Як стварыць базу даных у Excel (з простымі крокамі)

Hugh West

18-10-2023 Пашыраны Excel
  • Падзяліцца Гэтым
Hugh West

Не ведаеце, як стварыць простую базу дадзеных у Excel ? У гэтым артыкуле мы пакажам вам, як вы можаце стварыць базу дадзеных у Excel ўсяго за 7 простых крокаў.

Ці лічыце вы MS Access складаным інструментам для выкарыстання ў якасці базы дадзеных? Такім чынам, Excel з'яўляецца выдатным інструментам для гэтага.

Давайце вывучым тэхніку.

Спампуйце практычны сшытак

Спампуйце наступны практычны сшытак. Гэта дапаможа вам больш зразумела ўсвядоміць тэму.

Стварэнне базы даных.xlsx

8 крокаў для стварэння базы даных у Excel

Калі вы правільна распрацуеце сваю кнігу Excel, вы можаце лёгка выкарыстоўваць яе ў якасці базы дадзеных. Галоўнае, што вы павінны правільна аформіць працоўную кніжку. Вы можаце сартаваць даныя рознымі спосабамі; вы можаце адфільтраваць базу дадзеных, каб бачыць толькі дадзеныя, якія адпавядаюць пэўным крытэрыям.

Такім чынам, у гэтай публікацыі мы возьмем прыклад і прадэманструем крокі, у якіх вы зможаце стварыць базу дадзеных на аснове Excel .

Крок 1: Увядзіце даныя

Слупкі ў базе даных называюцца палямі. Вы можаце дадаць колькі заўгодна.

Такім чынам, палі ў гэтай базе даных: StdID , StdName , State , Age і Аддзел .

Цяпер вы можаце лёгка ўводзіць даныя ў базу дадзеных. Кожны новы ўвод будзе дададзены ў першы пусты радок пасля палёў.

Мы зрабілі некаторыя. Давайце пакажам вам, як мы ўводзім іншы запіс.

Скажыце, што гэта ўваход, які трэба ўставіць убаза дадзеных:

StdID: 1510060,

StdName: Джымі,

Штат: Фларыда,

Узрост студэнта: 23,

Кафедра: ME

Такім чынам, вы бачыце, што ўвод даных у базу дадзеных Excel даволі просты.

Крок 2: Не пакідайце ніводнага радка пустым

  • Калі вы ўводзіце даныя ў базу даных, вы не можаце пакінуць радок пусты.

Скажам, пасля апошняга радка я змясціў некаторыя даныя ў другі радок ад яго:

StdID: 1510060,

StdName: Джымі,

Штат Фларыда,

Студэнцкі ўзрост 23 гады,

Department ME,

Гэта выразная разбіўка гэтай базы дадзеных. Хоць можа здарыцца так, што некаторыя клеткі ў шэрагу могуць быць пустымі. Дапусцім, што нешта падобнае з'яўляецца законным.

  • У тым жа сэнсе, яшчэ адно правіла заключаецца ў тым, што ў базе даных не будзе цалкам пустых слупкоў.

Як толькі Excel сустракае абсалютна пусты радок або слупок, ён не можа ўключыць гэты радок або слупок у базу дадзеных. Для Excel гэтая база дадзеных цяпер падзелена на дзве часткі, цалкам новы і не звязаны набор інфармацыі. Якія б функцыі вы ні планавалі выконваць, яны не будуць выконваць вашы даныя на гэтай адключанай частцы інфармацыі. Напрыклад, нешта такое простае, як фільтраванне, будзе няўдалым, як вы можаце сказаць з вопыту.

Крок 3: Вывучыце два неабходныя тэрміны

Наступнаевы павінны ведаць, што кожны асобны радок у базе дадзеных вядомы як Запісы .

Усе радкі з'яўляюцца Запісамі . Мы пазначылі некалькі тут для яснасці.

Больш за тое, усе гэтыя слупкі з'яўляюцца Палямі . Загалоўкі слупкоў вядомыя як Назвы палёў .

Такім чынам, StdID , StdName , Штат , Узрост і Аддзел гэта пяць Назвы палёў гэтай базы дадзеных

Крок 4: Стварыце Excel Табліца

Каб стварыць табліцу, выканайце наступныя крокі.

  • Спачатку перайдзіце на ўкладку Уставіць і націсніце на Табліцу каманда.

  • Далей з'явіцца акно пад назвай Стварыць табліцу . Цяпер абярыце дыяпазон ячэек, напрыклад $B$4:$F$10 простым перацягваннем курсора.
  • Не забудзьцеся паставіць галачку перад Мая табліца мае загалоўкі варыянт.

