Excel-taulukkolaskentaohjelmaa voidaan käyttää erinomaisena seurantatyökaluna. Jos haluat tehdä myynninseurantaohjelman Excelissä, tämä opas auttaa sinua. Tässä artikkelissa käsitellään prosessin jokainen vaihe yksityiskohtaisesti, jotta se on helppoa riippumatta siitä, osaatko käyttää kyseistä ohjelmaa.

Lataa malli

Voit ladata työkirjan, jossa on kaikki tässä demonstraatiossa käytetyt arkit, alla olevasta linkistä. Tietokannat sisältyvät siihen, kokeile sitä itse, kun käyt läpi vaiheet.

Myynnin seuranta.xlsx

Vaiheittainen menettely myyntiseurannan tekemiseen Excelissä

Seuraavassa osassa käymme läpi dynaamisen myynninseurannan ja sen raportin tekemisen eri vaiheet. Jokainen vaihe kuvataan omassa alaluvussaan.

Vaihe 1: Tee myyntituotteiden tietokanta

Luodaan ensin luettelo tuotteista ja niiden tunnuksista ja hinnoista. Oletamme, että tuotteilla on kiinteä hinta jonkin aikaa. Käytämme tätä tietokokonaisuutta myös arvojen etsimiseen tunnuksista sen sijaan, että kirjoittaisimme ne uudelleen ja uudelleen, kun teemme alkuperäistä Sales Tracker -ohjelmaa Excelissä.

Käytämme esittelyä varten seuraavaa tietokokonaisuutta.

Annetaan arkille nimi "Tuoteluettelot", jotta se olisi tulevaisuudessa paremmin löydettävissä.

Vaihe 2: Tee dynaaminen myyntiseuranta tuoteluettelolle

Nyt on aika tehdä alkuperäinen myynninseuranta. Käytämme apuna VLOOKUP-toiminto jotta voimme hakea arvoja edellisestä luomastamme tietokokonaisuudesta. Näin varmistetaan, ettei meidän tarvitse syöttää toistuvia arvoja joka kerta, kun syötämme rivin seurantaan.

IFERROR-funktio auttaa poistamaan kaikki tyhjien arvojen virheet, mikä tekee myyntiseurannasta hieman houkuttelevamman. Seuraa näitä ohjeita, niin saat yksityiskohtaisen oppaan siitä, miten voit tehdä myyntiseurannan Excelissä.

• Luodaan ensin otsikot myyntiseurannan sarakkeille.

• Tässä tapauksessa syötämme Päivämäärät-, Tuotetunnus- ja Yksiköt-sarakkeiden syötteet manuaalisesti, koska ne voivat vaihdella päivien ja asiakkaiden mukaan.
• Valitse solu, josta saat kohteen tiedot D5 ja kirjoita seuraava kaava.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Tuoteluettelot'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Paina sitten Kirjoita Tämän seurauksena kohteen tiedot täytetään automaattisesti edellisessä vaiheessa luomastamme taulukosta.

• Napsauta ja vedä täyttökahva-kuvaketta täyttääksesi loput solut tällä kaavalla.
• Valitse seuraavaksi solu F5 ja kirjoita seuraava kaava.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Tuoteluettelot'!$B$5:$E$8,3),0)

• Paina nyt Kirjoita näppäimistölläsi.

• Sen jälkeen napsauta ja vedä täyttökahvan kuvakepalkki oletetun luettelon loppuun, jotta kaava täyttyy.
• Siirry sitten soluun G5 ja kirjoita seuraava kaava.

F5*E5

• Paina nyt Kirjoita Tämän tuloksena saat laskettua kokonaistulot.

• Valitse sitten solu G5 ja kirjoita seuraava kaava kustannusyksikköarvojen tuontia varten.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Tuoteluettelot'!$B$5:$E$8,4), "0")

• Paina sen jälkeen Kirjoita Näin ollen kustannus/yksikköarvo tuodaan.

• Napsauta ja vedä täyttökahvan kuvakepalkki oletetun luettelon loppuun, jotta voit täyttää sarakkeen loppuosan kaavalla.
• Siirry seuraavaksi soluun I5 ja kirjoita seuraava kaava kokonaiskustannusten arvoille.

=H5*E5

• Paina sitten Kirjoita . ja saat kokonaiskustannukset soluun.

