يمكن استخدام برنامج Excel كبرنامج جداول بيانات كأداة تتبع ممتازة. إذا كنت ترغب في إنشاء متعقب مبيعات في Excel ، فسيساعدك هذا الدليل. ستناقش هذه المقالة كل خطوة من خطوات العملية بالتفصيل حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة بغض النظر عن خبرتك في البرنامج.

تنزيل النموذج

يمكنك تنزيل المصنف بجميع الأوراق المستخدمة لهذا العرض التوضيحي من الرابط أدناه. تم تضمين مجموعات البيانات فيه ، جربها بنفسك أثناء متابعة الخطوات.

Sales Tracker.xlsx

خطوة بخطوة إجراء لإنشاء متتبع مبيعات في Excel

في القسم التالي ، سوف ننتقل إلى المراحل المختلفة لعمل تعقب ديناميكي للمبيعات وتقريره. يتم وصف كل خطوة في قسمها الفرعي.

الخطوة 1: إنشاء مجموعة بيانات للمنتجات للمبيعات

أولاً ، دعنا ننشئ قائمة بالمنتجات مع معرفاتها وأسعارها. نحن نفترض أن المنتجات ستكون بسعر ثابت لفترة من الوقت. أيضًا ، سنستخدم مجموعة البيانات هذه للبحث عن القيم من المعرفات ، بدلاً من كتابتها مرارًا وتكرارًا عند إنشاء متعقب المبيعات الأصلي في Excel.

نحن نأخذ مجموعة البيانات التالية للعرض التوضيحي.

لنقم بتسمية الورقة ، قل "قوائم المنتجات" ، للحصول على مراجع مستقبلية أفضل.

الخطوة 2: إنشاء تعقب ديناميكي للمبيعات لقائمة المنتجات

الآن حان الوقت لعمل تعقب المبيعات الأصلي. سنستخدم VLOOKUPوظيفة لذلك للبحث عن القيم من مجموعة البيانات السابقة التي أنشأناها. سيضمن ذلك أننا لا نضطر إلى إدخال القيم المتكررة في كل مرة ندخل فيها صفًا في المتعقب.

ستكون وظيفة IFERROR مفيدة لإزالة جميع أخطاء القيم الفارغة ، مما سيجعل أداة تعقب المبيعات لدينا أكثر جاذبية. اتبع هذه الخطوات للحصول على دليل مفصل حول كيفية إنشاء متعقب للمبيعات في Excel.

• أولاً ، دعنا ننشئ رؤوس الأعمدة في تعقب المبيعات.

• في هذه الحالة ، سنقوم بإدخال مدخلات أعمدة التواريخ ومعرف المنتج والوحدات يدويًا. نظرًا لأن هذا يمكن أن يختلف اعتمادًا على الأيام والعملاء.
• للحصول على تفاصيل العنصر ، حدد الخلية D5 واكتب الصيغة التالية.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• ثم اضغط على Enter على لوحة المفاتيح. نتيجة لذلك ، سيتم ملء تفاصيل العنصر تلقائيًا من الجدول الذي أنشأناه في الخطوة السابقة.

• الآن ، انقر واسحب الزر ملء رمز مقبض لملء بقية الخلايا بهذه الصيغة.
• بعد ذلك ، حدد الخلية F5 واكتب الصيغة التالية.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• الآن اضغط على Enter على لوحة المفاتيح.

• بعد ذلك انقر واسحب شريط رمز مقبض التعبئة إلى نهاية القائمة المفترضة لملء الصيغة.
• ثم انتقل إلىالخلية G5 وتدوين الصيغة التالية.

F5*E5

• الآن اضغط على أدخل . نتيجة لذلك ، سيكون لديك إجمالي الإيرادات المحسوبة.

• ثم حدد الخلية G5 واكتب الصيغة التالية إلى استيراد التكلفة / قيم الوحدة.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4),"0")

• بعد ذلك ، اضغط أدخل على لوحة المفاتيح. وبالتالي ، سيتم استيراد التكلفة / قيمة الوحدة.

• الآن ، انقر واسحب شريط رمز مقبض التعبئة إلى نهاية القائمة المفترضة إلى املأ باقي العمود بالصيغة.
• بعد ذلك ، انتقل إلى الخلية I5 واكتب الصيغة التالية لقيم التكلفة الإجمالية.

=H5*E5

• ثم اضغط أدخل . وستحصل على التكلفة الإجمالية في الخلية.

