Hoe kinne jo in database oanmeitsje yn Excel (mei maklike stappen)

Hugh West

18-10-2023 Avansearre Excel
  • Diel Dit
Hugh West

Wiste net hoe't jo in ienfâldige databank meitsje kinne yn Excel ? Yn dit artikel sille wy jo sjen litte hoe't jo in databank meitsje kinne yn Excel yn gewoan 7 ienfâldige stappen.

Fynsto MS Access in kompleks ark om te brûken as databank? Dus, Excel is in geweldich ark om dat te dwaan.

Litte wy de technyk leare.

Download Practice Workbook

Download it folgjende oefenwurkboek. It sil jo helpe om it ûnderwerp dúdliker te realisearjen.

In databank oanmeitsje.xlsx

8 stappen om in databank te meitsjen yn Excel

As jo ​​jo Excel-wurkboek goed ûntwerpe, kinne jo it maklik as databank brûke. It wichtichste punt is dat jo jo wurkboek korrekt moatte ûntwerpe. Jo kinne sortearje gegevens yn in protte manieren; jo kinne de databank filterje om allinich de gegevens te sjen dy't oerienkomme mei guon spesifike kritearia.

Dus, yn dizze post sille wy in foarbyld nimme en de stappen demonstrearje wêryn jo in Excel-basearre databank kinne oanmeitsje .

Stap 1: Gegevens ynfiere

De kolommen yn 'e databank wurde fjilden neamd. Jo kinne safolle tafoegje as nedich is.

Dus, de fjilden yn dizze databank binne StdID , StdName , Staat , Leeftyd , en Departement .

Jo kinne no maklik gegevens yn de databank ynfiere. Elke nije ynfier wurdt tafoege oan de earste lege rige nei de fjilden.

Wy hawwe wat dien. Lit ús jo sjen litte hoe't wy in oare yngong ynfiere.

Sis dat dit de ynfier is dy't ynfoege wurde moat ynde databank:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staat: Florida,

Leeftyd fan studinten: 23,

Departement: ME

Dus, jo sjogge dat it ynfieren fan gegevens yn in Excel-databank aardich basis is.

Stap 2: Lit gjin rige leech litte

  • As jo ​​gegevens yn in databank ynfiere, kinne jo gjin rige litte litte leech.

Sis nei de lêste rige, ik set wat gegevens yn 'e 2e rige derfan:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

State is Florida,

Studint leeftiid 23,

Departement ME,

Dit is in dúdlike ferdieling fan dizze databank. Hoewol it kin barre dat guon sellen op in rige leech wêze kinne. Litte we sizze dat soks legaal is.

  • Oan deselde rigels is in oare regel dat der gjin folslein lege kolom yn in database komt.

Wat bart sa gau as Excel in folslein lege rige of kolom tsjinkomt, is dat it dy rige of kolom net yn 'e databank kin opnimme. Foar Excel is dizze databank no ferdield yn twa dielen, in folslein nije en net ferbûne set ynformaasje. Hokker funksjes jo ek fan plan binne út te fieren, it sil jo gegevens net útfiere op dit loskeppele stikje ynformaasje. Bygelyks, wat sa ienfâldich as filterjen sil mislearre wêze, sa't jo kinne fertelle troch ûnderfining.

Stap 3: Ferkenne twa nedige betingsten

It folgjende dingjo moatte witte is dat elke yndividuele rige yn in databank bekend is as Records .

Alle rigen binne Records . Wy hawwe hjir in pear markearre foar de dúdlikens.

Boppedat binne al dizze kolommen Felden . De kopteksten fan de kolommen steane bekend as fjildnammen .

Dus, StdID , StdName , State , Leeftyd, en Departement binne de fiif fjildnammen fan dizze databank

Stap 4: Meitsje de Excel Tabel

Folgje de stappen hjirûnder om in tabel te meitsjen.

  • Gean earst nei de ljepper Ynfoegje en klik op de Tabel kommando.

  • Dêrnei sil in finster ferskine mei de namme Tabel oanmeitsje . Selektearje no it selberik, d.w.s. $B$4:$F$10 troch de rinnerke gewoan te slepen.
  • Ferjit net it fakje te kontrolearjen foardat Myn tabel hat kopteksten opsje.

