როგორ შევქმნათ მონაცემთა ბაზა Excel-ში (მარტივი ნაბიჯებით)

Hugh West

18-10-2023 გაფართოებული Excel
  • გააზიარეთ ეს
Hugh West

არ იცით როგორ შექმნათ მარტივი მონაცემთა ბაზა Excel-ში ? ამ სტატიაში ჩვენ გაჩვენებთ, თუ როგორ შეგიძლიათ შექმნათ მონაცემთა ბაზა Excel-ში მხოლოდ 7 მარტივი ნაბიჯებით.

გგონიათ, რომ MS Access არის რთული ინსტრუმენტი მონაცემთა ბაზად გამოსაყენებლად? ასე რომ, Excel შესანიშნავი ინსტრუმენტია ამისთვის.

მოდით, ვისწავლოთ ტექნიკა.

ჩამოტვირთეთ პრაქტიკის სამუშაო წიგნი

ჩამოტვირთეთ შემდეგი პრაქტიკული სამუშაო წიგნი. ეს დაგეხმარებათ უფრო ნათლად გააცნობიეროთ თემა.

Database.xlsx

8 ნაბიჯი Excel-ში მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად

თუ თქვენ სწორად შეიმუშავებთ თქვენს Excel სამუშაო წიგნს, შეგიძლიათ მარტივად გამოიყენოთ იგი მონაცემთა ბაზაში. მთავარი საკვანძო პუნქტი არის ის, რომ თქვენ უნდა შექმნათ თქვენი სამუშაო წიგნი სწორად. თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ მონაცემები მრავალი გზით; შეგიძლიათ მონაცემთა ბაზის გაფილტვრა მხოლოდ იმ მონაცემების სანახავად, რომლებიც ემთხვევა გარკვეულ კრიტერიუმებს.

ასე რომ, ამ პოსტში ჩვენ ავიღებთ მაგალითს და დემო ნაბიჯებს, რომლითაც შეძლებთ Excel-ზე დაფუძნებული მონაცემთა ბაზის შექმნას. .

ნაბიჯი 1: შეიყვანეთ მონაცემები

ბაზაში არსებულ სვეტებს ეწოდება ველები. შეგიძლიათ დაამატოთ რამდენიც საჭიროა.

ასე რომ, ამ მონაცემთა ბაზაში ველებია StdID , StdName , State , Age და განყოფილება .

ახლა შეგიძლიათ მარტივად შეიყვანოთ მონაცემები მონაცემთა ბაზაში. ყოველი ახალი შენატანი დაემატება ველების შემდეგ პირველ ცარიელ მწკრივს.

ჩვენ გავაკეთეთ რამდენიმე. მოდით გაჩვენოთ, როგორ შევიტანოთ სხვა ჩანაწერი.

თქვით, რომ ეს არის ის შენატანი, რომელიც უნდა იყოს ჩასმულიმონაცემთა ბაზა:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

შტატი: Florida,

სტუდენტის ასაკი: 23,

განყოფილება: ME

მაშ ასე, თქვენ ხედავთ, რომ Excel მონაცემთა ბაზაში მონაცემების შეყვანა საკმაოდ მარტივია.

ნაბიჯი 2: არ დატოვოთ არცერთი მწკრივი ცარიელი

  • როდესაც მონაცემთა ბაზაში შეიყვანთ, თქვენ არ შეგიძლიათ მწკრივის დატოვება ცარიელი.

თქვით ბოლო მწკრივის შემდეგ, მე ჩავყარე რამდენიმე მონაცემი მისგან მე-2 რიგში:

StdID: 1510060,

StdName: ჯიმი,

შტატი არის ფლორიდა,

სტუდენტის ასაკი 23,

დეპარტამენტი ME,

ეს არის ამ მონაცემთა ბაზის აშკარა დაშლა. თუმცა შეიძლება მოხდეს, რომ ზედიზედ ზოგიერთი უჯრედი ცარიელი იყოს. ვთქვათ, მსგავსი რამ ლეგალურია.

  • იმავე სტრიქონში, კიდევ ერთი წესი არის ის, რომ მონაცემთა ბაზაში არ იქნება სრულიად ცარიელი სვეტი.

რაც ხდება, როგორც კი Excel შეხვდება სრულიად ცარიელ სტრიქონს ან სვეტს, არის ის, რომ ის ვერ შეძლებს ამ მწკრივის ან სვეტის მონაცემთა ბაზაში ჩართვას. Excel-ისთვის ეს მონაცემთა ბაზა ახლა დაყოფილია ორ ნაწილად, სრულიად ახალ და დაუკავშირებელ ინფორმაციას. რა ფუნქციების შესრულებასაც აპირებთ, ის არ შეასრულებს თქვენს მონაცემებს ამ გათიშულ ინფორმაციაზე. მაგალითად, ისეთი მარტივი რამ, როგორიც ფილტრაციაა, წარუმატებელი იქნება, როგორც ამას გამოცდილებიდან ხედავთ.

