Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη λειτουργία των κουστουμιών του γραφείου. Χρησιμοποιώντας αυτή τη λειτουργία οι χρήστες μπορούν να συμπληρώσουν αυτόματα εκατοντάδες αρχεία εγγράφων με μία κίνηση, ακόμη και με εικόνες. Εάν είστε περίεργοι να μάθετε πώς μπορείτε να συμπληρώσετε αυτόματα έγγραφα με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, αυτό το άρθρο μπορεί να σας φανεί χρήσιμο. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να συγχωνεύσετε εικόνες από το Excel στο Word με μια λεπτομερή εξήγηση.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Κατεβάστε αυτό το τετράδιο ασκήσεων και το αρχείο word παρακάτω.

Εικόνες συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Excel στο Word.xlsx

2 εύκολοι τρόποι για να συγχωνεύσετε εικόνες από το Excel στο Word

Για σκοπούς επίδειξης, θα χρησιμοποιήσουμε το παρακάτω σύνολο δεδομένων. Έχουμε τα ονόματα τριών διάσημων ανθρώπων στη γη που είναι οι ιδρυτές πρωτοποριακών τεχνολογικών κολοσσών στον κόσμο. Έχουμε επίσης την ηλικία τους, τη γενέτειρά τους και τη χώρα καταγωγής τους. Στη συνέχεια δημιουργούμε μια μικρή παράγραφο βιογραφίας με τις εικόνες τους μέσα σε ένα έγγραφο word.

Μέθοδος 1: Αξιοποιώντας το όνομα των εικόνων

Εδώ το όνομα της εικόνας θα τοποθετηθεί στο πεδίο Πεδίο κώδικα αντί για τη θέση του.

Βήμα 1: Προετοιμάστε το έγγραφο Word

• Στην αρχή, πρέπει να προετοιμάσουμε τόσο το αρχείο Excel όσο και το αρχείο Word.
• Για το σκοπό αυτό, πρέπει να προετοιμάσουμε το προσχέδιο της λέξης για να καθορίσουμε πώς θα μοιάζει η δομή.

• Η προκαταρκτική μορφή δίνεται παρακάτω.
• Προκειμένου να προετοιμάσουμε αυτό το σχέδιο, χρειαζόμαστε κάποιες βασικές πληροφορίες που ποικίλλουν από άτομο σε άτομο. Σε αυτή την περίπτωση, οι μεταβλητές πληροφορίες θα είναι το όνομα του ατόμου, η ηλικία, η χώρα καταγωγής, η γενέτειρα κ.λπ.
• Θα δημιουργήσουμε έναν κατάλογο με τις πληροφορίες διαφόρων προσώπων στα φύλλα του Excel.
• Οι πληροφορίες που συγκεντρώσαμε παρουσιάζονται παρακάτω.

Βήμα 2: Εισαγωγή συνδέσμου εικόνων

Τώρα πρέπει να εισάγουμε τις εικόνες σε έναν καθορισμένο φάκελο και στη συνέχεια να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο εικόνων

• Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε πρώτα στο Εισαγωγή και από εκεί κάντε κλικ στην καρτέλα Σύνδεσμος από το Σύνδεσμοι ομάδα.

• Αφού κάνετε κλικ στο Σύνδεσμος , τότε θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο διαλόγου που θα ζητά τη θέση των εικόνων στον υπολογιστή σας.
• Επιλέξτε την εικόνα και το κείμενο του καταλόγου θέσης που θα εμφανιστεί στο πλαίσιο κειμένου θα εμφανιστεί στο πεδίο Κείμενο για το πλαίσιο εμφάνισης παραπάνω.
• Κάντε κλικ στο OK μετά από αυτό.

• Τότε θα παρατηρήσετε ότι η διεύθυνση του συνδέσμου εμφανίζεται τώρα στο κελί G4 .

