Paano Subaybayan ang Mga Invoice at Pagbabayad sa Excel (3 Mainam na Halimbawa)

Hugh West

16-05-2023 Mga Pangunahing Kaalaman sa Excel
  • Ibahagi Ito
Hugh West

Ipinapakita ng artikulo kung paano subaybayan ang mga invoice at mga pagbabayad sa excel. Ito ay medyo mahalaga para sa pang-araw-araw na aktibidad sa isang tindahan o palengke. Ang pagsubaybay sa mga invoice at mga pagbabayad ay makakatulong sa iyong malaman kung gaano karaming pera ang makukuha mo mula sa iyong customer at kung kailan mo makukuha iyon mula sa kanila.

Sa dataset, ipinapakita ko sa iyo ang unang template para sa pagsubaybay sa mga invoice at mga pagbabayad .

I-download ang Invoice & Template ng Pagbabayad (Libre)

Tagasubaybay ng Mga Invoice at Pagbabayad.xlsx

3 Halimbawa upang Subaybayan ang Mga Invoice at Pagbabayad sa Excel

1. Pagsubaybay sa Mga Invoice at Pagbabayad sa Excel sa pamamagitan ng Pagpapakita ng Kamakailan at Nakaraang Mga Halaga ng Invoice

Sa seksyong ito, magpapakita ako sa iyo ng detalyadong invoice tracker para sa mga layunin ng negosyo. Ipapakita sa iyo ng template ang mga kamakailan at nakalipas na mga invoice sa sheet. Tingnan natin kung ano ang nasa paglalarawan sa ibaba.

Mga Hakbang:

  • Una, gumawa ng chart tulad ng sumusunod na larawan.

  • Piliin ang range B11:J12 at pagkatapos ay pumunta sa Insert >> Table
  • Isang dialog box ay lalabas at lagyan ng check ang May mga header ang aking talahanayan .
  • At pagkatapos ay i-click ang OK .

  • Makikita mo ang isang talahanayan Pagkatapos nito, magta-type tayo ng ilang formula sa ilang mga cell.
  • I-type ang sumusunod na formula na may ang IFERROR Function sa cell G12 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"")

Ginagamit namin ang formula na ito upang kalkulahin ang mga dapat bayaran o natitirang na halaga.

  • Pagkatapos ay i-type ang formula na ito sa cell H12 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"")

Ipapakita sa iyo ng formula sa itaas kung binayaran ng iyong customer ang invoice at ang status ng dapat . Dito, tinukoy namin ang isang pinangalanang hanay para sa kasalukuyang petsa at ang pangalan ay PD . Ito rin ay nagbibigay sa iyo ng impormasyon kung ang iyong customer ay makakakuha ng ilang balik mula sa iyo. Ginamit namin ang ang IF Function sa formula na iyon.

  • Ngayon gamitin ang formula na ito sa cell I12 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"")

Pinapansin ka ng formula na ito tungkol sa tagal ng dapat .

.

  • Susunod, i-type ang sumusunod na formula sa cell J12 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"")

Ang formula sa itaas ay may tala tungkol sa invoice data. Ginagamit nito ang ang AGGREGATE Function .

  • Isulat ang formula sa ibaba sa cell F6 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

Ginagamit namin ang formula na ito para ilagay ang bilang ng mga invoice sa partikular na tagal ng oras.

  • Pagkatapos nito, pindutin ang ENTER at gamitin ang Fill Handle upang AutoFill ang mga cell hanggang sa F9 .

  • Pagkatapos ay i-type ang formula na ibinigay sa ibaba sa cell G6 , pindutin ang ENTER at gamitin ang PunanPangasiwaan ang sa AutoFill ang mga cell hanggang G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"")

Iimbak ng formula na ito ang mga invoice sa isang partikular na panahon.

  • Pagkatapos nito, gagamitin namin ang formula na ito para mag-imbak ng mga kamakailang invoice sa cell B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

Iimbak nito ang mga kamakailang invoice sa cell B5 .

  • Ang isa pang formula sa cell B6 ay gagamitin.
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"")

Ilalagay nito ang kabuuang mga invoice ng kamakailang beses sa cell B6 .

  • Muli naming isinusulat ang sumusunod na formula sa cell D5 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

Kakalkulahin nito ang bilang ng nakaraang mga dapat bayaran sa D5 .

  • I-type ang sumusunod na formula sa cell D6 at pindutin ang ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"")

Iimbak ng formula na ito ang halaga ng nakaraang mga dapat bayaran sa D5 . Sa proseso sa itaas, gumamit kami ng ilang iba't ibang function tulad ng SUMIFS at COUNTIFS .

  • Ngayon handa na tayo. Naglagay lang ako ng ilang random na data para ipakita sa iyo kung paano gagana ang iyong invoice tracker .