Daliks wurdt in tabel oanmakke. Tada!!!

Jo kinne ek gegevens filterje mei de dellûkpylken dy't ferskine by de kopteksten fan elke kolom.

Stap 5: Brûk Database-ark

Databank-ark kinne fan pas komme mei jo gegevens-analyse en ynterpretaasje. Jo kinne en moatte mear leare oer de database-ark .

Stap 6: Wreidzje de databank út

No't alles op en rint, kinne jo begjinne mei it tafoegjen fan mear fjilden en records (jo sjogge wat wy dêr dien hawwe) nei jo databank. It is sa basis as Stap 1 .

Stap 7:Folsleine databankopmaak

De lêste en lêste stap is it opmaak fan de databasekolommen. D'r binne safolle ark om de sellen yn in databank te formatteren. Jo kinne wurkje mei Selstilen , jo kinne de stilen brûke ûnder it útklapmenu " Opmaak as tabel ", en jo kinne wurkje mei de kommando's yn 'e Sellen opmaak dialoochfinster. Jo kinne de Oanpaste Getalopmaak brûke. Al dizze techniken wurde beskreaun yn ús eardere lêzingen.

Dus, dêr geane jo! Jo hawwe jo eigen database yn Excel makke (oant jo Access behearskje, of jo sûnder Excel-romte en processors rinne).

Lês mear: Hoe kinne jo in wurknimmerdatabase oanmeitsje yn Excel (mei maklike stappen)

Hoe kinne jo in trochsykbere database yn Excel meitsje

Soms moatte wy sykje nei ús ferwachte gegevens fan in enoarme gegevensboarne. Om dy reden kinne wy ​​​​in trochsykbere database nedich wêze wêrfan wy ús gegevens maklik kinne krije. Om in trochsykbere databank te meitsjen , moatte jo inkele ienfâldige stappen folgje.

📌 Stappen:

  • Selektearje earst sel F5 en skriuw de formule op.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Database!C5,C5 :C10)),"Net fûn")

Formule-ûnderdieling:

SEARCH-funksje → Yn 't algemien siket it nei in bepaalde wearde dy't jo easkje.

ISNUMBER-funksje → It is in logyske funksje dy't TRUE werombringt as de útfier fan de SEARCH funksje is in nûmer. Oars sil it False weromkomme.

FILTER-funksje → Yn prinsipe filteret it de útfierwearde neffens jo winske kritearia.

  • Druk op ENTER en brûk it Fill Handle -ark.
  • Dan wurdt jo útfier krekt as de ôfbylding hjirûnder werjûn.

  • Selektearje dêrnei sel C4 en gean nei it ljepblêd Data >> Gegevensark >> Gegevensvalidaasje .

  • In dialoochfinster sil ferskine mei de namme Data Validaasje . Selektearje Ynstellings >> selektearje dan List yn 'e seksje Tastean >> Fier jo Filterearre sel yn yn it fak Boarne . Dus, set de folgjende formule yn it fak Boarne .
=$F$5#

  • gean nei de Flateralarm opsje.

  • Unsekje yn de Flateralarm it fakje neamd Flateralarm sjen litte neidat ûnjildige gegevens ynfierd binne .
  • Druk op OK .

  • Uteinlik is in Searchable Databank klear foar jo! No, as jo “P” yn de B4 sel typearje, sille jo de folsleine namme fan de wurknimmer “Peter” automatysk sjen.

Lês mear: Hoe kinne jo databasefunksjes brûke yn Excel (mei foarbylden)

Hoe kinne jo in database oanmeitsje yn Excel Excel dat automatysk bywurket

De gegevens dy't wy yn in databank ynfiere moatte bywurke wurdeautomatysk . Foar dizze meitsje wy in PivotTable foar de Boarne dataset . Nei it ynskeakeljen fan de funksje Refresh kinne wy ​​de nij ynfierde gegevens automatysk bywurkje yn ús earder oanmakke PivotTable . Folgje de stappen om dat te dwaan.

