Excel як програма електронних таблиць може бути використана як відмінний інструмент відстеження. Якщо ви хочете зробити трекер продажів в Excel, цей посібник допоможе вам. У цій статті буде детально розглянуто кожен крок процесу, щоб ви могли легко знайти його незалежно від вашого досвіду роботи з програмним забезпеченням.

Завантажити шаблон

Ви можете завантажити робочий зошит з усіма аркушами, використаними для цієї демонстрації, за посиланням нижче. Набори даних включені в нього, спробуйте самі, коли будете проходити кроки.

Трекер продажів.xlsx

Покрокова інструкція по створенню трекера продажів в Excel

У наступному розділі ми розглянемо різні етапи створення динамічного трекера продажів та його звіту. Кожен етап описаний у відповідному підрозділі.

Крок 1: Створіть набір даних про товари для продажу

По-перше, давайте створимо список продуктів з їх ідентифікаторами та цінами. Ми припускаємо, що продукти будуть мати фіксовану ціну протягом деякого часу. Крім того, ми будемо використовувати цей набір даних для пошуку значень за ідентифікаторами, замість того, щоб вводити їх знову і знову при створенні оригінального трекера продажів в Excel.

Для демонстрації ми візьмемо наступний набір даних.

Давайте назвемо аркуш, скажімо, "Переліки продукції", щоб легше було орієнтуватися в майбутньому.

Крок 2: Створіть динамічний трекер продажів для списку товарів

Тепер прийшов час зробити оригінальний трекер продажів. Ми будемо використовувати функція VLOOKUP для цього шукати значення з попереднього набору даних, який ми створили. Це гарантує, що нам не доведеться вводити повторювані значення кожного разу, коли ми вводимо рядок у трекері.

Функція IFERROR допоможе усунути всі помилки для порожніх значень, що зробить наш трекер продажів трохи привабливішим. Дотримуйтесь цих кроків, щоб отримати детальну інструкцію про те, як зробити трекер продажів в Excel.

• Спочатку створимо заголовки для колонок в трекері продажів.

• У цьому випадку ми будемо вводити дані в колонки "Дати", "Ідентифікатор товару" та "Одиниці виміру" вручну, оскільки вони можуть змінюватися в залежності від днів та клієнтів.
• Для отримання детальної інформації про товар виберіть комірку D5 і запишемо наступну формулу.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Потім натисніть Увійдіть В результаті реквізити товару будуть заповнені автоматично з таблиці, яку ми створили на попередньому кроці.

• Тепер клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення, щоб заповнити решту клітинок цією формулою.
• Далі виділяємо комірку F5 і запишемо наступну формулу.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки товарів'!$B$5:$E$8,3),0)

• Тепер натисніть Увійдіть на клавіатурі.

• Після цього клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення в кінець передбачуваного списку, щоб заповнити формулу.
• Тоді йдіть в камеру G5 і запишемо наступну формулу.

F5*E5

• Тепер натисніть Увійдіть В результаті ви отримаєте загальну суму доходу.

• Потім виберіть комірку G5 і запишіть наступну формулу для імпорту значень вартості/одиниці виміру.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки товарів'!$B$5:$E$8,4), "0")

• Після цього натисніть Увійдіть Таким чином, вартість/одиниця виміру буде імпортована.

• Тепер клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення в кінець передбачуваного списку, щоб заповнити решту стовпця формулою.
• Далі переходимо до камери I5 і запишіть наступну формулу для загальних значень витрат.

=H5*E5

• Потім натисніть Увійдіть І у вас буде загальна вартість в комірці.

• Нарешті, для отримання значень прибутку виберіть комірку J5 і запишемо наступну формулу.

=G5-I5

• Тепер натисніть Увійдіть Потім клацніть і перетягніть піктограму ручки заповнення, як і в інших комірках, де використовувалися формули.

• Нарешті, заповніть решту рядків датою продажу, проданими товарами та одиницями виміру. Остаточний список трекера продажів буде виглядати приблизно так.

🔍 Розбивка формули

👉 VLOOKUP(C5,'Списки товарів'!$B$5:$E$8,4) шукає значення в комірці C5 в масиві B5:E8 в електронній таблиці під назвою Переліки продукції Повертає значення 4-го стовпця з рядка масиву, в якому знаходиться значення функції C5 збіглися.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Списки товарів'!$B$5:$E$8,4), "0″) повертає 0, якщо попередня функція повертає помилку.

Крок 3: Створення зведених таблиць для трекера

У нашому наборі даних для відстеження продажів є так багато параметрів, за якими можна порівнювати продукти. Наприклад, дати, ідентифікатор товару, назва товару з прибутком, вартість, дохід і т.д. Для таких порівнянь зведена таблиця є чудовим інструментом, який надає Microsoft Excel. На цьому кроці ми зосередимося на тому, як створити зведену таблицю з потрібними стовпцями для конкретного звіту в цьому наборі даних. Кожного разу, коли ви хочетеДля створення різних зведених таблиць достатньо виконати такі дії.

• Спочатку виберіть весь набір даних.

• Потім перейдіть до розділу Вставка на стрічці. Далі виберіть Зведена таблиця від Таблиці група.

• В результаті з'явилася скринька під назвою Зведена таблиця з таблиці або діапазону У цей момент виберіть опцію для Новий робочий аркуш як показано на малюнку та натисніть на ГАРАЗД. .

