جدول المحتويات
توضح المقالة كيفية تتبع فواتير و مدفوعات في Excel. إنه مهم جدًا للأنشطة اليومية في متجر أو سوق. سيساعدك تتبع فواتير و مدفوعات في معرفة مقدار الأموال التي ستحصل عليها من عميلك ومتى ستحصل عليها منه.
في مجموعة البيانات ، أعرض عليك النموذج الأول لتتبع فواتير و مدفوعات .
Download Invoice & amp؛ نموذج الدفع (مجاني)
الفواتير والمدفوعات Tracker.xlsx
3 أمثلة لتتبع الفواتير والمدفوعات في Excel
1. تتبع الفواتير والمدفوعات في Excel عن طريق إظهار مبالغ الفاتورة الأخيرة والسابقة
في هذا القسم ، سأعرض لك تعقب فاتورة مفصل لأغراض تجارية. سيعرض لك النموذج كلاً من فواتير الأخيرة والسابقة في الورقة. دعونا نرى ما هو في الوصف أدناه.
الخطوات:
- أولاً ، قم بعمل مخطط مثل الصورة التالية.
- حدد النطاق B11: J12 ثم انتقل إلى Insert & gt؛ & gt؛ Table <سيظهر مربع حوار 12> A ويفحص يحتوي الجدول على رؤوس .
- ثم انقر فوق موافق .
- سترى جدول بعد ذلك ، سنقوم بكتابة بعض الصيغ في بعض الخلايا.
- اكتب الصيغة التالية مع وظيفة IFERROR في الخلية G12 واضغط ENTER .
=IFERROR([@[Invoice Bill]]-[@Paid],"") نستخدم هذه الصيغة لحساب المستحقات أو المبالغ المعلقة .
- ثم اكتب هذه الصيغة في الخلية H12 واضغط على أدخل .
=IFERROR(IF(OR([@[Invoice Bill]]="",[@Date]="",[@[Due Date]]="", [@[Due Date]]0,IF(PD[@[Due Date]],"Past Due"))),IF([@Due]<0, "Get Return")))),"") 
ستوضح لك الصيغة أعلاه ما إذا كان عميلك قد دفع مبلغ الفاتورة والحالة من المستحقة . هنا ، حددنا نطاقًا مسمىًا للتاريخ الحالي والاسم PD . كما أنه يمنحك المعلومات إذا حصل عميلك على بعض العوائد منك. استخدمنا دالة IF في تلك الصيغة.
- الآن استخدم هذه الصيغة في الخلية I12 واضغط ENTER .
=IFERROR(IF([@Status]="Past Due",IF(PD-[@[Due Date]]<30, "1st Month",IF(PD-[@[Due Date]]<60,"2nd Month", IF(PD-[@[Due Date]]<90,"3rd Month", "90+ Days"))),""),"") هذه الصيغة تلاحظك حول مدة الاستحقاق .
. 
- بعد ذلك ، اكتب الصيغة التالية في الخلية J12 واضغط ENTER .
=IFERROR(IF(AGGREGATE(3,5, [@Due])=1,1,0),"") تأخذ الصيغة أعلاه ملاحظة حول بيانات الفاتورة . يستخدم دالة AGGREGATE .
- اكتب الصيغة أدناه في الخلية F6 واضغط ENTER .
=IFERROR(COUNTIFS(Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") نستخدم هذه الصيغة لوضع عدد فواتير في مدة زمنية معينة.
- بعد ذلك ، اضغط على ENTER واستخدم مقبض التعبئة إلى الملء التلقائي الخلايا حتى F9 .
- ثم اكتب الصيغة الواردة أدناه في الخلية G6 ، اضغط على ENTER واستخدم تعبئةتعامل مع إلى الملء التلقائي الخلايا حتى G9 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Due Period],E6,Invoice_Info[Selected],1),"") 
هذه الصيغة ستخزن فواتير في فترة معينة.
- بعد ذلك ، سنستخدم هذه الصيغة لتخزين الفواتير الحديثة في الخلية B5 .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Recent",Invoice_Info[Selected],1)+COUNTIFS(Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") ستخزن الفواتير الحديثة في الخلية B5 .
- سيتم استخدام صيغة أخرى في الخلية B6 .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status],"Recent", Invoice_Info[Selected],1)+SUMIFS(Invoice_Info[Due], Invoice_Info[Status],"Due Today",Invoice_Info[Selected],1),"") سيؤدي هذا إلى وضع إجمالي الفواتير من الأوقات الأخيرة في الخلية B6 .
- نكتب الصيغة التالية مرة أخرى في الخلية D5 ونضغط ENTER .
=IFERROR("INVOICES: "&COUNTIFS(Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
هذا سيحسب عدد الاستحقاقات السابقة في D5 .