ნაბიჯი 3: შეისწავლეთ ორი აუცილებელი ტერმინი

შემდეგი რამთქვენ უნდა იცოდეთ, რომ მონაცემთა ბაზაში თითოეული მწკრივი ცნობილია როგორც ჩანაწერები .

ყველა სტრიქონი არის ჩანაწერი . ჩვენ რამდენიმე აქ მოვნიშნეთ სიცხადისთვის.

უფრო მეტიც, ყველა ეს სვეტი არის ველები . სვეტების სათაურები ცნობილია როგორც ველის სახელები .

ასე რომ, StdID , StdName , სახელმწიფო , ასაკი, და განყოფილება არის ამ მონაცემთა ბაზის ხუთი ველის სახელები

ნაბიჯი 4: შექმენით Excel ცხრილი

ცხრილის შესაქმნელად მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებს.

  • პირველ რიგში, გადადით ჩასმა ჩანართზე და დააწკაპუნეთ ცხრილზე ბრძანება.

  • შემდეგ, გამოჩნდება ფანჯარა სახელწოდებით ცხრილის შექმნა . ახლა აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი, ე.ი. $B$4:$F$10 კურსორის უბრალოდ გადათრევით.
  • არ დაგავიწყდეთ მონიშნოთ ველი, სანამ ჩემს ცხრილს აქვს სათაურები ვარიანტი.

მაშინვე იქმნება ცხრილი. Tada!!!

ასევე, შეგიძლიათ მონაცემების გაფილტვრა ჩამოსაშლელი ისრების გამოყენებით, რომლებიც გამოჩნდება თითოეული სვეტის სათაურებში.

ნაბიჯი 5: გამოიყენეთ მონაცემთა ბაზის ინსტრუმენტები

მონაცემთა ბაზის ინსტრუმენტები შეიძლება გამოგადგეთ თქვენი მონაცემების ანალიზსა და ინტერპრეტაციაში. თქვენ შეგიძლიათ და უნდა გაიგოთ მეტი მონაცემთა ბაზის ინსტრუმენტების შესახებ .

ნაბიჯი 6: გააფართოვეთ მონაცემთა ბაზა

ახლა, როცა ყველაფერი მზად არის, შეგიძლიათ დაიწყოთ მეტი ველების დამატება და ჩანაწერები (ხედავთ რა გავაკეთეთ იქ) თქვენს მონაცემთა ბაზაში. ის ისეთივე ძირითადია, როგორც ნაბიჯი 1 .

ნაბიჯი 7:მონაცემთა ბაზის სრული ფორმატირება

ბოლო და საბოლოო ნაბიჯი არის მონაცემთა ბაზის სვეტების ფორმატირება. მონაცემთა ბაზაში უჯრედების ფორმატირებისთვის უამრავი ინსტრუმენტია. შეგიძლიათ იმუშაოთ უჯრედის სტილებთან , შეგიძლიათ გამოიყენოთ სტილები ჩამოსაშლელი " ფორმატი როგორც ცხრილის სახით " და შეგიძლიათ იმუშაოთ ბრძანებებთან Cells-ის ფორმატით დიალოგური ფანჯარა. შეგიძლიათ გამოიყენოთ მორგებული ნომრის ფორმატი . ყველა ეს ტექნიკა აღწერილია ჩვენს წინა ლექციებში.

მაშ ასე, თქვენ წადით! თქვენ შექმენით თქვენი საკუთარი მონაცემთა ბაზა Excel-ში (სანამ არ დაეუფლებით Access-ს, ან არ ამოგეწურებათ Excel სივრცე და პროცესორები).

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევქმნათ თანამშრომლების მონაცემთა ბაზა Excel (მარტივი ნაბიჯებით)

როგორ შევქმნათ საძიებო მონაცემთა ბაზა Excel-ში

ზოგჯერ, ჩვენ გვჭირდება მოძიება ჩვენი მოსალოდნელი მონაცემები მონაცემთა უზარმაზარი წყაროდან. ამ მიზეზით, შეიძლება დაგვჭირდეს საძიებო მონაცემთა ბაზა, საიდანაც ადვილად მივიღებთ ჩვენს მონაცემებს. საძიებელი მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად , თქვენ უნდა შეასრულოთ რამდენიმე მარტივი ნაბიჯი.

