एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक कैसे रखें (3 आदर्श उदाहरण)

Hugh West

16-05-2023 एक्सेल मूल बातें
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Hugh West

यह लेख दिखाता है कि एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक कैसे रखा जाए। किसी दुकान या बाजार में दैनिक गतिविधियों के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है। चालान और भुगतान का ट्रैक रखने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि आपको अपने ग्राहक से कितना पैसा मिलेगा और यह आपको उनसे कब मिलेगा।

इसमें डेटासेट, मैं आपको चालान और भुगतान का ट्रैक रखने के लिए पहला टेम्प्लेट दिखा रहा हूं।

चालान डाउनलोड करें और; भुगतान टेम्प्लेट (निःशुल्क)

चालान और भुगतान ट्रैकर.xlsx

एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक रखने के लिए 3 उदाहरण

1। हालिया और पिछली चालान राशियों को दिखा कर एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक रखना

इस अनुभाग में, मैं आपको एक विस्तृत चालान ट्रैकर व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए दिखाऊंगा। टेम्प्लेट आपको हाल के और पिछले दोनों चालान शीट में दिखाएगा। आइए देखें कि नीचे दिए गए विवरण में क्या है।

चरण:

  • पहले, निम्न चित्र जैसा एक चार्ट बनाएं।

  • रेंज B11:J12 चुनें और फिर इन्सर्ट >> टेबल
    • <पर जाएं 12>एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा और चेक करेगा मेरी टेबल में हेडर हैं ।
  • और फिर ओके पर क्लिक करें।

  • आपको एक तालिका दिखाई देगी उसके बाद, हम कुछ कक्षों में कुछ सूत्र टाइप करने जा रहे हैं।
  • निम्न सूत्र टाइप करें सेल में इफ़एरर फ़ंक्शन के साथ G12 और ENTER दबाएं।
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"")

हम गणना करने के लिए इस सूत्र का उपयोग करते हैं बकाया या बकाया राशियां।

  • फिर इस सूत्र को सेल H12 में टाइप करें और <1 दबाएं>ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"")

उपरोक्त सूत्र आपको दिखाएगा कि आपके ग्राहक ने <1 का भुगतान किया है या नहीं>चालान और बकाया की स्थिति । यहां, हमने नामित श्रेणी को वर्तमान दिनांक के लिए परिभाषित किया है और नाम PD है। यह आपको जानकारी भी देता है कि क्या आपके ग्राहक को आपसे कुछ रिटर्न मिलता है। हमने उस सूत्र में IF फ़ंक्शन का उपयोग किया था।

  • अब इस सूत्र का उपयोग सेल I12 में करें और ENTER दबाएं।
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"")

यह सूत्र आपको देय की अवधि के बारे में सूचित करता है।

।

  • अगला, सेल J12 में निम्न सूत्र टाइप करें और ENTER दबाएं।
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"")

उपरोक्त सूत्र चालान डेटा के बारे में एक नोट लेता है। यह एग्रीगेट फंक्शन का इस्तेमाल करता है। . =IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

हम इस फॉर्मूले का उपयोग चालान निश्चित समय अवधि में करने के लिए करते हैं।

  • उसके बाद, ENTER दबाएं और Fill Handel से AutoFill सेल तक का उपयोग करें 1>F9 ।

  • फिर सेल G6 में नीचे दिया गया सूत्र टाइप करें, ENTER <दबाएं 2>और भरें का उपयोग करें से ऑटोफ़िल से G9 तक के सेल को हैंडल करें।
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

यह सूत्र चालान एक निश्चित अवधि में संग्रहीत करेगा।

  • उसके बाद, हम इस सूत्र का उपयोग हाल के चालान संग्रहीत करने के लिए करेंगे सेल में B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

यह हाल के इनवॉइस सेल B5<में स्टोर करेगा 2>.

  • सेल में अन्य सूत्र B6 का उपयोग किया जाएगा।
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

यह हाल के समय के कुल चालान को सेल B6 में डाल देगा।

  • हम फिर से सेल D5 में निम्न सूत्र लिखते हैं और ENTER दबाते हैं।
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

यह पिछले बकाया की संख्या की गणना D5 में करेगा।

  • निम्न सूत्र टाइप करें सेल D6 में और ENTER दबाएं।
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

यह सूत्र पिछले बकाया की राशि को D5 में संग्रहीत करेगा। उपरोक्त प्रक्रिया में, हमने SUMIFS और COUNTIFS जैसे कुछ भिन्न कार्यों का उपयोग किया।

  • अब हम पूरी तरह तैयार हैं। मैंने आपको यह दिखाने के लिए कुछ रैंडम डेटा डाला है कि आपका चालान ट्रैकर कैसे काम करेगा।

इसका फायदा यह है कि अगर आप नई प्रविष्टियां डालते हैं , आप अद्यतन चालान इतिहास को एक नज़र में देखेंगे क्योंकि हम तालिका का उपयोग कर रहे हैं। इस तरह, आप एक्सेल में चालान और भुगतान

