Excel dưới dạng chương trình bảng tính có thể được sử dụng như một công cụ theo dõi tuyệt vời. Nếu bạn muốn tạo một công cụ theo dõi bán hàng trong Excel, hướng dẫn này sẽ giúp bạn. Bài viết này sẽ thảo luận chi tiết từng bước của quy trình để bạn có thể dễ dàng thực hiện bất kể kiến ​​thức chuyên môn của bạn về phần mềm.

Tải xuống Mẫu

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc với tất cả các trang tính được sử dụng cho cuộc biểu tình này từ liên kết dưới đây. Bộ dữ liệu được bao gồm trong đó, hãy tự mình thử trong khi thực hiện các bước.

Sales Tracker.xlsx

Từng bước Quy trình tạo Trình theo dõi bán hàng trong Excel

Trong phần sau, chúng ta sẽ xem xét các giai đoạn khác nhau để tạo trình theo dõi bán hàng động và báo cáo của nó. Mỗi bước được mô tả trong phần phụ của nó.

Bước 1: Tạo tập dữ liệu sản phẩm để bán

Trước tiên, hãy tạo danh sách sản phẩm có ID và giá của chúng. Chúng tôi giả định rằng các sản phẩm sẽ có giá cố định trong một thời gian. Ngoài ra, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu này để tra cứu các giá trị từ ID, thay vì nhập đi nhập lại khi tạo Trình theo dõi doanh số ban đầu trong Excel.

Chúng tôi đang sử dụng tập dữ liệu sau để trình diễn.

Hãy đặt tên cho trang tính, chẳng hạn như “Danh sách sản phẩm”, để tham khảo tốt hơn trong tương lai.

Bước 2: Tạo Công cụ theo dõi doanh số động cho Danh sách sản phẩm

Bây giờ là lúc tạo công cụ theo dõi doanh số ban đầu. Chúng tôi sẽ sử dụng Vlookupfunction để tra cứu các giá trị từ tập dữ liệu trước đó mà chúng tôi đã tạo. Điều này sẽ đảm bảo rằng chúng tôi không phải nhập các giá trị lặp lại mỗi khi chúng tôi nhập một hàng trong trình theo dõi.

Hàm IFERROR sẽ hữu ích để loại bỏ tất cả lỗi cho các giá trị trống , điều này sẽ làm cho công cụ theo dõi bán hàng của chúng tôi hấp dẫn hơn một chút. Thực hiện theo các bước sau để có hướng dẫn chi tiết về cách bạn có thể tạo trình theo dõi bán hàng trong Excel.

• Trước tiên, hãy tạo tiêu đề cho các cột trong trình theo dõi bán hàng.

• Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ nhập thông tin đầu vào của các cột Ngày, ID sản phẩm và Đơn vị theo cách thủ công. Vì điều này có thể thay đổi tùy theo ngày và khách hàng.
• Để biết thông tin chi tiết về mặt hàng, hãy chọn ô D5 và viết công thức sau.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Sau đó nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Do đó, chi tiết mặt hàng sẽ được điền tự động từ bảng mà chúng ta đã tạo ở bước trước.

• Bây giờ, hãy nhấp và kéo biểu tượng biểu tượng núm điều khiển điền để điền công thức này vào các ô còn lại.
• Tiếp theo, chọn ô F5 và viết công thức sau.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• Bây giờ hãy nhấn Enter trên bàn phím của bạn.

• Sau đó, nhấp và kéo thanh biểu tượng điều khiển điền vào cuối danh sách mà bạn cho là để điền công thức.
• Sau đó, chuyển đếnô G5 và viết công thức sau.

F5*E5

• Bây giờ hãy nhấn Enter . Kết quả là bạn sẽ tính được tổng doanh thu.

• Sau đó chọn ô G5 và viết công thức sau vào nhập chi phí/giá trị đơn vị.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4),"0")

• Sau đó, nhấn Nhập trên bàn phím của bạn. Do đó, giá trị chi phí/đơn vị sẽ được nhập.

• Bây giờ, hãy nhấp và kéo thanh biểu tượng điều khiển điền vào cuối danh sách được cho là điền công thức vào phần còn lại của cột.
• Tiếp theo, chuyển đến ô I5 và viết công thức sau cho tổng giá trị chi phí.

=H5*E5

• Sau đó nhấn Enter . Và bạn sẽ có tổng chi phí trong ô.

• Cuối cùng, đối với các giá trị lợi nhuận, hãy chọn ô J5 và viết xuống công thức sau.