📌 Stappen:

  • Selektearje earst alle gegevens út de sel. Gean nei de Ynfoegje ljepper >> selektearje Pivottabel >> Fan tabel/berik .

  • A Pivottabel sil oanmakke wurde. Fan dêrút kinne jo de kolommen selektearje dy't jo wolle brûke om te aktualisearjen.

  • Uteinlik rjochtsklikje op elke sel en selektearje dan de Refresh kommando, en de PivotTable sil jo gegevens automatysk bywurkje as jo dizze wizigje yn jo haadwurkblêd.

Ek, jo kinne noch 5 metoaden ûndersykje om de PivotTabel te aktualisearjen .

Lês mear: How to Maintain Customer Database in Excel

Hoe meitsje in relaasjedatabase yn Excel

A Relasjonele databank identifisearret benammen relaasjes tusken ferskate ferskillende wurkblêden. De Relasjonele Database helpt ús om fluch nei bepaalde ynformaasje te sykjen en út te lûken. It kin deselde gegevenswearden op ferskate manieren werjaan.

Litte wy sizze, wy hawwe twa databases, dus Database1 en Database2 . Databaset1 befettet meiwurkers nammen mei harren salaris wylst Database2 bestietfan meiwurkers nammen mei harren oantsjutting . No wolle wy in relaasjedatabase meitsje tusken de twa databases basearre op it fjild Employee . Folgje asjebleaft de stappen hjirûnder om dat te dwaan.

📌 Stappen:

  • Selektearje earst it hiele berik út Dataset2 .

  • Gean dan nei it ljepblêd Ynfoegje >> PivotTabel > ;> Fan tabel/berik .

  • Gean dêrnei nei in oar wurkblêd mei de namme Dataset1 en meitsje in tabel dy't wy earder besprutsen hawwe.

Opmerking : Jo kinne de fluchtoets brûke CTRL + T foar it meitsjen fan in tabel.

  • Dan sil in PivotTable ferskine, en jo moatte selektearje it fjild wêrmei jo in relaasje meitsje wolle. Wy selektearje hjir bygelyks de kolommen Betsjutting en Salaris út twa ferskillende wurkblêden.

  • Nei it selektearjen fan de gegevens, klikje jo op de CREATE opsje ûnder Alles yn it PivotTable Fields dialoochfinster.

  • Op it lêst sil ús Relasjonele Database oanmakke wurde, sa't jo kinne sjen yn 'e ôfbylding hjirûnder.

Lês mear: Intro to Relational Database Management System (RDBMS) Concepts!

Practice Section

Wy hawwe in praktykseksje levere op elk blêd op de rjochterkant foar jo praktyk. Doch it asjebleaft trochdysels.

Konklúzje

Dat is alles oer de sesje fan hjoed. En dit binne wat maklike stappen oer hoe't jo in databank meitsje kinne yn Excel. Lit it ús asjebleaft witte yn 'e opmerkingsdiel as jo fragen of suggestjes hawwe. Download asjebleaft it oefenblêd foar jo better begryp. Besykje ús webside ExcelWIKI , in one-stop Excel-oplossingprovider, om ferskate soarten Excel-metoaden te finen. Tank foar jo geduld by it lêzen fan dit artikel.

Foarige post Fyn earste foarkommen fan in wearde yn in berik yn Excel (3 manieren)
Folgjende post Hoe kinne jo sykje mei meardere kritearia yn Excel (2 maklike manieren)

Hugh West is in tige betûfte Excel-trainer en analist mei mear as 10 jier ûnderfining yn 'e yndustry. Hy hat in bachelorstitel yn boekhâlding en finânsjes en in masterstitel yn bedriuwsadministraasje. Hugh hat in passy foar lesjaan en hat in unike lesoanpak ûntwikkele dy't maklik te folgjen en te begripen is. Syn saakkundige kennis fan Excel hat tûzenen studinten en professionals wrâldwiid holpen har feardigens te ferbetterjen en útblinke yn har karriêre. Troch syn blog dielt Hugh syn kennis mei de wrâld, en biedt fergese Excel-tutorials en online training om partikulieren en bedriuwen te helpen har folsleine potensjeel te berikken.