินการนี้จะคำนวณจำนวนของ การชำระที่ค้างชำระ ใน D5

  • พิมพ์สูตรต่อไปนี้ ในเซลล์ D6 แล้วกด ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

สูตรนี้จะเก็บจำนวน การชำระที่ผ่านมา ใน D5 ในกระบวนการข้างต้น เราใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น SUMIFS และ COUNTIFS

  • ตอนนี้เราก็พร้อมแล้ว ฉันแค่ใส่ข้อมูลแบบสุ่มเพื่อแสดงให้คุณเห็นว่า ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ ของคุณจะทำงานอย่างไร

ข้อดีคือ ถ้าคุณใส่รายการใหม่ คุณจะเห็นประวัติ ใบแจ้งหนี้ ที่ปรับปรุงแล้วได้อย่างรวดเร็วในขณะที่เรากำลังใช้ ตาราง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ใน Excel

อ่านเพิ่มเติม: ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ Excel (รูปแบบและการใช้งาน)

2. การใช้คุณลักษณะตารางเพื่อติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินใน Excel

ในส่วนนี้ ฉันจะแสดงรูปแบบ ตาราง ของ Excel อย่างง่าย เพื่อให้ทุกคนสามารถเก็บ ได้ ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ประวัติ มาดูคำอธิบายด้านล่างเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น

ขั้นตอน :

  • ขั้นแรก สร้างแผนภูมิเหมือนภาพต่อไปนี้

  • เลือก ช่วง B3:I8 และไปที่ แทรก >> ตาราง <13
  • A กล่องโต้ตอบ จะปรากฏขึ้น ทำเครื่องหมาย ตารางของฉันมีส่วนหัว แล้วคลิก ตกลง

  • คุณจะเห็น ตาราง ปรากฏขึ้น เราจะเขียนสูตรที่จำเป็นบางอย่าง พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ F9 .
=SUM(F4:F8)

สูตรนี้จะเก็บ รวม ใบแจ้งหนี้ ของ ตาราง โดยใช้ SUM

  • จากนั้นพิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ G9 .
=SUM(G4:G8)

สูตรนี้จะเก็บยอดรวม จ่าย จำนวนเงิน

  • หลังจากนั้น จดสูตรด้านล่าง
=SUM(I4:I8)

สิ่งนี้ สูตรจะเก็บผลรวม คงค้าง ของ ตาราง .

  • ตอนนี้พิมพ์สูตรในเซลล์ I4 .
    • <14 =F4-G4

    เราใช้สูตรนี้เพื่อคำนวณตามแถว โดดเด่น .

    • หลังจากนั้น ใช้แฮนเดิล เติม เพื่อ เติมอัตโนมัติ เซลล์ต่างๆ จนถึง I8 .

    ตอนนี้เราใส่ข้อมูลแบบสุ่มเพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าเทมเพลตนี้ทำงานอย่างไร

    ดังนั้น คุณสามารถ ติดตาม ของ ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ใน Excel

    อ่านเพิ่มเติม: วิธีติดตามการชำระเงินของลูกค้าใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

    การอ่านที่คล้ายกัน

    • วิธีสร้างการลา ติดตามใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
    • วิธีติดตามหุ้นใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
    • นักเรียนติดตามเทมเพลตความคืบหน้าของตนเอง
    • วิธีสร้างตัวติดตามงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
    • เทมเพลต Excel การติดตามความคืบหน้าของนักเรียน (ดาวน์โหลดฟรี)

    3. การจัดเก็บข้อมูลลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินใน Excel

    หากคุณมีลูกค้าประจำ คุณสามารถเก็บข้อมูลของพวกเขาและใช้เพื่อสร้าง ใบแจ้งหนี้ และ ชำระเงิน สลิป สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์หากพวกเขาต้องการสั่งซื้อออนไลน์ ในคำอธิบายต่อไปนี้ เราจะแสดงวิธีสร้าง ใบแจ้งหนี้ และ เครื่องมือติดตามการชำระเงิน

    ขั้นตอนต่างๆ:

    • ขั้นแรก เก็บข้อมูลลูกค้าของคุณในชีตใหม่

    • จากนั้นสร้างแผนภูมิ Excel เหมือนภาพต่อไปนี้ในอีก แผ่น. สมมติว่าเราต้องการสร้างตัวติดตาม ใบแจ้งหนี้ สำหรับวันนี้ เราจึงใช้สูตรที่มี ฟังก์ชัน TODAY สำหรับวันที่ และถ้าคุณต้องการหากต้องการทราบวิธีสร้าง ตาราง ให้ไปที่ ส่วนที่ 2
    =TODAY()

    • หลังจากนั้น ให้สร้าง ช่วงที่มีชื่อ สำหรับ บริษัทผู้เรียกเก็บเงิน ในกรณีนี้ ฉันตั้งชื่อว่า CustomerNamesLookup .

    • เราสร้าง รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สำหรับ บริษัทผู้เรียกเก็บเงิน . ด้วยเหตุนี้ เลือกเซลล์ C3 และไปที่ ข้อมูล >> การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
    • หลังจากนั้น เลือก รายการ จากส่วน อนุญาต: และตั้งค่า แหล่งที่มา เป็น ' =CustomerNamesLookup '
    • คลิก ตกลง .