Адразу ствараецца табліца. Tada!!!

Акрамя таго, вы можаце фільтраваць даныя з дапамогай стрэлак выпадальнага меню, якія з'яўляюцца ў загалоўках кожнага слупка.

Крок 5: Выкарыстоўвайце Інструменты базы даных

Інструменты базы даных могуць спатрэбіцца для аналізу і інтэрпрэтацыі даных. Вы можаце і павінны даведацца больш пра інструменты базы даных .

Крок 6: Пашырыце базу даных

Цяпер, калі ўсё наладжана і працуе, вы можаце пачаць дадаваць больш палёў і запісы (вы бачыце, што мы там зрабілі) у вашу базу дадзеных. Гэта так жа проста, як Крок 1 .

Крок 7:Поўнае фарматаванне базы даных

Апошні і апошні крок - фарматаванне слупкоў базы даных. Ёсць так шмат інструментаў для фарматавання вочак у базе дадзеных. Вы можаце працаваць са Стылямі ячэек , вы можаце выкарыстоўваць стылі ў выпадаючым спісе « Фарматаваць як табліцу », і вы можаце працаваць з камандамі ў Фарматаваць ячэйкі дыялогавае акно. Вы можаце выкарыстоўваць карыстальніцкі фармат лікаў . Усе гэтыя метады апісаны ў нашых папярэдніх лекцыях.

І вось, вось! Вы стварылі сваю ўласную базу даных у Excel (пакуль не асвоіце Access або не скончацца месца і працэсары Excel).

Больш падрабязна: Як стварыць базу даных супрацоўнікаў у Excel (з простымі крокамі)

Як стварыць базу даных з магчымасцю пошуку ў Excel

Часам нам трэба шукаць чаканыя даныя з велізарнай крыніцы даных. Па гэтай прычыне нам можа спатрэбіцца база дадзеных з магчымасцю пошуку, адкуль мы можам лёгка атрымаць нашы дадзеныя. Каб стварыць базу дадзеных з магчымасцю пошуку , вам трэба выканаць некалькі простых крокаў.

📌 Крокі:

  • Перш за ўсё, абярыце ячэйку F5 і запішыце формулу.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5) :C10)),”Не знойдзена”)

Разбіўка формулы:

Функцыя ПОШУК → Як правіла, яна шукае пэўнае значэнне, якое вы патрабуеце.

Функцыя ISNUMBER → Гэта лагічная функцыя, якая вяртае TRUE , калі вывад ПОШУК функцыя - лік. У адваротным выпадку ён верне False .

Функцыя FILTER → Па сутнасці, яна фільтруе выходнае значэнне ў адпаведнасці з жаданымі вамі крытэрамі.

  • Націсніце ENTER і выкарыстоўвайце інструмент Запаўненне .
  • Тады ваш вынік будзе паказаны так, як на малюнку ніжэй.

  • Пасля гэтага абярыце ячэйку C4 і перайдзіце на ўкладку Даныя >> Інструменты даных >> Праверка даных .

  • З'явіцца дыялогавае акно з назвай Дадзеныя Праверка . Выберыце Настройкі >> потым выберыце Спіс у раздзеле Дазволіць >> увядзіце сваю Адфільтраваную ячэйку ў поле Крыніца . Такім чынам, увядзіце наступную формулу ў поле Крыніца .
=$F$5#

  • перайдзіце да опцыі Паведамленне аб памылцы .

  • У Паведамленне аб памылцы зніміце сцяжок пад назвай Паказваць абвестку пра памылку пасля ўводу няправільных даных .
  • Націсніце ОК .

  • Нарэшце, з магчымасцю пошуку база даных гатовая для вас! Цяпер, калі вы набярэце “P” у ячэйцы B4 , вы ўбачыце поўнае імя супрацоўніка “Пётр” аўтаматычна.

Больш падрабязна: Як выкарыстоўваць функцыі базы даных у Excel (з прыкладамі)

Як стварыць базу даных у Excel, які абнаўляецца аўтаматычна

Даныя, якія мы ўводзім у базу дадзеных, неабходна абнаўляцьаўтаматычна . Для гэтага мы створым зводную табліцу для крынічнага набору даных . Пасля ўключэння функцыі Абнавіць мы можам аўтаматычна абнаўляць толькі што ўведзеныя даныя ў нашай раней створанай зводнай табліцы . Для гэтага выканайце інструкцыі.