और अधिक पढ़ें: एक्सेल चालान ट्रैकर (प्रारूप औरउपयोग)

2. एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक रखने के लिए टेबल फीचर का उपयोग करना

इस अनुभाग में, मैं आपको एक सरल एक्सेल टेबल प्रारूप दिखाऊंगा ताकि कोई भी रख सके चालान और भुगतान इतिहास। आइए बेहतर समझ के लिए नीचे दिए गए विवरण को देखें।

चरण :

  • पहले, निम्न चित्र की तरह एक चार्ट बनाएं।

  • रेंज B3:I8 चुनें और इन्सर्ट >> टेबल <13 पर जाएं
  • एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। चेक करें मेरी टेबल में हेडर हैं और ओके पर क्लिक करें।

  • आपको एक टेबल दिखाई देगी दिखाएँ। हम कुछ आवश्यक सूत्र लिखेंगे। सेल F9 में निम्न सूत्र टाइप करें।
=SUM(F4:F8)

यह सूत्र संग्रहीत करेगा तालिका का कुल चालान SUM की मदद से।

  • फिर सेल G9<में निम्न सूत्र टाइप करें 2>.
=SUM(G4:G8)

यह फ़ॉर्मूला कुल भुगतान राशि<को संग्रहीत करेगा। 3>

  • उसके बाद नीचे दिए गए सूत्र को लिख लें।
=SUM(I4:I8)

यह सूत्र टेबल के कुल बकाया संग्रहित करेगा।

  • अब सेल I4 में फॉर्मूला टाइप करें।
    • <14 =F4-G4

    हम इस फॉर्मूले का उपयोग पंक्तिवार बकाया की गणना करने के लिए करते हैं।

    • उसके बाद, भरें हैंडल स्वत: भरण कोशिकाओं तक का उपयोग करें I8 ।

    अब हम आपको यह दिखाने के लिए कुछ रैंडम डेटा डालते हैं कि यह टेम्प्लेट कैसे काम करता है।

    इस प्रकार, आप चालान का चालान और भुगतान Excel में

    ट्रैक रख सकते हैं

    अधिक पढ़ें: एक्सेल में ग्राहक भुगतान का ट्रैक कैसे रखें (आसान चरणों के साथ)

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    3. एक्सेल में चालान और भुगतान का ट्रैक रखने के लिए स्वचालित रूप से ग्राहकों की जानकारी संग्रहीत करना

    यदि आपके पास कुछ नियमित ग्राहक हैं, तो आप उनकी जानकारी रख सकते हैं और उनका उपयोग चालान और <1 बनाने के लिए कर सकते हैं>भुगतान

    पर्ची। यह मददगार होगा अगर वे ऑनलाइन ऑर्डर देना चाहते हैं। निम्नलिखित विवरण में, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे आप यह चालान और भुगतान ट्रैकर बना सकते हैं।

    चरण:

    • सबसे पहले, अपने ग्राहकों की जानकारी को एक नई शीट पर स्टोर करें। चादर। मान लीजिए कि हम आज के लिए चालान ट्रैकर बनाना चाहते हैं और इसलिए हम दिनांक के लिए TODAY फ़ंक्शन के साथ एक सूत्र का उपयोग करते हैं। और अगर तुम चाहोयह जानने के लिए कि टेबल कैसे बनाया जाता है, सेक्शन 2
    =TODAY()

    <पर जाएं 3>

    • उसके बाद, बिलर कंपनी के लिए नामित श्रेणी बनाएं। इस मामले में, मैंने इसे CustomerNamesLookup नाम दिया। बिलर कंपनी . उस कारण से, सेल C3 का चयन करें और डेटा >> डेटा सत्यापन
    • उसके बाद, सूची चुनें Allow: अनुभाग से Source ' =CustomerNamesLookup ' के रूप में सेट करें।
    • OK क्लिक करें .

    • उसके बाद, श्रेणी B3:I5 के के लिए एक और नाम बनाएं ग्राहक जानकारी इस मामले में, यह ग्राहक सूची है।

    • अब हम कुछ आवश्यक सूत्र डालने जा रहे हैं . सेल C4 से शुरू करते हैं।
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

    यह फॉर्मूला <1 को स्टोर करेगा बिलर कंपनी का पता। हमने VLOOKUP का उपयोग CustomerList और CONCATENATE को खोजने के लिए पता और ZIP Code का उपयोग किया। निम्न छवि में, आप एक्टिविशन कंपनी के लिए पता और ज़िप कोड देखेंगे।

    • दबाएं ENTER बटन और आपको अपने चयनित ग्राहक का पता दिखाई देगा।

    • उसके बाद, सेल C5 में निम्न सूत्र टाइप करें .
    =IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE))))

    सूत्र होगा शहर और राज्य जहां वे रहते हैं, का नाम प्रदान करने के लिए ग्राहक सूची खोजें।

    • आपको नाम दिखाई देगा शहर और राज्य के बाद ENTER

    • उसके बाद , इस सूत्र को कक्ष E3 में टाइप करें।
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"")

