Cách theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel (3 ví dụ lý tưởng)

Hugh West

16-05-2023 Khái niệm cơ bản về Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Hugh West

Bài viết cho biết cách theo dõi hóa đơn và thanh toán trong excel. Nó khá quan trọng đối với các hoạt động hàng ngày trong cửa hàng hoặc chợ. Theo dõi hóa đơn và thanh toán sẽ giúp bạn biết được số tiền bạn sẽ nhận được từ khách hàng của mình và khi nào bạn sẽ nhận được số tiền đó từ họ.

Trong phần tập dữ liệu, tôi sẽ hiển thị cho bạn mẫu đầu tiên để theo dõi hóa đơn và thanh toán .

Tải xuống Hóa đơn & Mẫu thanh toán (Miễn phí)

Invoices and Payment Tracker.xlsx

3 ví dụ để theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel

1. Theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel bằng cách hiển thị số tiền hóa đơn gần đây và quá khứ

Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn trình theo dõi hóa đơn chi tiết cho mục đích kinh doanh. Mẫu sẽ hiển thị cho bạn cả hóa đơn gần đây và trước đây trong trang tính. Hãy xem phần mô tả bên dưới có gì.

Các bước:

  • Đầu tiên, hãy tạo một biểu đồ như hình ảnh sau đây.

  • Chọn phạm vi B11:J12 rồi chuyển đến Chèn >> Bảng
  • Một hộp thoại sẽ hiển thị và kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề .
  • Và sau đó nhấp vào OK .

  • Bạn sẽ thấy một bảng Sau đó, chúng ta sẽ nhập một số công thức vào một số ô.
  • Nhập công thức sau với Hàm IFERROR trong ô G12 và nhấn ENTER .
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"")

Chúng tôi sử dụng công thức này để tính toán số tiền phải trả hoặc chưa thanh toán .

  • Sau đó nhập công thức này vào ô H12 và nhấn ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"")

Công thức trên sẽ cho bạn biết liệu khách hàng của bạn có trả hóa đơn và trạng thái của đến hạn . Ở đây, chúng tôi đã xác định một phạm vi được đặt tên cho ngày hiện tại và tên là PD . Nó cũng cung cấp cho bạn thông tin nếu khách hàng của bạn nhận được một số lợi nhuận từ bạn. Chúng tôi đã sử dụng Hàm IF trong công thức đó.

  • Bây giờ, hãy sử dụng công thức này trong ô I12 và nhấn ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"")

Công thức này thông báo cho bạn về khoảng thời gian đến hạn .

.

  • Tiếp theo, nhập công thức sau vào ô J12 và nhấn ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"")

Công thức trên ghi chú về dữ liệu hóa đơn . Nó sử dụng Hàm TỔNG HỢP .

  • Viết công thức bên dưới vào ô F6 và nhấn ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

Chúng tôi sử dụng công thức này để đặt số lượng hóa đơn trong khoảng thời gian nhất định.

  • Sau đó, nhấn ENTER và sử dụng Fill Handle để Tự động điền các ô lên đến F9 .

  • Sau đó nhập công thức được cung cấp bên dưới vào ô G6 , nhấn ENTER và sử dụng ĐiềnXử lý để Tự động điền các ô lên đến G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

Công thức này sẽ lưu trữ hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định.

  • Sau đó, chúng tôi sẽ sử dụng công thức này để lưu trữ hóa đơn gần đây trong ô B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

Nó sẽ lưu hóa đơn gần đây trong ô B5 .

  • Một công thức khác trong ô B6 sẽ được sử dụng.
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

Thao tác này sẽ đưa tổng số hóa đơn của thời gian gần đây vào ô B6 .

  • Chúng ta viết lại công thức sau vào ô D5 và nhấn ENTER .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

Thao tác này sẽ tính toán số khoản phí quá hạn trong D5 .

  • Nhập công thức sau trong ô D6 và nhấn ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

Công thức này sẽ lưu số tiền các khoản phí quá hạn trong D5 . Trong quá trình trên, chúng ta đã sử dụng một số hàm khác nhau như SUMIFS và COUNTIFS .

  • Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng. Tôi chỉ đặt một số dữ liệu ngẫu nhiên để cho bạn thấy trình theo dõi hóa đơn của bạn sẽ hoạt động như thế nào.

