Innehållsförteckning
Artikeln visar hur man håller reda på fakturor och betalningar i Excel. Det är ganska viktigt för den dagliga verksamheten i en butik eller på en marknad. Att hålla reda på fakturor och betalningar hjälper dig att ta reda på hur mycket pengar du kommer att få från din kund och när du kommer att få dem.
I datasetet visar jag dig den första mallen för att hålla reda på fakturor och betalningar .
Ladda ner faktura- och betalningsmall (gratis)
Fakturor och betalningar Tracker.xlsx3 exempel på hur du kan hålla reda på fakturor och betalningar i Excel
1. Håll koll på fakturor och betalningar i Excel genom att visa senaste och tidigare fakturabelopp.
I det här avsnittet ska jag visa dig en detaljerad fakturaövervakning mallen visar dig både senaste och tidigare uppgifter om din verksamhet. fakturor Låt oss se vad som står i beskrivningen nedan.
Steg:
- Gör först ett diagram som följande bild.
- Välj den intervall B11:J12 och sedan gå till Infoga >> Tabell
- A dialogruta kommer att dyka upp och kontrollera Min tabell har rubriker .
- Klicka sedan på OK .
- Du kommer att se en tabell Därefter ska vi skriva några formler i några celler.
- Skriv följande formel med IFERROR-funktionen i cellen G12 och tryck på ENTER .
=IFERROR([@[Faktura]]-[@Betalad],"") Vi använder denna formel för att beräkna avgifter eller . enastående belopp.
- Skriv sedan denna formel i cellen H12 och tryck på ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Faktura]]="",[@Datum]="",[@[Förfallodag]]="", [@[Förfallodag]]0,IF(PD[@[Förfallodag]], "Förfallna")))),IF([@Förfall]<0, "Få retur")))),"") 
Ovanstående formel visar om kunden betalade faktura och status av den Här har vi definierat en namngiven serie för nuvarande datum och namnet är PD Det ger dig också information om om din kund får något tillbaka från dig. Vi använde oss av IF-funktionen i den formeln.
- Använd nu den här formeln i cellen I12 och tryck på ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Förfallet",IF(PD-[@[Förfallodag]]<30, "1:a månaden",IF(PD-[@[Förfallodag]]<60, "2:a månaden", IF(PD-[@[Förfallodag]]<90, "3:e månaden", "90+ dagar"))),""),""),""),"") Denna formel ger dig information om varaktigheten av den .
. 
- Skriv sedan följande formel i cell J12 och tryck på ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"") Ovanstående formel innehåller en anteckning om faktura uppgifter. Den använder sig av funktionen AGGREGATE .
- Skriv ned nedanstående formel i cell F6 och tryck på ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") Vi använder denna formel för att fastställa antalet fakturor inom en viss tidsperiod.
- Därefter trycker du på ENTER och använda Handtag för fyllning till AutoFill cellerna upp till F9 .
- Skriv sedan formeln nedan i cellen G6 , tryck på ENTER och använda Handtag för fyllning till AutoFill cellerna upp till G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") 
Denna formel lagrar fakturor under en viss period.
- Därefter kommer vi att använda denna formel för att lagra Senaste fakturor. i cellen B5 .
=IFERROR("Fakturor: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Senaste",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Förfallodag",Invoice_Info[Selected],1),"") Den kommer att lagra Senaste fakturor. i cellen B5 .
- En annan formel i cellen B6 kommer att användas.
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status], "Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") Detta kommer att sätta totala antalet fakturor av den senaste tiderna i cellen B6 .
- Vi skriver återigen följande formel i cellen D5 och tryck på ENTER .
=IFERROR("Fakturor: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Förfallet",Invoice_Info[Selected],1),"") 
Detta kommer att beräkna antalet tidigare avgifter på D5 .
- Skriv följande formel i cell D6 och tryck på ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
Denna formel lagrar mängden tidigare avgifter på D5 . I ovanstående process använde vi några olika funktioner som t.ex. SUMIFS och COUNTIFS .
- Nu är vi klara. Jag har bara lagt in några slumpmässiga data för att visa hur din fakturaövervakare kommer att fungera.
Fördelen är att om du lägger in nya poster, kommer du att se de uppdaterade faktura historia i en överblick eftersom vi använder en tabell På så sätt kan du hålla reda på följande fakturor och betalningar i Excel
Läs mer: Excel Faktura Tracker (format och användning)
2. Använd tabellfunktionen för att hålla reda på fakturor och betalningar i Excel
I det här avsnittet visar jag dig en enkel Excel tabell format så att vem som helst kan behålla fakturor och betalningar Vi går igenom beskrivningen nedan för att få en bättre förståelse.
Steg :
- Gör först ett diagram som följande bild.
- Välj den intervall B3:I8 och gå till Infoga >> Tabell
- A dialogruta kommer att dyka upp. Min tabell har rubriker och klicka på OK .
- Du kommer att se en tabell Vi kommer att skriva några nödvändiga formler. Skriv följande formel i cell F9 .
=SUMMA(F4:F8) 
Denna formel lagrar den totala summan faktura av den tabell med hjälp av SUMMA .
- Skriv sedan följande formel i cell G9 .
=SUMMA(G4:G8) 
Denna formel lagrar den totala summan betalda belopp.
- Skriv sedan ner formeln nedan.
