Excel като програма за електронни таблици може да се използва като отличен инструмент за проследяване. Ако искате да направите програма за проследяване на продажбите в Excel, това ръководство ще ви помогне. В тази статия ще бъде разгледана подробно всяка стъпка от процеса, така че да ви бъде лесно, независимо от опита ви в софтуера.

Изтегляне на шаблона

Можете да изтеглите работната книга с всички листове, използвани за тази демонстрация, от връзката по-долу. Наборите от данни са включени в нея, опитайте сами, докато преминавате през стъпките.

Проследяване на продажбите.xlsx

Процедура стъпка по стъпка за създаване на програма за проследяване на продажбите в Excel

В следващия раздел ще разгледаме различните етапи от създаването на динамичен инструмент за проследяване на продажбите и отчета за него. Всяка стъпка е описана в своя подраздел.

Стъпка 1: Създаване на набор от данни за продукти за продажби

Първо, нека създадем списък с продукти с техните идентификатори и цени. Предполагаме, че продуктите ще бъдат с фиксирана цена за известно време. Също така ще използваме този набор от данни, за да търсим стойности от идентификаторите, вместо да ги изписваме отново и отново, когато правим оригиналния Sales Tracker в Excel.

За демонстрацията използваме следния набор от данни.

Нека да дадем име на листа, например "Списъци с продукти", за по-добри бъдещи справки.

Стъпка 2: Направете динамично проследяване на продажбите за списък с продукти

Сега е време да направим оригиналния инструмент за проследяване на продажбите. Ще използваме функцията VLOOKUP за това да търси стойности от предишния набор от данни, който сме създали. Това ще гарантира, че няма да се налага да въвеждаме повтарящи се стойности всеки път, когато въвеждаме ред в проследяващото устройство.

Функцията IFERROR ще бъдат полезни за отстраняване на всички грешки за празните стойности, което ще направи нашия инструмент за проследяване на продажбите малко по-привлекателен. Следвайте тези стъпки за подробно ръководство за това как можете да направите инструмент за проследяване на продажбите в Excel.

• Първо, нека създадем заглавията на колоните в проследяването на продажбите.

• В този случай ще въведем ръчно входните данни за колоните Дати, Идентификатор на продукта и Единици. Тъй като те могат да варират в зависимост от дните и клиентите.
• За подробности за елемента изберете клетка D5 и запишете следната формула.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• След това натиснете Въведете на клавиатурата си. В резултат на това данните за елемента ще бъдат попълнени автоматично от таблицата, която създадохме в предишната стъпка.

• Сега щракнете и плъзнете иконата на дръжката за запълване, за да запълните останалите клетки с тази формула.
• След това изберете клетка F5 и запишете следната формула.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• Сега натиснете Въведете на клавиатурата.

• След това щракнете и плъзнете лентата с икона за запълване на дръжката до края на предполагаемия списък, за да попълните формулата.
• След това отидете в клетка G5 и запишете следната формула.

F5*E5

• Сега натиснете Въведете В резултат на това ще изчислите общия приход.

• След това изберете клетка G5 и запишете следната формула за импортиране на стойностите на разходите за единица продукция.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4), "0")

• След това натиснете Въведете В резултат на това ще бъде импортирана стойността на разходите/единицата.

• Сега щракнете и плъзнете лентата с икона за запълване до края на предполагаемия списък, за да запълните останалата част от колоната с формулата.
• След това отидете в клетка I5 и запишете следната формула за стойностите на общите разходи.

=H5*E5

• След това натиснете Въведете . И в клетката ще получите общата стойност.

• И накрая, за стойностите на печалбата изберете клетката J5 и запишете следната формула.

=G5-I5

• Сега натиснете Въведете . И след това щракнете и плъзнете иконата на дръжката за запълване като останалите клетки, в които са използвани формули.

• Накрая попълнете останалите редове с датата на продажбата, продадените продукти и единиците. Окончателният списък за проследяване на продажбите ще изглежда по следния начин.

🔍 Разбивка на формулата

👉 VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4) търси стойността в клетката C5 в масива от B5:E8 в електронната таблица, наречена Списъци с продукти Връща стойността на 4-тата колона от реда на масива, където стойността на C5 съвпаднали.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4), "0″) връща 0 в случай, че предишната функция е върнала грешка.

Стъпка 3: Създаване на таблици на завъртане за проследяване

В нашата съвкупност от данни за проследяване на продажбите има толкова много параметри, с които можете да сравнявате продуктите. Като например дати, идентификатор на продукта, име на артикул с печалби, разходи, приходи и т.н. За подобни сравнения Pivot таблицата е отличен инструмент, който Microsoft Excel предоставя. В тази стъпка ще се съсредоточим върху това как да направим pivot таблица с желаните колони, които искаме за конкретен отчет в тази съвкупност от данни. Всеки път, когато искатеза създаване на различни таблици за завъртане, просто следвайте следните стъпки.

• Първо изберете целия набор от данни.

• След това отидете в Вмъкване на в лентата. След това изберете PivotTable от Таблици група.