• أخيرًا ، بالنسبة لقيم الربح ، حدد الخلية J5 واكتب أسفل الصيغة التالية.

=G5-I5

• الآن اضغط أدخل . ثم انقر واسحب رمز مقبض التعبئة مثل باقي الخلايا حيث تم استخدام الصيغ.

• أخيرًا ، املأ بقية الصفوف مع تاريخ البيع والمنتجات المباعة والوحدات. ستبدو قائمة تعقب المبيعات النهائية على هذا النحو.

🔍 انهيار الصيغة

👉 VLOOKUP (C5، 'Product Lists'! $ B $ 5: $ E $ 8،4) يبحث عن القيمة فيخلية C5 في صفيف B5: E8 في جدول البيانات المسمى قوائم المنتجات . تقوم بإرجاع قيمة العمود الرابع من صف المصفوفة ، حيث تتطابق قيمة C5 .

👉 IFERROR (VLOOKUP (C5، 'Product Lists'! $ B $ 5: $ E $ 8،4)، ”0 ″) تُرجع 0 في حالة إرجاع الدالة السابقة لخطأ.

الخطوة 3: إنشاء جداول محورية لـ Tracker

في موقعنا مجموعة بيانات تعقب المبيعات ، هناك العديد من المعلمات التي يمكنك مقارنة المنتجات بها. مثل التواريخ ومعرف المنتج واسم العنصر مع الأرباح والتكلفة والإيرادات وما إلى ذلك. بالنسبة لمقارنات مثل هذه ، يعد الجدول المحوري أداة ممتازة يوفرها Microsoft Excel. في هذه الخطوة ، سنركز على كيفية إنشاء جدول محوري بالأعمدة المطلوبة التي نريدها لتقرير محدد في مجموعة البيانات هذه. في كل مرة تريد إنشاء جداول محورية مختلفة ، ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات.

• أولاً ، حدد مجموعة البيانات بالكامل.

• ثم انتقل إلى علامة التبويب إدراج على الشريط. بعد ذلك ، حدد PivotTable من مجموعة الجداول .

• ونتيجة لذلك ، مربع يسمى سيظهر PivotTable من الجدول أو النطاق . في هذه اللحظة ، حدد خيار ورقة عمل جديدة كما هو موضح في الشكل وانقر على موافق .

• وبالتالي ، سيكون لدينا جدول بيانات جديد للجدول المحوري. على الجانب الأيمن من جدول البيانات ، ستجد حقول PivotTable . في اختر الحقول لإضافتهاللإبلاغ عن الخيار حدد المعلمات التي تريد أن يستند التقرير إليها. في هذه الحالة ، نختار التاريخ ، معرف المنتج ، و الربح للجدول المحوري.

أخيرًا ، سيكون لديك الجداول المحورية مع المعلمات من متتبع المبيعات في الخطوة 2.

الخطوة 4: إنشاء تقرير ديناميكي عن تعقب المبيعات

لإنشاء تقارير ديناميكية ، يجب أن يكون لديك جداول محورية محددة بمعلمات محددة ، اعتمادًا على الطريقة التي تريد تمثيلها بها. في تقرير المبيعات هذا ، سنقوم بإعداد تقارير عن إجمالي ربح المنتجات كل يوم ، وإجمالي الربح المكتسب كل يوم ، وإجمالي الربح الذي يحققه كل منتج.

إنشاء مخطط شريطي لـ إجمالي الربح لمتعقب المبيعات

أولاً ، سنقوم بعمل مخطط شريطي ومخطط خطي لتصور إجمالي الأرباح التي يحققها كل منتج يوميًا.

• أولاً وقبل كل شيء ، قم بعمل جدول محوري بالتواريخ ومعرفات المنتج وإجمالي الأرباح كما هو موضح في الخطوة 3. ثم حدد الجدول المحوري.

• بعد ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب إدراج وحدد المخططات الموصى بها في مجموعة الرسوم البيانية .

• نتيجة لذلك ، سيتم فتح مربع إدراج مخطط . انتقل إلى علامة التبويب كافة المخططات ، إذا كان لديك أكثر من علامة تبويب واحدة. ثم من اليسار ، حدد عمود ثم حدد نوع المخطط الشريطي الذي تريده. أخيرًا ، انقر فوق موافق .

• وبالتالي ، سيظهر مخطط عمودي.

• بعد إزالة وسائل الإيضاح وتغيير نمط الرسم البياني ، سيبدو مثل هذا.

