Excel, como programa de hojas de cálculo, puede utilizarse como una excelente herramienta de seguimiento. Si quieres hacer un seguimiento de ventas en Excel, esta guía te ayudará. Este artículo tratará cada paso del proceso en detalle para que te resulte fácil, independientemente de tus conocimientos del programa.

Descargar plantilla

Puedes descargar el libro de trabajo con todas las hojas utilizadas para esta demostración desde el siguiente enlace. Los conjuntos de datos están incluidos en él, pruébalo tú mismo mientras sigues los pasos.

Seguimiento de ventas.xlsx

Procedimiento paso a paso para hacer un seguimiento de ventas en Excel

En la siguiente sección, repasaremos las diferentes etapas de la elaboración de un rastreador dinámico de ventas y su informe. Cada etapa se describe en su subsección.

Paso 1: Crear un conjunto de datos de productos para ventas

En primer lugar, vamos a crear una lista de productos con sus ID y precios. Suponemos que los productos tendrán un precio fijo durante un tiempo. Además, utilizaremos este conjunto de datos para buscar valores a partir de los ID, en lugar de escribirlos una y otra vez al realizar el Rastreador de ventas original en Excel.

Para la demostración tomamos el siguiente conjunto de datos.

Pongámosle un nombre a la hoja, digamos "Listas de productos", para tener mejores referencias en el futuro.

Paso 2: Realizar un seguimiento dinámico de las ventas de una lista de productos

Ahora es el momento de hacer el rastreador de ventas original. Vamos a utilizar la función VLOOKUP para que busque los valores del conjunto de datos anterior que hemos creado. De este modo, no tendremos que introducir los valores repetitivos cada vez que introduzcamos una fila en el rastreador.

La función IFERROR será útil para eliminar todos los errores de los valores en blanco, lo que hará que nuestro rastreador de ventas sea un poco más atractivo. Siga estos pasos para obtener una guía detallada sobre cómo puede hacer un rastreador de ventas en Excel.

• En primer lugar, vamos a crear las cabeceras de las columnas del rastreador de ventas.

• En este caso, introduciremos manualmente las entradas de las columnas Fechas, ID de producto y Unidades, ya que pueden variar en función de los días y los clientes.
• Para obtener más información, seleccione la celda D5 y escribe la siguiente fórmula.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Listas de productos'!$B$5:$E$8,2),"-")

• A continuación, pulse Entre en Como resultado, los detalles del artículo se rellenarán automáticamente a partir de la tabla que hemos creado en el paso anterior.

• Ahora, haz clic y arrastra el icono del tirador de relleno para rellenar el resto de las celdas con esta fórmula.
• A continuación, seleccione la celda F5 y escribe la siguiente fórmula.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Listas de productos'!$B$5:$E$8,3),0)

• Ahora pulse Entre en en el teclado.

• Después de eso, haga clic y arrastre la barra de icono de asa de relleno hasta el final de su supuesta lista para rellenar la fórmula.
• A continuación, vaya a la celda G5 y escribe la siguiente fórmula.

F5*E5

• Ahora pulse Entre en Como resultado, tendrá calculados los ingresos totales.

• A continuación, seleccione la celda G5 y escriba la siguiente fórmula para importar valores de coste/unidad.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Listas de productos'!$B$5:$E$8,4), "0")

• A continuación, pulse Entre en del teclado. En consecuencia, se importará el valor coste/unidad.

• Ahora, haga clic y arrastre el icono de la barra de relleno hasta el final de la supuesta lista para rellenar el resto de la columna con la fórmula.
• A continuación, vaya a la celda I5 y escriba la siguiente fórmula para los valores de coste total.

=H5*E5

• A continuación, pulse Entre en Y tendrás el coste total en la celda.

• Por último, para los valores de beneficio, seleccione la celda J5 y escribe la siguiente fórmula.

=G5-I5

• Ahora pulse Entre en Y luego haga clic y arrastre el icono de la manija de relleno como el resto de las celdas donde se utilizaron fórmulas.

• Por último, rellene el resto de las filas con la fecha de venta, los productos vendidos y las unidades. La lista final de seguimiento de ventas tendrá este aspecto.

🔍 Desglose de la fórmula

👉 VLOOKUP(C5,'Listas de productos'!$B$5:$E$8,4) busca el valor en la celda C5 en la matriz de B5:E8 en la hoja de cálculo llamada Listas de productos Devuelve el valor de la 4ª columna de la fila de la matriz, donde el valor de C5 emparejado.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Listas de productos'!$B$5:$E$8,4), "0″) devuelve 0 en caso de que la función anterior devuelva un error.

Paso 3: Crear tablas dinámicas para el rastreador

En nuestro conjunto de datos de seguimiento de ventas, hay muchos parámetros con los que se pueden comparar productos, como fechas, ID de producto, nombre de artículo con beneficios, coste, ingresos, etc. Para comparaciones como esta, la tabla dinámica es una herramienta excelente que proporciona Microsoft Excel. En este paso, nos centraremos en cómo hacer una tabla dinámica con las columnas que deseemos para un informe específico en este conjunto de datos. Cada vez que deseepara crear diferentes tablas dinámicas, sólo tienes que seguir estos pasos.

• En primer lugar, seleccione todo el conjunto de datos.

• A continuación, vaya al Inserte A continuación, seleccione Tabla dinámica del Tablas grupo.

• Como resultado, una caja llamada PivotTable desde tabla o rango En ese momento, seleccione la opción de Nueva hoja de cálculo como se muestra en la figura y haga clic en OK .