• Πρέπει να τροποποιήσουμε λίγο τη διεύθυνση του συνδέσμου, προσθέτοντας άλλη μια κάθετο μετά από κάθε κάθε κάθετο που υπάρχει ήδη στο σύνδεσμο.

• Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για την υπόλοιπη καταχώρηση.

Η εργασία στο φύλλο Excel έχει ολοκληρωθεί και ο κατάλογος αυτός θα χρησιμοποιηθεί στο αρχείο Word.

Βήμα 3: Δημιουργία σχέσης μεταξύ των αρχείων Excel και Word

Αφού ολοκληρώσετε τις πληροφορίες του αρχείου Excel, ανοίξτε το αρχείο word και επεξεργαστείτε τις ανάλογα για να δημιουργήσετε χώρο για τις εικόνες.

• Το προσχέδιο του αρχείου word είναι ήδη έτοιμο, τα κείμενα του προσχεδίου θα επαναλαμβάνονται σε κάθε εγγραφή στη λίστα που δημιουργήθηκε στο Excel.
• Και οι εικόνες θα προστεθούν στην επάνω δεξιά γωνία του αρχείου word.
• Τώρα από το Αλληλογραφία καρτέλα, μεταβείτε στο Επιλέξτε παραλήπτες >, Χρήση υπάρχουσας λίστας.

• Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο αναζήτησης αρχείων. Από το παράθυρο αυτό, επιλέξτε το αρχείο λίστας που μόλις δημιουργήσαμε στο Excel.

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με το όνομα Επιλέξτε πίνακα , θα σας ρωτήσει ποιο φύλλο θέλετε να επιλέξετε. Επιλέξτε Φύλλο1 και κάντε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Μετά από αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε το πεδίο όπως το όνομα, η ηλικία και η χώρα από το φύλλο Excel στο αρχείο word από το Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης εντολή από το Αλληλογραφία καρτέλα.

• Τώρα θα αντικαταστήσουμε το Όνομα, Ηλικία , Hometown , Χώρα, κ.λπ. τιμή στο αρχείο Word.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Όνομα_ πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Founder_of πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Hometown πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Χώρα_ πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ηλικία πεδίο.

• Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για το πρώτο μέρος.
• Αφού συμπληρώσετε τα πεδία, θα μοιάζουν με την παρακάτω εικόνα.

• Στη συνέχεια, θα εισάγουμε το σύνδεσμο της εικόνας στη λέξη. Για να το κάνουμε αυτό, πηγαίνετε στο Εισαγωγή >, Ομάδα κειμένου >, Γρήγορα ανταλλακτικά> Πεδίο.

• Στη συνέχεια, θα υπάρχει ένα νέο παράθυρο διαλόγου, από αυτό το πλαίσιο, στο παράθυρο Πεδίο ονόματα μενού επιλογών, επιλέξτε IncludePicture .
• Στη συνέχεια, στο Ιδιότητες πεδίου εισάγετε οποιοδήποτε όνομα, και βάζουμε "Εικόνα " στο πεδίο. Και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

Βήμα 4: Εισαγωγή εικόνας στο έγγραφο του Word

Τώρα θα τοποθετήσουμε το πεδίο εικόνας στο πεδίο κωδικού και στη συνέχεια θα το μορφοποιήσουμε ανάλογα.

• Αφού κάνουμε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ, η εικόνα θα φορτωθεί, αλλά δεν θα είναι ακόμα ορατή.

• Για να το επιλύσετε αυτό, απλά πατήστε Alt+F9 .
• Με αυτόν τον τρόπο θα ενεργοποιήσετε τη μορφή κώδικα της λέξης και θα μας επιτρέψετε να επεξεργαστούμε τον κώδικα χειροκίνητα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε το ΕΙΚΟΝΑ γράμμα στον επισημασμένο κωδικό της εικόνας και στη συνέχεια μεταβείτε στο Αλληλογραφία >, Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης επιλέξτε την καρτέλα Εικόνα από το αναπτυσσόμενο μενού.

