Trong Microsoft Excel, có thể có một số lý do khiến tùy chọn Tự động điền hoặc Xử lý điền không hoạt động bình thường. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy những sự cố có thể xảy ra thường xuyên này khi sử dụng tùy chọn Tự động điền và cách khắc phục những sự cố này bằng các ví dụ và hình minh họa phù hợp.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.

Các vấn đề có thể khiến tính năng Tự động điền không hoạt động bình thường trong Excel

1. Bắt lặp lại một số thay vì một chuỗi khi sử dụng tính năng Tự động điền

Đây là trường hợp đầu tiên của chúng tôi trong hình sau. Trong Cột B , Fill Handle đã được sử dụng ở đây để tạo một chuỗi số bắt đầu từ ‘1’ . Nhưng đổi lại, chúng tôi đã nhận được số lần lặp lại của 1 . Để có chuỗi số (1,2,3…) , chúng ta phải sử dụng tùy chọn Fill Series theo cách thủ công.

Trong hình bên dưới, bạn đang thấy tùy chọn Fill Series từ trình đơn. Sau khi chọn tùy chọn liên quan, bạn sẽ thấy ngay chuỗi số bắt đầu từ 1 trong Cột B .

Đọc thêm: Đánh số tự động trong Excel

2. Tự động điền chuỗi không hoạt động khi chỉ kéo ô cuối cùng

Bây giờ, hãy nghĩ đến trường hợp nhiều ô đang chiếm một chuỗi số và bạn phảiđiền vào các ô tiếp theo theo chuỗi.

Giả sử, chúng ta có hai số '1' và '3' trong B4 và B5 tương ứng. Điều chúng ta muốn ở đây là tạo một dãy số có công sai chung là 2. Điều đó có nghĩa là dãy số học của chúng ta sẽ có dạng như sau: 1,3,5,7,9…

Nhưng nếu bạn chỉ kéo xuống 3 từ Ô B5 thì bạn sẽ chỉ tìm thấy các lần lặp lại của 3 như trong hình sau.

Để có được một dãy số học thích hợp, trước tiên chúng ta phải chọn phạm vi ô có sẵn trong cột. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng là B4 và B5 . Sau khi chọn các ô, chúng ta phải sử dụng tùy chọn Fill Handle từ Ô B5 để kéo xuống Ô B10 cuối cùng.

Và cuối cùng, chúng ta sẽ có được dãy số phù hợp mà không bị lặp lại như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Đọc thêm: Cách điền dữ liệu xuống hàng cuối cùng trong Excel

3. Tính năng Tự động điền của Excel không hoạt động ở Cột cách xa trong cùng một trang tính

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thấy điều gì sai khi sử dụng tùy chọn Xử lý điền khi hai cột ở xa xuất hiện trong cùng một bảng tính.

Giả sử rằng Cột B có một dãy số bắt đầu từ 1. Và Cột D chỉ có hai số, 1 và 3 trong D4 và D5 . Có một khoảng cách giữa hai cột này làm cho các cột này khác biệt với nhaukhác.

Bây giờ, nếu chúng tôi cố gắng nhấp đúp vào tùy chọn Fill Handle trong D5 , chúng tôi sẽ thấy rằng tùy chọn này hoàn toàn không hoạt động. Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa Cột B và Cột D . Do có các ô trống trong Cột C , Xử lý điền bằng cách nhấp đúp sẽ không hoạt động bình thường trong cột riêng biệt.

Bây giờ dữ liệu từ Cột D đã được chuyển sang Cột C . Vì vậy, không có khoảng trống nào nằm giữa hai cột này. Và bây giờ, hãy sử dụng tùy chọn Fill Handle bằng cách nhấp đúp, bạn sẽ tìm thấy chuỗi số cùng một lúc mà không gặp bất kỳ sự phức tạp nào.

Bài đọc tương tự:

• Cách sử dụng công thức tự động điền trong Excel (6 cách)
• Cách thực hiện tự động điền dự đoán trong Excel (5 Phương pháp)
• Cách Tự động điền số trong Excel mà không cần kéo (5 Phương pháp nhanh)

4. Tùy chọn xử lý điền không được bật trong Excel

Thông thường, trong mọi phiên bản Microsoft Excel, tùy chọn Xử lý điền vẫn được kích hoạt theo mặc định. Nhưng đôi khi có thể xảy ra một số sự cố có thể vô hiệu hóa tùy chọn Fill Handle . Trong trường hợp đó, chúng tôi phải bật tùy chọn Fill Handle theo cách thủ công.

