Excel som kalkylprogram kan användas som ett utmärkt spårningsverktyg. Om du vill göra en försäljningstracker i Excel kan den här guiden hjälpa dig. Den här artikeln kommer att diskutera varje steg i processen i detalj så att du kan hitta det enkelt oavsett om du har erfarenhet av programmet eller inte.

Ladda ner mallen

Du kan ladda ner arbetsboken med alla blad som används för denna demonstration från länken nedan. Datamängderna ingår i den, prova själv medan du går igenom stegen.

Försäljningsspårare.xlsx

Steg-för-steg-förfarande för att skapa en försäljningsrapport i Excel

I följande avsnitt kommer vi att gå igenom de olika stegen i skapandet av en dynamisk försäljningsuppföljare och dess rapport. Varje steg beskrivs i sitt underavsnitt.

Steg 1: Skapa en datamängd med produkter för försäljning

Låt oss först skapa en lista med produkter med deras ID och priser. Vi antar att produkterna kommer att ha ett fast pris under en tid. Vi kommer också att använda denna datauppsättning för att söka upp värden från ID, i stället för att skriva ut dem om och om igen när vi gör den ursprungliga Sales Tracker i Excel.

Vi använder följande dataset för demonstrationen.

Låt oss namnge arket, till exempel "Product Lists" (produktlistor), för att underlätta framtida referenser.

Steg 2: Skapa en dynamisk försäljningsföljare för en lista med produkter

Nu är det dags att göra den ursprungliga försäljningsuppföljningen. Vi kommer att använda oss av VLOOKUP-funktionen Detta gör att vi inte behöver ange upprepade värden varje gång vi anger en rad i spåraren.

IFERROR-funktionen kommer att vara till hjälp för att eliminera alla fel för de tomma värdena, vilket kommer att göra vår försäljningstracker lite mer attraktiv. Följ de här stegen för en detaljerad guide om hur du kan göra en försäljningstracker i Excel.

• Först skapar vi rubrikerna för kolumnerna i försäljningsregistret.

• I det här fallet kommer vi att ange kolumnerna Datum, Produkt-ID och Enheter manuellt, eftersom de kan variera beroende på dagar och kunder.
• För detaljer om objektet, välj cell D5 och skriv ned följande formel.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Produktlistor'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Tryck sedan på Gå in på Resultatet blir att artikelinformationen fylls i automatiskt från den tabell som vi skapade i föregående steg.

• Klicka på och dra ikonen för fyllningshandtag för att fylla resten av cellerna med formeln.
• Välj sedan cell F5 och skriv ned följande formel.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Produktlistor'!$B$5:$E$8,3),0)

• Tryck nu på Gå in på på tangentbordet.

• Därefter klickar du på och drar ikonfältet med fyllningshandtaget till slutet av din lista för att fylla ut formeln.
• Gå sedan till cellen G5 och skriv ned följande formel.

F5*E5

• Tryck nu på Gå in på Du får alltså den totala intäkten beräknad.

• Välj sedan cell G5 och skriv ned följande formel för att importera värden för kostnad/enhet.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4), "0")

• Därefter trycker du på Gå in på På så sätt importeras värdet för kostnad/enhet.

• Klicka på och dra ikonen för fyllningshandtag till slutet av listan för att fylla resten av kolumnen med formeln.
• Gå sedan till cellen I5 och skriv ned följande formel för totala kostnadsvärden.

=H5*E5

• Tryck sedan på Gå in på Du får den totala kostnaden i cellen.

• Slutligen, för vinstvärdena, välj cell J5 och skriv ned följande formel.

=G5-I5

• Tryck nu på Gå in på Klicka sedan på och dra ikonen för fyllningshandtaget på samma sätt som resten av cellerna där formler användes.

• Slutligen fyller du resten av raderna med försäljningsdatum, sålda produkter och enheter. Den slutliga listan över försäljningsuppföljare kommer att se ut ungefär så här.

🔍 Uppdelning av formeln

👉 VLOOKUP(C5,'Produktlistor'!$B$5:$E$8,4) söker efter värdet i cellen C5 i matrisen av B5:E8 i kalkylbladet som heter Produktlistor Den returnerar värdet av den fjärde kolumnen från raden i matrisen, där värdet av C5 matchade.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Produktlistor'!$B$5:$E$8,4), "0″) returnerar 0 om den föregående funktionen returnerar ett fel.

Steg 3: Skapa pivottabeller för Tracker

I vårt dataset för försäljningsspårning finns det så många parametrar som du kan jämföra produkter med. Till exempel datum, produkt-ID, artikelnamn med vinst, kostnad, intäkter etc. För jämförelser som dessa är pivottabellen ett utmärkt verktyg som Microsoft Excel tillhandahåller. I det här steget kommer vi att fokusera på hur man gör en pivottabell med de önskade kolumnerna som vi vill ha för en specifik rapport i det här datasetetet. Varje gång du villför att skapa olika pivottabeller, följ de här stegen.

• Välj först hela datasetet.

• Gå sedan till Infoga i bandet. Välj sedan PivotTable från Tabeller grupp.