📌 ნაბიჯები:

  • პირველ რიგში, აირჩიეთ უჯრედი F5 და ჩაწერეთ ფორმულა.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SEARCH(მონაცემთა ბაზა!C5,C5 :C10)),”არ მოიძებნა”)

ფორმულის დაშლა:

SEARCH ფუნქცია → ზოგადად, ის ეძებს გარკვეულ მნიშვნელობას, რომელსაც თქვენ ითხოვთ.

ISNUMBER ფუნქცია → ეს არის ლოგიკური ფუნქცია, რომელიც აბრუნებს TRUE , თუ გამომავალი ძებნა ფუნქცია არის რიცხვი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ის დააბრუნებს False .

FILTER ფუნქცია → ძირითადად, ის ფილტრავს გამომავალ მნიშვნელობას სასურველი კრიტერიუმების მიხედვით.

  • დააჭირეთ ENTER და გამოიყენეთ Fill Handle ინსტრუმენტი.
  • შემდეგ, თქვენი გამომავალი ნაჩვენები იქნება ისევე, როგორც ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

  • ამის შემდეგ აირჩიეთ უჯრედი C4 და გადადით მონაცემები ჩანართზე >> მონაცემთა ინსტრუმენტები >> მონაცემთა დადასტურება .

  • გამოვა დიალოგური ფანჯარა სახელად მონაცემები ვალიდაცია . აირჩიეთ პარამეტრები >> შემდეგ აირჩიეთ სია დაშვება განყოფილებაში >> შეიყვანეთ თქვენი გაფილტრული უჯრედი წყარო ველში. ასე რომ, ჩასვით შემდეგი ფორმულა წყარო ყუთში.
=$F$5#

  • გადადით შეცდომის გაფრთხილება პარამეტრზე.

  • შეცდომის გაფრთხილება , მოხსენით ველი სახელად შეცდომის გაფრთხილების ჩვენება არასწორი მონაცემების შეყვანის შემდეგ .
  • დააჭირეთ OK .

  • და ბოლოს, საძიებელი მონაცემთა ბაზა მზად არის თქვენთვის! ახლა, თუ აკრიფებთ “P” B4 უჯრედში, ავტომატურად დაინახავთ თანამშრომლის სრულ სახელს “Peter” ავტომატურად.

დაწვრილებით: როგორ გამოვიყენოთ მონაცემთა ბაზის ფუნქციები Excel-ში (მაგალითებით)

როგორ შევქმნათ მონაცემთა ბაზა Excel, რომელიც ავტომატურად ახლდება

მონაცემები, რომლებიც ჩვენ შევიყვანეთ მონაცემთა ბაზაში განახლებას საჭიროებსავტომატურად . ამისათვის ჩვენ შევქმნით PivotTable წყაროს მონაცემთა ნაკრებისთვის . განახლების ფუნქციის ჩართვის შემდეგ, ჩვენ შეგვიძლია ავტომატურად განვაახლოთ ახლად შეყვანილი მონაცემები ჩვენს ადრე შექმნილ PivotTable -ში. ამისათვის მიჰყევით ნაბიჯებს.

📌 ნაბიჯები:

  • პირველ რიგში, აირჩიეთ ყველა მონაცემი უჯრედიდან. გადადით ჩასმა ჩანართზე >> აირჩიეთ PivotTable >> Table/Range .

  • A PivotTable შეიქმნება. იქიდან შეგიძლიათ აირჩიოთ სვეტები, რომელთა გამოყენება გსურთ განახლებისთვის.

  • და ბოლოს, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკით ნებისმიერ უჯრედზე, შემდეგ აირჩიეთ Refresh ბრძანება და PivotTable ავტომატურად განაახლებს თქვენს მონაცემებს, თუ მათ შეცვლით თქვენს მთავარ სამუშაო ფურცელში.

ასევე, შეგიძლიათ შეისწავლოთ სხვა 5 მეთოდი კრებსითი ცხრილის განახლებისთვის .

წაიკითხეთ მეტი: როგორ შევინარჩუნოთ კლიენტების მონაცემთა ბაზა Excel-ში

როგორ შევქმნათ რელაციური მონაცემთა ბაზა Excel-ში

A რელაციური მონაცემთა ბაზა ძირითადად განსაზღვრავს ურთიერთობებს რამდენიმე სხვადასხვა სამუშაო ფურცელს შორის. რელაციური მონაცემთა ბაზა გვეხმარება სწრაფად მოვიძიოთ და ამოვიღოთ გარკვეული ინფორმაცია. მას შეუძლია მონაცემთა ერთი და იგივე მნიშვნელობების რამდენიმე გზით ჩვენება.