    • หลังจากนั้น สร้าง ชื่อ ใหม่สำหรับ ช่วง B3:I5 ของ ข้อมูลลูกค้า ในกรณีนี้คือ รายชื่อลูกค้า

    • ตอนนี้เราจะใส่สูตรที่จำเป็น . เริ่มจากเซลล์ C4 .
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

    สูตรนี้จะเก็บ ที่อยู่ ของ บริษัทผู้เรียกเก็บเงิน เราใช้ VLOOKUP เพื่อค้นหา CustomerList และ CONCATENATE เพื่อใส่ ที่อยู่ และ รหัสไปรษณีย์ ในภาพต่อไปนี้ คุณจะเห็น ที่อยู่ และ รหัสไปรษณีย์ สำหรับ บริษัท Activision

    • กดปุ่ม เข้าสู่ ปุ่ม และคุณจะเห็นที่อยู่ของลูกค้าที่คุณเลือก

    • หลังจากนั้น พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C5 .
    =IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE))))

    สูตรจะค้นหา รายชื่อลูกค้า เพื่อระบุชื่อของ เมือง และ รัฐ ที่พวกเขาอาศัยอยู่

    • คุณจะเห็นชื่อ ของ เมือง และ รัฐ หลังจากกดปุ่ม ENTER

    • หลังจากนั้น ให้พิมพ์สูตรนี้ในเซลล์ E3 .
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"")

    สูตรจะให้คุณ พร้อมชื่อลูกค้า

    • กดปุ่ม ENTER แล้วคุณจะเห็นชื่อของบุคคลที่จะติดต่อคุณในนามของบริษัท

    • หลังจากนั้น จดสูตรในเซลล์ E4 .
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"")

    คุณสามารถดู หมายเลขโทรศัพท์ ของ คนที่ติดต่อได้ หลังจากใช้สูตรนี้

    • หลังจากนั้น กดปุ่ม ENTER และคุณจะเห็น หมายเลขโทรศัพท์ ของบุคคลนั้น

    • จากนั้น พิมพ์สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ E5 .
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"")

    นี่ จะให้ รหัสอีเมล ของลูกค้าแก่คุณ

    • สวัสดี t ป้อน แล้วคุณจะเห็น รหัสอีเมล ในเซลล์ E5

    • พิมพ์สูตรต่อไปนี้ใน H8 ในที่นี้เราใช้ฟังก์ชันลอจิก IF และ และ
    =IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"")

    นี่จะแสดง ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด สำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ

    • กด ENTER และ ป้อนอัตโนมัติ เซลล์จนถึง H12 .

    • ตอนนี้สร้าง ชื่อ สำหรับ ช่วง B8:H12 ฉันตั้งชื่อว่า InvoiceTable .

    • จดสูตรด้านล่างและกด ENTER .
    =SUM(InvoiceTable[Total])

    ซึ่งจะจัดเก็บ จำนวน รวมของ ใบแจ้งหนี้ .

    • หากต้องการกำหนดจำนวน ภาษี ให้พิมพ์สูตรต่อไปนี้ใน F14 แล้วกด ENTER .
    <7 =D14*E14

    • หลังจากนั้น พิมพ์สูตรอีกครั้งในเซลล์ H14 แล้วกด ENTER .
    =D14+F14+G14

    สูตรนี้จะแสดงจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่าย

    คุณพร้อมแล้ว ลองใส่ข้อมูลแบบสุ่มเพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าเทมเพลตนี้ทำงานอย่างไร

    สมมติว่า EA Sports ต้องการสั่งซื้อรายการต่อไปนี้ คุณเพียงแค่ใส่ผลิตภัณฑ์และ ใบแจ้งหนี้ ข้อมูล และเลือก EA Sports จาก รายการดรอปดาวน์ เพื่อค้นหา ข้อมูลติดต่อ ข้อมูล

    • หลังจากเลือก EA Sports จาก รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณสามารถติดต่อกับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

    ดังนั้น คุณสามารถติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ใน Excel

    อ่านเพิ่มเติม: วิธีติดตามสินค้าคงคลังใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

    ส่วนการปฏิบัติ

    ที่นี่ ฉันจะให้เทมเพลตเพื่อให้คุณสร้าง เทมเพลตของตัวเอง

    บทสรุป

    ท้ายที่สุดนี้ ฉันเชื่อว่าเทมเพลตของบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณในการเก็บติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน ด้วยความช่วยเหลือของ Excel หากคุณไม่ต้องการสร้างเทมเพลตของคุณเองสำหรับการติดตาม ใบแจ้งหนี้ และ การชำระเงิน เพียงดาวน์โหลดไฟล์และเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ หากคุณมีข้อเสนอแนะใด ๆ เกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแบ่งปันในช่องแสดงความคิดเห็น สิ่งนี้จะช่วยฉันเพิ่มคุณค่าให้กับบทความที่กำลังจะมีขึ้น

โพสต์ถัดไป วิธีหาค่าเฉลี่ยของการแจกแจงความถี่ใน Excel (4 วิธีง่ายๆ)

Hugh West เป็นผู้ฝึกอบรมและนักวิเคราะห์ Excel ที่มีประสบการณ์สูงและมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาการบัญชีและการเงิน และปริญญาโทสาขาบริหารธุรกิจ Hugh มีความหลงใหลในการสอนและได้พัฒนาแนวทางการสอนที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งง่ายต่อการติดตามและเข้าใจ ความรู้ความเชี่ยวชาญของเขาเกี่ยวกับ Excel ช่วยให้นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญหลายพันคนทั่วโลกพัฒนาทักษะและความเป็นเลิศในอาชีพการงาน ฮิวจ์แบ่งปันความรู้ของเขากับคนทั้งโลกผ่านบล็อก โดยเสนอบทช่วยสอน Excel ฟรีและการฝึกอบรมออนไลน์เพื่อช่วยให้บุคคลและธุรกิจบรรลุศักยภาพสูงสุดของตนเอง