=SUMMA(I4:I8) 
Denna formel lagrar den totala summan enastående av den tabell .
- Skriv nu formeln i cellen I4 .
=F4-G4 
Vi använder denna formel för att beräkna radvis enastående .
- Använd därefter Fyll på Handtag till AutoFill cellerna upp till I8 .
Nu lägger vi in några slumpmässiga data för att visa hur mallen fungerar.
På så sätt kan du hålla koll på fakturor och betalningar i Excel
Läs mer: Hur du håller reda på kundbetalningar i Excel (med enkla steg)
Liknande läsningar
- Hur man skapar en semesterkalender i Excel (ladda ner gratis mall)
- Hur man spårar aktier i Excel (ladda ner gratis mall)
- Mall för elever som spårar sina egna framsteg
- Hur man skapar en uppgiftsregistrering i Excel (ladda ner gratis mall)
- Excel-mall för uppföljning av elevernas framsteg (gratis nedladdning)
3. Lagra kundinformation automatiskt för att hålla reda på fakturor och betalningar i Excel
Om du har några stamkunder kan du behålla deras uppgifter och använda dem för att skapa en faktura och Betalning Detta kommer att vara till hjälp om de vill göra en beställning online. I följande beskrivning kommer jag att visa hur du kan göra detta. faktura och betalningsuppföljning .
Steg:
- Först lagrar du kundernas information på ett nytt blad.
- Skapa sedan ett Excel-diagram som följande bild i ett annat ark. Antag att vi vill göra ett faktura för idag och därför använder vi en formel med TODAY-funktionen för datumet. Och om du vill veta hur man skapar en tabell , gå till Avsnitt 2
=TODAY() 
- Därefter skapar du en namngiven serie för Faktureringsföretag I det här fallet har jag namngett den CustomerNamesLookup .
- Vi skapade en förteckning över datavalidering för Faktureringsföretag Välj därför cellen C3 och gå till Uppgifter >> Validering av data
- Därefter väljer du Lista från Tillåt: och och och ange Källa som ' =CustomerNamesLookup '.
- Klicka på OK .
- Därefter skapar du en annan namn för intervall B3:I5 av den Kundinformation. I det här fallet är det CustomerList .
- Nu ska vi sätta in några nödvändiga formler. Vi börjar med cellen C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)) 
Denna formel lagrar adress av den Faktureringsföretag . Vi använde VLOOKUP för att leta efter den CustomerList och CONCATENATE för att sätta in adress och Postnummer I följande bild ser du följande adress och Postnummer för Företaget Activision .
- Tryck på ENTER så ser du adressen till den valda kunden.
- Därefter skriver du följande formel i cellen C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="",""",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)""",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)))) 
Formeln kommer att söka efter CustomerList för att ange namnet på staden och stat där de bor.
- Du kommer att se namnet på staden och stat efter att ha tryckt på ENTER
- Därefter skriver du den här formeln i cellen E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"") 
Formeln ger dig kundens namn.
- Tryck på ENTER så ser du namnet på den person som kommer att kontakta dig på företagets vägnar.
- Därefter skriver du formeln i cell E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"") 
Du kan se telefonnummer av den kontaktperson efter att ha använt denna formel.
- Därefter trycker du på ENTER knappen och du kommer att se telefonnummer av personen.
- Skriv sedan följande formel i cell E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"") 
På så sätt får du tillgång till E-post-ID av kunden.
- Hit ENTER och du kommer att se E-post-ID i cellen E5 .
- Skriv in följande formel i H8 Här har vi använt logiska funktioner IF och OCH .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"") 
På så sätt får du totalfaktura för din produkt.
- Tryck på ENTER och AutoFill cellerna upp till H12 .
- Gör nu en namn för intervall B8:H12 . jag gav den namnet FakturaTabell .
- Skriv ner formeln nedan och tryck på ENTER .
=SUMMA(FakturaTabell[Totalt]) 
Detta kommer att lagra totalt belopp av faktura .
- För att fastställa skatt beloppet, ange följande formel i F14 och tryck på ENTER .
=D14*E14 
- Därefter skriver du återigen en formel i cellen H14 och tryck på ENTER .
=D14+F14+G14 
Denna formel ger dig det belopp som kunden ska betala.
Nu är allt klart. Låt oss lägga in några slumpmässiga data för att visa hur mallen fungerar.
Anta att EA Sports vill beställa följande produkter. Du anger bara produkterna och faktura information och välj EA Sports från rullgardinslista för att hitta sina kontakta information.
- Efter att ha valt EA Sports från förteckning över datavalidering Du kan enkelt komma i kontakt med dem.
På så sätt kan du hålla koll på dina fakturor och betalningar i Excel.
Läs mer: Hur du håller koll på inventarier i Excel (2 enkla metoder)
Övningssektionen
Här ger jag dig en mall så att du kan göra din egen mall.
Slutsats
I slutändan tror jag att mallarna i den här artikeln kommer att vara till hjälp för dig att hålla reda på fakturor och betalningar med hjälp av Excel. Om du inte vill göra dig besvär med att göra en egen mall för faktura och Betalning spårning, ladda bara ner filen och välj en mall som du vill ha. Om du har några synpunkter på den här artikeln kan du dela dem i kommentarsfältet. Det hjälper mig att berika mina kommande artiklar.