• Valitse lopuksi voittoarvoja varten solu J5 ja kirjoita seuraava kaava.

=G5-I5

• Paina nyt Kirjoita . ja napsauta ja vedä sitten täyttökahvan kuvaketta kuten muissakin soluissa, joissa käytettiin kaavoja.

• Täytä lopuksi loput rivit myyntipäivämäärällä, myydyillä tuotteilla ja yksiköillä. Lopullinen myynninseurantaluettelo näyttää suunnilleen tältä.

🔍 Kaavan erittely

👉 VLOOKUP(C5,'Tuoteluettelot'!$B$5:$E$8,4) etsii arvoa solusta C5 array of B5:E8 taulukkolaskentaohjelmassa nimeltä Tuoteluettelot Se palauttaa arvo 4. sarakkeen rivin riviltä, jossa arvo on C5 sovitettu.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Tuoteluettelot'!$B$5:$E$8,4), "0″) palauttaa 0, jos edellinen funktio palauttaa virheen.

Vaihe 3: Luo Pivot-taulukot Seurantaan

Myynninseuranta-tietokannassamme on niin monia parametreja, joiden avulla voit vertailla tuotteita. Kuten päivämäärät, tuotetunnus, nimikkeen nimi voitoilla, kustannuksilla, tuloilla jne. Tämänkaltaisiin vertailuihin Pivot-taulukko on erinomainen työkalu, jonka Microsoft Excel tarjoaa. Tässä vaiheessa keskitymme siihen, miten teemme pivot-taulukon, jossa on halutut sarakkeet, jotka haluamme tietylle raportille tässä tietokannassa. Aina, kun haluatteVoit luoda erilaisia pivot-taulukoita noudattamalla seuraavia ohjeita.

• Valitse ensin koko tietokokonaisuus.

• Siirry sitten Lisää välilehti nauhassa. Valitse seuraavaksi PivotTable alkaen Taulukot ryhmä.

• Tämän seurauksena laatikko nimeltä PivotTable taulukosta tai alueesta Valitse tällä hetkellä vaihtoehto, jossa on vaihtoehto Uusi laskentataulukko kuten kuvassa näkyy ja napsauta OK .

• Näin saamme uuden laskentataulukon pivot-taulukkoa varten. Laskentataulukon oikealla puolella on seuraavat tiedot PivotTable-kentät . Valitse raporttiin lisättävät kentät valitse parametrit, joihin haluat perustaa raporttisi. Tässä tapauksessa valitsemme parametrin Päivämäärä , Tuotetunniste, ja Voitto pivot-taulukkoa varten.

Lopuksi saat pivot-taulukot, joissa on vaiheessa 2 tehdyn myynninseurannan parametrit.

Vaihe 4: Luo dynaaminen raportti Sales Trackerista

Dynaamisten raporttien luomiseksi tarvitaan erityisiä pivot-taulukoita, joissa on tietyt parametrit sen mukaan, miten haluat esittää ne. Tässä myyntiraportissa teemme raportit tuotteiden kokonaisvoitosta joka päivä, kunkin päivän kokonaisvoitosta ja kunkin tuotteen kokonaisvoitosta.

Luo pylväsdiagrammi Sales Trackerin kokonaisvoitosta.

Ensin laaditaan pylväs- ja viivapiirros, joilla visualisoidaan kunkin tuotteen päivittäin ansaitsemat kokonaisvoitot.

• Tee ensin pivot-taulukko, jossa on päivämäärät, tuotetunnukset ja kokonaisvoitot, kuten vaiheessa 3. Valitse sitten pivot-taulukko.

• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Lisää välilehti ja valitse Suositellut kaaviot vuonna Kaaviot ryhmä.

• Tämän seurauksena Lisää kaavio aukeaa. Siirry kohtaan Kaikki kaaviot välilehti, jos sinulla on useampi kuin yksi välilehti. Valitse sitten vasemmalta puolelta vaihtoehto Pylväs ja valitse sitten haluamasi pylväsdiagrammin tyyppi. Klikkaa lopuksi painiketta OK .

• Näin ollen näkyviin tulee pylväsdiagrammi.

• Kun olet poistanut legendat ja muuttanut kaavion tyyliä, se näyttää jotakuinkin tältä.

Luo viivakaavio Sales Trackerin kokonaisvoitosta.