- اكتب الصيغة التالية في الخلية D6 واضغط على ENTER .
=IFERROR(SUMIFS(Invoice_Info[Due],Invoice_Info[Status], "Past Due",Invoice_Info[Selected],1),"") 
ستخزن هذه الصيغة مقدار المستحقات السابقة في D5 . في العملية المذكورة أعلاه ، استخدمنا بعض الوظائف المختلفة مثل SUMIFS و COUNTIFS .
- الآن كلنا جاهزون. لقد وضعت بعض البيانات العشوائية لتوضح لك كيف سيعمل متعقب الفاتورة .
الميزة هي أنك إذا أدخلت إدخالات جديدة ، سترى تاريخ تحديث الفاتورة في لمحة لأننا نستخدم جدول . بهذه الطريقة ، يمكنك تتبع فواتير و مدفوعات في Excel
اقرأ المزيد: Excel Invoice Tracker (تنسيق والاستخدام)
2. استخدام ميزة الجدول لتتبع الفواتير والمدفوعات في Excel
في هذا القسم ، سأعرض لك تنسيق Excel جدول بسيط بحيث يمكن لأي شخص الاحتفاظ بـ الفواتير و المدفوعات التاريخ. دعنا ننتقل إلى الوصف أدناه لفهم أفضل.
الخطوات :
- أولاً ، قم بعمل مخطط مثل الصورة التالية.
- حدد النطاق B3: I8 وانتقل إلى Insert & gt؛ & gt؛ Table
- سيظهر مربع حوار . حدد الجدول يحتوي على رؤوس وانقر فوق موافق .
- سترى جدول تظهر. سنكتب بعض الصيغ الضرورية. اكتب الصيغة التالية في الخلية F9 .
=SUM(F4:F8) 
ستخزن هذه الصيغة إجمالي فاتورة من الجدول بمساعدة SUM .
- ثم اكتب الصيغة التالية في الخلية G9 .
=SUM(G4:G8) 
ستخزن هذه الصيغة المبلغ الإجمالي المدفوع .
- بعد ذلك ، اكتب الصيغة الواردة أدناه.
=SUM(I4:I8) 
هذا ستقوم الصيغة بتخزين إجمالي المعلقة من الجدول .
- اكتب الآن الصيغة في الخلية I4 .
=F4-G4 
نستخدم هذه الصيغة لحساب الصف الحكيم المعلقة .
- بعد ذلك ، استخدم ملء المقبض الملء التلقائي الخلايا حتى I8 .
الآن نضع بعض البيانات العشوائية لتظهر لك كيفية عمل هذا القالب.
وبالتالي ، يمكنك تتبع فواتير و المدفوعات في Excel
اقرأ المزيد: كيفية تتبع مدفوعات العملاء في Excel (بخطوات سهلة)
قراءات مماثلة
- كيفية إنشاء إجازة Tracker in Excel (تنزيل نموذج مجاني)
- كيفية تتبع الأسهم في Excel (تنزيل نموذج مجاني)
- الطلاب يتتبعون نموذج التقدم الخاص بهم
- كيفية إنشاء متعقب المهام في Excel (تنزيل نموذج مجاني)
- تتبع تقدم الطالب قالب Excel (تنزيل مجاني)
3. تخزين معلومات العميل تلقائيًا لتتبع الفواتير والمدفوعات في Excel
إذا كان لديك بعض العملاء المنتظمين ، فيمكنك الاحتفاظ بمعلوماتهم واستخدامها لإنشاء فاتورة و قسيمة دفع . سيكون هذا مفيدًا إذا أرادوا تقديم طلب عبر الإنترنت. في الوصف التالي ، سأوضح لك كيف يمكنك عمل هذه الفاتورة و تعقب الدفع .
الخطوات:
- أولاً ، قم بتخزين معلومات العملاء في ورقة جديدة.
- ثم قم بإنشاء مخطط Excel مثل الصورة التالية في أخرى ملزمة. لنفترض أننا نريد عمل متتبع فاتورة لهذا اليوم ولذا فإننا نستخدم صيغة مع دالة TODAY للتاريخ. وايضا لو اردتلمعرفة كيفية إنشاء جدول ، انتقل إلى القسم 2
=TODAY() 
- بعد ذلك ، أنشئ نطاقًا مسمى لشركة فاتورة . في هذه الحالة ، قمت بتسميته CustomerNamesLookup .
- أنشأنا قائمة تحقق من صحة البيانات لـ شركة فاتورة . لهذا السبب ، حدد الخلية C3 وانتقل إلى البيانات & gt؛ & gt؛ التحقق من صحة البيانات
- بعد ذلك ، حدد قائمة من قسم السماح: وتعيين المصدر كـ ' = CustomerNamesLookup '.