Việc bạn phải làm là chuyển đến tab Nâng cao trong Tùy chọn Excel trình đơn trước. Sau đó, bên dưới thanh Tùy chọn chỉnh sửa , đánh dấu vào các tùy chọn hiển thị câu lệnh 'Bật bộ điều khiển điền và tính năng kéo và thả ô' và 'Bật tính năng Tự động điền cho các giá trị ô' .

Sau khi nhấn OK , màn hình Xử lý điền khi đó sẽ hoạt động hoàn hảo trong bảng tính của bạn.

5. Tính năng Tự động điền không hoạt động bình thường với Bảng được lọc

Một số người dùng sử dụng các phiên bản Microsoft Excel cũ hơn đã báo cáo rằng tùy chọn Tự động điền không hoạt động trong bảng được lọc. Sau khi xóa tùy chọn Filter , Fill Handle đã bắt đầu hoạt động bình thường trở lại. Để xóa Bộ lọc khỏi bảng của bạn, bạn chỉ cần nhấn đồng thời CTRL+SHIFT+L . Sau khi sử dụng Fill Handle , bạn có thể giữ lại các nút tương tự trên bàn phím để kích hoạt lại các tùy chọn Filter cho tiêu đề trong bảng Excel của mình.

6 . Tính toán tự động bị tắt

Trong hình sau, Ô C4 chứa một giá trị được tính toán đã được thực hiện bằng cách nhân giá trị trong Ô B4 với 5 .

Bây giờ nếu chúng ta sử dụng tùy chọn Fill Handle để lấy tất cả dữ liệu kết quả khác trong Cột C , chúng ta có thể tìm thấy giá trị lặp đi lặp lại thay vì nhận được kết quả chính xác. Và sự cố này xảy ra khi Tính toán tự động vẫn bị tắt.

Để khắc phục sự cố này, chúng ta phải chuyển đến Công thức tab đầu tiên. Sau đó, từ menu thả xuống Tùy chọn tính toán , chúng tôi sẽ chọn tùy chọn 'Tự động' .

Và giá trị trả về là giá trị lặp lại của 5 trước đó sẽ chuyển thành bội số của 5 ngay lập tức dựa trên các giá trị ô hiện tại trong Cột B .

7. Tự động điền với Flash Fill không hoạt động bình thường

Trong phần cuối cùng, chúng ta sẽ tìm hiểu vấn đề khi sử dụng tùy chọn Flash Fill để trả lại dữ liệu đã trích xuất. Tùy chọn Flash Fill tìm kiếm một mẫu cụ thể trong một cột cho một giá trị ô được chỉ định, sau đó trích xuất dữ liệu bằng cách làm theo mẫu đó.

Ví dụ: chúng tôi có một số giá trị văn bản nằm trong Cột B dưới tiêu đề Văn bản . Chúng ta phải trích xuất tốc ký của tên quốc gia từ những dữ liệu văn bản đó trong Cột C bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill .

Để thực hiện việc này, chúng tôi chỉ phải trích xuất thủ công tên quốc gia từ ô đầu tiên và nhập tên đó vào Ô C5 . Bây giờ, hãy sử dụng Fill Handle để tự động điền vào cột rồi chọn tùy chọn Flash Fill từ menu.

Trong cột đầu ra, các giá trị trả về không giống như chúng ta mong đợi, phải không? Vấn đề là tùy chọn Flash Fill ở đây đã tìm thấy một mẫu sẽ chỉ trích xuất các giá trị từ giữa (Giữa hai dấu gạch nối) của văn bản. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ cần trích xuất các bảng chữ cái.

Vì vậy, nếu dữ liệu văn bản được sắp xếp theo một mẫu cụ thể như trong hình dưới đây trong Cột B ,thì các giá trị được trích xuất bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill sẽ chỉ trả về tất cả các chữ cái đầu của tên quốc gia.

Từ kết luận

Tôi hy vọng tất cả các vấn đề được đề cập ở trên giờ đây sẽ nhắc bạn sử dụng tùy chọn Tự động điền đúng cách trong bảng tính Excel của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến các hàm Excel trên trang web này.