إنشاء مخطط خطي لإجمالي ربح تعقب المبيعات

لإضافة رسم خطي من الجدول المحوري ، اتبع هذه الخطوات.

• أولاً ، حدد الجدول المحوري.

• انتقل الآن إلى علامة التبويب إدراج وحدد المخططات الموصى بها من مجموعة الرسوم البيانية .

• ثم في المربع إدراج مخطط ، انتقل إلى علامة التبويب كافة المخططات إذا كان لديك أكثر من علامة تبويب. حدد الآن خط من يسار المربع وعلى اليمين ، حدد نوع المخطط الخطي الذي تريده. أخيرًا ، انقر فوق موافق .

• نتيجة لذلك ، سيظهر المخطط الخطي في جدول البيانات.

• بعد إجراء بعض التعديلات ، سيبدو الرسم البياني كالتالي.

قم بإنشاء مخطط شريطي لتصور إجمالي الربح بالأيام

لنفترض أننا نريد رسمًا بيانيًا للربح للأيام بغض النظر عن المنتجات المباعة كل يوم. لرسم مثل هذه الرسوم البيانية في مخطط شريطي ، اتبع هذه الخطوات.

• أولاً ، تحتاج إلى إنشاء جدول محوري كما هو موضح في الخطوة 3 ، ولكن هذه المرة فقط مع التواريخ والأرباح المحددة في الحقول . بمجرد الانتهاء من ذلك ، حدد الجدول بأكمله.

• ثم انتقل إلىعلامة التبويب إدراج وتحت المجموعة المخططات ، حدد المخططات الموصى بها .

• الآن في المربع إدراج مخطط الذي ظهر ، حدد علامة التبويب كافة المخططات إذا كان لديك أكثر من علامة التبويب. ثم من الجانب الأيسر ، حدد العمود . بعد ذلك ، على الجانب الأيمن من النافذة ، حدد نوع المخطط العمودي الذي تريده. بعد ذلك ، انقر فوق موافق .

• نتيجة لذلك ، سيظهر مخطط في جدول البيانات.

• بعد إجراء بعض التعديلات لجعله أكثر قابلية للتقديم ، نختار الشكل التالي للمخطط.

إنشاء مخطط دائري لتصور الربح حسب المنتجات

نحتاج إلى مخطط دائري لتصور توزيعات أرباحنا. في هذه الحالة ، نستخدم مخطط دائري لرسم إجمالي توزيع الأرباح بناءً على منتجات مختلفة. اتبع هذه الخطوات لمعرفة كيف.

• أولاً ، نحتاج إلى جدول محوري مع المنتجات والربح كعمود له. اتبع الخطوة 3 لإنشاء جدول محوري ، ولكن تحقق هذه المرة من المنتجات والأرباح في الحقول النهائية للتحقق. بمجرد الانتهاء من ذلك ، حدد الجدول المحوري.

• ثم انتقل إلى علامة التبويب إدراج على الشريط وحدد المخططات الموصى بها من مجموعة الرسوم البيانية .

• على التوالي ، إدراج مخطط سوف يفتح مربع. ثم حدد علامة التبويب كافة المخططات منها. الآن ، على اليسار ، حدد فطيرة . على اليمين ، حدد نوع المخطط الدائري الذي تريده. بمجرد الانتهاء من ذلك ، انقر فوق موافق .

• نتيجة للخطوات السابقة ، سينبثق مخطط دائري.

• بعد إجراء بعض التعديلات ، سيبدو الرسم البياني هكذا.

مرة واحدة لقد قمت بعمل جميع الرسوم البيانية التي تحتاجها من متتبع المبيعات ، وانقلها إلى جدول بيانات مختلف وأعد ترتيبها. يجب أن تجعلها أكثر جمالًا وإمتاعًا بالتخيل. ضع في اعتبارك أن هذه الرسوم البيانية ديناميكية ، وسيتم تحديثها تلقائيًا عندما تقوم بتحديث القيم إلى متتبع المبيعات في نفس مصنف Excel.

قراءة المزيد: كيفية تتبع العملاء في Excel (تنزيل نموذج مجاني)

الخاتمة

كانت هذه هي الخطوات التي يمكنك تنفيذها لإنشاء تعقب مبيعات وتقرير ديناميكي عن في Excel. آمل أن تكون قد وجدت هذا الدليل مفيدًا وغنيًا بالمعلومات. إذا كان لديك أي أسئلة أو اقتراحات ، فأخبرنا بها أدناه. لمزيد من الأدلة مثل هذا ، قم بزيارة Exceldemy.com .