Hoe facturen en betalingen bijhouden in Excel (3 ideale voorbeelden)

Hugh West

16-05-2023 Excel Basis
  • Deel Dit
Hugh West

Het artikel laat zien hoe u het volgende kunt bijhouden facturen en betalingen in excel. Het is vrij belangrijk voor de dagelijkse activiteiten in een winkel of markt. Het bijhouden van facturen en betalingen zal u helpen erachter te komen hoeveel geld u van uw klant krijgt en wanneer u dat van hen krijgt.

In de dataset laat ik u het eerste sjabloon zien voor het bijhouden van facturen en betalingen .

Download Factuur & Betaling sjabloon (Gratis)

Facturen en betalingen Tracker.xlsx

3 Voorbeelden voor het bijhouden van facturen en betalingen in Excel

1. Facturen en betalingen bijhouden in Excel door recente en vroegere factuurbedragen te tonen

In dit deel laat ik je een gedetailleerde factuur tracker voor zakelijke doeleinden. Het sjabloon toont u zowel recente als vroegere facturen Laten we eens kijken wat er in de beschrijving hieronder staat.

Stappen:

  • Maak eerst een grafiek zoals op de volgende afbeelding.

  • Selecteer de bereik B11:J12 en ga dan naar Plaats >> Tabel
  • A dialoogvenster zal verschijnen en controleren Mijn tabel heeft koppen .
  • En klik dan op OK .

  • U ziet een tabel Daarna gaan we enkele formules typen in enkele cellen.
  • Typ de volgende formule met de IFERROR-functie in de cel G12 en druk op ENTER .
=IFERROR([@[factuur]]-[@Betaald],"")

Wij gebruiken deze formule om te berekenen leges of uitstekend bedragen.

  • Typ dan deze formule in cel H12 en druk op ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[factuur]]="",[@Datum]="",[@[vervaldatum]]="", [@[vervaldatum]]0,IF(PD[@[vervaldatum]],"vervallen")),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"))

De bovenstaande formule laat u zien of uw klant de factuur en de status van de due Hier hebben we een genoemd bereik voor de huidige datum en de naam is PD Het geeft u ook de informatie als uw klant wat terugkrijgt van u. Wij gebruikten de IF-functie in die formule.

  • Gebruik nu deze formule in cel I12 en druk op ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Achterstallig",IF(PD-[@[vervaldatum]]<30, "1e maand",IF(PD-[@[vervaldatum]]<60,"2e maand", IF(PD-[@[vervaldatum]]<90,"3e maand", "90+ dagen")),""),"").

Deze formule vertelt u over de duur van de due .

.

  • Typ vervolgens de volgende formule in cel J12 en druk op ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"")

De bovenstaande formule neemt een notitie over factuur gegevens. Het gebruikt de functie AGGREGATE .

  • Schrijf de onderstaande formule op in cel F6 en druk op ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Factuur_Info[Vervaldatum],E6,Factuur_Info[Geselecteerd],1),"")

Wij gebruiken deze formule om het aantal facturen in een bepaalde tijdsduur.

  • Druk daarna op ENTER en gebruik de Vulgreep naar AutoFill de cellen tot F9 .

  • Typ dan de onderstaande formule in cel G6 Druk op ENTER en gebruik de Vulgreep naar AutoFill de cellen tot G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Factuur_Info[Due],Factuur_Info[Vervaldatum],E6,Factuur_Info[Geselecteerd],1),"")

Deze formule slaat de facturen in een bepaalde periode.

  • Daarna zullen we deze formule gebruiken om recente facturen in de cel B5 .
=IFERROR("INVOICES:"&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Geselecteerd],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Geselecteerd],1),"")

Het zal opslaan recente facturen in de cel B5 .

  • Een andere formule in cel B6 zal worden gebruikt.
=IFERROR(SUMIFS(Factuur_Info[Due],Factuur_Info[Status],"Recent", Factuur_Info[Geselecteerd],1)+SUMIFS(Factuur_Info[Due], Factuur_Info[Status],"Vandaag verschuldigd",Factuur_Info[Geselecteerd],1),"")

Dit zal de totaal aan facturen van de recente tijden in de cel B6 .