• Som ett resultat av detta har en låda som kallas PivotTable från tabell eller intervall kommer att visas. Välj då alternativet för Nytt arbetsblad som visas i figuren och klicka på OK .

• På så sätt får vi ett nytt kalkylblad för pivottabellen. På höger sida av kalkylbladet hittar du följande PivotTable-fält . I den Välj fält som ska läggas till i rapporten väljer du de parametrar som du vill basera din rapport på. I det här fallet väljer vi parametrarna Datum , Produkt-ID, och Vinst för pivottabellen.

Slutligen har du pivottabellerna med parametrarna från försäljningsuppföljningen som du gjorde i steg 2.

Steg 4: Generera en dynamisk rapport om Sales Tracker

För att skapa dynamiska rapporter måste du ha specifika pivottabeller med specifika parametrar, beroende på hur du vill representera dem. I den här försäljningsrapporten ska vi göra rapporter om produkternas totala vinst varje dag, den totala vinsten varje dag och den totala vinsten för varje produkt.

Skapa ett stapeldiagram för total vinst för Sales Tracker

Först kommer vi att göra en stapeldiagram och ett linjediagram för att visualisera den totala vinsten för varje produkt varje dag.

• Först och främst skapar du en pivottabell med datum, produkt-ID och total vinst enligt steg 3. Välj sedan pivottabellen.

• Gå därefter till Infoga och välj Rekommenderade diagram i den Diagram grupp.

• Som ett resultat av detta har Infoga diagram öppnas. Gå till Alla diagram fliken i den, om du har mer än en flik. Välj sedan till vänster Kolumn och välj sedan vilken typ av stapeldiagram du vill ha. Klicka slutligen på OK .

• Ett kolumndiagram visas då.

• Efter att ha tagit bort legenderna och ändrat diagramstilen kommer det att se ut ungefär så här.

Skapa ett linjediagram för den totala vinsten för Sales Tracker

För att lägga till ett linjediagram från pivottabellen följer du de här stegen.

• Välj först och främst pivottabellen.

• Gå nu till Infoga och välj Rekommenderade diagram från Diagram grupp.

• Sedan i Infoga diagram gå till rutan Alla diagram om du har fler än en flik. Välj nu Linje till vänster i rutan och till höger väljer du vilken typ av linjediagram du vill ha. Slutligen klickar du på OK .

• Som ett resultat kommer linjediagrammet att visas i kalkylbladet.

• Efter några ändringar kommer diagrammet att se ut ungefär så här.

Skapa stapeldiagram för att visualisera total vinst per dag

Låt oss säga att vi vill ha ett vinstdiagram för dagarna oavsett vilka produkter som säljs varje dag. Följ dessa steg för att plotta sådana grafer i en stapeldiagram.

• Först måste du skapa en pivottabell enligt beskrivningen i steg 3, men den här gången med endast datum och vinst markerade i fälten. När du har gjort det markerar du hela tabellen.

• Gå sedan till Infoga och under fliken Diagram grupp, välj Rekommenderade diagram .

• Nu i Infoga diagram rutan som dök upp väljer du Alla diagram om du har fler än en. Välj sedan på vänster sida Kolumn Välj sedan vilken typ av kolumndiagram du vill ha på den högra sidan av fönstret. Klicka sedan på OK .

• Resultatet blir ett diagram i kalkylbladet.

• Efter några ändringar för att göra det mer presentabelt väljer vi följande utseende för diagrammet.

Skapa ett cirkeldiagram för att visualisera vinst per produkt

Vi behöver ett cirkeldiagram för att visualisera våra vinstfördelningar. I det här fallet använder vi ett cirkeldiagram för att visa den totala vinstfördelningen baserat på olika produkter. Följ de här stegen för att se hur.

• Först behöver vi en pivottabell med produkter och vinst som kolumn. Följ steg 3 för att skapa en pivottabell, men den här gången kontrollerar du produkterna och vinsten i de sista fälten som ska kontrolleras. När du har detta, välj pivottabellen.

• Gå sedan till Infoga i bandet och välj Rekommenderade diagram från Diagram grupp.

• I följd, en Infoga diagram öppnas. Välj sedan Alla diagram från den. Till vänster väljer du nu Paj Till höger väljer du vilken typ av cirkeldiagram du vill ha. När du är klar klickar du på OK .

• Som ett resultat av de föregående stegen visas ett cirkeldiagram.

• Efter några ändringar kommer diagrammet att se ut så här.

När du har gjort alla grafer som du behöver från försäljningstrackern flyttar du dem till ett annat kalkylblad och ordnar om dem. Det borde göra dem mer presentabla och trevliga att visualisera. Tänk på att dessa grafer är dynamiska, de kommer att uppdateras automatiskt när du uppdaterar värdena i din försäljningstracker i samma Excel-arbetsbok.

Läs mer: Hur man håller reda på kunder i Excel (ladda ner gratis mall)

Slutsats

Detta var de steg som du kan genomföra för att skapa en försäljningstracker och en dynamisk rapport i Excel. Hoppas att du har funnit den här guiden hjälpsam och informativ. Om du har några frågor eller förslag, låt oss veta nedan. För fler guider som denna, besök Exceldemy.com .