=G5-I5

• Bây giờ nhấn Nhập . Sau đó, nhấp và kéo biểu tượng núm điều khiển điền giống như các ô còn lại sử dụng công thức.

• Cuối cùng, điền vào các hàng còn lại với ngày bán, sản phẩm đã bán và đơn vị. Danh sách theo dõi bán hàng cuối cùng sẽ giống như thế này.

🔍 Chi tiết Công thức

👉 VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4) tìm kiếm giá trị trongô C5 trong mảng B5:E8 trong bảng tính có tên Danh sách sản phẩm . Nó trả về giá trị của cột thứ 4 tính từ hàng của mảng, trong đó giá trị của C5 khớp với nhau.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$ B$5:$E$8,4),”0″) trả về 0 trong trường hợp hàm trước đó trả về lỗi.

Bước 3: Tạo Pivot Table cho Trình theo dõi

Trong bộ dữ liệu theo dõi bán hàng, có rất nhiều thông số mà bạn có thể so sánh các sản phẩm. Chẳng hạn như ngày tháng, ID sản phẩm, tên mặt hàng với lợi nhuận, chi phí, doanh thu, v.v. Để so sánh như thế này, bảng Pivot là một công cụ tuyệt vời mà Microsoft Excel cung cấp. Trong bước này, chúng tôi sẽ tập trung vào cách tạo bảng tổng hợp với các cột mong muốn mà chúng tôi muốn cho một báo cáo cụ thể trong tập dữ liệu này. Mỗi khi bạn muốn tạo các bảng tổng hợp khác nhau, chỉ cần làm theo các bước sau.

• Đầu tiên, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu.

• Sau đó chuyển đến tab Chèn trên dải băng của bạn. Tiếp theo, chọn PivotTable từ nhóm Bảng .

• Kết quả là một hộp có tên PivotTable từ bảng hoặc dải ô sẽ xuất hiện. Ngay lúc này, hãy chọn tùy chọn cho Trang tính mới như trong hình và nhấp vào OK .

• Như vậy, chúng ta sẽ có một bảng tính mới cho bảng tổng hợp. Ở phía bên phải của bảng tính, bạn sẽ tìm thấy Trường PivotTable . Trong Chọn trường để thêmđể báo cáo tùy chọn chọn tham số mà bạn muốn làm cơ sở cho báo cáo của mình. Trong trường hợp này, chúng tôi đang chọn Ngày , ID sản phẩm, và Lợi nhuận cho bảng tổng hợp.

Cuối cùng, bạn sẽ có các bảng tổng hợp với các tham số từ công cụ theo dõi doanh số đã thực hiện ở bước 2.

Bước 4: Tạo Báo cáo động trên Trình theo dõi doanh số

Để tạo báo cáo động, bạn cần có các bảng tổng hợp cụ thể với các tham số cụ thể, tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày chúng. Trong báo cáo bán hàng này, chúng ta sẽ lập báo cáo về tổng lợi nhuận của các sản phẩm mỗi ngày, tổng lợi nhuận kiếm được mỗi ngày và tổng lợi nhuận kiếm được của từng sản phẩm.

Tạo biểu đồ thanh cho Tổng lợi nhuận của Trình theo dõi bán hàng

Đầu tiên, chúng ta sẽ tạo biểu đồ thanh và biểu đồ đường để trực quan hóa tổng lợi nhuận kiếm được từ mỗi sản phẩm hàng ngày.

• Trước hết , hãy tạo bảng tổng hợp có ngày, ID sản phẩm và tổng lợi nhuận như trong bước 3. Sau đó, chọn bảng tổng hợp.

• Sau đó, chuyển đến tab Chèn và chọn Biểu đồ được đề xuất trong nhóm Biểu đồ .

• Kết quả là hộp Chèn biểu đồ sẽ mở ra. Chuyển đến tab Tất cả biểu đồ trong đó, nếu bạn có nhiều hơn một tab. Sau đó, từ bên trái, hãy chọn Cột rồi chọn loại biểu đồ thanh bạn muốn. Cuối cùng, bấm vào OK .

• Sau đó, một biểu đồ cột sẽ xuất hiện.

• Sau khi xóa chú giải và thay đổi kiểu biểu đồ, biểu đồ sẽ trông như thế này.

Tạo biểu đồ đường cho Tổng lợi nhuận của Trình theo dõi doanh số

Để thêm biểu đồ đường từ bảng tổng hợp, hãy làm theo các bước sau.

• Trước hết, hãy chọn bảng tổng hợp.

• Bây giờ, hãy chuyển đến tab Chèn và chọn Biểu đồ được đề xuất từ nhóm Biểu đồ .

• Sau đó, trong hộp Chèn Biểu đồ , hãy chuyển đến tab Tất cả Biểu đồ nếu bạn có nhiều hơn một tab. Bây giờ chọn Đường từ bên trái hộp và ở bên phải, chọn loại biểu đồ đường bạn muốn. Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Kết quả là biểu đồ đường sẽ xuất hiện trên bảng tính.

• Sau một số sửa đổi, biểu đồ sẽ trông như thế này.

Tạo biểu đồ thanh để trực quan hóa tổng lợi nhuận theo ngày

Giả sử chúng ta muốn có biểu đồ lợi nhuận cho các ngày bất kể sản phẩm được bán mỗi ngày. Để vẽ biểu đồ như vậy trong biểu đồ thanh, hãy làm theo các bước sau.

• Trước tiên, bạn cần tạo một bảng tổng hợp như được mô tả trong bước 3, nhưng lần này chỉ có ngày và lợi nhuận được đánh dấu trong các trường . Khi bạn đã hoàn thành việc đó, hãy chọn toàn bộ bảng.

• Sau đó chuyển đếntab Chèn và trong nhóm Biểu đồ , hãy chọn Biểu đồ được đề xuất .

• Bây giờ, trong hộp Chèn biểu đồ bật lên, hãy chọn tab Tất cả biểu đồ nếu bạn có nhiều biểu đồ. Sau đó, từ bên trái, chọn Cột . Tiếp theo, ở phía bên phải của cửa sổ, hãy chọn loại biểu đồ cột mà bạn muốn. Sau đó, nhấp vào OK .

• Kết quả là một biểu đồ sẽ xuất hiện trên bảng tính.

• Sau một số sửa đổi để dễ nhìn hơn, chúng tôi đang chọn giao diện sau cho biểu đồ.

Tạo Biểu đồ hình tròn để trực quan hóa lợi nhuận theo sản phẩm

Chúng tôi cần một biểu đồ hình tròn để hình dung sự phân bổ lợi nhuận của mình. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng biểu đồ hình tròn để vẽ biểu đồ phân phối tổng lợi nhuận dựa trên các sản phẩm khác nhau. Hãy làm theo các bước sau để biết cách thực hiện.

• Trước tiên, chúng ta cần một bảng tổng hợp với cột sản phẩm và lợi nhuận. Thực hiện theo bước 3 để tạo bảng tổng hợp, nhưng lần này hãy kiểm tra các sản phẩm và lợi nhuận trong các trường cuối cùng để kiểm tra. Khi bạn đã có, hãy chọn bảng tổng hợp.

• Sau đó, chuyển đến tab Chèn trên dải băng của bạn và chọn Biểu đồ được đề xuất từ nhóm Biểu đồ .

• Liên tiếp, Chèn biểu đồ hộp sẽ mở ra. Sau đó chọn tab Tất cả biểu đồ từ đó. Bây giờ, ở bên trái, chọn Bánh . Ở bên phải, hãy chọn loại biểu đồ hình tròn bạn muốn. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

• Kết quả của các bước trước đó là một biểu đồ hình tròn sẽ bật lên.

• Sau khi sửa đổi, biểu đồ sẽ trông như thế này.

Một lần bạn đã hoàn thành tất cả các biểu đồ bạn cần từ trình theo dõi bán hàng, hãy chuyển chúng sang một bảng tính khác và sắp xếp lại chúng. Nó sẽ làm cho chúng dễ nhìn hơn và dễ hình dung hơn. Hãy nhớ rằng những biểu đồ này là biểu đồ động, chúng sẽ tự động cập nhật khi bạn cập nhật giá trị vào trình theo dõi bán hàng của mình trong cùng một sổ làm việc Excel.

Đọc thêm: Cách theo dõi khách hàng trong Excel (Tải xuống mẫu miễn phí)

Kết luận

Đây là các bước bạn có thể thực hiện để tạo một bộ theo dõi bán hàng và một báo cáo động về nó trong Excel. Hy vọng bạn đã tìm thấy hướng dẫn này hữu ích và nhiều thông tin. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc gợi ý nào, hãy cho chúng tôi biết bên dưới. Để biết thêm hướng dẫn như thế này, hãy truy cập Exceldemy.com .