Excel, ca program de foaie de calcul, poate fi folosit ca un excelent instrument de urmărire. Dacă doriți să realizați un tracker de vânzări în Excel, acest ghid vă va ajuta. Acest articol va discuta în detaliu fiecare etapă a procesului, astfel încât să vă fie ușor, indiferent de expertiza dvs. în acest software.

Descărcați șablonul

Puteți descărca de la linkul de mai jos caietul de lucru cu toate foile folosite pentru această demonstrație. Seturile de date sunt incluse în el, încercați-le singuri în timp ce parcurgeți pașii.

Urmărirea vânzărilor.xlsx

Procedură pas cu pas pentru a face o urmărire a vânzărilor în Excel

În secțiunea următoare, vom trece în revistă diferitele etape de realizare a unui sistem dinamic de urmărire a vânzărilor și a raportului acestuia. Fiecare etapă este descrisă în subsecțiunea sa.

Pasul 1: Creați un set de date de produse pentru vânzări

În primul rând, să creăm o listă de produse cu ID-urile și prețurile acestora. Presupunem că produsele vor avea un preț fix pentru o perioadă de timp. De asemenea, vom folosi acest set de date pentru a căuta valori din ID-uri, în loc să le tastăm din nou și din nou atunci când realizăm Sales Tracker original în Excel.

Pentru demonstrație, luăm următorul set de date.

Să denumim foaia, să spunem "Liste de produse", pentru o mai bună referință în viitor.

Pasul 2: Faceți un sistem dinamic de urmărire a vânzărilor pentru lista de produse

Acum este momentul să realizăm trackerul original de vânzări. Vom folosi funcția VLOOKUP pentru ca acesta să caute valorile din setul de date anterior pe care l-am creat. Acest lucru ne va asigura că nu va trebui să introducem valori repetitive de fiecare dată când introducem un rând în tracker.

Funcția IFERROR va fi de ajutor pentru a elimina toate erorile pentru valorile goale, ceea ce va face ca trackerul nostru de vânzări să fie puțin mai atractiv. Urmați acești pași pentru un ghid detaliat despre cum puteți realiza un tracker de vânzări în Excel.

• În primul rând, să creăm antetele pentru coloanele din Sales Tracker.

• În acest caz, vom introduce manual datele de intrare ale coloanelor Date, ID produs și Unități, deoarece acestea pot varia în funcție de zile și de clienți.
• Pentru detalii despre articol, selectați celula D5 și scrieți următoarea formulă.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Liste de produse'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Apoi apăsați Introduceți Ca urmare, detaliile articolului vor fi completate automat din tabelul pe care l-am creat în etapa anterioară.

• Acum, faceți clic și trageți pictograma mâner de umplere pentru a umple restul celulelor cu această formulă.
• Apoi, selectați celula F5 și scrieți următoarea formulă.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Liste de produse'!$B$5:$E$8,3),0),0)

• Acum apăsați Introduceți pe tastatură.

• După aceea, faceți clic și trageți bara de pictograme cu mâner de umplere la sfârșitul listei presupuse pentru a completa formula.
• Apoi mergeți la celula G5 și scrieți următoarea formulă.

F5*E5

• Acum apăsați Introduceți Ca rezultat, veți avea calculat venitul total.

• Apoi selectați celula G5 și scrieți următoarea formulă pentru a importa valorile cost/unitate.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Listă de produse'!$B$5:$E$8,4), "0")

• După aceea, apăsați Introduceți pe tastatură. În consecință, valoarea costului/unității va fi importată.

• Acum, faceți clic și trageți bara de pictograme cu mâner de umplere la sfârșitul listei presupuse pentru a umple restul coloanei cu formula.
• Apoi, mergeți la celula I5 și scrieți următoarea formulă pentru valorile costurilor totale.

=H5*E5

• Apoi apăsați Introduceți . și veți avea costul total în celulă.

• În cele din urmă, pentru valorile profitului, selectați celula J5 și scrieți următoarea formulă.

=G5-I5

• Acum apăsați Introduceți Apoi faceți clic și trageți pictograma mânerului de umplere ca și în cazul celorlalte celule în care au fost folosite formule.

• În cele din urmă, completați restul rândurilor cu data vânzării, produsele vândute și unitățile. Lista finală de urmărire a vânzărilor va arăta cam așa.

🔍 Defalcarea formulei

👉 VLOOKUP(C5,'Liste de produse'!$B$5:$E$8,4) caută valoarea din celula C5 în matricea de B5:E8 în foaia de calcul numită Liste de produse Aceasta returnează valoarea celei de-a patra coloane din rândul din tablou, unde valoarea din C5 potrivite.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Liste de produse'!$B$5:$E$8,4), "0″) returnează 0 în cazul în care funcția anterioară returnează o eroare.

Pasul 3: Creați tabele pivot pentru Tracker

În setul nostru de date Sales Tracker, există foarte mulți parametri cu care puteți compara produsele. Cum ar fi datele, ID-ul produsului, numele articolului cu profituri, costuri, venituri etc. Pentru astfel de comparații, tabelul pivotant este un instrument excelent pe care Microsoft Excel îl pune la dispoziție. În acest pas, ne vom concentra pe modul de realizare a unui tabel pivotant cu coloanele dorite pe care le dorim pentru un anumit raport din acest set de date. De fiecare dată când doriți săpentru a crea diferite tabele pivotante, trebuie doar să urmați acești pași.

• În primul rând, selectați întregul set de date.

• Apoi mergeți la Introduceți din panglica dvs. În continuare, selectați PivotTable de la Tabele grup.