Ưu điểm là nếu bạn đặt các mục nhập mới , bạn sẽ thấy nhanh lịch sử hóa đơn được cập nhật vì chúng tôi đang sử dụng bảng . Bằng cách này, bạn có thể theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel

Đọc thêm: Trình theo dõi hóa đơn Excel (Định dạng vàCách sử dụng)

2. Sử dụng tính năng bảng để theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel

Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn định dạng bảng đơn giản của Excel để bất kỳ ai cũng có thể giữ hóa đơn và thanh toán lịch sử. Hãy cùng xem qua phần mô tả bên dưới để hiểu rõ hơn.

Các bước thực hiện :

  • Đầu tiên, hãy tạo một biểu đồ như hình dưới đây.

  • Chọn phạm vi B3:I8 và chuyển đến Chèn >> Bảng
  • Một hộp thoại sẽ hiển thị. Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề và nhấp vào OK .

  • Bạn sẽ thấy bảng xuất hiện. Chúng tôi sẽ viết một số công thức cần thiết. Nhập công thức sau vào ô F9 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

Công thức này sẽ lưu trữ tổng hóa đơn của bảng với sự trợ giúp của SUM .

  • Sau đó nhập công thức sau vào ô G9 .
=SUM(G4:G8)

Công thức này sẽ lưu tổng số tiền đã thanh toán .

  • Sau đó, viết lại công thức dưới đây.
=SUM(I4:I8)

Điều này công thức sẽ lưu trữ tổng chưa trả của bảng .

  • Bây giờ hãy nhập công thức vào ô I4 .
=F4-G4

Chúng tôi sử dụng công thức này để tính toán xuất sắc theo hàng.

  • Sau đó, sử dụng Tay cầm Điền để Tự động điền các ô tối đa I8 .

Bây giờ chúng tôi đặt một số dữ liệu ngẫu nhiên để cho bạn thấy mẫu này hoạt động như thế nào.

Do đó, bạn có thể theo dõi của hóa đơn và các khoản thanh toán trong Excel

Đọc thêm: Cách theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng trong Excel (với các bước đơn giản)

Bài đọc tương tự

  • Cách tạo nghỉ phép Trình theo dõi trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
  • Cách theo dõi hàng tồn kho trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
  • Sinh viên theo dõi mẫu tiến độ của riêng mình
  • Cách tạo Trình theo dõi nhiệm vụ trong Excel (Tải xuống mẫu miễn phí)
  • Mẫu Excel theo dõi tiến độ của học sinh (Tải xuống miễn phí)

3. Tự động lưu trữ thông tin khách hàng để theo dõi hóa đơn và thanh toán trong Excel

Nếu bạn có một số khách hàng thường xuyên, bạn có thể giữ thông tin của họ và sử dụng chúng để tạo hóa đơn và thanh toán phiếu thanh toán. Điều này sẽ hữu ích nếu họ muốn đặt hàng trực tuyến. Trong phần mô tả sau đây, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tạo hóa đơn và trình theo dõi thanh toán này.

Các bước:

  • Trước tiên, hãy lưu trữ thông tin khách hàng của bạn trên một trang tính mới.

  • Sau đó, tạo một biểu đồ Excel như hình dưới đây trong một biểu đồ khác tờ giấy. Giả sử chúng tôi muốn tạo một trình theo dõi hóa đơn cho ngày hôm nay và vì vậy chúng tôi sử dụng công thức với Hàm TODAY cho ngày. Và nếu bạn muốnđể biết cách tạo bảng , hãy chuyển đến Phần 2
=TODAY()

  • Sau đó, tạo dải ô được đặt tên cho công ty lập hóa đơn . Trong trường hợp này, tôi đặt tên nó là CustomerNamesLookup .

  • Chúng tôi đã tạo danh sách xác thực dữ liệu cho công ty lập hóa đơn . Vì lý do đó, hãy chọn ô C3 và chuyển đến Dữ liệu >> Xác thực dữ liệu
  • Sau đó, chọn Danh sách từ phần Cho phép: và đặt Nguồn là ' =CustomerNamesLookup '.
  • Nhấp vào OK .

  • Sau đó, tạo tên khác cho dải ô B3:I5 của thông tin khách hàng Trong trường hợp này, đó là Danh sách khách hàng .

  • Bây giờ chúng ta sẽ đưa vào một số công thức cần thiết . Hãy bắt đầu với ô C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

Công thức này sẽ lưu trữ địa chỉ của công ty lập hóa đơn . Chúng tôi đã sử dụng Vlookup để tìm kiếm Danh sách khách hàng và CONCATENATE để đặt địa chỉ và Mã ZIP . Trong hình ảnh sau đây, bạn sẽ thấy địa chỉ và Mã ZIP của Công ty Activision .