ვთქვათ, გვაქვს ორი მონაცემთა ბაზა, ანუ Database1 და Database2 . Databaset1 შეიცავს თანამშრომლების სახელებს მათი ხელფასით ხოლო Database2 შედგება თანამშრომლის სახელების დანიშნულებით . ახლა ჩვენ გვინდა შექმნათ ურთიერთობითი მონაცემთა ბაზა ორ მონაცემთა ბაზას შორის Employee ველზე დაყრდნობით. ამისათვის მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ნაბიჯებს.

📌 ნაბიჯები:

  • საწყისში აირჩიეთ მთელი დიაპაზონი Dataset2-დან .

  • შემდეგ, გადადით ჩასმა ჩანართზე >> PivotTable > ;> ცხრილიდან/დიაპაზონიდან .

  • ამის შემდეგ გადადით სხვა სამუშაო ფურცელზე სახელად Dataset1 და შექმენით ცხრილი, რომელიც ადრე განვიხილეთ.

შენიშვნა : შეგიძლიათ გამოიყენოთ კლავიატურის მალსახმობი CTRL + T ცხრილის შესაქმნელად.

  • შემდეგ გამოჩნდება PivotTable და თქვენ უნდა აირჩიოთ სფერო, რომელთანაც გსურთ დაამყაროთ ურთიერთობა. მაგალითად, აქ ვირჩევთ დანიშნულება და ხელფასი სვეტებს ორი განსხვავებული სამუშაო ფურცლიდან.

  • მონაცემების არჩევის შემდეგ დააწკაპუნეთ CREATE ოფციაზე ყველა PivotTable Fields დიალოგ ველში.

  • და ბოლოს, ჩვენი რელაციური მონაცემთა ბაზა შეიქმნება, როგორც ხედავთ ქვემოთ მოცემულ სურათზე.

დაწვრილებით: რელაციური მონაცემთა ბაზის მართვის სისტემის (RDBMS) კონცეფციების შესავალი!

პრაქტიკის განყოფილება

ჩვენ მივაწოდეთ პრაქტიკის განყოფილება თითოეულ ფურცელზე სწორი მხარე თქვენი პრაქტიკისთვის. გთხოვთ, გააკეთეთ ესსაკუთარ თავს.

დასკვნა

ეს ყველაფერი დღევანდელ სესიაზეა. და ეს არის რამდენიმე მარტივი ნაბიჯი, თუ როგორ შევქმნათ მონაცემთა ბაზა Excel-ში. გთხოვთ შეგვატყობინოთ კომენტარების განყოფილებაში, თუ გაქვთ რაიმე შეკითხვები ან წინადადებები. თქვენი უკეთესი გაგებისთვის, გთხოვთ, ჩამოტვირთოთ სავარჯიშო ფურცელი. ეწვიეთ ჩვენს ვებსაიტს ExcelWIKI , Excel-ის ერთჯერადი გადაწყვეტილებების მიმწოდებელს, რათა გაიგოთ სხვადასხვა სახის Excel მეთოდები. გმადლობთ მოთმინებისთვის ამ სტატიის წაკითხვისას.

წინა პოსტი იპოვეთ მნიშვნელობის პირველი გაჩენა დიაპაზონში Excel-ში (3 გზა)
შემდეგი პოსტი როგორ მოძებნოთ მრავალი კრიტერიუმი Excel-ში (2 მარტივი გზა)

ჰიუ ვესტი არის Excel-ის ძალიან გამოცდილი ტრენერი და ანალიტიკოსი, რომელსაც აქვს 10 წელზე მეტი გამოცდილება ინდუსტრიაში. მას აქვს ბაკალავრის ხარისხი ბუღალტერიასა და ფინანსებში და მაგისტრის ხარისხი ბიზნესის ადმინისტრირებაში. ჰიუს აქვს სწავლების გატაცება და შეიმუშავა სწავლების უნიკალური მიდგომა, რომელიც ადვილად გასაგები და გასაგებია. მისი ექსპერტი Excel-ის ცოდნა დაეხმარა ათასობით სტუდენტს და პროფესიონალს მთელს მსოფლიოში, გაეუმჯობესებინათ თავიანთი უნარები და გამოირჩეოდნენ თავიანთ კარიერაში. თავისი ბლოგის საშუალებით, ჰიუ უზიარებს თავის ცოდნას მსოფლიოს, სთავაზობს უფასო Excel გაკვეთილებს და ონლაინ ტრენინგებს, რათა დაეხმაროს ინდივიდებსა და ბიზნესს თავიანთი პოტენციალის სრულად მიღწევაში.