• Ca urmare, o cutie numită PivotTable din tabel sau interval În acest moment, selectați opțiunea pentru Foaie de lucru nouă așa cum se arată în figură și faceți clic pe OK .

• Astfel, vom avea o nouă foaie de calcul pentru tabelul pivot. În partea dreaptă a foii de calcul, veți găsi Câmpuri PivotTable . în Alegeți câmpurile pe care să le adăugați la raport selectați parametrii pe care doriți să vă bazați raportul. În acest caz, selectăm parametrii Data , ID-ul produsului, și Profit pentru tabelul pivot.

În cele din urmă, veți avea tabelele pivot cu parametrii din trackerul de vânzări realizat în etapa 2.

Pasul 4: Generarea unui raport dinamic pe Sales Tracker

Pentru a crea rapoarte dinamice, trebuie să aveți tabele pivot specifice cu parametri specifici, în funcție de modul în care doriți să le reprezentați. În acest raport de vânzări, vom realiza rapoarte privind profitul total al produselor în fiecare zi, profitul total obținut în fiecare zi și profitul total obținut de fiecare produs.

Creați o diagramă cu bare pentru profitul total din Sales Tracker

În primul rând, vom realiza o diagramă cu bare și o diagramă cu linii pentru a vizualiza profiturile totale obținute zilnic de fiecare produs.

• Mai întâi de toate, creați un tabel pivot cu date, ID-uri de produs și profituri totale, așa cum se arată la pasul 3. Apoi, selectați tabelul pivot.

• După aceea, mergeți la Introduceți și selectați Grafice recomandate în Grafice grup.

• Ca urmare, se va Inserare diagramă Se va deschide o casetă. Toate diagramele Dacă aveți mai multe file, selectați apoi din stânga, selectați Coloana și apoi selectați tipul de grafic cu bare pe care îl doriți. În cele din urmă, faceți clic pe OK .

• În consecință, va apărea o diagramă în coloană.

• După eliminarea legendelor și modificarea stilului graficului, acesta va arăta astfel.

Creați o diagramă liniară pentru profitul total al urmăritorului de vânzări

Pentru a adăuga un grafic liniar din tabelul pivot, urmați pașii de mai jos.

• Mai întâi de toate, selectați tabelul pivot.

• Acum mergeți la Introduceți și selectați Grafice recomandate de la Grafice grup.

• Apoi, în Inserare diagramă caseta, mergeți la Toate diagramele dacă aveți mai multe file. Acum selectați Linia din partea stângă a casetei, iar în partea dreaptă, selectați tipul de grafic liniar dorit. În final, faceți clic pe OK .

• Ca urmare, graficul cu linii va apărea pe foaia de calcul.

• După câteva modificări, graficul va arăta cam așa.

Creați un grafic de bare pentru a vizualiza profitul total în funcție de zile

Să presupunem că dorim un grafic al profitului pe zile, indiferent de produsele vândute în fiecare zi. Pentru a trasa astfel de grafice într-un grafic de bare, urmați acești pași.

• În primul rând, trebuie să creați un tabel pivot, așa cum este descris la pasul 3, dar de data aceasta doar cu datele și profitul bifate în câmpuri. După ce ați făcut acest lucru, selectați întregul tabel.

• Apoi mergeți la Introduceți și sub fila Grafice grup, selectați Grafice recomandate .

• Acum, în Inserare diagramă care a apărut, selectați Toate diagramele Apoi, din partea stângă, selectați Coloana Apoi, în partea dreaptă a ferestrei, selectați tipul de diagramă în coloane pe care îl doriți. După aceea, faceți clic pe OK .

• Ca urmare, pe foaia de calcul va apărea un grafic.

• După câteva modificări pentru a-l face mai prezentabil, am ales următorul aspect pentru grafic.

Creați o diagramă circulară pentru a vizualiza profitul pe produse

Avem nevoie de o diagramă circulară pentru a vizualiza distribuția profiturilor noastre. În acest caz, folosim o diagramă circulară pentru a reprezenta distribuția profitului total pe baza diferitelor produse. Urmați acești pași pentru a vedea cum.

• În primul rând, avem nevoie de un tabel pivot cu produsele și profitul ca și coloană. Urmați pasul 3 pentru a realiza un tabel pivot, dar de data aceasta verificați produsele și profitul în câmpurile finale de verificat. Odată ce ați obținut acest lucru, selectați tabelul pivot.

• Apoi, mergeți la Introduceți de pe panglica dvs. și selectați Grafice recomandate de la Grafice grup.

• În mod consecutiv, un Inserare diagramă Se va deschide o casetă de selectare. Toate diagramele Acum, în partea stângă, selectați Plăcintă În partea dreaptă, selectați tipul de diagramă circulară pe care îl doriți. După aceea, faceți clic pe OK .

• Ca urmare a pașilor anteriori, va apărea un grafic circular.

• După câteva modificări, graficul va arăta astfel.

După ce ați realizat toate graficele de care aveți nevoie din sales tracker, mutați-le într-o altă foaie de calcul și rearanjați-le. Acest lucru ar trebui să le facă mai prezentabile și mai plăcute de vizualizat. Rețineți că aceste grafice sunt dinamice, ele se vor actualiza automat atunci când actualizați valorile din sales tracker în același registru de lucru Excel.

Citește mai mult: Cum să țineți evidența clienților în Excel (Descărcați șablonul gratuit)

Concluzie

Aceștia au fost pașii pe care îi puteți implementa pentru a realiza un tracker de vânzări și un raport dinamic al acestuia în Excel. Sperăm că ați găsit acest ghid util și informativ. Dacă aveți întrebări sau sugestii, anunțați-ne mai jos. Pentru mai multe ghiduri ca acesta, vizitați Exceldemy.com .