Taula de continguts
L'article mostra com fer un seguiment de factures i pagaments a Excel. És bastant important per a les activitats diàries en una botiga o mercat. Fer un seguiment de factures i pagaments us ajudarà a esbrinar quants diners obtindreu del vostre client i quan els obtindreu.
En el conjunt de dades, us mostro la primera plantilla per fer un seguiment de factures i pagaments .
Baixeu Factura i amp; Plantilla de pagament (gratuïta)
Factures i pagaments Tracker.xlsx
3 exemples per fer un seguiment de factures i pagaments a Excel
1. Feu un seguiment de les factures i els pagaments a Excel mostrant els imports de les factures recents i anteriors
En aquesta secció, us mostraré un seguiment de factures detallat per a finalitats comercials. La plantilla us mostrarà les factures recents i anteriors al full. Vegem què hi ha a la descripció següent.
Pasos:
- Primer, feu un gràfic com la imatge següent.
- Seleccioneu l' interval B11:J12 i després aneu a Insereix >> Taula
- Apareixerà un quadre de diàleg i marcarà La meva taula té capçaleres .
- I després feu clic a D'acord .
- Veureu una taula Després d'això, escriurem algunes fórmules en algunes cel·les.
- Escriu la fórmula següent. amb la funció IFERROR a la cel·la G12 i premeu ENTER .
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"") Utilitzem aquesta fórmula per calcular quotes o imports pendents .
- A continuació, escriviu aquesta fórmula a la cel·la H12 i premeu ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"") 
La fórmula anterior us mostrarà si el vostre client ha pagat el factura i l' estat del vengut . Aquí, hem definit un interval amb nom per a la data actual i el nom és PD . També us proporciona la informació si el vostre client obté algun retorn de la vostra part. Hem utilitzat la funció IF en aquesta fórmula.
- Ara utilitzeu aquesta fórmula a la cel·la I12 i premeu ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"") Aquesta fórmula us informa sobre la durada del degut .
. 
- A continuació, escriviu la fórmula següent a la cel·la J12 i premeu ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"") La fórmula anterior pren una nota sobre les dades de factura . Utilitza la funció AGGREGATE .
- Anoteu la fórmula següent a la cel·la F6 i premeu ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") Utilitzem aquesta fórmula per posar el nombre de factures en una durada determinada.
- Després d'això, premeu ENTER i utilitzeu el Annex d'emplenament per Emplenar automàticament les cel·les fins a F9 .
- A continuació, escriviu la fórmula que es mostra a continuació a la cel·la G6 , premeu ENTER i utilitzeu EmplenarGestioneu a Emplenar automàticament les cel·les fins a G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") 
Aquesta fórmula emmagatzemarà les factures en un període determinat.
- Després, utilitzarem aquesta fórmula per emmagatzemar factures recents a la cel·la B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") Desarà factures recents a la cel·la B5 .
- S'utilitzarà una altra fórmula a la cel·la B6 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") Això posarà les factures totals de les últimes vegades a la cel·la B6 .
- Tornem a escriure la fórmula següent a la cel·la D5 i premem ENTER .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
Això calcularà el nombre de deutes passades a D5 .
- Escriviu la fórmula següent a la cel·la D6 i premeu ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
Aquesta fórmula emmagatzemarà l'import de les deus vengudes a D5 . En el procés anterior, hem utilitzat algunes funcions diferents, com ara SUMIFS i COUNTIFS .
- Ara ja ho tenim tot. Acabo de posar algunes dades aleatòries per mostrar-vos com funcionarà el vostre seguiment de factures .
L'avantatge és que si poseu entrades noves. , veureu l' historial de factures actualitzat d'un cop d'ull mentre estem utilitzant una taula . D'aquesta manera, podeu fer un seguiment de factures i pagaments a Excel
Llegir més: Excel Invoice Tracker (format iÚs)
2. Ús de la funció de taula per fer un seguiment de les factures i els pagaments a Excel
En aquesta secció, us mostraré un format de taula senzill d'Excel perquè qualsevol pugui conservar el Factures i historial de pagaments. Repassem la descripció següent per entendre-ho millor.
Pasos :
- Primer, feu un gràfic com la imatge següent.
- Seleccioneu l' interval B3:I8 i aneu a Insereix >> Taula
- Apareixerà un quadre de diàleg . Marqueu La meva taula té capçaleres i feu clic a D'acord .
- Veureu una taula apareix. Escriurem algunes fórmules necessàries. Escriviu la fórmula següent a la cel·la F9 .
=SUM(F4:F8) 
Aquesta fórmula emmagatzemarà el total factura de la taula amb l'ajuda de SUMA .
- A continuació, escriviu la fórmula següent a la cel·la G9 .
=SUM(G4:G8) 
Aquesta fórmula emmagatzemarà l'import pagat total.
- Després d'això, escriu la fórmula que es mostra a continuació.
=SUM(I4:I8) 
Això La fórmula emmagatzemarà el excel·lent total de la taula .
- Ara escriviu la fórmula a la cel·la I4 .
=F4-G4 
Utilitzem aquesta fórmula per calcular per fila excepcional .
- Després d'això, utilitzeu el mànec Emplenar per Emplenar automàticament les cel·les fins a I8 .
Ara posem algunes dades aleatòries per mostrar-vos com funciona aquesta plantilla.
