ใน Microsoft Excel อาจมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ตัวเลือก ป้อนอัตโนมัติ หรือที่จับเติมทำงานไม่ถูกต้อง ในบทความนี้ คุณจะพบปัญหาเหล่านี้ที่อาจเกิดขึ้นบ่อยครั้งขณะใช้ตัวเลือกป้อนข้อความอัตโนมัติ และวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้พร้อมตัวอย่างและภาพประกอบที่เหมาะสม

ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel ที่เราใช้ในการเตรียมบทความนี้

ปัญหาที่อาจทำให้ป้อนข้อความอัตโนมัติทำงานไม่ถูกต้องใน Excel

1. รับการซ้ำของตัวเลขแทนที่จะเป็นชุดในขณะที่ใช้การป้อนอัตโนมัติ

นี่คือกรณีแรกของเราในรูปภาพต่อไปนี้ ใน คอลัมน์ B มีการใช้ Fill Handle ที่นี่เพื่อสร้างชุดตัวเลขโดยเริ่มจาก ‘1’ แต่เราได้รับการทำซ้ำ 1 เป็นการตอบแทน ในการรับชุดตัวเลข (1,2,3…) เราต้องใช้ตัวเลือก เติมชุดข้อมูล ด้วยตนเอง

ในรูปภาพด้านล่าง คุณเห็นตัวเลือก เติมซีรี่ส์ จากเมนู หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง คุณจะพบชุดตัวเลขที่เริ่มต้นจาก 1 ใน คอลัมน์ B ทันที

อ่านเพิ่มเติม: การนับเลขอัตโนมัติใน Excel

2. การป้อนอัตโนมัติของซีรี่ส์ไม่ทำงานในขณะที่ลากเฉพาะเซลล์สุดท้าย

ตอนนี้ลองนึกถึงกรณีที่หลายเซลล์ครอบครองชุดของตัวเลขและคุณต้องเติมเซลล์ถัดไปโดยทำตามลำดับ

สมมติว่าเรามีตัวเลขสองตัว '1' และ '3' ใน B4 และ B5 ตามลำดับ สิ่งที่เราต้องการในตอนนี้คือสร้างชุดตัวเลขที่มีค่าต่างร่วมกันเท่ากับ 2 ซึ่งหมายความว่าชุดเลขคณิตของเราควรมีลักษณะดังนี้: 1,3,5,7,9…

แต่ถ้าคุณลากลงมาเพียง 3 จาก เซลล์ B5 คุณจะพบการซ้ำของ 3 เท่านั้นดังภาพต่อไปนี้

วิธีรับ อนุกรมเลขคณิตที่เหมาะสม เราต้องเลือกช่วงของเซลล์ที่มีอยู่ในคอลัมน์ก่อน ในตัวอย่างของเรา พวกเขาคือ B4 และ B5 หลังจากเลือกเซลล์แล้ว เราต้องใช้ตัวเลือก Fill Handle จาก เซลล์ B5 เพื่อลากลงไปที่ เซลล์ B10 สุดท้าย

และสุดท้าย เราจะได้ชุดตัวเลขที่ถูกต้องโดยไม่ต้องทำซ้ำตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

อ่าน เพิ่มเติม: วิธีเติมข้อมูลลงในแถวสุดท้ายใน Excel

3. การป้อนข้อความอัตโนมัติของ Excel ไม่ทำงานในคอลัมน์ที่อยู่ห่างไกลในเวิร์กชีตเดียวกัน

ในตัวอย่างนี้ เราจะเห็นสิ่งผิดปกติในการใช้ตัวเลือก จุดจับเติม เมื่อมีคอลัมน์ที่อยู่ห่างไกลสองคอลัมน์อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน แผ่นงาน

สมมติว่า คอลัมน์ B มีชุดตัวเลขที่เริ่มต้นจาก 1 และ คอลัมน์ D มีตัวเลขสองตัวเท่านั้น คือ 1 และ 3 ใน D4 และ D5 มีช่องว่างระหว่างสองคอลัมน์นี้ซึ่งทำให้คอลัมน์เหล่านี้แตกต่างจากแต่ละคอลัมน์other.

ตอนนี้หากเราลองดับเบิลคลิกที่ตัวเลือก Fill Handle ใน D5 เราจะพบว่ามันไม่ได้ผลเลย ปัญหาอยู่ภายในช่องว่างระหว่าง คอลัมน์ B และ คอลัมน์ D เนื่องจากการมีอยู่ของเซลล์ว่างใน คอลัมน์ C Fill Handle ด้วยการดับเบิลคลิกจะทำงานไม่ถูกต้องในคอลัมน์ที่แตกต่างกัน

ขณะนี้ ข้อมูลจาก คอลัมน์ D ถูกถ่ายโอนไปยัง คอลัมน์ C ดังนั้นจึงไม่มีช่องว่างอยู่ระหว่างสองคอลัมน์นี้ และตอนนี้ ใช้ตัวเลือก Fill Handle ด้วยการดับเบิลคลิก คุณจะพบชุดตัวเลขในครั้งเดียวโดยไม่ต้องยุ่งยากใดๆ

การอ่านที่คล้ายกัน:

• วิธีใช้สูตรป้อนอัตโนมัติใน Excel (6 วิธี)
• วิธีใช้การป้อนอัตโนมัติแบบคาดการณ์ใน Excel (5 วิธี)
• วิธีป้อนตัวเลขอัตโนมัติใน Excel โดยไม่ต้องลาก (5 วิธีด่วน)

