Maaaring gamitin ang Excel bilang isang spreadsheet program bilang isang mahusay na tool sa pagsubaybay. Kung gusto mong gumawa ng sales tracker sa Excel, tutulungan ka ng gabay na ito. Tatalakayin ng artikulong ito ang bawat hakbang ng proseso nang detalyado upang madali mong mahanap ito anuman ang iyong kadalubhasaan sa software.

I-download ang Template

Maaari mong i-download ang workbook kasama ang lahat ng mga sheet na ginamit para sa pagpapakitang ito mula sa link sa ibaba. Ang mga dataset ay kasama dito, subukan ito sa iyong sarili habang ginagawa mo ang mga hakbang.

Sales Tracker.xlsx

Step-by-Step Pamamaraan sa Gumawa ng Sales Tracker sa Excel

Sa susunod na seksyon, tatalakayin natin ang iba't ibang yugto ng paggawa ng isang dynamic na sales tracker at ang ulat nito. Ang bawat hakbang ay inilalarawan sa sub-section nito.

Hakbang 1: Gumawa ng Dataset ng Mga Produkto para sa Mga Benta

Una, gumawa tayo ng listahan ng mga produkto kasama ang kanilang mga ID at presyo. Ipinapalagay namin na ang mga produkto ay magiging isang nakapirming presyo para sa isang sandali. Gayundin, gagamitin namin ang dataset na ito upang maghanap ng mga value mula sa mga ID, sa halip na i-type ito nang paulit-ulit kapag ginagawa ang orihinal na Sales Tracker sa Excel.

Kinukuha namin ang sumusunod na dataset para sa pagpapakita.

Pangalanan natin ang sheet, sabihin ang "Mga Listahan ng Produkto", para sa mas magandang sanggunian sa hinaharap.

Hakbang 2: Gumawa ng Dynamic na Tagasubaybay ng Benta para sa Listahan ng Mga Produkto

Ngayon ay oras na upang gawin ang orihinal na tracker ng benta. Gagamitin namin ang ang VLOOKUPfunction para doon maghanap ng mga value mula sa nakaraang dataset na aming ginawa. Titiyakin nito na hindi namin kailangang ipasok ang mga paulit-ulit na halaga sa tuwing papasok kami ng isang row sa tracker.

Ang function na IFERROR ay makakatulong upang maalis ang lahat ng mga error para sa mga blangkong halaga , na gagawing mas kaakit-akit ang aming sales tracker. Sundin ang mga hakbang na ito para sa isang detalyadong gabay sa kung paano ka makakagawa ng sales tracker sa Excel.

• Una, gawin natin ang mga header para sa mga column sa sales tracker.

• Sa kasong ito, manu-manong ilalagay namin ang mga input ng Mga column ng Mga Petsa, ID ng Produkto, at Mga Yunit. Dahil maaaring mag-iba ito depende sa mga araw at mga customer.
• Para sa mga detalye ng item, piliin ang cell D5 at isulat ang sumusunod na formula.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Pagkatapos ay pindutin ang Enter sa iyong keyboard. Bilang resulta, awtomatikong mapupunan ang mga detalye ng item mula sa talahanayang ginawa namin sa nakaraang hakbang.

• Ngayon, i-click at i-drag ang icon ng fill handle upang punan ang natitirang mga cell gamit ang formula na ito.
• Susunod, piliin ang cell F5 at isulat ang sumusunod na formula.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• Ngayon pindutin ang Enter sa iyong keyboard.

• Pagkatapos, i-click at i-drag ang fill handle icon bar sa dulo ng iyong dapat na listahan upang punan ang formula.
• Pagkatapos ay pumunta sacell G5 at isulat ang sumusunod na formula.

F5*E5

• Ngayon pindutin ang Enter . Bilang resulta, magkakaroon ka ng kalkulasyon ng kabuuang kita.

• Pagkatapos ay piliin ang cell G5 at isulat ang sumusunod na formula sa mag-import ng mga halaga ng halaga/unit.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4),"0")

• Pagkatapos nito, pindutin ang Ipasok ang sa iyong keyboard. Dahil dito, mai-import ang halaga ng halaga/unit.

• Ngayon, i-click at i-drag ang fill handle icon bar sa dulo ng dapat na listahan upang punan ang natitirang bahagi ng column ng formula.
• Susunod, pumunta sa cell I5 at isulat ang sumusunod na formula para sa kabuuang halaga ng gastos.