Ang bentahe nito, kung maglalagay ka ng mga bagong entry , makikita mo ang updated na invoice history sa isang sulyap habang gumagamit kami ng table . Sa ganitong paraan, masusubaybayan mo ang mga invoice at mga pagbabayad sa Excel

Read More: Excel Invoice Tracker (Format atPaggamit)

2. Gamit ang Table Feature para Subaybayan ang Mga Invoice at Pagbabayad sa Excel

Sa seksyong ito, magpapakita ako sa iyo ng simpleng Excel table format para mapanatili ng sinuman ang mga invoice at mga pagbabayad kasaysayan. Suriin natin ang paglalarawan sa ibaba para sa isang mas mahusay na pag-unawa.

Mga Hakbang :

  • Una, gumawa ng tsart tulad ng sumusunod na larawan.

  • Piliin ang range B3:I8 at pumunta sa Insert >> Talahanayan
  • Isang dialog box ay lalabas. Suriin ang May mga header ang aking talahanayan at i-click ang OK .

  • Makakakita ka ng talahanayan lumabas. Magsusulat kami ng ilang kinakailangang mga formula. I-type ang sumusunod na formula sa cell F9 .
=SUM(F4:F8)

Iimbak ng formula na ito ang kabuuang invoice ng table sa tulong ng SUM .

  • Pagkatapos ay i-type ang sumusunod na formula sa cell G9 .
=SUM(G4:G8)

Iimbak ng formula na ito ang kabuuang binayarang halaga.

  • Pagkatapos nito, isulat ang formula na ibinigay sa ibaba.
=SUM(I4:I8)

Ito Ang formula ay mag-iimbak ng kabuuang natitirang ng talahanayan .

  • Ngayon i-type ang formula sa cell I4 .
=F4-G4

Ginagamit namin ang formula na ito para kalkulahin ang row-wise natitirang .

  • Pagkatapos nito, gamitin ang Fill Handle para AutoFill ang mga cell hanggang sa I8 .

Ngayon ay naglalagay kami ng ilang random na data upang ipakita sa iyo kung paano gumagana ang template na ito.

Kaya, maaari mong subaybayan ang ng mga invoice at mga pagbabayad sa Excel

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Subaybayan ang Mga Pagbabayad ng Customer sa Excel (Na may Madaling Hakbang)

Mga Katulad na Pagbasa

  • Paano Gumawa ng Iwan Tracker sa Excel (I-download ang Libreng Template)
  • Paano Subaybayan ang Mga Stock sa Excel (I-download ang Libreng Template)
  • Sinusubaybayan ng Mga Mag-aaral ang Kanilang Sariling Template ng Pag-unlad
  • Paano Gumawa ng Task Tracker sa Excel (I-download ang Libreng Template)
  • Pagsubaybay sa Pag-unlad ng Mag-aaral na Excel Template (Libreng Pag-download)

3. Awtomatikong Pag-iimbak ng Impormasyon ng Customer upang Subaybayan ang Mga Invoice at Pagbabayad sa Excel

Kung mayroon kang ilang regular na customer, maaari mong panatilihin ang kanilang impormasyon at gamitin ang mga ito upang lumikha ng invoice at bayad slip. Makakatulong ito kung gusto nilang maglagay ng online na order. Sa sumusunod na paglalarawan, ipapakita ko sa iyo kung paano mo ito magagawa invoice at tagasubaybay ng pagbabayad .

Mga Hakbang:

  • Una, iimbak ang impormasyon ng iyong mga customer sa isang bagong sheet.

  • Pagkatapos ay gumawa ng Excel chart tulad ng sumusunod na larawan sa isa pa sheet. Ipagpalagay na gusto naming gumawa ng invoice tracker para sa araw na ito at kaya gumamit kami ng formula na may TODAY Function para sa petsa. At kung gusto mopara malaman kung paano gumawa ng table , pumunta sa Seksyon 2
=TODAY()

  • Pagkatapos nito, lumikha ng pinangalanang hanay para sa kumpanya ng biller . Sa kasong ito, pinangalanan ko itong CustomerNamesLookup .

  • Gumawa kami ng listahan ng pagpapatunay ng data para sa kumpanya ng biller . Para sa kadahilanang iyon, piliin ang cell C3 at pumunta sa Data >> Pagpapatunay ng Data
  • Pagkatapos nito, piliin ang Listahan mula sa Allow: seksyon at itakda ang Source bilang ' =CustomerNamesLookup '.
  • I-click ang OK .

  • Pagkatapos nito, lumikha ng isa pang pangalan para sa hanay B3:I5 ng impormasyon ng customer Sa kasong ito, ito ay CustomerList .

