Excel как программа электронных таблиц может быть использована в качестве отличного инструмента отслеживания. Если вы хотите создать программу отслеживания продаж в Excel, это руководство поможет вам. В этой статье подробно рассматривается каждый шаг процесса, так что вы сможете легко найти его независимо от вашего опыта работы с программой.

Скачать шаблон

По ссылке ниже вы можете скачать рабочую тетрадь со всеми листами, использованными для этой демонстрации. Наборы данных включены в нее, попробуйте сами, пока будете проходить все шаги.

Sales Tracker.xlsx

Пошаговая процедура создания отчета о продажах в Excel

В следующем разделе мы рассмотрим различные этапы создания динамического трекера продаж и его отчета. Каждый этап описан в своем подразделе.

Шаг 1: Создайте набор данных о товарах для продажи

Сначала создадим список продуктов с их идентификаторами и ценами. Мы предполагаем, что продукты будут иметь фиксированную цену в течение некоторого времени. Кроме того, мы будем использовать этот набор данных для поиска значений по идентификаторам, вместо того чтобы вводить их снова и снова при создании оригинального Sales Tracker в Excel.

Для демонстрации мы берем следующий набор данных.

Давайте назовем лист, скажем, "Списки продуктов", для более удобного использования в будущем.

Шаг 2: Создайте динамический трекер продаж для списка продуктов

Теперь пришло время сделать оригинальный трекер продаж. Мы будем использовать функция VLOOKUP для поиска значений из предыдущего созданного нами набора данных. Это позволит нам не вводить повторяющиеся значения каждый раз, когда мы вводим строку в трекере.

Функция IFERROR поможет устранить все ошибки для пустых значений, что сделает наш трекер продаж немного более привлекательным. Следуйте этим шагам для получения подробного руководства о том, как сделать трекер продаж в Excel.

• Сначала создадим заголовки для столбцов в трекере продаж.

• В этом случае мы будем вводить данные в столбцы "Даты", "Идентификатор продукта" и "Единицы измерения" вручную, поскольку они могут меняться в зависимости от дней и клиентов.
• Для получения подробной информации об элементе выберите ячейку D5 и запишите следующую формулу.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки продуктов'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Затем нажмите Войти В результате данные о товаре будут заполнены автоматически из таблицы, которую мы создали в предыдущем шаге.

• Теперь нажмите и перетащите значок ручки заливки, чтобы заполнить остальные ячейки этой формулой.
• Затем выберите ячейку F5 и запишите следующую формулу.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• Теперь нажмите Войти на клавиатуре.

• После этого щелкните и перетащите панель значка ручки заливки в конец предполагаемого списка, чтобы заполнить формулу.
• Затем перейдите в камеру G5 и запишите следующую формулу.

F5*E5

• Теперь нажмите Войти В результате вы получите расчет общего дохода.

• Затем выберите ячейку G5 и запишите следующую формулу для импорта значений затрат/единиц продукции.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки продуктов'!$B$5:$E$8,4), "0")

• После этого нажмите Войти на клавиатуре. Соответственно, будет импортировано значение стоимости/единицы.

• Теперь щелкните и перетащите панель значка ручки заполнения в конец предполагаемого списка, чтобы заполнить формулой оставшуюся часть столбца.
• Затем перейдите в ячейку I5 и запишите следующую формулу для значений общих затрат.

=H5*E5

• Затем нажмите Войти И вы получите общую стоимость в ячейке.

• Наконец, для значений прибыли выберите ячейку J5 и запишите следующую формулу.

=G5-I5

• Теперь нажмите Войти Затем нажмите и перетащите значок ручки заливки, как и остальные ячейки, в которых использовались формулы.

• Наконец, заполните остальные строки датой продажи, проданными товарами и единицами продукции. Окончательный список отслеживания продаж будет выглядеть примерно так.

🔍 Разбивка формулы

👉 VLOOKUP(C5,'Списки продуктов'!$B$5:$E$8,4) ищет значение в ячейке C5 в массиве B5:E8 в электронной таблице под названием Списки продуктов . Он возвращает значение 4-го столбца из строки массива, где значение C5 подобранные.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки продуктов'!$B$5:$E$8,4), "0″) возвращает 0 в случае, если предыдущая функция возвращает ошибку.

Шаг 3: Создание сводных таблиц для трекера

В нашем наборе данных для отслеживания продаж есть очень много параметров, по которым можно сравнивать товары. Например, даты, ID товара, название товара, прибыль, стоимость, выручка и т.д. Для подобных сравнений таблица Pivot является отличным инструментом, который предоставляет Microsoft Excel. В этом шаге мы сосредоточимся на том, как создать таблицу Pivot с нужными столбцами для конкретного отчета в этом наборе данных. Каждый раз, когда вы хотите, чтобычтобы создать различные таблицы pivot, просто выполните следующие действия.

• Сначала выберите весь набор данных.

• Затем перейдите к Вставка на вкладке ленты. Далее выберите PivotTable из Таблицы группа.

• В результате коробка под названием PivotTable из таблицы или диапазона появится. В этот момент выберите опцию для Новый рабочий лист как показано на рисунке, и нажмите кнопку OK .