=H5*E5

• Pagkatapos ay pindutin ang Enter . At magkakaroon ka ng kabuuang gastos sa cell.

• Sa wakas, para sa mga halaga ng tubo, piliin ang cell J5 at isulat pababa sa sumusunod na formula.

=G5-I5

• Ngayon pindutin ang Ipasok ang . At pagkatapos ay i-click at i-drag ang icon ng fill handle tulad ng iba pang mga cell kung saan ginamit ang mga formula.

• Sa wakas, punan ang natitirang bahagi ng mga row. kasama ang petsa ng pagbebenta, mga produktong naibenta, at mga yunit. Magiging ganito ang hitsura ng huling listahan ng tracker ng benta.

🔍 Breakdown ng Formula

👉 VLOOKUP(C5,'Mga Listahan ng Produkto'!$B$5:$E$8,4) naghahanap ng halaga sacell C5 sa array ng B5:E8 sa spreadsheet na tinatawag na Mga Listahan ng Produkto . Ibinabalik nito ang value ng ika-4 na column mula sa row ng array, kung saan tumugma ang value ng C5 .

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$ B$5:$E$8,4),"0″) nagbabalik ng 0 kung sakaling magbalik ng error ang nakaraang function.

Hakbang 3: Lumikha ng Mga Pivot Table para sa Tracker

Sa aming dataset ng sales tracker, napakaraming parameter na maaari mong paghambingin ang mga produkto. Gaya ng mga petsa, product ID, pangalan ng item na may mga kita, gastos, mga kita, atbp. Para sa mga paghahambing na tulad nito, ang Pivot table ay isang mahusay na tool na ibinibigay ng Microsoft Excel. Sa hakbang na ito, tututukan namin kung paano gumawa ng pivot table na may mga gustong column na gusto namin para sa isang partikular na ulat sa dataset na ito. Sa tuwing gusto mong gumawa ng iba't ibang pivot table, sundin lang ang mga hakbang na ito.

• Una, piliin ang buong dataset.

• Pagkatapos ay pumunta sa tab na Insert sa iyong ribbon. Susunod, piliin ang PivotTable mula sa Tables grupo.

• Bilang resulta, isang kahon na tinatawag na Lalabas ang PivotTable mula sa talahanayan o range . Sa sandaling ito, piliin ang opsyon para sa Bagong Worksheet tulad ng ipinapakita sa figure at mag-click sa OK .

• Kaya, magkakaroon tayo ng bagong spreadsheet para sa pivot table. Sa kanang bahagi ng spreadsheet, makikita mo ang PivotTable Fields . Sa Pumili ng mga field na idaragdagpara mag-ulat opsyon piliin ang mga parameter, gusto mong pagbatayan ng iyong ulat. Sa kasong ito, pinipili namin ang Petsa , ID ng Produkto, at Profit para sa pivot table.

Sa wakas, magkakaroon ka ng mga pivot table na may mga parameter mula sa sales tracker na ginawa sa hakbang 2.

Hakbang 4: Bumuo ng Dynamic na Ulat sa Sales Tracker

Upang gumawa ng mga dynamic na ulat, kailangan mong magkaroon ng mga partikular na pivot table na may mga partikular na parameter, depende sa kung paano mo gustong katawanin ang mga ito. Sa ulat ng pagbebenta na ito, gagawa kami ng mga ulat sa kabuuang kita ng mga produkto bawat araw, ang kabuuang kita na kinita bawat araw, at ang kabuuang kita na kinita ng bawat produkto.

Gumawa ng Bar Plot para sa Kabuuang Profit ng Sales Tracker

Una, gagawa kami ng bar plot at line plot para sa pagsasalarawan ng kabuuang kita na kinikita ng bawat produkto araw-araw.

• Una sa lahat , gumawa ng pivot table na may mga petsa, product ID, at kabuuang kita gaya ng ipinapakita sa hakbang 3. Pagkatapos ay piliin ang pivot table.

• Pagkatapos noon, pumunta sa tab na Insert at piliin ang Recommended Charts sa Charts grupo.

• Bilang resulta, magbubukas ang kahon ng Insert Chart . Pumunta sa tab na Lahat ng Chart , kung mayroon kang higit sa isang tab. Pagkatapos mula sa kaliwa, piliin ang Column at pagkatapos ay piliin ang uri ng bar chart na gusto mo. Sa wakas, mag-click sa OK .

• Dahil dito, may lalabas na column chart.

