Sắp xếp trong Excel là một tính năng rất mạnh mẽ và hữu ích cho phép bạn sắp xếp thông tin trong một trang tính Excel lớn mà không gặp rắc rối nào. Sắp xếp dữ liệu phụ thuộc vào loại giá trị được lưu trữ trong các ô. Một số hình thức sắp xếp phổ biến là Sắp xếp theo thứ tự chữ cái ( A-Z hoặc Z-A ), sắp xếp theo Giá trị số ( Tăng dần hoặc thứ tự Giảm dần ), hoặc sắp xếp theo Năm , Tháng, hoặc Ngày . Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm một nút sắp xếp trong Excel.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải xuống sách thực hành này để thực hiện nhiệm vụ khi bạn đang đọc bài viết này.

7 Phương pháp phù hợp để thêm nút sắp xếp trong Excel

Giả sử một tình huống mà chúng ta có một tệp Excel chứa thông tin về nhân viên của một công ty. Trang tính có Tên , Tuổi , Giới tính , Ngày sinh , Tiểu bang mà họ đến từ, và Số ID của họ. Chúng tôi sẽ thêm một nút sắp xếp để sắp xếp thông tin của nhân viên theo nhiều cách. Hình ảnh bên dưới hiển thị trang tính Excel mà chúng ta sẽ làm việc.

1. Tùy chọn Thêm Cấp độ trong Sắp xếp để Sắp xếp trong Excel

Bạn có thể thêm một trong các cột trong dữ liệu của mình dưới dạng một cấp độ hoặc các cột khác nhau dưới dạng nhiều cấp độ trong khi sắp xếp thông tin trong trang tính Excel.

Bước 1:

• Đầu tiên,chúng ta sẽ chọn tất cả các ô trong phạm vi dữ liệu bao gồm tiêu đề cột .
• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn Sắp xếp tùy chọn từ Sắp xếp & Bộ lọc .

• Một cửa sổ mới có tiêu đề Sắp xếp sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn hộp ngay bên cạnh Dữ liệu của tôi có tiêu đề .
• Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào menu thả xuống Sắp xếp theo và chọn cột Tên từ đó .

• Giá trị mặc định cho menu thả xuống Sắp xếp là Giá trị ô và cho A đến Z cho Đơn hàng . Chúng tôi sẽ để những thứ này trong các giá trị mặc định của chúng. Chúng tôi đang sắp xếp các giá trị hoặc tên của nhân viên trong cột Tên và chúng tôi sẽ sắp xếp các giá trị hoặc tên theo thứ tự tăng dần theo bảng chữ cái . Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chọn Giá trị ô cho menu thả xuống Sắp xếp Bật và A đến Z cho menu thả xuống Sắp xếp .
• Cuối cùng, click vào OK .

• Bây giờ, chúng ta sẽ thấy tất cả tên của các nhân viên trong cột Tên đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo bảng chữ cái .

Bước 2:

• Chúng ta cũng có thể thêm nhiều cấp độ để sắp xếp dữ liệu. Để làm điều đó, chúng tôi sẽ lấy một bản sao mới của trang tính của mình hoặc chúng tôi có thể xóa cấp độ hiện tại bằng cách nhấp vào Xóa cấp độ ngay bên cạnh Thêm cấp độ .
• Chúng tôi sẽ chọn hộp ngay bên cạnh Dữ liệu của tôi cótiêu đề .
• Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Ngày sinh từ trình đơn thả xuống Sắp xếp theo .

• Cột Ngày sinh là cấp độ đầu tiên của chúng tôi trong việc sắp xếp. Vì vậy, các hàng của chúng tôi sẽ được sắp xếp đầu tiên theo Ngày sinh của nhân viên. Sau đó, nó sẽ được sắp xếp liên tiếp dựa trên các cấp độ tiếp theo. Thứ tự sắp xếp cho cột này sẽ là Cũ nhất đến Mới nhất .

• Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào trên nút Thêm cấp độ một lần nữa để thêm cấp độ thứ hai để sắp xếp.

• Chúng tôi sẽ chọn Giới tính từ menu thả xuống Sau đó bằng .

• Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhấp lại vào nút Thêm và nhập Đặt tên là cấp thứ ba để sắp xếp dữ liệu theo.
• Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK để sắp xếp các hàng.

• Bây giờ chúng ta sẽ thấy rằng tất cả các hàng trong phạm vi dữ liệu của chúng ta đã được sắp xếp theo Ngày sinh trước, sau đó chúng được sắp xếp dựa trên Giới tính của nhân viên và cuối cùng là Tên của nhân viên.