Voit lisätä viivakuvaajan pivot-taulukosta seuraavasti.

• Valitse ensin pivot-taulukko.

• Mene nyt Lisää välilehti ja valitse Suositellut kaaviot alkaen Kaaviot ryhmä.

• Sitten Lisää kaavio laatikko, siirry Kaikki kaaviot jos sinulla on useampi kuin yksi välilehti. Valitse nyt Linja laatikon vasemmalta puolelta ja valitse oikealta haluamasi viivakaavion tyyppi. Klikkaa lopuksi painiketta OK .

• Tämän seurauksena taulukkolaskentataulukkoon ilmestyy viivakaavio.

• Joidenkin muutosten jälkeen kaavio näyttää suunnilleen tältä.

Luo pylväsdiagrammi kokonaisvoiton visualisoimiseksi päivien perusteella

Oletetaan, että haluamme voittokäyrän päivien osalta riippumatta siitä, mitä tuotteita on myyty kunakin päivänä. Voit piirtää tällaiset käyrät pylväsdiagrammina seuraavasti.

• Ensin sinun on tehtävä pivot-taulukko vaiheessa 3 kuvatulla tavalla, mutta tällä kertaa vain päivämäärät ja voitto on merkitty kenttiin. Kun olet tehnyt tämän, valitse koko taulukko.

• Siirry sitten Lisää välilehdellä ja kohdassa Kaaviot ryhmä, valitse Suositellut kaaviot .

• Nyt Lisää kaavio Valitse avautuvasta laatikosta Kaikki kaaviot Jos sinulla on useampi kuin yksi välilehti, valitse vasemmalta puolelta sitten Pylväs Valitse seuraavaksi ikkunan oikeassa reunassa haluamasi pylväsdiagrammin tyyppi. Napsauta sen jälkeen painiketta OK .

• Tämän seurauksena taulukkolaskentaikkunaan syntyy kaavio.

• Joidenkin muutosten jälkeen valitsemme kaavion ulkoasuksi seuraavan mallin.

Luo piirakkakaavio visualisoimaan voittoa tuotteittain

Tarvitsemme piirakkakaaviota visualisoidaksemme voittojakaumamme. Tässä tapauksessa käytämme piirakkakaaviota eri tuotteisiin perustuvan kokonaisvoittojakauman esittämiseen. Seuraa näitä ohjeita nähdäksesi miten.

• Tarvitsemme ensin pivot-taulukon, jonka sarakkeina ovat tuotteet ja voitto. Tee pivot-taulukko vaiheen 3 mukaisesti, mutta tarkista tällä kertaa tuotteet ja voitto viimeisiin tarkistettaviin kenttiin. Kun olet saanut tämän valmiiksi, valitse pivot-taulukko.

• Siirry sitten Lisää välilehti nauhassa ja valitse Suositellut kaaviot alkaen Kaaviot ryhmä.

• Peräkkäin Lisää kaavio avautuu. Valitse sitten Kaikki kaaviot Valitse nyt vasemmalta puolelta välilehti Piirakka Valitse oikealla haluamasi piirakkadiagrammin tyyppi. Kun olet valmis, napsauta painiketta OK .

• Edellisten vaiheiden tuloksena avautuu ympyrädiagrammi.

• Joidenkin muutosten jälkeen kaavio näyttää tältä.

Kun olet tehnyt kaikki tarvitsemasi kuvaajat myynninseurannasta, siirrä ne toiseen taulukkolaskentataulukkoon ja järjestä ne uudelleen. Sen pitäisi tehdä niistä edustavampia ja miellyttävämpiä havainnollistaa. Muista, että nämä kuvaajat ovat dynaamisia, ne päivittyvät automaattisesti, kun päivität arvoja myynninseurantaan samassa Excel-työkirjassa.

Lue lisää: Miten seurata asiakkaita Excelissä (Lataa ilmainen malli)

Päätelmä

Nämä olivat vaiheet, joita voit toteuttaa tehdäksesi myynninseurannan ja dynaamisen raportin Excelissä. Toivottavasti tämä opas on ollut hyödyllinen ja informatiivinen. Jos sinulla on kysyttävää tai ehdotuksia, kerro meille alla. Lisää tämän kaltaisia oppaita löydät osoitteesta Exceldemy.com .