• Αφού κάνετε κλικ στο Εικόνα πεδίο, ο κώδικας θα αλλάξει όπως στην παρακάτω εικόνα.

• Τύπος Alt+F9 ξανά, αλλά η εικόνα δεν είναι ακόμα ορατή.
• Στη συνέχεια, από το Αλληλογραφία καρτέλα, κάντε κλικ στο Τέλος & συγχώνευση, στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα άλλο πλαίσιο διαλόγου, σε αυτό το πλαίσιο, επιλέξτε Όλα, στη συνέχεια κάντε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Οι εικόνες μπορεί να μην είναι ακόμα ορατές. Για να τις κάνετε ορατές, πατήστε Ctrl+A για να επιλέξετε όλα τα περιεχόμενα του αρχείου word και, στη συνέχεια, πατήστε F9 .
• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης. Κάντε κλικ στο Ναι σε αυτό το κουτί.

• Αφού κάνετε κλικ στο Ναι, θα παρατηρήσετε ότι το αρχείο word είναι γεμάτο με τη συγχωνευμένη εικόνα με τις συγχωνευμένες πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο φύλλο του Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel σε φακέλους του Word (2 εύκολες μέθοδοι)

Μέθοδος 2: Αξιοποιώντας τη θέση των εικόνων

Σε αυτή τη διαδικασία, θα εισάγουμε τη θέση των εικόνων αντί για το όνομά τους στον κωδικό πεδίου.

Βήμα 1: Προετοιμάστε το έγγραφο Word

Το σύνολο δεδομένων πρέπει να προετοιμαστεί κατάλληλα για να αποφευχθεί κάθε είδους ανεπιθύμητο αποτέλεσμα.

• Στην αρχή, πρέπει να προετοιμάσουμε τόσο το αρχείο Excel όσο και το αρχείο Word.
• Για το σκοπό αυτό, πρέπει να προετοιμάσουμε το προσχέδιο της λέξης για να καθορίσουμε πώς θα είναι η δομή.
• Η προκαταρκτική μορφή δίνεται παρακάτω.

• Προκειμένου να προετοιμάσουμε αυτό το σχέδιο, χρειαζόμαστε κάποιες βασικές πληροφορίες που ποικίλλουν από άτομο σε άτομο. Σε αυτή την περίπτωση, οι μεταβλητές πληροφορίες θα είναι το όνομα του ατόμου, η ηλικία, η χώρα καταγωγής, η γενέτειρα κ.λπ.
• Θα δημιουργήσουμε μια λίστα με τις πληροφορίες διαφόρων προσώπων στα φύλλα του Excel.
• Οι πληροφορίες που συγκεντρώσαμε παρουσιάζονται παρακάτω.

Τώρα πρέπει να εισάγουμε το Αριθμός εικόνας σειριακά σε αυτό το φύλλο, για παράδειγμα

Επαναλάβετε το ίδιο για άλλα κύτταρα.

Το σύνολο δεδομένων του Excel είναι τώρα έτοιμο για χρήση στο word.

Βήμα 2: Δημιουργία σχέσης μεταξύ αρχείων Word και Excel

Αφού συμπληρώσετε τις πληροφορίες του αρχείου Excel, ανοίξτε το αρχείο word,

• Το προσχέδιο του αρχείου word είναι ήδη έτοιμο, τα κείμενα του προσχεδίου θα επαναλαμβάνονται σε κάθε εγγραφή στη λίστα που δημιουργήθηκε στο Excel.
• Και οι εικόνες θα προστεθούν στην επάνω δεξιά γωνία του αρχείου word.
• Τώρα από το Αλληλογραφία καρτέλα, μεταβείτε στο Επιλέξτε παραλήπτες >, Χρήση υπάρχουσας λίστας.

• Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο περιήγησης αρχείων. Από το παράθυρο αυτό, επιλέξτε το αρχείο λίστας που μόλις δημιουργήσαμε στο Excel.