• Таким образом, у нас будет новая электронная таблица для поворотной таблицы. В правой части электронной таблицы вы найдете Поля PivotTable . В Выберите поля для добавления в отчет выберите параметры, на которых вы хотите основывать свой отчет. В данном случае мы выбираем параметр Дата , ID продукта, и Прибыль для поворотной таблицы.

Наконец, у вас будут таблицы pivot с параметрами из трекера продаж, созданного в шаге 2.

Шаг 4: Создание динамического отчета по отслеживанию продаж

Для создания динамических отчетов необходимо иметь определенные таблицы pivot с определенными параметрами, в зависимости от того, как вы хотите их представить. В этом отчете по продажам мы собираемся сделать отчеты по общей прибыли продуктов за каждый день, общей прибыли, полученной за каждый день, и общей прибыли, полученной каждым продуктом.

Постройте гистограмму для общей прибыли по трекеру продаж

Сначала мы построим гистограмму и линейный график для визуализации общей прибыли, получаемой каждым продуктом ежедневно.

• Прежде всего, создайте сводную таблицу с датами, идентификаторами продуктов и общей прибылью, как показано в шаге 3. Затем выберите сводную таблицу.

• После этого перейдите к Вставка вкладку и выберите Рекомендуемые диаграммы в Графики группа.

• В результате Вставить диаграмму откроется окно. Перейдите к Все диаграммы вкладку в нем, если у вас несколько вкладок. Затем слева выберите Колонка а затем выберите нужный тип гистограммы. Наконец, нажмите кнопку OK .

• Соответственно, появится столбчатая диаграмма.

• После удаления легенд и изменения стиля графика он будет выглядеть примерно так.

Постройте линейный график для общей прибыли по трекеру продаж

Чтобы добавить линейный график из сводной таблицы, выполните следующие действия.

• Прежде всего, выберите таблицу pivot.

• Теперь перейдите к Вставка вкладку и выберите Рекомендуемые диаграммы из Графики группа.

• Затем в Вставить диаграмму ящик, перейдите к Все диаграммы если у вас несколько вкладок. Теперь выберите Линия слева от поля, а справа выберите нужный вам тип линейного графика. Наконец, нажмите на кнопку OK .

• В результате на электронной таблице появится линейный график.

• После некоторых модификаций график будет выглядеть примерно так.

Создание гистограммы для визуализации общей прибыли по дням

Допустим, нам нужен график прибыли по дням, независимо от проданных в каждый день продуктов. Чтобы построить такие графики в виде гистограммы, выполните следующие действия.

• Сначала нужно создать сводную таблицу, как описано в шаге 3, но на этот раз в полях будут отмечены только даты и прибыль. Как только вы это сделаете, выделите всю таблицу.

• Затем перейдите к Вставка вкладку и под Графики группу, выберите Рекомендуемые диаграммы .

• Теперь в Вставить диаграмму в появившемся окне выберите Все диаграммы если у вас их несколько. Затем с левой стороны выберите Колонка Далее, в правой части окна выберите нужный тип столбцовой диаграммы. После этого нажмите кнопку OK .

• В результате на электронной таблице появится график.

• После некоторых изменений, чтобы сделать его более презентабельным, мы выбираем следующий вид графика.

Создание круговой диаграммы для визуализации прибыли по продуктам

Нам нужна круговая диаграмма для визуализации распределения прибыли. В данном случае мы используем круговую диаграмму для построения графика распределения общей прибыли на основе различных продуктов. Выполните следующие шаги, чтобы увидеть, как это сделать.

• Во-первых, нам нужна сводная таблица, столбцами которой являются продукты и прибыль. Выполните шаг 3 для создания сводной таблицы, но на этот раз отметьте продукты и прибыль в последних полях для проверки. После этого выберите сводную таблицу.

• Затем перейдите к Вставка на вкладке ленты и выберите Рекомендуемые диаграммы из Графики группа.

• Последовательно Вставить диаграмму откроется окно. Затем выберите Все диаграммы Теперь слева выберите вкладку Пирог Справа выберите нужный тип круговой диаграммы. После этого нажмите на кнопку OK .

• В результате выполнения предыдущих шагов появится круговая диаграмма.

• После некоторой модификации график будет выглядеть следующим образом.

После того, как вы сделали все необходимые графики из программы отслеживания продаж, перенесите их в другую таблицу и переставьте. Это сделает их более презентабельными и приятными для визуального восприятия. Помните, что эти графики динамические, они будут обновляться автоматически, когда вы будете обновлять значения в программе отслеживания продаж в той же рабочей книге Excel.

Читать далее: Как вести учет клиентов в Excel (скачать бесплатный шаблон)

Заключение

Это были шаги, которые вы можете выполнить, чтобы сделать трекер продаж и динамический отчет по нему в Excel. Надеюсь, вы нашли это руководство полезным и информативным. Если у вас есть вопросы или предложения, дайте нам знать об этом ниже. Для получения других руководств, подобных этому, посетите сайт Exceldemy.com .