• Así, tendremos una nueva hoja de cálculo para la tabla dinámica. En la parte derecha de la hoja de cálculo, encontrará Campos de la tabla dinámica En el Elija los campos que desea añadir al informe seleccione los parámetros en los que desea basar su informe. En este caso, seleccionamos la opción Fecha , Identificación del producto, y Beneficios para la tabla dinámica.

Por último, tendrá las tablas dinámicas con los parámetros del seguimiento de ventas realizado en el paso 2.

Paso 4: Generar informe dinámico sobre el seguimiento de ventas

Para crear informes dinámicos, necesita tener tablas dinámicas específicas con parámetros específicos, dependiendo de cómo quiera representarlos. En este informe de ventas, vamos a hacer informes sobre el beneficio total de los productos cada día, el beneficio total obtenido cada día y el beneficio total obtenido por cada producto.

Crear un Diagrama de Barras para el Beneficio Total del Rastreador de Ventas

En primer lugar, haremos un diagrama de barras y otro de líneas para visualizar los beneficios totales obtenidos por cada producto diariamente.

• En primer lugar, cree una tabla dinámica con fechas, ID de productos y beneficios totales como se muestra en el paso 3. A continuación, seleccione la tabla dinámica.

• A continuación, vaya a la página Inserte y seleccione Gráficos recomendados en el Gráficos grupo.

• En consecuencia, el Insertar gráfico Vaya a la sección Todos los gráficos en ella, si tiene más de una pestaña. A continuación, desde la izquierda, seleccione Columna y, a continuación, seleccione el tipo de gráfico de barras que desee. Por último, haga clic en OK .

• En consecuencia, aparecerá un gráfico de columnas.

• Después de eliminar las leyendas y cambiar el estilo del gráfico, tendrá un aspecto parecido al siguiente.

Crear un Gráfico de Líneas para el Beneficio Total del Rastreador de Ventas

Para añadir un gráfico de líneas desde la tabla dinámica siga estos pasos.

• En primer lugar, seleccione la tabla dinámica.

• Ahora ve al Inserte y seleccione Gráficos recomendados del Gráficos grupo.

• Luego, en el Insertar gráfico vaya a la casilla Todos los gráficos si tiene más de una pestaña. Ahora seleccione Línea a la izquierda del cuadro y, a la derecha, seleccione el tipo de gráfico de líneas que desee. Por último, haga clic en OK .

• Como resultado, el gráfico de líneas aparecerá en la hoja de cálculo.

• Tras algunas modificaciones, el gráfico tendrá este aspecto.

Crear gráfico de barras para visualizar el beneficio total por días

Supongamos que queremos un gráfico de beneficios por días, independientemente de los productos vendidos cada día. Para trazar este tipo de gráficos en un diagrama de barras, siga estos pasos.

• En primer lugar, tienes que hacer una tabla dinámica como la descrita en el paso 3, pero esta vez sólo con las fechas y el beneficio marcados en los campos. Una vez hecho esto, selecciona toda la tabla.

• A continuación, vaya al Inserte y en la pestaña Gráficos grupo, seleccione Gráficos recomendados .

• Ahora en el Insertar gráfico que aparece, seleccione la opción Todos los gráficos A continuación, en la parte izquierda, seleccione Columna A continuación, en la parte derecha de la ventana, seleccione el tipo de gráfico de columnas que desee. Después, haga clic en OK .

• Como resultado, aparecerá un gráfico en la hoja de cálculo.

• Tras algunas modificaciones para hacerlo más presentable, hemos elegido el siguiente aspecto para el gráfico.

Crear un gráfico circular para visualizar los beneficios por productos

Necesitamos un gráfico circular para visualizar la distribución de nuestros beneficios. En este caso, vamos a utilizar un gráfico circular para trazar la distribución de los beneficios totales en función de los distintos productos. Sigue estos pasos para ver cómo.

• Primero, necesitamos una tabla pivotante con los productos y el beneficio como columna. Sigue el paso 3 para hacer una tabla pivotante, pero esta vez marca los productos y el beneficio en los campos finales a comprobar. Una vez lo tengas, selecciona la tabla pivotante.

• A continuación, vaya al Inserte de la cinta de opciones y seleccione Gráficos recomendados del Gráficos grupo.

• Consecutivamente, un Insertar gráfico A continuación, seleccione la opción Todos los gráficos Ahora, a la izquierda, seleccione Pastel A la derecha, seleccione el tipo de gráfico circular que desee. Una vez hecho esto, haga clic en OK .

• Como resultado de los pasos anteriores, aparecerá un gráfico circular.

• Tras algunas modificaciones, el gráfico tendrá este aspecto.

Una vez que haya hecho todos los gráficos que necesita del rastreador de ventas, muévalos a una hoja de cálculo diferente y reordénelos. Esto debería hacerlos más presentables y agradables de visualizar. Tenga en cuenta que estos gráficos son dinámicos, se actualizarán automáticamente cuando actualice los valores de su rastreador de ventas en el mismo libro de Excel.

Más información: Cómo hacer un seguimiento de los clientes en Excel (descargar plantilla gratuita)

Conclusión

Estos fueron los pasos que puede implementar para hacer un rastreador de ventas y un informe dinámico de la misma en Excel. Espero que haya encontrado esta guía útil e informativo. Si usted tiene alguna pregunta o sugerencia háganoslo saber a continuación. Para más guías como esta, visite Exceldemy.com .