• Таким чином, ми отримаємо нову електронну таблицю для зведеної таблиці. У правій частині електронної таблиці ви знайдете Поля зведеної таблиці У справі Виберіть поля для додавання до звіту виберіть параметри, на основі яких ви хочете побудувати звіт. В даному випадку ми вибираємо параметр Дата , Ідентифікатор продукту, і Прибуток для зведеної таблиці.

Нарешті, ви отримаєте зведені таблиці з параметрами з трекера продажів, зроблені на кроці 2.

Крок 4: Формування динамічного звіту на Sales Tracker

Для створення динамічних звітів необхідно мати певні зведені таблиці з конкретними параметрами, в залежності від того, як ви хочете їх представити. У цьому звіті про продажі ми будемо робити звіти про загальний прибуток продуктів за кожен день, загальний прибуток, зароблений за кожен день, і загальний прибуток, зароблений кожним продуктом.

Створення гістограми для загального прибутку трекера продажів

Спочатку побудуємо стовпчикову та лінійну діаграму для візуалізації загального прибутку, який щодня заробляє кожен продукт.

• Перш за все, створіть зведену таблицю з датами, ідентифікаторами продуктів та загальним прибутком, як показано на кроці 3. Потім виберіть зведену таблицю.

• Після цього перейдіть на сторінку Вставка і виберіть вкладку Рекомендовані графіки в Графіки група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Вставка діаграми відкриється вікно. Перейдіть на сторінку Всі графіки вкладка в ньому, якщо у вас більше однієї вкладки. Потім зліва виберіть Колонка а потім виберіть потрібний тип гістограми. Нарешті, натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• Як наслідок, з'явиться стовпчикова діаграма.

• Після видалення легенд та зміни стилю діаграми вона матиме приблизно такий вигляд.

Створення лінійної діаграми для загального прибутку трекера продажів

Щоб додати лінійну діаграму зі зведеної таблиці, виконайте такі дії.

• Перш за все, виділимо зведену таблицю.

• Тепер перейдіть до Вставка і виберіть вкладку Рекомендовані графіки від Графіки група.

• Потім у Вставка діаграми у вікні, перейдіть на вкладку Всі графіки якщо у вас більше однієї вкладки. Тепер виберіть Лінія зліва і справа виберіть потрібний тип лінійної діаграми. Нарешті, натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• В результаті в електронній таблиці з'явиться лінійна діаграма.

• Після деяких модифікацій діаграма матиме приблизно такий вигляд.

Створіть гістограму для візуалізації загального прибутку по днях

Припустимо, нам потрібен графік прибутку по днях незалежно від того, скільки продукції було продано за день. Щоб побудувати такі графіки у вигляді гістограми, виконайте такі дії.

• По-перше, вам потрібно створити зведену таблицю, як описано в кроці 3, але цього разу лише з датами та прибутком, відміченими в полях. Після того, як ви це зробите, виділіть всю таблицю.

• Потім перейдіть до розділу Вставка та під вкладкою Графіки групу, виберіть Рекомендовані графіки .

• Наразі в Вставка діаграми у вікні, що з'явилося, виберіть пункт Всі графіки якщо у вас їх декілька. Потім з лівого боку виберіть Колонка Далі в правій частині вікна виберіть потрібний тип стовпчастої діаграми. Після цього натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• В результаті на електронній таблиці з'явиться діаграма.

• Після деяких модифікацій, щоб зробити його більш презентабельним, ми обираємо наступний вигляд діаграми.

Створіть кругову діаграму для візуалізації прибутку за продуктами

Нам потрібна кругова діаграма для візуалізації розподілу прибутку. У цьому випадку ми використовуємо кругову діаграму для побудови загального розподілу прибутку на основі різних продуктів. Виконайте наступні кроки, щоб побачити, як це зробити.

• По-перше, нам потрібна зведена таблиця з продукцією та прибутком у стовпчиках. Виконайте крок 3, щоб створити зведену таблицю, але цього разу перевірте продукти та прибуток у кінцевих полях, щоб перевірити. Після цього виберіть зведену таблицю.

• Потім перейдіть на сторінку Вставка відкрийте стрічку і виберіть Рекомендовані графіки від Графіки група.

• Послідовно було прийнято рішення про Вставка діаграми Відкриється вікно, в якому виберіть пункт Всі графіки Тепер, зліва, виберіть вкладку Пиріг Праворуч виберіть потрібний тип кругової діаграми. Після цього натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• В результаті виконання попередніх кроків на екрані з'явиться кругова діаграма.

• Після деякої модифікації діаграма матиме такий вигляд.

Після того, як ви зробили всі необхідні графіки з трекера продажів, перенесіть їх в іншу таблицю та перегрупуйте. Це має зробити їх більш презентабельними та приємними для візуалізації. Майте на увазі, що ці графіки є динамічними, вони будуть оновлюватися автоматично, коли ви оновлюватимете значення у вашому трекері продажів у тій самій книзі Excel.

Читати далі: Як вести облік клієнтів в Excel (завантажити безкоштовний шаблон)

Висновок

Це були кроки, які ви можете реалізувати, щоб зробити трекер продажів і динамічний звіт про нього в Excel. Сподіваємося, що ви знайшли цей посібник корисним і інформативним. Якщо у вас є які-небудь питання або пропозиції, дайте нам знати нижче. Для отримання додаткової інформації про подібні посібники, відвідайте Exceldemy.com .