Wie man eine Datenbank in Excel erstellt (mit einfachen Schritten)

Hugh West

18-10-2023 Fortgeschrittenes Excel
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Hugh West

Ich weiß es nicht wie man eine einfache Datenbank in Excel erstellt In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Datenbank in Excel in nur einem Tag erstellen können. 7 einfache Schritte.

Wenn Sie MS Access als Datenbank für kompliziert halten, ist Excel ein hervorragendes Werkzeug dafür.

Lassen Sie uns die Technik lernen.

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Erstellen einer Datenbank.xlsx

8 Schritte zum Erstellen einer Datenbank in Excel

Wenn Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe richtig gestalten, können Sie sie problemlos als Datenbank verwenden. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Arbeitsmappe richtig gestalten. Sie können die Daten auf viele Arten sortieren; Sie können die Datenbank filtern, um nur die Daten zu sehen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels die Schritte, mit denen Sie eine Excel-basierte Datenbank erstellen können.

Schritt 1: Daten eingeben

Die Spalten in der Datenbank werden als Felder bezeichnet. Sie können so viel wie nötig hinzufügen.

Die Felder in dieser Datenbank sind also StdID , StdName , Staat , Alter und Abteilung .

Sie können nun ganz einfach Daten in die Datenbank eingeben. Jede neue Eingabe wird in die erste leere Zeile nach den Feldern eingefügt.

Wir haben einige gemacht und zeigen Ihnen, wie wir einen weiteren Eintrag vornehmen.

Angenommen, dies ist die Eingabe, die in die Datenbank eingefügt werden muss:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Staat: Florida,

Alter des Schülers: 23,

Abteilung: ME

Sie sehen also, dass die Eingabe von Daten in eine Excel-Datenbank ziemlich einfach ist.

Schritt 2: Lassen Sie keine Zeile leer

  • Wenn Sie Daten in eine Datenbank eingeben, können Sie keine Zeile leer lassen.

Sagen wir, nach der letzten Zeile füge ich einige Daten in die 2:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

Der Staat ist Florida,

Student im Alter von 23 Jahren,

Abteilung ME,

Dies ist eine klare Aufschlüsselung dieser Datenbank. Es kann allerdings vorkommen, dass einige Zellen in einer Zeile leer sind. Nehmen wir an, so etwas ist legal.

  • Eine weitere Regel besagt, dass es in einer Datenbank keine völlig leere Spalte geben darf.

Sobald Excel auf eine völlig leere Zeile oder Spalte stößt, ist es nicht mehr in der Lage, diese Zeile oder Spalte in die Datenbank aufzunehmen. Für Excel ist diese Datenbank nun in zwei Teile geteilt, ein völlig neuer und unverbundener Satz von Informationen. Welche Funktionen Sie auch immer ausführen wollen, es wird Ihre Daten nicht auf diesem unverbundenen Teil von Informationen ausführen. Zum Beispiel etwas so Einfaches wieDie Filterung wird nicht erfolgreich sein, wie Sie aus Erfahrung wissen.

Schritt 3: Erkundung zweier notwendiger Begriffe

Das nächste, was Sie wissen müssen, ist, dass jede einzelne Zeile in einer Datenbank bekannt ist als Aufzeichnungen .

Alle Zeilen sind Aufzeichnungen Wir haben hier einige zur Verdeutlichung markiert.

Außerdem sind alle diese Spalten Felder Die Überschriften der Spalten werden als Namen der Felder .

Also, StdID , StdName , Staat , Alter, und Abteilung sind die fünf Namen der Felder dieser Datenbank

Schritt 4: Erstellen der Excel-Tabelle

Um eine Tabelle zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor.

  • Gehen Sie erstens zur einfügen. und klicken Sie auf die Registerkarte Tabelle Befehl.

  • Als nächstes wird ein Fenster namens Tabelle erstellen Wählen Sie nun den Zellbereich aus, d.h. $B$4:$F$10 durch einfaches Ziehen des Cursors.
  • Vergessen Sie nicht, das Kästchen anzukreuzen, bevor Sie Meine Tabelle hat Überschriften Option.

