Cuprins
Articolul arată cum se poate ține evidența facturi și plăți în Excel. Este destul de important pentru activitățile zilnice dintr-un magazin sau o piață. Ținerea evidenței facturi și plăți vă va ajuta să aflați câți bani veți primi de la clientul dvs. și când îi veți primi de la acesta.
În setul de date, vă arăt primul șablon pentru a ține evidența facturi și plăți .
Descărcați Factură & Șablon de plată (gratuit)
Urmărirea facturilor și plăților.xlsx3 Exemple pentru a ține evidența facturilor și plăților în Excel
1. Urmărirea facturilor și plăților în Excel prin afișarea sumelor facturilor recente și anterioare
În această secțiune, vă voi arăta o metodă detaliată de urmăritor de facturi în scopuri de afaceri. Șablonul vă va arăta atât cele mai recente, cât și cele mai recente. facturi în foaie. Să vedem ce este în descrierea de mai jos.
Pași:
- Mai întâi, faceți un grafic ca în imaginea următoare.
- Selectați intervalul B11:J12 și apoi mergeți la Introduceți >> Tabelul
- A caseta de dialog va apărea și va verifica Tabelul meu are anteturi .
- Și apoi faceți clic pe OK .
- Veți vedea un tabelul După aceea, vom introduce câteva formule în câteva celule.
- Introduceți următoarea formulă cu Funcția IFERROR în celulă G12 și apăsați ENTER .
=IFERROR([@[Factura]]-[@Plata],"") Utilizăm această formulă pentru a calcula cotizații sau excepțional sume.
- Apoi introduceți această formulă în celulă H12 și apăsați ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Factura]]="",[@Data]="",[@[Data scadenței]]="", [@[Data scadenței]]0,IF(PD[@[Data scadenței]], "Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"") 
Formula de mai sus vă va arăta dacă clientul dvs. a plătit sau nu suma de factură și status a datorată Aici, am definit un intervalul menționat pentru data actuală iar numele este PD Vă oferă, de asemenea, informații dacă clientul dvs. primește ceva înapoi de la dvs. Am folosit funcția IF în formula respectivă.
- Acum utilizați această formulă în celulă I12 și apăsați ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Data scadenței]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Data scadenței]]<60, "2nd Month", IF(PD-[@[Data scadenței]]<90, "3rd Month", "90+ Days"))),"""),""),"") Această formulă vă anunță despre durata de datorată .
. 
- Apoi, introduceți următoarea formulă în celulă J12 și apăsați ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"") Formula de mai sus ia o notă despre factură Se utilizează funcția AGGREGATE .
- Scrieți formula de mai jos în celula F6 și apăsați ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") Folosim această formulă pentru a pune numărul de facturi într-o anumită perioadă de timp.
- După aceea, apăsați ENTER și să utilizeze Mâner de umplere la AutoFill celulele până la F9 .
- Apoi introduceți formula de mai jos în celulă G6 , apăsați ENTER și să utilizeze Mâner de umplere la AutoFill celulele până la G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),""") 
Această formulă va stoca valoarea facturi într-o anumită perioadă.
- După aceea, vom folosi această formulă pentru a stoca facturi recente în celulă B5 .
=IFERROR("INVOICES:"&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Due Today",Invoice_Info[Selected],1),""),") Acesta va stoca facturi recente în celulă B5 .
- O altă formulă în celulă B6 va fi utilizat.
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status], "Due Today",Invoice_Info[Selected],1),""),"") Acest lucru va pune total facturi a vremuri recente în celulă B6 .
- Scriem din nou următoarea formulă în celulă D5 și apăsați ENTER .
=IFERROR("INVOICES:"&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),""),") 
Aceasta va calcula numărul de cotizații anterioare în D5 .
- Introduceți următoarea formulă în celulă D6 și apăsați ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),""") 
Această formulă va stoca cantitatea de cotizații anterioare în D5 În procesul de mai sus, am folosit câteva funcții diferite, cum ar fi SUMIFS și CONSILIERI .
- Acum suntem pregătiți. Am pus doar câteva date aleatorii pentru a vă arăta cum se poate realiza o analiză a datelor. urmăritor de facturi va funcționa.
Avantajul este că, dacă introduceți intrări noi, veți vedea actualizarea factură istoricul dintr-o privire, deoarece folosim un tabelul În acest fel, puteți ține evidența facturi și plăți în Excel
Citește mai mult: Excel Invoice Tracker (Format și utilizare)
2. Utilizarea funcției de tabel pentru a ține evidența facturilor și plăților în Excel
În această secțiune, vă voi arăta un simplu Excel tabelul format astfel încât oricine poate păstra facturi și plăți Să parcurgem descrierea de mai jos pentru o mai bună înțelegere.
Pași :
- În primul rând, faceți un grafic ca în imaginea următoare.
- Selectați intervalul B3:I8 și mergeți la Introduceți >> Tabelul
- A caseta de dialog va apărea. Verificați Tabelul meu are anteturi și faceți clic pe OK .
- Veți vedea un tabelul Vom scrie câteva formule necesare. Scrieți următoarea formulă în celula F9 .
=SUM(F4:F8) 
Această formulă va stoca totalul factură a tabelul cu ajutorul SUM .
- Apoi introduceți următoarea formulă în celulă G9 .
=SUM(G4:G8) 
Această formulă va stoca totalul plătit sumă.
- După aceea, scrieți formula dată mai jos.
=SUM(I4:I8) 
Această formulă va stoca totalul excepțional a tabelul .
- Acum introduceți formula în celulă I4 .