  • We schrijven opnieuw de volgende formule in cel D5 en druk op ENTER .
=IFERROR("INVOICES:"&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

Dit berekent het aantal vroegere bijdragen in D5 .

  • Typ de volgende formule in cel D6 en druk op ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Factuur_Info[Due],Factuur_Info[Status], "Vervallen",Factuur_Info[Geselecteerd],1),"")

Deze formule slaat de hoeveelheid vroegere bijdragen in D5 In het bovenstaande proces hebben we verschillende functies gebruikt zoals SUMIFS en COUNTIFS .

  • Nu zijn we helemaal klaar. Ik heb wat willekeurige gegevens geplaatst om je te laten zien hoe je factuur tracker zal werken.

Het voordeel is, dat als u nieuwe items plaatst, u de bijgewerkte factuur geschiedenis in een oogopslag als we een tabel Op deze manier kunt u het overzicht houden over facturen en betalingen in Excel

Lees meer: Excel Factuurtracker (formaat en gebruik)

2. De tabelfunctie gebruiken om facturen en betalingen bij te houden in Excel

In dit deel laat ik u een eenvoudige Excel tabel formaat, zodat iedereen de facturen en betalingen geschiedenis. Laten we de onderstaande beschrijving doornemen voor een beter begrip.

Stappen :

  • Maak eerst een grafiek zoals op de volgende afbeelding.

  • Selecteer de bereik B3:I8 en ga naar Plaats >> Tabel
  • A dialoogvenster zal verschijnen. Mijn tabel heeft koppen en klik op OK .

  • U ziet een tabel verschijnen. We zullen enkele noodzakelijke formules schrijven. Typ de volgende formule in cel F9 .
=SUM(F4:F8)

Deze formule slaat het totaal factuur van de tabel met de hulp van SUM .

  • Typ dan de volgende formule in cel G9 .
=SUM(G4:G8)

Deze formule slaat het totaal betaald bedrag.

  • Schrijf daarna de onderstaande formule op.
=SUM(I4:I8)

Deze formule slaat het totaal uitstekend van de tabel .

  • Typ nu de formule in cel I4 .
=F4-G4

Wij gebruiken deze formule om rijengewijs te berekenen uitstekend .

  • Gebruik daarna de Vul Greep naar AutoFill de cellen tot I8 .

Nu plaatsen we wat willekeurige gegevens om te laten zien hoe dit sjabloon werkt.

U kunt dus bijhouden van facturen en betalingen in Excel

Lees meer: Hoe betalingen van klanten bijhouden in Excel (in eenvoudige stappen)

Vergelijkbare lezingen

  • Hoe maak je een verlofoverzicht in Excel (gratis sjabloon downloaden)?
  • Voorraden bijhouden in Excel (gratis sjabloon downloaden)
  • Studenten die hun eigen vooruitgang bijhouden Sjabloon
  • Een takenlijst maken in Excel (gratis sjabloon downloaden)
  • Excel-sjabloon voor het bijhouden van de studievoortgang (gratis download)

3. Automatisch klantgegevens opslaan om facturen en betalingen bij te houden in Excel

Als u een aantal vaste klanten hebt, kunt u hun informatie bewaren en ze gebruiken om een factuur en betaling slip. Dit zal handig zijn als ze een online bestelling willen plaatsen. In de volgende beschrijving laat ik zien hoe je dit kunt maken factuur en betalingstracker .

Stappen:

  • Bewaar eerst de gegevens van uw klanten op een nieuw blad.

  • Maak dan in een ander blad een Excel-grafiek zoals de volgende afbeelding. Stel dat we een factuur tracker voor vandaag en dus gebruiken we een formule met de TODAY-functie voor de datum. En als je wilt weten hoe je een tabel ga naar Sectie 2
=TODAY()

  • Maak daarna een genoemd bereik voor de factureringsbedrijf In dit geval noemde ik het CustomerNamesLookup .

  • We hebben een gegevensvalidatielijst voor de factureringsbedrijf Selecteer daarom de cel C3 en ga naar Gegevens >> Validatie van gegevens
  • Selecteer daarna Lijst van de Sta toe: sectie en stel de Bron als ' =CustomerNamesLookup '.
  • Klik op OK .