📌 Крокі:

  • Перш за ўсё вылучыце ўсе даныя з ячэйкі. Перайдзіце на ўкладку Уставіць >> выберыце Зводная табліца >> З табліцы/дыяпазону .

  • A Зводная табліца будзе створаны. Адтуль вы можаце выбраць слупкі, якія хочаце выкарыстоўваць для абнаўлення.

  • Нарэшце, пстрыкніце правай кнопкай мышы на любой ячэйцы, затым выберыце Каманда "Абнавіць" і Зводная табліца будзе аўтаматычна абнаўляць вашы даныя, калі вы зменіце іх у галоўным аркушы.

Акрамя таго, вы можаце вывучыць іншыя 5 метадаў абнаўлення зводнай табліцы .

Больш падрабязна: Як весці базу даных кліентаў у Excel

Як стварыць рэляцыйную базу даных у Excel

Рэляцыйная база даных у асноўным ідэнтыфікуе сувязі паміж некалькімі рознымі працоўнымі лістамі. Рэляцыйная база даных дапамагае нам хутка шукаць і выцягваць пэўную інфармацыю. Ён можа адлюстроўваць адны і тыя ж значэнні даных некалькімі спосабамі.

Дапусцім, у нас ёсць дзве базы даных, г.зн. Database1 і Database2 . База даных1 змяшчае імёны супрацоўнікаў з іх заробкам , у той час як база даных2 складаеццаімёнаў супрацоўнікаў з іх назначэннем . Цяпер мы хочам стварыць рэляцыйную базу дадзеных паміж дзвюма базамі дадзеных на аснове поля Супрацоўнік . Калі ласка, выканайце наступныя крокі, каб зрабіць гэта.

📌 Крокі:

  • Спачатку выберыце ўвесь дыяпазон з Dataset2 .

  • Затым перайдзіце на ўкладку Устаўка >> Зводная табліца > ;> З табліцы/дыяпазону .

  • Пасля гэтага перайдзіце да іншага аркуша з назвай Набор даных1 і стварыце табліцу, якую мы абмяркоўвалі раней.

Заўвага : Вы можаце выкарыстоўваць спалучэнне клавіш CTRL + T для стварэння табліцы.

  • Тады з'явіцца Зводная табліца , і вы павінны выбраць поле, з якім вы хочаце наладзіць адносіны. Напрыклад, тут мы выбіраем слупкі Назначэнне і Заробак з двух розных лістоў.

  • Пасля выбару даных націсніце опцыю СТВАРЫЦЬ у раздзеле Усе ў дыялогавым акне Палі зводнай табліцы .

  • Нарэшце наша рэляцыйная база даных будзе створана, як вы бачыце на малюнку ніжэй.

Больш падрабязна: Уводзіны ў канцэпцыі сістэмы кіравання рэляцыйнай базай даных (RDBMS)!

Практычны раздзел

Мы далі практычны раздзел на кожным аркушы на правільны бок для вашай практыкі. Калі ласка, зрабіце гэта дасябе.

Выснова

Вось і ўсё аб сённяшнім занятку. І гэта некалькі простых крокаў па стварэнні базы дадзеных у Excel. Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці прапановы, дайце нам ведаць у раздзеле каментарыяў. Для лепшага разумення спампуйце практычны ліст. Наведайце наш вэб-сайт ExcelWIKI , адзінага пастаўшчыка рашэнняў Excel, каб даведацца пра розныя віды метадаў Excel. Дзякуй за цярпенне падчас чытання гэтага артыкула.

Папярэдняя публікацыя Пошук першага ўваходжання значэння ў дыяпазоне ў Excel (3 спосабы)
Наступны пост Як знайсці некалькі крытэрыяў у Excel (2 простыя спосабы)

Х'ю Уэст з'яўляецца вельмі дасведчаным трэнерам і аналітыкам Excel з больш чым 10-гадовым вопытам работы ў галіны. Ён мае ступень бакалаўра ў галіне бухгалтарскага ўліку і фінансаў і ступень магістра дзелавога адміністравання. Х'ю захапляецца навучаннем і распрацаваў унікальны падыход да навучання, які лёгка прытрымлівацца і зразумець. Яго экспертныя веды Excel дапамаглі тысячам студэнтаў і спецыялістаў па ўсім свеце палепшыць свае навыкі і атрымаць поспех у сваёй кар'еры. Праз свой блог Х'ю дзеліцца сваімі ведамі з усім светам, прапаноўваючы бясплатныя падручнікі па Excel і онлайн-трэнінгі, каб дапамагчы прыватным асобам і прадпрыемствам цалкам раскрыць свой патэнцыял.