Đọc thêm: Cách hoàn tác Sắp xếp trong Excel (3 Phương pháp)

2. Tạo Danh sách sắp xếp tùy chỉnh trong Excel

Chúng ta cũng có thể thêm danh sách sắp xếp tùy chỉnh để sắp xếp các cột trong trang tính Excel. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh dựa trên cột Trạng thái và sử dụng danh sách đó để sắp xếp dữ liệu.

Bước1:

• Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn tất cả các ô trong phạm vi dữ liệu của mình, bao gồm cả tiêu đề cột .
• Sau đó , chuyển đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn Sắp xếp từ danh sách Sắp xếp & Bộ lọc .

• Bây giờ chúng ta sẽ chọn cột Trạng thái từ trình đơn thả xuống Sắp xếp theo -menu thả xuống.
• Sau đó, chúng ta sẽ nhấp vào trình đơn thả xuống Đơn hàng và chọn Danh sách tùy chỉnh .

• Chúng tôi sẽ nhập danh sách các trạng thái sau đây, được phân tách bằng dấu phẩy ( , ). Danh sách này sẽ được sử dụng để sắp xếp các hàng dựa trên Các tiểu bang .
• Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .

• Bây giờ, chúng ta sẽ thấy rằng danh sách các trạng thái đã được tạo.
• Nhấp vào nút OK để xác nhận danh sách.

Bước 2:

• Bây giờ, chúng ta sẽ thấy rằng Đơn hàng trình đơn thả xuống có thêm tùy chọn chứa danh sách chúng ta vừa tạo. Chúng tôi sẽ chọn danh sách nếu nó không được chọn.
• Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .

• Bây giờ chúng ta sẽ thấy rằng tất cả các hàng của phạm vi dữ liệu đã được sắp xếp dựa trên danh sách trạng thái mà chúng ta đã tạo.

Đọc thêm: Cách tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh trong Excel

3. Sắp xếp dữ liệu bằng tùy chọn bộ lọc

Chúng tôi cũng có thể áp dụng sắp xếp từ tùy chọn Bộ lọc . Chúng ta có thể làm điều đó saucác bước bên dưới.

Bước 1:

• Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn tất cả các ô trong phạm vi dữ liệu bao gồm cả tiêu đề cột .
• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn Bộ lọc từ phần Sắp xếp & Bộ lọc .

Bước 2:

• Chúng ta sẽ thấy các mũi tên hướng xuống nhỏ ở phía dưới -góc bên phải của mỗi tiêu đề cột. Nhấp vào mũi tên trên Tuổi Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.
• Chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất từ cửa sổ đó.

• Chúng ta sẽ thấy rằng các hàng trong cột Tuổi được sắp xếp theo thứ tự tăng dần từ thấp nhất đến lớn nhất .

Đọc thêm: Cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel (Hướng dẫn đầy đủ)

4. Sắp xếp Dữ liệu bằng Hàm SORT trong Excel

Excel 365 có hàm SORT tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu trong trang tính. Ví dụ: chúng ta sẽ sắp xếp tuổi của nhân viên theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng hàm SORT trong Excel 365 . Chúng ta có thể thực hiện việc này theo các bước bên dưới.

Các bước:

• Đầu tiên, chúng ta sẽ tạo hai cột có tiêu đề cột Name và Sắp xếp Tuổi như bên dưới.

• Sau đó, chúng tôi sẽ viết công thức bên dưới vào ô E5 .

• Hàm SORT nhận 3 đối số.
  • B5:C14 là phạm vi ô mà chúng ta muốn sắp xếp.
  • 2 cho biết cột thứ hai hoặc cột Tuổi trong phạm vi.
  • -1 có nghĩa là chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần .

• Cuối cùng, khi nhấp vào nút ENTER , chúng ta sẽ thấy rằng tuổi của nhân viên đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần .

Đọc thêm: Cách sử dụng hàm sắp xếp trong Excel VBA (8 ví dụ phù hợp)

Bài đọc tương tự:

• Cách hợp nhất các ô bằng công thức Excel (8 cách đơn giản)
• VBA để sắp xếp bảng trong Excel ( 4 Phương pháp)
• Cách sắp xếp theo tháng trong Excel (4 Phương pháp)
• Sắp xếp địa chỉ IP trong Excel (6 phương pháp)
• Sắp xếp ngẫu nhiên trong Excel (Công thức + VBA)

5. Sắp xếp dữ liệu theo hàng

Cho đến bây giờ, chúng tôi đã sắp xếp dữ liệu theo một cột hoặc nhiều cột. Nhưng Excel còn có tính năng sắp xếp dữ liệu theo hàng. Giả sử chúng ta có doanh số bán hàng mỗi tháng từ tháng 1 đến tháng 5 của mỗi nhân viên. Chúng tôi sẽ sắp xếp các hàng để sắp xếp lại tổng doanh số theo thứ tự tăng dần.