  • Ngayon ay maglalagay kami ng ilang kinakailangang formula . Magsimula tayo sa cell C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE))

Iimbak ng formula na ito ang address ng kumpanya ng biller . Ginamit namin ang VLOOKUP para hanapin ang CustomerList at CONCATENATE para ilagay ang address at ZIP Code . Sa sumusunod na larawan, makikita mo ang address at ZIP code para sa Activision company .

  • Pindutin ang ENTER button at makikita mo ang address ng iyong napiling customer.

  • Pagkatapos nito, i-type ang sumusunod na formula sa cell C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE))))

Ang formula aymaghanap para sa CustomerList upang ibigay ang pangalan ng lungsod at estado kung saan sila nakatira.

  • Makikita mo ang pangalan ng lungsod at estado pagkatapos pindutin ang ENTER

  • Pagkatapos noon , i-type ang formula na ito sa cell E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"")

Ibibigay sa iyo ng formula gamit ang pangalan ng customer.

  • Pindutin ang ENTER button at makikita mo ang pangalan ng taong makikipag-ugnayan sa iyo sa ngalan ng kumpanya.

  • Pagkatapos nito, isulat ang formula sa cell E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"")

Makikita mo ang numero ng telepono ng contact guy pagkatapos gamitin ang formula na ito.

  • Pagkatapos nito, pindutin ang ENTER button at makikita mo ang numero ng telepono ng tao.

  • Pagkatapos ay muli, i-type ang sumusunod na formula sa cell E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"")

Ito magbibigay sa iyo ng email ID ng customer.

  • Kumusta t ENTER at makikita mo ang email ID sa cell E5 .

  • I-type ang sumusunod na formula sa H8 . Dito ginamit namin ang logic functions IF at AT .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"")

Ibibigay nito sa iyo ang kabuuang invoice para sa iyong produkto.

  • Pindutin ang ENTER at AutoFill ang mga cell hanggang H12 .

  • Ngayon gumawa ng pangalan para sa hanay B8:H12 . Pinangalanan ko ito InvoiceTable .

  • Isulat ang formula sa ibaba at pindutin ang ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total])

Iimbak nito ang kabuuang halaga ng invoice .

  • Upang matukoy ang halaga ng buwis , i-type ang sumusunod na formula sa F14 at pindutin ang ENTER .
=D14*E14

  • Pagkatapos nito, mag-type muli ng formula sa cell H14 at pindutin ang ENTER .
=D14+F14+G14

Ibibigay sa iyo ng formula na ito ang halagang dapat bayaran ng customer.

Handa ka na ngayon. Maglagay lang tayo ng ilang random na data upang ipakita sa iyo kung paano gumagana ang template na ito.

Ipagpalagay na ang EA Sports ay gustong mag-order ng mga sumusunod na item. Ilagay mo lang ang mga produkto at invoice impormasyon at piliin ang EA Sports mula sa drop down list upang mahanap ang kanilang contact impormasyon.

  • Pagkatapos piliin ang EA Sports mula sa listahan ng validation ng data , madali kang makakaugnayan sa kanila.

Kaya, maaari mong subaybayan ang iyong mga invoice at mga pagbabayad sa Excel.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Subaybayan ang Imbentaryo sa Excel (2 Madaling Paraan)

Seksyon ng Pagsasanay

Narito, binibigyan kita ng template para magawa mo ang iyong sariling template.

Konklusyon

Sa huli, naniniwala ako na ang mga template ng artikulong ito ay makakatulong para sa iyo na panatilihintrack ng mga invoice at mga pagbabayad sa tulong ng Excel. Kung ayaw mong mahirapan ang iyong sarili sa paggawa ng sarili mong template para sa invoice at pagbabayad pagsubaybay, i-download lang ang file at pumili ng template na gusto mo. Kung mayroon kang anumang puna tungkol sa artikulong ito, mangyaring ibahagi ang mga ito sa kahon ng komento. Makakatulong ito sa akin na pagyamanin ang aking mga paparating na artikulo.

Susunod na post Paano Maghanap ng Mean ng Pamamahagi ng Dalas sa Excel (4 na Madaling Paraan)

Si Hugh West ay isang napakaraming Excel trainer at analyst na may higit sa 10 taong karanasan sa industriya. May hawak siyang Bachelor's degree sa Accounting and Finance at Master's degree sa Business Administration. Si Hugh ay may hilig sa pagtuturo at nakabuo ng kakaibang diskarte sa pagtuturo na madaling sundin at maunawaan. Ang kanyang dalubhasang kaalaman sa Excel ay nakatulong sa libu-libong mag-aaral at propesyonal sa buong mundo na mapabuti ang kanilang mga kasanayan at maging mahusay sa kanilang mga karera. Sa pamamagitan ng kanyang blog, ibinahagi ni Hugh ang kanyang kaalaman sa mundo, nag-aalok ng mga libreng Excel tutorial at online na pagsasanay upang matulungan ang mga indibidwal at negosyo na maabot ang kanilang buong potensyal.