    सूत्र आपको प्रदान करेगा ग्राहक के नाम के साथ।

    • ENTER बटन दबाएं और आपको उस व्यक्ति का नाम दिखाई देगा जो कंपनी की ओर से आपसे संपर्क करेगा।

    • उसके बाद सेल E4 में फॉर्मूला लिख ​​लें।
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"")

    इस सूत्र का उपयोग करने के बाद आप संपर्क व्यक्ति का फ़ोन नंबर देख सकते हैं।

    • उसके बाद, ENTER बटन दबाएं और आपको उस व्यक्ति का फ़ोन नंबर दिखाई देगा।

    • फिर दोबारा, सेल E5 में निम्न सूत्र टाइप करें।
    =IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"")

    यह आपको ग्राहक की ईमेल आईडी प्रदान करेगा।

    • हाय t ENTER और आपको ईमेल आईडी सेल E5 में दिखाई देगा।

    • निम्न सूत्र को H8 में टाइप करें। यहां हमने लॉजिक फ़ंक्शन का इस्तेमाल किया IF और AND .
    =IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"")

    यह आपको आपके उत्पाद के लिए कुल चालान मिलेगा।

    • ENTER दबाएं और ऑटोफिल दबाएं <1 तक के सेल>H12 .

    • अब एक नाम बनाएं श्रेणी B8:H12 के लिए। मैंने इसे इनवॉयसटेबल नाम दिया।

    • नीचे दिया गया फॉर्मूला लिखें और ENTER दबाएं।
    =SUM(InvoiceTable[Total])

    यह कुल की राशि चालान संग्रहित करेगा।

    • कर राशि निर्धारित करने के लिए F14 में निम्न सूत्र टाइप करें और ENTER दबाएं।
    =D14*E14

    • उसके बाद सेल H14 में दोबारा फॉर्मूला टाइप करें और ENTER<2 दबाएं>.
    =D14+F14+G14

    यह फ़ॉर्मूला आपको वह राशि देगा जो ग्राहक को चुकानी होगी।

    अब आप पूरी तरह तैयार हैं। यह टेम्प्लेट कैसे काम करता है, यह दिखाने के लिए आइए कुछ रैंडम डेटा डालते हैं।

    मान लीजिए EA स्पोर्ट्स निम्नलिखित आइटम ऑर्डर करना चाहता है। आप केवल उत्पादों और इनवॉइस जानकारी डालते हैं और ड्रॉप डाउन सूची से ईए स्पोर्ट्स का चयन करते हैं ताकि उनकी संपर्क जानकारी

    मिल सके।

    • डेटा सत्यापन सूची से ईए स्पोर्ट्स चुनने के बाद, आप उनसे आसानी से संपर्क कर सकते हैं।

    इस प्रकार, आप एक्सेल में अपने चालान और भुगतान का ट्रैक रख सकते हैं।

    और पढ़ें: एक्सेल में इन्वेंटरी का ट्रैक कैसे रखें (2 आसान तरीके)

    प्रैक्टिस सेक्शन

    यहां मैं आपको एक टेम्प्लेट दे रहा हूं ताकि आप अपना अपना टेम्पलेट।

    निष्कर्ष

    अंत में, मेरा मानना ​​है कि इस लेख के टेम्पलेट आपको रखने में मददगार होंगेएक्सेल की मदद से चालान और भुगतान का ट्रैक। अगर आप चालान और भुगतान ट्रैकिंग के लिए अपना खुद का टेम्प्लेट बनाने में परेशानी नहीं उठाना चाहते हैं, तो बस फ़ाइल डाउनलोड करें और अपनी इच्छा का टेम्प्लेट चुनें। यदि आपके पास इस लेख के बारे में कोई प्रतिक्रिया है, तो कृपया उन्हें कमेंट बॉक्स में साझा करें। इससे मुझे अपने आगामी लेखों को समृद्ध बनाने में मदद मिलेगी।

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ह्यूग वेस्ट उद्योग में 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक अत्यधिक अनुभवी एक्सेल ट्रेनर और विश्लेषक है। उनके पास लेखा और वित्त में स्नातक की डिग्री और व्यवसाय प्रशासन में मास्टर डिग्री है। ह्यूग को पढ़ाने का शौक है और उन्होंने एक अद्वितीय शिक्षण दृष्टिकोण विकसित किया है जिसका पालन करना और समझना आसान है। एक्सेल के उनके विशेषज्ञ ज्ञान ने दुनिया भर में हजारों छात्रों और पेशेवरों को अपने कौशल में सुधार करने और अपने करियर में उत्कृष्टता हासिल करने में मदद की है। अपने ब्लॉग के माध्यम से, ह्यूग दुनिया के साथ अपने ज्ञान को साझा करता है, व्यक्तियों और व्यवसायों को उनकी पूरी क्षमता तक पहुंचने में मदद करने के लिए मुफ्त एक्सेल ट्यूटोरियल और ऑनलाइन प्रशिक्षण प्रदान करता है।