Mục lục
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn 4 các phương pháp đơn giản để tự động sắp xếp trong excel khi nhập dữ liệu. Bạn có thể nhanh chóng sử dụng các phương pháp này ngay cả trong các tập dữ liệu lớn để sắp xếp các giá trị theo bất kỳ thứ tự cụ thể nào. Trong suốt hướng dẫn này, bạn cũng sẽ tìm hiểu một số công cụ và chức năng excel quan trọng sẽ rất hữu ích trong bất kỳ tác vụ nào liên quan đến excel.
Tải xuống Sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
Tự động sắp xếp khi nhập dữ liệu.xlsx
4 phương pháp đơn giản để tự động sắp xếp trong Excel khi nhập dữ liệu
Chúng tôi đã thực hiện một tập dữ liệu ngắn gọn để giải thích rõ ràng các bước. Tập dữ liệu có khoảng 6 hàng và 3 cột. Ban đầu, chúng tôi đang giữ tất cả các ô ở định dạng Chung. Đối với tất cả các bộ dữ liệu, chúng tôi có 3 cột duy nhất là Sản phẩm, Lưu trữ (đơn vị), và Dữ liệu được sắp xếp . Mặc dù chúng tôi có thể thay đổi số cột sau này.
1. Sử dụng hàm SORT để sắp xếp tăng dần
Hàm SORT trong excel sắp xếp các giá trị trong phạm vi mà chúng tôi cung cấp làm đầu vào theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Hãy cho chúng tôi xem cách sử dụng chức năng này để tự động sắp xếp trong excel khi chúng tôi nhập bất kỳ loại dữ liệu nào.
Các bước:
- Đầu tiên, chuyển đến ô E5 và chèn công thức sau:
=SORT(B5:C10,2,1) 
- Bây giờ, nhấn Enter và thao tác này sẽ chèn dữ liệu sau khi sắp xếpchúng theo tiêu chí đã đặt.
- Tại đây, nếu bây giờ bạn thay đổi giá trị Storage units trong bảng đầu tiên cho bất kỳ sản phẩm nào, thao tác này sẽ tự động sắp xếp sản phẩm đó trong bảng thứ hai.
Đọc thêm: Cách sắp xếp dữ liệu theo giá trị trong Excel (5 phương pháp dễ dàng)
2 .Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Chúng ta cũng có thể sử dụng hàm SORT để tự động sắp xếp trong excel theo thứ tự giảm dần khi dữ liệu được nhập ngẫu nhiên. Thực hiện theo các bước bên dưới để thực hiện việc này.
Các bước:
- Để bắt đầu, nhấp đúp vào ô E5 và nhập công thức bên dưới:
=SORT(B5:C10,2,-1) 
- Tiếp theo, nhấn phím Enter và bạn nên lấy dữ liệu theo thứ tự giảm dần.
- Bây giờ, nếu bạn thay đổi bất kỳ giá trị nào trong dữ liệu chính, nó sẽ tự động sắp xếp giá trị đó trong dữ liệu mới.
Đọc thêm: Cách sắp xếp dữ liệu chữ và số trong Excel (với các bước đơn giản)
3. Tự động sắp xếp nhiều cột
Nếu bạn muốn tự động sắp xếp nhiều cột trong excel khi nhập dữ liệu, thì bạn có thể làm theo phương pháp này. Dưới đây là các bước chi tiết.
Các bước:
- Để bắt đầu phương pháp này, hãy nhấp đúp vào ô E5 và chèn công thức bên dưới:
=SORT(B5:C10,{1,2},{1,1}) 
- Tiếp theo, nhấn phím Enter và do đó , thao tác này sẽ sắp xếp các cột 2 của bảng dữ liệu chính ngay cả khi chúng ta thay đổi bất kỳ giá trị nào từnó.
Bài đọc tương tự
- Cách sắp xếp theo màu trong Excel (4 tiêu chí )
- Sắp xếp ngẫu nhiên trong Excel (Công thức + VBA)
- Cách sắp xếp theo họ trong Excel (4 phương pháp)
- Học lập trình Excel VBA & Macro (Hướng dẫn miễn phí – Từng bước)
- Cách tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh trong Excel
4. Áp dụng hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP trong excel có thể tra cứu giá trị theo chiều dọc trong bảng. Trong phương pháp này, chúng ta sẽ xem cách áp dụng chức năng này để tự động sắp xếp trong excel khi chúng ta nhập bất kỳ loại dữ liệu nào.
Các bước:
- Đối với này, điều hướng đến ô B5 và chèn công thức bên dưới:
=RANK.EQ(D5,$D$5:$D$10) 
- Sau đó, nhấn Enter thao tác này sẽ quyết định thứ hạng cho tất cả các giá trị dữ liệu.
- Tiếp theo, hãy viết thủ công thứ hạng trong bảng thứ hai theo thứ tự tăng dần như trong hình bên dưới.
- Sau đó, nhập công thức này vào ô G5 :
=VLOOKUP(F5,$B$5:$D$10,2,FALSE) 
- Sau đó, nhấn phím Enter rồi chèn công thức sau vào ô H5 :
=VLOOKUP(F5,$B$5:$D$10,3,FALSE) 
- Cuối cùng, nhấn lại Enter và thao tác này sẽ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần.
Đọc thêm: VBA Excel để điền giá trị ô vào mảng (4 ví dụ phù hợp)
Những điều cần nhớ
- SORSThàm chỉ khả dụng trong Microsoft 365 .
- Kết quả từ hàm này là một mảng động nên không thể thay đổi các giá trị riêng lẻ.
- Đối số đầu tiên của hàm SORT phải là một dải ô.
- Nếu không có tiêu chí nào được chỉ định, hàm này sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo mặc định.
- Hàm SORT function sẽ báo lỗi #VALUE nếu sort_index nằm ngoài phạm vi.
Kết luận
Tôi hy vọng rằng bạn đã có thể áp dụng các phương pháp mà tôi đã trình bày trong hướng dẫn này về cách tự động sắp xếp trong excel khi nhập dữ liệu. Như bạn có thể thấy, có khá nhiều cách để đạt được điều này. Vì vậy, hãy khôn ngoan lựa chọn phương pháp phù hợp với hoàn cảnh của bạn nhất. Nếu bạn gặp khó khăn trong bất kỳ bước nào, tôi khuyên bạn nên xem lại chúng một vài lần để giải tỏa mọi nhầm lẫn. Cuối cùng, để tìm hiểu thêm về các kỹ thuật excel , hãy theo dõi trang web ExcelWIKI của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận.