=F4-G4 
Utilizăm această formulă pentru a calcula pe rând excepțional .
- După aceea, folosiți funcția Umpleți Mâner pentru AutoFill celulele până la I8 .
Acum vom pune câteva date aleatorii pentru a vă arăta cum funcționează acest șablon.
Astfel, puteți ține evidența de facturi și plăți în Excel
Citește mai mult: Cum să țineți evidența plăților clienților în Excel (cu pași simpli)
Lecturi similare
- Cum să creați un tracker de concediu în Excel (Descărcați modelul gratuit)
- Cum să urmăriți stocurile în Excel (Descărcați șablonul gratuit)
- Șablon pentru elevii care își urmăresc propriul progres
- Cum să creați un Task Tracker în Excel (Descărcați modelul gratuit)
- Urmărirea progresului elevilor Șablon Excel (Descărcare gratuită)
3. Stocarea automată a informațiilor despre clienți pentru a ține evidența facturilor și plăților în Excel
Dacă aveți câțiva clienți obișnuiți, puteți păstra informațiile lor și le puteți folosi pentru a crea un factură și plată alunecare. Acest lucru va fi util în cazul în care doresc să facă o comandă online. În următoarea descriere, vă voi arăta cum puteți face acest lucru factură și tracker de plată .
Pași:
- În primul rând, stocați informațiile despre clienții dumneavoastră pe o foaie nouă.
- Apoi, creați o diagramă Excel ca în imaginea următoare într-o altă foaie. Să presupunem că dorim să facem o diagramă factură tracker pentru ziua de azi și astfel folosim o formulă cu funcția TODAY pentru dată. Și dacă doriți să știți cum să creați un tabelul , mergeți la Secțiunea 2
=TODAY() 
- După aceea, creați un fișier intervalul menționat pentru companie de facturare În acest caz, am numit-o CustomerNamesLookup .
- Am creat un lista de validare a datelor pentru companie de facturare Din acest motiv, selectați celula C3 și mergeți la Date >> Validarea datelor
- După aceea, selectați Lista de la Permiteți: și setează rubrica Sursa ca =CustomerNamesLookup '.
- Faceți clic pe OK .
- După aceea, creați un alt nume pentru intervalul B3:I5 a informații despre clienți În acest caz, este CustomerList .
- Acum vom introduce câteva formule necesare. Să începem cu celula C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)) 
Această formulă va stoca valoarea adresa a companie de facturare . Am folosit VLOOKUP pentru a căuta CustomerList și CONCATENATE pentru a pune adresa și Cod poștal În imaginea următoare, veți vedea imaginea de mai jos. adresa și Cod poștal pentru Compania Activision .
- Apăsați butonul ENTER și veți vedea adresa clientului selectat.
- După aceea, introduceți următoarea formulă în celulă C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="",""",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)""",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)))) 
Formula va căuta pentru CustomerList pentru a furniza numele oraș și stat în care locuiesc.
- Veți vedea numele oraș și stat după ce ați apăsat butonul ENTER
- După aceea, introduceți această formulă în celulă E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),""") 
Formula vă va furniza numele clientului.
- Apăsați butonul ENTER și veți vedea numele persoanei care vă va contacta în numele companiei.
- După aceea, scrieți formula în celula E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"") 
Puteți vedea număr de telefon a tipul de contact după utilizarea acestei formule.
- După aceea, apăsați butonul ENTER și veți vedea butonul număr de telefon a persoanei.
- Apoi, introduceți din nou următoarea formulă în celulă E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),""") 
Acest lucru vă va oferi ID e-mail clientului.
- Hit ENTER și veți vedea ID e-mail în celulă E5 .
- Introduceți următoarea formulă în H8 Aici am folosit funcții logice IF și ȘI .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"") 
Acest lucru vă va oferi factura totală pentru produsul dumneavoastră.
- Apăsați ENTER și AutoFill celulele până la H12 .
- Acum faceți un nume pentru intervalul B8:H12 . l-am numit InvoiceTable .
- Scrieți formula de mai jos și apăsați ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total]) 
Aceasta va stoca total suma de factură .
- Pentru a determina impozit suma, introduceți următoarea formulă în F14 și apăsați ENTER .
=D14*E14 
- După aceea, tastați din nou o formulă în celula H14 și apăsați ENTER .
=D14+F14+G14 
Această formulă vă va oferi suma pe care clientul trebuie să o plătească.
Sunteți gata acum. Să punem câteva date aleatorii pentru a vă arăta cum funcționează acest șablon.
Să presupunem că EA Sports dorește să comande următoarele articole. Trebuie doar să introduceți produsele și factură informații și selectați EA Sports de la listă derulantă pentru a-și găsi contactați informații.
- După ce ați ales EA Sports de la lista de validare a datelor , puteți lua ușor legătura cu ei.
Astfel, puteți să țineți evidența facturi și plăți în Excel.
Citește mai mult: Cum să țineți evidența inventarului în Excel (2 metode simple)
Secțiunea practică
Aici vă dau un șablon pentru ca voi să vă puteți face propriul șablon.
Concluzie
În cele din urmă, cred că șabloanele din acest articol vă vor fi utile pentru a ține evidența facturi și plăți cu ajutorul Excel. Dacă nu doriți să vă chinuiți să vă faceți propriul șablon pentru factură și plată de urmărire, doar descărcați fișierul și alegeți un șablon pe care îl doriți. Dacă aveți orice feedback cu privire la acest articol, vă rugăm să le împărtășiți în caseta de comentarii. Acest lucru mă va ajuta să îmi îmbogățesc articolele viitoare.