Bước 1:

• Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn tất cả các ô trong phạm vi dữ liệu của chúng tôi ngoại trừ Tên .
• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn Bộ lọc từ Sắp xếp & Bộ lọc .

• Bây giờ chúng ta sẽ chọn Tùy chọn từ Sắp xếp .

Bước 2:

• Một cửa sổ mới có tiêu đề Tùy chọn sắp xếp sẽ xuất hiện. Sau đó, chúng ta sẽ chọn Sắp xếp từ trái sang phải từ đó.
• Tiếp theo, chúng ta sẽ nhấp vào OK .

Bước 3:

• Nếu bây giờ chúng ta nhấp vào menu thả xuống Sắp xếp theo , chúng ta sẽ thấy rằng nó không hiển thị tiêu đề cột nữa. Thay vào đó, nó đang hiển thị Hàng . Nhưng các hàng không có bất kỳ tiêu đề nào thay vì chúng có các số như Hàng 4 , Hàng 5,
• Vì chúng tôi sẽ sắp xếp doanh số Tổng khối lượng là Hàng 15, chúng tôi sẽ chọn Hàng 15 .

• Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào OK .

• Bây giờ, chúng ta sẽ thấy rằng Tổng doanh số bán hàng trong trang tính đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần .

Đọc thêm: Cách sắp xếp hàng trong Excel (2 phương pháp đơn giản)

6. Sắp xếp dữ liệu trong cột theo biểu tượng ô

Chúng ta có thể sử dụng Định dạng có điều kiện để chèn biểu tượng vào ô dựa trên giá trị của chúng, sau đó sử dụng các biểu tượng này để sắp xếp ô. Ví dụ: chúng tôi sẽ sắp xếp các hàng dựa trên cột ID No bằng phương pháp này.

Bước 1:

• Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn Định dạng có điều kiện từ phần Kiểu trong Trang chủ .
• Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện. Bây giờ, chúng tôi sẽ chọn Bộ biểu tượng từ danh sách đó.
• Một danh sách khác vớicác tập hợp hình dạng khác nhau sẽ xuất hiện. Chúng tôi đã chọn một tập hợp các hình dạng như hình bên dưới.

• Các ô trong cột ID No hiện có các loại khác nhau của hình dạng bên cạnh giá trị của chúng dựa trên phạm vi giá trị.

Bước 2:

• Bây giờ chúng ta sẽ sắp xếp tất cả các ô có hình tròn màu đỏ. Để làm điều đó, chúng tôi sẽ nhấp vào ô như vậy và nhấp chuột phải vào ô đó.
• Một cửa sổ sẽ xuất hiện. Chúng tôi sẽ chọn Sắp xếp từ cửa sổ đó.
• Bây giờ, một danh sách khác sẽ xuất hiện có các tùy chọn khác nhau để sắp xếp dữ liệu. Bây giờ, chúng ta sẽ chọn tùy chọn Đặt biểu tượng định dạng đã chọn lên đầu từ danh sách đó.

• Bây giờ chúng ta sẽ thấy tất cả các ô có hình tròn màu đỏ hiện ở trên đầu cột.

Đọc thêm: Sắp xếp các cột trong Excel khi giữ các hàng liền nhau

7. Thêm Nút Sắp xếp vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh trong Excel

Nếu phải sử dụng tính năng sắp xếp thường xuyên, bạn có thể thêm nút này vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh . Việc thêm sắp xếp vào Thanh công cụ truy cập nhanh sẽ cho phép bạn truy cập tiện ích sắp xếp rất dễ dàng và nhanh chóng.

Các bước:

• Chúng tôi sẽ chuyển đến tab Dữ liệu và sau đó nhấp chuột phải vào Sắp xếp. Một cửa sổ sẽ xuất hiện. Sau đó, chúng tôi sẽ nhấp vào Thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh từ cửa sổ đó.

• Bây giờ, chúng tôi sẽthấy rằng Sắp xếp được thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh .

Nội dung có liên quan: Cách sử dụng phím tắt Excel để sắp xếp dữ liệu (7 cách dễ dàng)

Những điều cần nhớ

• SORT là một chức năng độc quyền chỉ được sử dụng trong Microsoft Excel 365 . Vì vậy, bạn sẽ cần Excel 365 để sử dụng chức năng SORT .
• Bạn phải luôn chọn tùy chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề ngoại trừ việc sắp xếp hàng. Tùy chọn này sẽ bị vô hiệu hóa khi sắp xếp các hàng.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã học cách thêm một cách sắp xếp trong Excel và sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel thật dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào về bài viết này, vui lòng để lại nhận xét bên dưới. Chúc một ngày tốt lành!!!