Sofort wird eine Tabelle erstellt. Tada!!!

Sie können die Daten auch mithilfe der Dropdown-Pfeile filtern, die an den Überschriften der einzelnen Spalten erscheinen.

Schritt 5: Datenbank-Tools verwenden

Datenbank-Tools können bei der Datenanalyse und -interpretation sehr nützlich sein. Sie können und sollten mehr über die Datenbank-Tools .

Schritt 6: Erweitern Sie die Datenbank

Jetzt, wo alles funktioniert, können Sie weitere Felder und Datensätze (Sie sehen, was wir da gemacht haben) zu Ihrer Datenbank hinzufügen. Das ist so einfach wie Schritt 1 .

Schritt 7: Vollständige Datenbankformatierung

Der letzte und abschließende Schritt ist die Formatierung der Datenbankspalten. Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen zur Formatierung der Zellen in einer Datenbank. Sie können mit Zellstile können Sie die Stile unter dem Menüpunkt " Format als Tabelle "und Sie können mit den Befehlen im Fenster Zellen formatieren Sie können das Dialogfeld Benutzerdefiniert Zahlenformat Alle diese Techniken sind in unseren früheren Vorlesungen beschrieben worden.

Und schon haben Sie Ihre eigene Datenbank in Excel erstellt (bis Sie Access beherrschen oder Ihnen der Platz in Excel und die Prozessoren ausgehen).

Lesen Sie mehr: Wie man eine Mitarbeiterdatenbank in Excel erstellt (mit einfachen Schritten)

Wie man eine durchsuchbare Datenbank in Excel erstellt

Manchmal müssen wir die von uns erwarteten Daten in einer großen Datenquelle suchen. Aus diesem Grund benötigen wir eine durchsuchbare Datenbank, aus der wir unsere Daten leicht abrufen können. Um eine durchsuchbare Datenbank erstellen müssen Sie einige einfache Schritte befolgen.

📌 Schritte:

  • Wählen Sie zunächst die Zelle F5 und schreibe die Formel auf.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(Datenbank!C5,C5:C10)), "Nicht gefunden")

Formel Aufschlüsselung:

Funktion SUCHEN → Im Allgemeinen wird nach einem bestimmten Wert gesucht, den Sie verlangen.

ISNUMBER-Funktion → Sie ist eine logische Funktion, die Folgendes zurückgibt WAHR wenn die Ausgabe des SUCHEN Funktion eine Zahl ist, andernfalls gibt sie Falsch .

FILTER-Funktion → Sie filtert den Ausgabewert nach den von Ihnen gewünschten Kriterien.

  • Presse EINGEBEN und verwenden Sie die Füllen Griff Werkzeug.
  • Ihre Ausgabe sieht dann so aus wie in der folgenden Abbildung.

  • Wählen Sie anschließend die Zelle C4 und gehen Sie zum Daten tab>> Daten-Tools >> Validierung von Daten .

  • Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Namen Validierung von Daten . auswählen Einstellungen >> dann wählen Sie Liste im Erlauben Sie Abschnitt>> geben Sie Ihre Gefiltert Zelle im Quelle Setzen Sie also die folgende Formel in das Feld Quelle Box.
=$F$5#

  • gehen Sie zum Fehleralarm Option.

  • In der Fehleralarm deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden .
  • Presse OK .

  • Schließlich wird ein Durchsuchbar Datenbank ist bereit für Sie! Wenn Sie nun eingeben "P" im B4 Zelle sehen Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters "Peter" automatisch.

Lesen Sie mehr: Verwendung von Datenbankfunktionen in Excel (mit Beispielen)

So erstellen Sie eine Datenbank in Excel, die automatisch aktualisiert wird

Die Daten, die wir in eine Datenbank eingeben, müssen automatisch aktualisiert Für diese werden wir eine PivotTable für die Quelldatensatz Nach der Aktivierung der Aktualisieren Funktion können wir die neu eingegebenen Daten automatisch in unseren zuvor erstellten PivotTable Befolgen Sie die Schritte, um dies zu tun.

📌 Schritte:

  • Wählen Sie zunächst alle Daten in der Zelle aus. Gehen Sie zum Menü einfügen. tab>> auswählen PivotTable >> Von Tabelle/Bereich .