4. ตัวเลือก Fill Handle ไม่ได้เปิดใช้งานใน Excel

โดยปกติแล้ว ใน Microsoft Excel รุ่นใดก็ตาม ตัวเลือก Fill Handle จะยังคงเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น แต่บางครั้งอาจเกิดปัญหาบางอย่างที่อาจปิดใช้งานตัวเลือก Fill Handle ในกรณีนั้น เราต้องเปิดใช้งานตัวเลือก Fill Handle ด้วยตนเอง

สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่แท็บ ขั้นสูง ใน ตัวเลือก Excel เมนูแรก จากนั้น ใต้แถบ ตัวเลือกการแก้ไข ทำเครื่องหมายบนตัวเลือกที่แสดงข้อความ 'เปิดใช้งานจุดจับเติมและการลากและวางเซลล์' และ 'เปิดใช้งานการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับค่าเซลล์' .

หลังจากกด ตกลง Fill Handle ควรทำงานได้อย่างสมบูรณ์ในสเปรดชีตของคุณ

5. ป้อนอัตโนมัติทำงานไม่ถูกต้องกับตารางที่กรอง

ผู้ใช้บางรายที่ใช้ Microsoft Excel เวอร์ชันเก่าได้รายงานว่าตัวเลือก ป้อนอัตโนมัติ ไม่ทำงานในตารางที่กรอง หลังจากลบตัวเลือก ตัวกรอง แล้ว Fill Handle ได้เริ่มทำงานอย่างถูกต้องอีกครั้ง หากต้องการลบ ตัวกรอง ออกจากตาราง คุณต้องกด CTRL+SHIFT+L พร้อมกัน หลังจากใช้ Fill Handle คุณสามารถกดปุ่มที่คล้ายกันบนแป้นพิมพ์ของคุณอีกครั้งเพื่อตอบสนองต่อตัวเลือก ตัวกรอง สำหรับส่วนหัวในตาราง Excel ของคุณ

6 . การคำนวณอัตโนมัติปิดอยู่

ในภาพต่อไปนี้ เซลล์ C4 มีค่าที่คำนวณได้ซึ่งดำเนินการโดยการคูณค่าใน เซลล์ B4 ด้วย 5 .

ตอนนี้ หากเราใช้ตัวเลือก Fill Handle เพื่อรับข้อมูลผลลัพธ์อื่นๆ ทั้งหมดใน คอลัมน์ C เราอาจพบว่า ค่าซ้ำๆ แทนที่จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง และปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อ การคำนวณอัตโนมัติ ยังคงปิดอยู่

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราต้องไปที่ สูตร แท็บแรก จากนั้นจากเมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกการคำนวณ เราจะเลือกตัวเลือกนั้น 'อัตโนมัติ' .

และค่าที่ส่งคืนซึ่งซ้ำกับ 5 ก่อนหน้านี้จะเปลี่ยนเป็นค่าทวีคูณของ 5 ทันทีตามค่าของเซลล์ที่มีอยู่ ใน คอลัมน์ B .

7. ป้อนอัตโนมัติด้วยการเติมแบบรวดเร็วไม่ทำงานอย่างถูกต้อง

ในส่วนสุดท้าย เราจะพบปัญหาขณะใช้ตัวเลือก การเติมแบบรวดเร็ว เพื่อส่งคืนข้อมูลที่แยกออกมา ตัวเลือก การเติมแบบรวดเร็ว จะค้นหารูปแบบเฉพาะในคอลัมน์สำหรับค่าเซลล์ที่ระบุ จากนั้นแยกข้อมูลตามรูปแบบดังกล่าว

ตัวอย่างเช่น เรามีค่าข้อความบางส่วนอยู่ใน คอลัมน์ B ใต้ส่วนหัว ข้อความ เราต้องแยกชวเลขของชื่อประเทศออกจากข้อมูลข้อความใน คอลัมน์ C โดยใช้ตัวเลือก เติมแบบรวดเร็ว

ในการทำเช่นนี้ เราต้องแยกชื่อประเทศด้วยตนเองจากเซลล์แรกเท่านั้น และป้อนลงใน เซลล์ C5 ตอนนี้ใช้ Fill Handle เพื่อเติมคอลัมน์อัตโนมัติ จากนั้นเลือกตัวเลือก Flash Fill จากเมนู

ในคอลัมน์เอาต์พุต ค่าที่ส่งคืนจะไม่เป็นไปตามที่เรา คาดหวังใช่ไหม? ปัญหาคือตัวเลือก Flash Fill ที่นี่พบรูปแบบที่จะดึงค่าจากตรงกลาง (ระหว่างยัติภังค์สองตัว) ของข้อความเท่านั้น แต่เราจำเป็นต้องแยกเฉพาะตัวอักษร

ดังนั้น หากข้อมูลข้อความถูกจัดเรียงด้วยรูปแบบเฉพาะดังภาพต่อไปนี้ใน คอลัมน์ B ,จากนั้นค่าที่ดึงออกมาโดยใช้ตัวเลือก Flash Fill จะส่งกลับเฉพาะชื่อย่อทั้งหมดของชื่อประเทศเท่านั้น

คำสรุป

ฉันหวังว่าปัญหาทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นจะแจ้งให้คุณใช้ตัวเลือกป้อนอัตโนมัติอย่างถูกต้องในสเปรดชีต Excel ของคุณ หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น หรือคุณสามารถตรวจสอบบทความอื่น ๆ ของเราเกี่ยวกับฟังก์ชันของ Excel ได้ที่เว็บไซต์นี้