- انقر فوق موافق .
- بعد ذلك ، قم بإنشاء اسم آخر للنطاق B3: I5 من معلومات العميل في هذه الحالة ، قائمة العملاء .
- الآن سنضع بعض الصيغ الضرورية . لنبدأ بالخلية C4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,3,FALSE),"") & ", " & CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)) 
هذه الصيغة سوف تخزن عنوان لشركة تحرير الفواتير . استخدمنا VLOOKUP للبحث عن CustomerList و CONCATENATE لوضع العنوان و الرمز البريدي . في الصورة التالية ، سترى العنوان و الرمز البريدي لشركة شركة Activision .
- اضغط على أدخل الزر وسترى عنوان العميل المحدد.
- بعد ذلك ، اكتب الصيغة التالية في الخلية C5 .
=IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,4,FALSE)="","",IF(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE)"",CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,5,FALSE),", ",VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)),CONCATENATE(VLOOKUP(C3,CustomerList,6,FALSE)))) 
الصيغة سوفابحث عن CustomerList لتوفير اسم المدينة و الحالة المكان الذي يعيشون فيه.
- سترى الاسم المدينة و الحالة بعد الضغط على ENTER
- بعد ذلك ، اكتب هذه الصيغة في الخلية E3 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,2,FALSE),"") 
ستوفر لك الصيغة باسم العميل.
- اضغط على الزر ENTER وسترى اسم الشخص الذي سيتصل بك نيابة عن الشركة.
- بعد ذلك ، اكتب الصيغة في الخلية E4 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,7,FALSE),"") 
يمكنك رؤية رقم الهاتف الخاص بـ رجل الاتصال بعد استخدام هذه الصيغة.
- بعد ذلك ، اضغط على الزر ENTER وسترى رقم الهاتف للشخص.
- ثم مرة أخرى ، اكتب الصيغة التالية في الخلية E5 .
=IFERROR(VLOOKUP(C3,CustomerList,8,FALSE),"") 
هذا سيوفر لك معرّف البريد الإلكتروني الخاص بالعميل.
- مرحبًا t أدخل وسترى معرف البريد الإلكتروني في الخلية E5 .
- اكتب الصيغة التالية في H8 . استخدمنا هنا وظائف المنطق IF و AND .
=IF(AND([@Qty]"",[@[Unit Price]]""),([@Qty]*[@[Unit Price]])-[@Discount],"") 
هذا سيمنحك إجمالي الفاتورة لمنتجك.
- اضغط على ENTER و الملء التلقائي الخلايا حتى H12 .
- اصنع الآن اسم للنطاق B8: H12 . سميته InvoiceTable .
- اكتب الصيغة أدناه واضغط على ENTER .
=SUM(InvoiceTable[Total]) 
سيؤدي هذا إلى تخزين مبلغ الإجمالي لـ الفاتورة .
- لتحديد مبلغ الضريبة ، اكتب الصيغة التالية في F14 واضغط ENTER .
=D14*E14 
- بعد ذلك ، اكتب مرة أخرى صيغة في الخلية H14 واضغط ENTER .
=D14+F14+G14 
ستمنحك هذه الصيغة المبلغ الذي يتعين على العميل دفعه.
أنت جاهز الآن. دعنا فقط نضع بعض البيانات العشوائية لتظهر لك كيفية عمل هذا النموذج.
افترض أن EA Sports تريد طلب العناصر التالية. ما عليك سوى وضع المنتجات و معلومات الفاتورة وتحديد EA Sports من القائمة المنسدلة للعثور على معلومات الاتصال .
- بعد اختيار EA Sports من قائمة التحقق من صحة البيانات ، يمكنك الاتصال بهم بسهولة.
وبالتالي ، يمكنك تتبع فواتيرك و المدفوعات في Excel.
اقرأ المزيد: كيفية تتبع المخزون في Excel (طريقتان سهلتان)
قسم الممارسة
هنا أقدم لك نموذجًا حتى تتمكن من إنشاء النموذج الخاص.
الاستنتاج
في النهاية ، أعتقد أن قوالب هذه المقالة ستكون مفيدة لك في الاحتفاظ بهاتتبع الفواتير و المدفوعات بمساعدة Excel. إذا كنت لا تريد أن تزعج نفسك في صنع النموذج الخاص بك لتتبع الفاتورة و الدفع ، ما عليك سوى تنزيل الملف واختيار نموذج لرغبتك. إذا كان لديك أي ملاحظات بخصوص هذه المقالة ، فيرجى مشاركتها في مربع التعليقات. سيساعدني هذا في إثراء مقالاتي القادمة.
