På en vanlig dag må en prosjektleder administrere flere prosjekter samtidig. Å spore disse prosjektene kan være kjedelig hvis de ikke er ordentlig organisert. Å ha en oppsummeringsvisning som er dynamisk kan også hjelpe mye. For å løse problemet med hvordan vi kan spore flere prosjekter i Excel samtidig, ga vi en Excel-mal med forklaringer der du kan øve og endre arket etter din vilje for å spore flere prosjekter i Excel.

Last ned mal

Last ned denne malen nedenfor.

Spor flere prosjekter.xlsx

Hvorfor trenger vi prosjektsporing?

Den grunnleggende nødvendigheten av å bruke en Project Tracker kommer fra ineffektivitet og uforholdsmessig ressursfordeling. Prosjektsporing kan hjelpe oss å oppnå mer med færre ressurser. Hovedårsakene er oppgitt nedenfor.

• Overflyt av oppgave
• Fordeling av ressurser
• Ingen fast prioritetsliste

Fordeler med prosjektet Tracker

Selv om det tar litt tid å administrere en prosjektsporing i seg selv, er resultatet ganske verdt innsatsen.

Fordelene med Multiple Projects-sporingen er ganske mange:

• Gir en oversikt over dataene uten å gå inn i for mange detaljer.
• Kan gjenta prosessen uten problemer.
• Ressursutnyttelse som er effektiv.
• Kan for å hoppe fra en oppgave til en annen.

Trinn for å lage mal for å spore flere diagram.

Etter å ha lagt til en rullegardinmeny fra fanen Utvikler . Vi legger til lederens navn i rullegardinmenyen.

• Etter å ha lagt til navnene skriver vi inn formelen i celle D15 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,D14,'Gantt Chart'!F3:F32)

• Deretter legger vi inn følgende  formel i cellen D16 :

=SUMIF('Gantt Chart'!C3:C32,'Project Overview'!D14,'Gantt Chart'!I3:I32)

• Skriv inn følgende formel i cellen D17 :

=D15-D16

• Neste velg celle D18 og skriv inn følgende formel:

=D16/D15

• Skriv inn følgende formel i celle D19 :

=1-D18

• Du kan bytte mellom ledere i rullegardinmenyen og se ytelsen til dem endres dynamisk i tabellen.
• Neste vil bruke et annet smultringdiagram i regnearket, gjennom innsettingsfanen.
• Vi kobler deretter verdier med diagrammet, ved å høyreklikke med musen og klikke på Velg data .
• Deretter klikker du på Legg til i det nye vinduet.
• Skriv deretter inn området for cellen $D$16:$D$17 i Se ries-verdier .
• Klikk OK etter dette.

• Klikk deretter på Rediger -ikonet på høyre side av vinduet.

• Skriv deretter inn celleområdet $B$16:$C$17 for å spesifisere områdenavnene.
• Nå når vi endrer lederens navn, vil smultringdiagrammet ogsåendre tilsvarende.

• Nå er dashbordet vårt klart til å spore flere prosjekter i Excel på ett sted.

Håper denne malen vil hjelpe deg med å spore og administrere flere prosjekter i Excel effektivt.

Les mer: Hvordan  spore prosjektfremdrift i Excel (Last ned Gratis mal)

Konklusjon

For å oppsummere, er spørsmålet "Hvordan spore flere prosjekter i Excel" besvart her ved å gi et eksempel på en Excel-mal. Vi brukte et Gantt -diagram for sporingsformål og la deretter til en rekke diagrammer for å gjøre dette mye enklere å administrere flere prosjekter.

For dette problemet er det lagt ved en eksempelarbeidsbok der du kan øve på sporing av flere prosjekter.

Still gjerne spørsmål eller tilbakemeldinger gjennom kommentarfeltet. Ethvert forslag til forbedring av Exceldemy -fellesskapet vil være svært verdsatt

Vi vil legge til et eksempelregneark her, med det formål å spore flere prosjekter i en enkelt Excel-mal. For å spore flere prosjekter i Excel, må vi lage flere ark med forskjellige typer diagrammer som vil gi oss en oppsummering og oversikt over hele prosjektet.

Trinn 1: Samle inn data fra flere prosjekter

Det mest avgjørende trinnet før vi lager denne Excel-malen for prosjektsporing, må vi lage en liste over oppgaver og distribuere dem i separate prosjekter. Vi kan også identifisere dem som prosjektinformasjon.

• Først, organiser dataene, som betyr å dele opp prosjektet i mindre oppgaver, og deretter planlegge dem i startdatoer og forfallsdatoer.
• Også , tildel en leder som skal være ansvarlig for oppgaven.
• Merk fremgangen deres. Og noter det på arket.

• Deretter oppretter du et nytt regneark og kobler til alle dataene fra dataarkfanen fra det regnearket.
• Deretter vil vi legge til en kolonne med brukte dager for å beregne antall dager hver oppgave er fullført.
• For å gjøre dette, skriv inn følgende formel i cellen G3 .