  • Nhấn nút NHẬP nút và bạn sẽ thấy địa chỉ của khách hàng đã chọn.

  • Sau đó, nhập công thức sau vào ô C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE))))

Công thức sẽtra cứu Danh sách khách hàng để cung cấp tên của thành phố và tiểu bang nơi họ sinh sống.

  • Bạn sẽ thấy tên của thành phố và tiểu bang sau khi nhấn ENTER

  • Sau đó , nhập công thức này vào ô E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"")

Công thức sẽ cung cấp cho bạn với tên của khách hàng.

  • Nhấn nút ENTER và bạn sẽ thấy tên của người sẽ liên hệ với bạn thay mặt cho công ty.

  • Sau đó, viết công thức vào ô E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"")

Bạn có thể thấy số điện thoại của người liên hệ sau khi sử dụng công thức này.

  • Sau đó, nhấn nút ENTER và bạn sẽ thấy số điện thoại của người đó.

  • Sau đó, nhập lại công thức sau vào ô E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"")

This sẽ cung cấp cho bạn ID email của khách hàng.

  • Xin chào t ENTER và bạn sẽ thấy ID email trong ô E5 .

  • Nhập công thức sau vào H8 . Ở đây, chúng tôi đã sử dụng các hàm logic IF và AND .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"")

Điều này sẽ cung cấp cho bạn tổng hóa đơn cho sản phẩm của bạn.

  • Nhấn ENTER và Tự động điền các ô cho đến H12 .

  • Bây giờ hãy đặt tên cho phạm vi B8:H12 . Tôi đã đặt tên cho nó InvoiceTable .

  • Viết công thức bên dưới và nhấn ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total])

Điều này sẽ lưu trữ tổng số tiền của hóa đơn .

  • Để xác định số tiền thuế , hãy nhập công thức sau vào F14 và nhấn ENTER .
=D14*E14

  • Sau đó, nhập lại công thức vào ô H14 và nhấn ENTER .
=D14+F14+G14

Công thức này sẽ cho bạn số tiền mà khách hàng phải trả.

Bạn đã sẵn sàng. Chúng ta hãy đặt một số dữ liệu ngẫu nhiên để cho bạn thấy mẫu này hoạt động như thế nào.

Giả sử EA Sports muốn đặt hàng các mặt hàng sau. Bạn chỉ cần đặt thông tin về sản phẩm và hóa đơn rồi chọn EA Sports từ danh sách thả xuống để tìm thông tin liên hệ của họ.

  • Sau khi chọn EA Sports từ danh sách xác thực dữ liệu , bạn có thể dễ dàng liên hệ với họ.

Do đó, bạn có thể theo dõi hóa đơn và các khoản thanh toán của mình trong Excel.

Đọc thêm: Cách Theo dõi Hàng tồn kho trong Excel (2 Phương pháp Đơn giản)

Phần Thực hành

Sau đây, tôi cung cấp cho bạn một mẫu để bạn có thể thực hiện mẫu riêng.

Kết luận

Cuối cùng, tôi tin rằng các mẫu của bài viết này sẽ hữu ích để bạn lưu giữtheo dõi hóa đơn và thanh toán với sự trợ giúp của Excel. Nếu bạn không muốn tự tạo  mẫu của riêng mình để theo dõi hóa đơn và thanh toán , chỉ cần tải xuống tệp và chọn một mẫu bạn muốn. Nếu bạn có bất kỳ phản hồi nào liên quan đến bài viết này, vui lòng chia sẻ chúng trong hộp bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm phong phú các bài viết sắp tới của mình.

Bài tiếp theo Cách tìm giá trị trung bình của phân phối tần suất trong Excel (4 cách dễ dàng)

Hugh West là một nhà phân tích và huấn luyện viên Excel giàu kinh nghiệm với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Ông có bằng Cử nhân Tài chính Kế toán và bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh. Hugh có niềm đam mê giảng dạy và đã phát triển một phương pháp giảng dạy độc đáo, dễ hiểu và dễ theo dõi. Kiến thức chuyên môn về Excel của ông đã giúp hàng nghìn sinh viên và chuyên gia trên toàn thế giới cải thiện kỹ năng và xuất sắc trong sự nghiệp của họ. Thông qua blog của mình, Hugh chia sẻ kiến ​​thức của mình với mọi người, cung cấp các hướng dẫn Excel miễn phí và đào tạo trực tuyến để giúp các cá nhân và doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của họ.