• Pagkatapos alisin ang mga alamat at baguhin ang istilo ng chart, magiging ganito ang hitsura.

Gumawa ng Line Chart para sa Kabuuang Kita ng Sales Tracker

Upang magdagdag ng line graph mula sa pivot table sundin ang mga hakbang na ito.

• Una sa lahat, piliin ang pivot table.

• Ngayon pumunta sa tab na Insert at piliin ang Recommended Charts mula sa Charts grupo .

• Pagkatapos sa kahon na Insert Chart , pumunta sa tab na Lahat ng Chart kung mayroon kang higit sa isang tab. Piliin ngayon ang Linya mula sa kaliwa ng kahon at sa kanan, piliin ang uri ng line chart na gusto mo. Panghuli, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, lalabas ang line chart sa spreadsheet.

• Pagkatapos ng ilang pagbabago, magiging ganito ang hitsura ng chart.

Lumikha ng Bar Plot upang I-visualize ang Kabuuang Kita ayon sa Mga Araw

Sabihin nating gusto namin ng graph ng tubo para sa mga araw anuman ang mga produktong ibinebenta bawat araw. Upang i-plot ang mga ganoong graph sa isang bar plot, sundin ang mga hakbang na ito.

• Una, kailangan mong gumawa ng pivot table gaya ng inilalarawan sa hakbang 3, ngunit sa pagkakataong ito ay ang mga petsa at tubo lang ang naka-tick sa mga field . Kapag nagawa mo na iyon, piliin ang buong talahanayan.

• Pagkatapos ay pumunta saang tab na Insert at sa ilalim ng Charts grupo, piliin ang Recommended Charts .

• Ngayon sa Insert Chart box na nag-pop up, piliin ang All Charts tab kung mayroon kang higit sa isa. Pagkatapos mula sa kaliwang bahagi, piliin ang Column . Susunod, sa kanang bahagi ng window, piliin ang uri ng column chart na gusto mo. Pagkatapos nito, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, may lalabas na chart sa spreadsheet.

• Pagkatapos ng ilang pagbabago upang gawin itong mas presentable, pipiliin namin ang sumusunod na hitsura para sa chart.

Gumawa ng Pie Chart para Makita ang Kita ayon sa Mga Produkto

Kailangan namin ng pie chart para makita ang aming mga pamamahagi ng kita. Sa kasong ito, gumagamit kami ng pie chart upang i-plot ang kabuuang pamamahagi ng kita batay sa iba't ibang produkto. Sundin ang mga hakbang na ito upang makita kung paano.

• Una, kailangan namin ng pivot table na may mga produkto at tubo bilang column nito. Sundin ang hakbang 3 upang gumawa ng pivot table, ngunit sa pagkakataong ito suriin ang mga produkto at kumita sa mga huling field upang suriin. Kapag mayroon ka na, piliin ang pivot table.

• Pagkatapos, pumunta sa tab na Insert sa iyong ribbon at piliin ang Mga Inirerekomendang Chart mula sa Charts grupo.

• Magkasunod-sunod, isang Ipasok ang Chart magbubukas ang kahon. Pagkatapos ay piliin ang tab na Lahat ng Chart mula rito. Ngayon, sa kaliwa, piliin Pie . Sa kanan, piliin ang uri ng pie chart na gusto mo. Kapag tapos na, mag-click sa OK .

• Bilang resulta ng mga nakaraang hakbang, may lalabas na pie chart.

• Pagkatapos ng ilang pagbabago, magiging ganito ang chart.

Minsan nagawa mo na ang lahat ng mga graph na kailangan mo mula sa sales tracker, ilipat ang mga ito sa ibang spreadsheet at muling ayusin ang mga ito. Dapat itong gawing mas presentable at kasiya-siyang tingnan. Tandaan na ang mga graph na ito ay dynamic, awtomatiko silang mag-a-update kapag nag-update ka ng mga value sa iyong sales tracker sa parehong Excel workbook.

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Subaybayan ang mga Kliyente sa Excel (I-download ang Libreng Template)

Konklusyon

Ito ang mga hakbang na maaari mong ipatupad upang makagawa ng sales tracker at isang dynamic na ulat ng ito sa Excel. Sana ay naging kapaki-pakinabang at nagbibigay-kaalaman ang gabay na ito. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi ipaalam sa amin sa ibaba. Para sa higit pang mga gabay na tulad nito, bisitahin ang Exceldemy.com .