Així, podeu seguir de factures i pagaments a Excel
Llegir més: Com fer un seguiment dels pagaments dels clients a Excel (amb passos senzills)
Lectures similars
- Com crear un permís Tracker a Excel (descarregueu la plantilla gratuïta)
- Com fer el seguiment de les accions a Excel (descarregueu la plantilla gratuïta)
- Estudiants que fan el seguiment de la seva pròpia plantilla de progrés
- Com crear un seguiment de tasques a Excel (descàrrega de la plantilla gratuïta)
- Seguiment de la plantilla d'Excel del progrés de l'estudiant (descàrrega gratuïta)
3. Emmagatzematge automàtic de la informació dels clients per fer un seguiment de les factures i els pagaments a Excel
Si teniu alguns clients habituals, podeu conservar la seva informació i utilitzar-los per crear una factura i full de pagament . Això serà útil si volen fer una comanda en línia. A la descripció següent, us mostraré com podeu fer aquesta factura i seguiment de pagaments .
Passos:
- Primer, emmagatzema la informació dels teus clients en un full nou.
- A continuació, crea un gràfic d'Excel com la imatge següent en un altre fulla. Suposem que volem fer un seguiment de factures per avui i, per tant, fem servir una fórmula amb la funció AVUI per a la data. I si volsper saber com crear una taula , aneu a Secció 2
=TODAY() 
- Després, creeu un interval amb nom per a l' empresa de facturació . En aquest cas, li vaig anomenar CustomerNamesLookup .
- Vam crear una llista de validació de dades per al empresa de facturació . Per aquest motiu, seleccioneu la cel·la C3 i aneu a Dades >> Validació de dades
- Després, seleccioneu Llista des de la secció Permetre: i establir la Font com a " =Cerca de noms del client ".
- Feu clic a D'acord .
- Després d'això, creeu un altre nom per a l' interval B3:I5 del informació del client En aquest cas, és CustomerList .
- Ara posarem algunes fórmules necessàries . Comencem per la cel·la C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)) 
Aquesta fórmula emmagatzemarà el adreça de l' empresa de facturació . Hem utilitzat VLOOKUP per cercar la CustomerList i CONCATENATE per posar l' adreça i el codi postal . A la imatge següent, veureu l' adreça i el codi postal de l' empresa d'Activision .
- Premeu ENTER i veureu l'adreça del vostre client seleccionat.
- Després, escriviu la fórmula següent a la cel·la C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)))) 
La fórmula seràcerqueu la Llista de clients per proporcionar el nom de la ciutat i de l' estat on viuen.
- Veureu el nom. de la ciutat i estat després de prémer ENTER
- Després d'això , escriviu aquesta fórmula a la cel·la E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"") 
La fórmula us proporcionarà amb el nom del client.
- Premeu el botó ENTER i veureu el nom de la persona que es posarà en contacte amb vosaltres en nom de l'empresa.
- Després, escriu la fórmula a la cel·la E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"") 
Podeu veure el número de telèfon del home de contacte després d'utilitzar aquesta fórmula.
- Després d'això, premeu el botó ENTER i veureu el número de telèfon de la persona.
- A continuació, torneu a escriure la fórmula següent a la cel·la E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"") 
Això us proporcionarà l' identificador de correu electrònic del client.
- Hola t ENTER i veuràs l' ID de correu electrònic a la cel·la E5 .
- Escriviu la fórmula següent a H8 . Aquí hem utilitzat funcions lògiques SI i AND .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"") 
Això us donarà la factura total del vostre producte.
- Premeu ENTER i Emplena automàticament les cel·les fins a H12 .
- Ara fes un nom per a l' interval B8:H12 . Li vaig anomenar InvoiceTable .
- Escriviu la fórmula següent i premeu ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total]) 
Això emmagatzemarà l' import total de la factura .
- Per determinar l'import impost , escriviu la fórmula següent a F14 i premeu INTRO .
=D14*E14 
- Després, torneu a escriure una fórmula a la cel·la H14 i premeu ENTER .
=D14+F14+G14 
Aquesta fórmula us donarà l'import que ha de pagar el client.
Ja esteu tot a punt. Posem algunes dades aleatòries per mostrar-vos com funciona aquesta plantilla.
Suposem que EA Sports vol demanar els articles següents. Només heu de posar els productes i informació de la factura i seleccionar EA Sports a la llista desplegable per trobar la seva informació de contacte .
- Després de triar EA Sports de la llista de validació de dades , podeu contactar-hi fàcilment.
Així, podeu fer un seguiment de les vostres factures i pagaments a Excel.
Més informació: Com fer un seguiment de l'inventari a Excel (2 mètodes fàcils)
Secció de pràctiques
Aquí us dono una plantilla perquè pugueu fer la vostra plantilla pròpia.
Conclusió
Al final, crec que les plantilles d'aquest article us seran útils per mantenirseguiment de factures i pagaments amb l'ajuda d'Excel. Si no us voleu preocupar per crear la vostra pròpia plantilla per al seguiment de factures i pagaments , només cal que baixeu el fitxer i trieu la plantilla que vulgueu. Si teniu comentaris sobre aquest article, compartiu-los al quadre de comentaris. Això m'ajudarà a enriquir els meus propers articles.