  • A PivotTable Von dort aus können Sie die Spalten auswählen, die Sie aktualisieren möchten.

  • Klicken Sie abschließend mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle und wählen Sie dann die Option Auffrischen und der Befehl PivotTable werden Ihre Daten automatisch aktualisiert, wenn Sie sie in Ihrem Hauptarbeitsblatt ändern.

Sie können auch eine andere 5 Methoden zur Aktualisierung der PivotTable .

Lesen Sie mehr: Pflegen einer Kundendatenbank in Excel

Wie man eine relationale Datenbank in Excel erstellt

A Relationale Datenbank identifiziert hauptsächlich Beziehungen zwischen verschiedenen Arbeitsblättern. Die Relationale Datenbank hilft uns, schnell nach bestimmten Informationen zu suchen und sie herauszuziehen. Sie kann dieselben Datenwerte auf verschiedene Weise anzeigen.

Nehmen wir an, wir haben zwei Datenbanken, d.h. Datenbank1 und Datenbank2 . Datensatz1 enthält Mitarbeiter Namen mit ihren Gehalt während Database2 aus folgenden Elementen besteht Mitarbeiter Namen mit ihren Bezeichnung Jetzt wollen wir eine relationale Datenbank erstellen zwischen den beiden Datenbanken auf der Grundlage der Mitarbeiter Bitte befolgen Sie dazu die nachstehenden Schritte.

📌 Schritte:

  • Wählen Sie zunächst den gesamten Bereich von Datensatz2 .

  • Gehen Sie dann zum einfügen. tab>> PivotTable >> Von Tabelle/Bereich .

  • Danach wechseln Sie zu einem anderen Arbeitsblatt mit dem Namen Datensatz1 und erstellen Sie eine Tabelle, die wir zuvor besprochen haben.

Hinweis : Sie können das Tastaturkürzel STRG + T für die Erstellung einer Tabelle.

  • Dann, ein PivotTable erscheint, und Sie müssen das Feld auswählen, mit dem Sie eine Beziehung herstellen wollen. Hier wählen wir zum Beispiel das Feld Bezeichnung und Gehälter Spalten aus zwei verschiedenen Arbeitsblättern.

  • Nachdem Sie die Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche CREATE Option unter Alle im PivotTable-Felder Dialogfeld.

  • Schließlich ist unser Relationale Datenbank erstellt, wie Sie in der Abbildung unten sehen können.

Lesen Sie mehr: Einführung in die Konzepte relationaler Datenbankmanagementsysteme (RDBMS)!

Praxisteil

Wir haben auf jedem Blatt auf der rechten Seite einen Übungsteil vorgesehen, den Sie bitte selbständig bearbeiten.

Schlussfolgerung

Das ist alles über die heutige Sitzung. Und dies sind einige einfache Schritte, wie eine Datenbank in Excel zu erstellen. Bitte lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, wenn Sie Fragen oder Anregungen haben. Für Ihr besseres Verständnis, laden Sie bitte das Übungsblatt. Besuchen Sie unsere Website ExcelWIKI , einem Anbieter von Excel-Lösungen aus einer Hand, um verschiedene Excel-Methoden kennen zu lernen. Vielen Dank für Ihre Geduld beim Lesen dieses Artikels.

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Hugh West ist ein äußerst erfahrener Excel-Trainer und -Analyst mit über 10 Jahren Erfahrung in der Branche. Er verfügt über einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen und Finanzen sowie einen Master-Abschluss in Betriebswirtschaft. Hugh hat eine Leidenschaft für das Unterrichten und hat einen einzigartigen Lehransatz entwickelt, der leicht zu befolgen und zu verstehen ist. Seine Expertenkenntnisse in Excel haben Tausenden von Studenten und Berufstätigen auf der ganzen Welt geholfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und in ihrer Karriere herausragende Leistungen zu erbringen. Über seinen Blog teilt Hugh sein Wissen mit der Welt und bietet kostenlose Excel-Tutorials und Online-Schulungen an, um Einzelpersonen und Unternehmen dabei zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.