• В резултат на това в кутията, наречена PivotTable от таблица или диапазон В този момент изберете опцията за Нов работен лист както е показано на фигурата, и щракнете върху OK .

• По този начин ще имаме нова електронна таблица за таблицата за завъртане. В дясната част на електронната таблица ще намерите Полета на PivotTable . В Изберете полета, които да добавите към отчета изберете параметрите, на които искате да базирате отчета си. В този случай избираме Дата , Идентификатор на продукта, и Печалба за въртящата се таблица.

Накрая ще получите таблиците с параметри от проследяването на продажбите, направени в стъпка 2.

Стъпка 4: Генериране на динамичен отчет за проследяване на продажбите

За да създадете динамични отчети, трябва да имате конкретни таблици с въртящи се елементи с конкретни параметри в зависимост от начина, по който искате да ги представите. В този отчет за продажбите ще направим отчети за общата печалба на продуктите всеки ден, общата печалба, получена всеки ден, и общата печалба, получена от всеки продукт.

Създаване на стълбовидна диаграма за общата печалба от проследяването на продажбите

Първо, ще направим стълбовиден и линеен график за визуализиране на общите печалби, получени от всеки продукт дневно.

• Най-напред направете въртяща се таблица с дати, идентификатори на продукти и обща печалба, както е показано в стъпка 3. След това изберете въртящата се таблица.

• След това отидете в Вмъкване на и изберете Препоръчителни диаграми в Графики група.

• В резултат на това Вмъкване на диаграма Ще се отвори кутия. Отидете в Всички диаграми в него, ако имате повече от един таб. След това отляво изберете Колона и след това изберете желания тип стълбовидна диаграма. Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще се появи диаграма с колони.

• След премахване на легендите и промяна на стила на диаграмата тя ще изглежда по следния начин.

Създаване на линейна диаграма за общата печалба от проследяването на продажбите

За да добавите линейна графика от таблицата за завъртане, следвайте следните стъпки.

• Първо, изберете таблицата с въртящи се елементи.

• Сега отидете в Вмъкване на и изберете Препоръчителни диаграми от Графики група.

• След това в Вмъкване на диаграма отидете в полето Всички диаграми ако имате повече от един таб. Сега изберете Линия от лявата страна на полето, а отдясно изберете желания тип линейна диаграма. Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това линейната диаграма ще се появи в електронната таблица.

• След някои промени графиката ще изглежда по следния начин.

Създаване на бар плот за визуализиране на общата печалба по дни

Да речем, че искаме графика на печалбата за дните, независимо от продадените продукти всеки ден. За да изчертаете такива графики в стълбовиден график, следвайте следните стъпки.

• Първо трябва да направите въртяща се таблица, както е описано в стъпка 3, но този път само с отбелязани дати и печалба в полетата. След като направите това, изберете цялата таблица.

• След това отидете в Вмъкване на и в раздела Графики група, изберете Препоръчителни диаграми .

• Сега в Вмъкване на диаграма в появилото се поле изберете Всички диаграми След това от лявата страна изберете Колона . След това, в дясната част на прозореца, изберете типа на желаната колонална диаграма. След това щракнете върху OK .

• В резултат на това в електронната таблица ще се появи диаграма.

• След някои промени, за да я направим по-представителна, избираме следния вид на графиката.

Създаване на кръгова диаграма за визуализиране на печалбата по продукти

Нуждаем се от кръгова диаграма, за да визуализираме разпределението на печалбите си. В този случай използваме кръгова диаграма, за да начертаем разпределението на общата печалба въз основа на различни продукти. Следвайте тези стъпки, за да видите как.

• Първо, необходима ни е въртяща се таблица с продукти и печалба като колона в нея. Следвайте стъпка 3, за да направите въртяща се таблица, но този път отбележете продуктите и печалбата в последните полета за проверка. След като сте направили това, изберете въртящата се таблица.

• След това отидете в Вмъкване на в лентата и изберете Препоръчителни диаграми от Графики група.

• Последователно, един Вмъкване на диаграма Ще се отвори полето. След това изберете Всички диаграми Сега вляво изберете Пай . Вдясно изберете желания тип кръгова диаграма. След като го направите, щракнете върху OK .

• В резултат на предишните стъпки ще се появи кръгова диаграма.

• След известна промяна графиката ще изглежда така.

След като направите всички графики, които са ви необходими от проследяването на продажбите, преместете ги в друга електронна таблица и ги пренаредете. Това трябва да ги направи по-представителни и приятни за визуализиране. Имайте предвид, че тези графики са динамични, те ще се актуализират автоматично, когато актуализирате стойностите на проследяването на продажбите в същата работна книга на Excel.

Прочетете още: Как да проследявате клиентите в Excel (изтеглете безплатен шаблон)

Заключение

Това бяха стъпките, които можете да приложите, за да направите проследяване на продажбите и динамичен отчет за тях в Excel. Надявам се, че сте намерили това ръководство за полезно и информативно. Ако имате някакви въпроси или предложения, уведомете ни по-долу. За повече ръководства като това, посетете Exceldemy.com .