  • Maak daarna nog een naam voor de bereik B3:I5 van de klantinformatie In dit geval is het Klantenlijst .

  • Nu gaan we enkele noodzakelijke formules invoeren. Laten we beginnen met cel C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"" & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

Deze formule slaat de adres van de factureringsbedrijf We gebruikten VLOOKUP om te zoeken naar de Klantenlijst en CONCATENATE om de adres en Postcode In de volgende afbeelding ziet u de adres en Postcode voor de Activision bedrijf .

  • Druk op de ENTER knop en u ziet het adres van uw geselecteerde klant.

  • Daarna typt u de volgende formule in de cel C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),"", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE))))

De formule zoekt naar de Klantenlijst om de naam van de stad en staat waar ze wonen.

  • U ziet de naam van de stad en staat na het indrukken van de ENTER

  • Daarna typt u deze formule in cel E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"")

De formule geeft u de naam van de klant.

  • Druk op de ENTER knop en u ziet de naam van de persoon die namens het bedrijf contact met u opneemt.

  • Schrijf daarna de formule op in cel E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"")

U kunt de telefoonnummer van de contactpersoon na gebruik van deze formule.

  • Druk daarna op de ENTER knop en u ziet de telefoonnummer van de persoon.

  • Typ vervolgens de volgende formule in cel E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"")

Dit geeft u de e-mail ID van de klant.

  • Hit ENTER en je ziet de e-mail ID in de cel E5 .

  • Typ de volgende formule in H8 Hier hebben we logische functies gebruikt ALS en EN .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"")

Dit geeft u de totale factuur voor uw product.

  • Druk op ENTER en AutoFill de cellen tot H12 .

  • Maak nu een naam voor de reeks B8:H12 Ik noemde het InvoiceTable .

  • Schrijf de onderstaande formule op en druk op ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total])

Dit zal de totaal hoeveelheid factuur .

  • Om de belasting bedrag, typ de volgende formule in F14 en druk op ENTER .
=D14*E14

  • Daarna typt u opnieuw een formule in cel H14 en druk op ENTER .
=D14+F14+G14

Deze formule geeft u het bedrag dat de klant moet betalen.

Je bent nu helemaal klaar. Laten we wat willekeurige gegevens plaatsen om te laten zien hoe dit sjabloon werkt.

Stel dat EA Sports wil de volgende artikelen bestellen. Je zet de producten en factuur informatie en selecteer EA Sports van de keuzelijst om hun neem contact op met informatie.

  • Na het kiezen van EA Sports van de gegevensvalidatielijst kunt u gemakkelijk contact met hen opnemen.

Zo kunt u uw facturen en betalingen in Excel.

Lees meer: Inventaris bijhouden in Excel (2 eenvoudige methoden)

Praktijk Sectie

Hier geef ik je een sjabloon, zodat je je eigen sjabloon kunt maken.

Conclusie

Uiteindelijk denk ik dat de sjablonen van dit artikel voor u nuttig zullen zijn om bij te houden facturen en betalingen met behulp van Excel. Als u geen moeite wilt doen om uw eigen sjabloon te maken voor factuur en betaling Als u feedback hebt over dit artikel, kunt u die delen in het commentaarveld, zodat ik mijn volgende artikelen kan verrijken.

Volgende bericht Hoe de gemiddelde frequentieverdeling in Excel te vinden (4 eenvoudige manieren)

Hugh West is een zeer ervaren Excel-trainer en -analist met meer dan 10 jaar ervaring in de branche. Hij heeft een bachelor in Accounting en Finance en een master in Business Administration. Hugh heeft een passie voor lesgeven en heeft een unieke lesaanpak ontwikkeld die gemakkelijk te volgen en te begrijpen is. Zijn deskundige kennis van Excel heeft duizenden studenten en professionals over de hele wereld geholpen hun vaardigheden te verbeteren en uit te blinken in hun carrière. Via zijn blog deelt Hugh zijn kennis met de wereld en biedt hij gratis Excel-tutorials en online trainingen aan om individuen en bedrijven te helpen hun volledige potentieel te bereiken.