• Og dra ikonet Fyllhåndtak til celle G32 .
• Nå er celleområdet G3 til G32 nå fylt med forskjellene mellom Startdatoen og Forfallsdato for hveroppgave.

• Nå er celleområdet G3 til G32 fylt med forskjellene mellom Startdatoen og Forfallsdatoen for hver oppgave.

• Deretter legger vi til hvordan mange dager brukt på hver oppgave til dags dato, for å gjøre dette. skriv inn følgende formel i celle L3 :

=G3*F3

• Dra Fyllhåndtaket til celle L32 , så vil du legge merke til at celleområdet L3:L32 nå er fylt med dager brukt med hver oppgave.

Trinn 2: Forbered Gantt-diagram

For å få en klar oversikt over prosjektets tidslinje kan brukeren opprette en Gantt -diagram over oppgavene fordelt på flere prosjekter. Vi skal bruke funksjonene HVIS og Dato i dette trinnet.

• Nå skal vi utarbeide et Gantt -diagram ved å bruke denne informasjonen .
• For dette vil vi bruke betinget formatering, og før dette må vi lage en tidslinje for alle oppgavene som er utført.
• For dette setter vi startdatoen for tidslinjen vår og angi deretter siste dato for tidslinjen. I dette tilfellet er det 3. februar 2020 og siste forfallsdato er 27. april 2021 .
• Siden vi må sette en tidslinje for hver dag, setter vi formelen nedenfor:

Dra deretter Fyllhåndtaket horisontalt til 27. april 2021 .

• Deretter formaterer du cellene for å vise tekst vertikalt ifor å se flere rader på mindre plass.

• Etter det vil du legge merke til at alle overskriftene nå er rotert mot klokken.

• Velg deretter cellen J3 og skriv inn følgende formel:

• Dra deretter Fyllhåndtaket horisontalt.
• Hvis du gjør dette vil du merke « X » i hvilken oppgave som er utført.

Gjenta den samme prosessen for eksempel for de andre cellene. velg cellen J4 , og deretter følgende formel.

Og dra ikonet Fyllhåndtak til horisontal ende.

• Å gjenta formelen for alle rader vil markere hele oppgavens tidslinje.

• Deretter vil vi vil bruke betinget formatering for å lage et Gantt -diagram fra disse merkingene.
• For å gjøre dette, klikk først på Betinget formatering fra Hjem fanen.
• Klikk deretter på Nye regler .

• Neste, i det nye vinduet, velg Formater bare celler som inneholder -alternativer fra Velg en regeltype -boksen.
• I Formater bare celler med -rullegardinmenyen velger du derfor Spesifikk tekst i den første rullegardinboksen og velg Inneholder i den andre rullegardinboksen.
• I den tredje boksen må vi spesifisere merkebokstaven vår. Vi setter x, som ​​vi ønsker å markere oppgavetidslinjen med x.
• Klikk deretter på Format .

• Deretter går du til fanen Fyll i det nye formatvinduet og deretter klikk på Fylleffekter .

• Velg deretter i vinduet Fylleffekter To farger .
• Rett etter dette velger du ønsket farge, vi velger Svart og Hvit som ​​ Farge 2 og Farge 1 .
• I Shading Styles, velg Horisontal .
• Deretter, invarianter, velg dine foretrukne varianter. Vi velger den midterste stripen.
• Det vil være et eksempelvindu som viser hvordan formateringen vil se ut i regnearket.
• Klikk OK etter dette.

• Velg deretter ønsket farge i kategorien Font . Vi velger Sort for å blande bokstaven x med den svarte bakgrunnen.
• Klikk OK etter dette.

• Etter å ha klikket OK, kommer vi tilbake til vinduet Rediger formateringsregel i det vinduet. Klikk OK .

• Da er vi igjen tilbake til vinduet Conditional Formatting Rule Manager .
• Klikk Bruk etter dette.

• Gantt -diagrammet vil være klart og synlig ganske godt.

Vi kan legge til en rullefelt for bedre håndtering av dette Gantt diagrammet.

• For å gjøre dette, klikk på Utvikler fanen i regnearket.
• Klikk deretter på kommandoen Sett inn frarullegardinmenyen, og klikk på Rullefelt (fra kontroll) .

• Etter dette vil en rulleknapp vises på regnearket.
• Endre størrelsen på rulleknappen og høyreklikk deretter på den.
• Klikk deretter på Formatkontroll .

I det nye vinduet Formatkontroll , i kategorien Kontroll , skriv inn plasseringen til cellen du vil koble til. I dette tilfellet velger vi $E$38 .

• Velg deretter minimumsverdien etter ditt ønske, vi velger 3 her.
• Velg deretter maksimalverdien etter ditt ønske, vi velger 400 her, da vi har å gjøre med over 365 dager her.
• Velg inkrementell endring som 1, mens vi fortsetter dag for dag.
• Klikk OK etter dette.

• Deretter velger vi celle J2 og skriver inn følgende formel for å koble cellen $ E$38 til denne dato.

• Etter å ha angitt formelen, dato forblir den samme. men nå er den nå koblet til cellen $E$38. nå når vi ruller rullefeltet, vil verdien av cellen $E$38 øke og datoen vil også øke i påfølgende celler.
• Og dette er hvordan rullefeltet nå fungerer som det skal.
• Vårt Gantt -diagram er nå komplett.

Trinn 3 : Lag ytelsesmatrisediagrammer

Neste trinn er å lage ytelsesmatrisediagrammer på grunnlag av den dynamiske sporingen av flere prosjekter. Dediagrammer vil gi oss en oversikt som er dynamisk og hjelper oss å administrere ulike prosjekter i én mal. For å fullføre dette trinnet tar vi hjelp fra funksjonene SUMIF og GJENNOMSNITTELHVIS .

• Nå åpner vi et nytt regneark kalt Prosjektytelse .
• Deretter lager du en tabell akkurat som bildet nedenfor.

• Skriv deretter inn formelen i cellen F26 :

Og dra Fyllhåndtaket til celle F28.

• Skriv deretter inn formelen i cellen G26 :

Og dra Fyllhåndtaket til celle G28 .

• Skriv deretter inn formelen i cellen H26 :

Og dra Fyllehåndtaket til celle G28 .

Da vil tabellen se litt slik ut.

• Det vi gjorde er i utgangspunktet å sammenligne hvor mange dager hvert prosjekt måtte fullføres, og spore hvor mye fremgang de faktisk gjorde. Så har vi også beregnet hvor mye prosjektarbeid som gjenstår.
• Deretter vil vi lage et søylediagram som viser de flere prosjektenes fremdriftssammenlikninger.
• For å gjøre dette, gå til Sett inn-fanen og klikk på 100 % stablet kolonne .

• Når diagrammet vises, klikk på diagramområdet og høyreklikk med musen .
• Fra kontekstmenyen klikker du på Velg data .

• Deretter på Å velgeDatakilder vinduet, klikk på Legg til .

• Velg deretter celleområdet i det nye vinduet serienavnet $E$26:$E$28 .
• Og som serieverdi velg celleområdet $G$26:$G$28 .
• Klikk OK etter dette.

• Deretter, på samme måte som i forrige trinn, klikker du på Legg til -knappen igjen og velg følgende celleområde $E$26:$E$28 .
• Deretter velger du celleområdet $H$26:$H$28 i Serieverdiene .
• Klikk OK etter dette.

• Nå klikk på Rediger -knappen for å legge til aksenavnet på diagrammet.

• Velg deretter celleområdet E$26:$E$28 i boksen.

• Nå vil du se prosjektnavnene er nå presentert på høyre side av Velg datakilde. det vil også være synlig i diagrammet.

• Klikk OK etter dette .

Nå vil du se diagrammet i full form.

Trinn 4: G enerate Dashboard

For å lage en presentasjon i sommerstil, vil vi lage noen flere diagrammer på dette trinnet basert på ulike ytelseskriterier som vil hjelpe oss å spore prosjektene effektivt. SUMIF-funksjonen vil bli brukt her.

• Nå i det nye regnearket vil vi legge til en ny tabell som nedenfor.

• Og deretter koble verdien av hvor mange dager vi brukte, hvor mange dagergjenværende i det totale prosjektet osv. på celleområdet H13 til H16 .
• Deretter setter vi inn et normalt smultringdiagram fra Sett inn -fanen , vil diagrammet vise standardinnstillinger og velge en tilfeldig verdi.

• Deretter velger vi dataområdet for smultringdiagrammet.
• For å gjøre dette høyreklikker vi på musen og klikker på Velg data .

• Så i det nye vinduet, klikk på Legg til .

• Dann valgvinduet, og velg celleområdet $F$7:$ F$8 .

• Etter å ha klikket OK , legg merke til at smultringdiagrammet nå vises med de tilknyttede dataene.
• Etter noen modifikasjoner vil det se litt slik ut.

• For å legge til på toppen av dette, legger vi til en rektangulær Tekstboks -form fra Sett inn-fanen.

• Og plasser boksen i inaktiv av smultringen og koble boksen til cellen $H$15 , vi vet at cellen $H$15 viser prosentandelen av arbeid c fullført på prosjektet.
• Så hvis dataene våre av en eller annen grunn endres, vil arbeidsgjennomføringsprosenten også endres i både smultringdiagrammet og tekstboksen.

• Deretter vil vi legge til prosjektledernes navn og deres resultatmatrise i dashbordet.
• For å gjøre dette vil vi legge til en rullegardin for å evaluere hver leders prestasjoner i Gantt