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με το όνομα Επιλέξτε πίνακα , θα σας ρωτήσει ποιο φύλλο θέλετε να επιλέξετε. Φύλλο1 και κάντε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Μετά από αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε το πεδίο όπως το όνομα, η ηλικία και η χώρα από το φύλλο Excel στο αρχείο word από το Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης εντολή από το Αλληλογραφία καρτέλα.

• Τώρα θα αντικαταστήσουμε το Όνομα, Ηλικία , Hometown , Χώρα , κ.λπ. στο αρχείο Word.
• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Όνομα_ πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Founder_of πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Hometown πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Χώρα_ πεδίο.

• Επιλέξτε X όπως φαίνεται στην εικόνα, και στη συνέχεια από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ηλικία πεδίο.

• Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για το πρώτο μέρος.
• Αφού συμπληρώσετε τα πεδία, θα μοιάζουν με την παρακάτω εικόνα.

Βήμα 3: Εισαγωγή διεύθυνσης εικόνας σε μορφή κώδικα

Τώρα, πρέπει να εισάγουμε την εικόνα αντί για το όνομα σε μορφή κώδικα. Αυτό το βήμα πρέπει να ακολουθηθεί προσεκτικά.

• Τώρα έχουμε το περίβλημα της εικόνας με τη βοήθεια του εργαλείου πίνακα,

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο της εικόνας και στη συνέχεια πατήστε Alt+F9. Θα μεταβεί στον πηγαίο κώδικα του εγγράφου. Και θα υπάρχει μια δεύτερη παρένθεση.

• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το ακόλουθο κείμενο μέσα στην αγκύλη: INCLUDEPICTURE "F:\\\softeko\\\Bill Gates.jpg"
• Εδώ η θέση είναι η θέση της πρώτης εικόνας στο φάκελο. Αυτό θα διαφέρει στην περίπτωσή σας.

Αφού εισαγάγετε το κείμενο σύμφωνα με τις οδηγίες που δίνονται παραπάνω, τοποθετήστε τον κέρσορά σας ακριβώς πριν από το σύμβολο jpg . και στη συνέχεια επιλέξτε το Image_Number πεδίο από το Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

• Τότε ο κώδικας θα αλλάξει και θα αλλάξει κάπως όπως στην παρακάτω εικόνα.

• Τύπος Alt+F9 για να επιστρέψετε στην κανονική λειτουργία. Αλλά οι εικόνες εξακολουθούν να μην είναι ορατές.
• Από το Αλληλογραφία κάντε κλικ στην καρτέλα Τελειώστε & συγχώνευση; Συγχώνευση . Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων .

• Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα άλλο πλαίσιο διαλόγου, σε αυτό το πλαίσιο, επιλέξτε και κάντε κλικ στο κουμπί ΕΝΤΆΞΕΙ.

• Οι εικόνες μπορεί να μην είναι ακόμα ορατές. Για να τις κάνετε ορατές, πατήστε Ctrl+A για να επιλέξετε όλα τα περιεχόμενα του αρχείου word και, στη συνέχεια, πατήστε F9 .
• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης. Κάντε κλικ στο Ναι σε αυτό το κουτί.

• Αφού κάνετε κλικ στο Ναι, θα παρατηρήσετε ότι το αρχείο word είναι γεμάτο με τη συγχωνευμένη εικόνα με τις συγχωνευμένες πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο φύλλο του Excel.

Διαβάστε περισσότερα: Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Excel χωρίς Word (2 κατάλληλοι τρόποι)

Συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, το ερώτημα "πώς να συγχωνεύσετε εικόνες μέσω ταχυδρομείου από το Excel στο word σε 2 ξεχωριστές μεθόδους με λεπτομερείς εξηγήσεις.

Για το πρόβλημα αυτό, διατίθεται ένα βιβλίο εργασίας για λήψη, όπου μπορείτε να εξασκηθείτε σε αυτές τις μεθόδους.

Μη διστάσετε να θέσετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια μέσω της ενότητας των σχολίων. Exceldemy κοινότητα θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα.