สารบัญ
การผสานจดหมาย เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างมากของชุดสำนักงาน เมื่อใช้คุณลักษณะนี้ ผู้ใช้สามารถป้อนไฟล์เอกสารหลายร้อยไฟล์โดยอัตโนมัติในคราวเดียว แม้จะใช้รูปภาพก็ตาม หากคุณอยากรู้ว่าคุณจะป้อนเอกสารอัตโนมัติด้วยจดหมายเวียนได้อย่างไร บทความนี้อาจมีประโยชน์สำหรับคุณ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีที่คุณสามารถจดหมายผสานรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word พร้อมคำอธิบายอย่างละเอียด
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัด
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดแบบฝึกหัดนี้และไฟล์คำด้านล่าง
จดหมายเวียนรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word.xlsx
2 วิธีง่ายๆ ในการจดหมายเวียนรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word
สำหรับ จุดประสงค์ในการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง เรามีชื่อของบุคคลที่มีชื่อเสียงสามคนบนโลกซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำในโลก เรายังมีอายุ บ้านเกิด และประเทศต้นทางอีกด้วย จากนั้นเราจะสร้างย่อหน้าเล็ก ๆ ของชีวประวัติด้วยรูปภาพของพวกเขาภายในเอกสารคำ
วิธีที่ 1: การใช้ชื่อรูปภาพ
ที่นี่ชื่อรูปภาพจะเป็น วางไว้ใน ช่อง รหัสแทนตำแหน่งของมัน
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสาร Word
- ในตอนเริ่มต้น เราต้อง เตรียมทั้งเอกสารไฟล์ Excel และ Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างของ Word เพื่อกำหนดว่าโครงสร้างจะมีลักษณะอย่างไร
- กำหนดรูปแบบเบื้องต้นด้านล่างนี้
- เพื่อเตรียมฉบับร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญบางอย่างที่แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ในกรณีนี้ ข้อมูลตัวแปรจะเป็นชื่อบุคคล อายุ ประเทศต้นทาง บ้านเกิด ฯลฯ
- เรากำลังจะสร้างรายการข้อมูลของบุคคลต่างๆ ในแผ่นงาน Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงไว้ด้านล่าง<13
ขั้นตอนที่ 2: แทรกลิงก์รูปภาพ
ตอนนี้เราต้องแทรกรูปภาพลงในโฟลเดอร์ที่ระบุ จากนั้นป้อน ไฮเปอร์ลิงก์รูปภาพ
- ในการดำเนินการ ก่อนอื่น ให้ไปที่แท็บ แทรก จากนั้นคลิกที่ ลิงก์ จาก ลิงก์ กลุ่ม
- หลังจากคลิก ลิงก์ จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบใหม่ถามตำแหน่งของรูปภาพบน พีซีของคุณ
- เลือกรูปภาพ และข้อความไดเรกทอรีตำแหน่งที่จะแสดงในช่องข้อความจะแสดงในช่อง ข้อความที่จะแสดง ด้านบน
- คลิก ตกลง หลังจากนี้
- จากนั้น คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้ที่อยู่ลิงก์แสดงในเซลล์ G4 .
- เราจำเป็นต้องแก้ไขที่อยู่ลิงก์เล็กน้อย โดยเพิ่มเครื่องหมายทับตามหลัง r ทุกเครื่องหมายทับที่อยู่ในลิงก์
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับรายการที่เหลือ
งานในแผ่นงาน Excel เสร็จสิ้น และรายการนี้จะถูกใช้ใน Wordไฟล์
ขั้นตอนที่ 3: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างไฟล์ Excel และไฟล์ Word
หลังจากกรอกข้อมูลไฟล์ Excel เสร็จแล้ว ให้เปิดไฟล์ Word และแก้ไขตามนั้นเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับรูปภาพ
- ร่างไฟล์ word เสร็จเรียบร้อยแล้ว ข้อความในร่างเราจะทำซ้ำในทุก ๆ รายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และรูปภาพจะถูกเพิ่มที่มุมบนขวาของไฟล์ word
- จากแท็บ การส่งจดหมาย ให้ไปที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่
- จากนั้นจะมีหน้าต่างเรียกดูไฟล์ใหม่ที่จะเปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราเพิ่งสร้างใน Excel
- ถัดไปจะมีชื่อหน้าต่างใหม่ เลือกตาราง ระบบจะถามว่าต้องการเลือกแผ่นใด เลือก Sheet1 แล้วคลิก ตกลง
- หลังจากนั้น คุณสามารถป้อนฟิลด์ เช่น ชื่อ อายุและประเทศจากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์ word จากคำสั่ง แทรกเขตข้อมูลผสาน จากแท็บ การส่งจดหมาย
- ตอนนี้เราจะแทนที่ค่า ชื่อ, อายุ , บ้านเกิด , ประเทศ, ฯลฯ ใน Word ไฟล์
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้นจากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ช่อง แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ ชื่อ_
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้นจากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ช่อง Founder_of
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้นคลิกแท็บ การส่งจดหมาย แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ บ้านเกิด
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ช่อง Country_
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ อายุ
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับส่วนแรก
- หลังจาก เมื่อกรอกฟิลด์พวกเขาจะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
- จากนั้นเราจะป้อนลิงก์รูปภาพในคำ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ไปที่ แทรก > กลุ่มข้อความ > ส่วนด่วน > ฟิลด์
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบใหม่จากกล่องนั้นใน ฟิลด์ เมนูตัวเลือกชื่อ เลือก รวมรูปภาพ
- จากนั้นใน คุณสมบัติฟิลด์ ป้อนชื่อใดๆ และเราใส่ “รูปภาพ ” ในสนาม จากนั้นคลิก ตกลง .
ขั้นตอนที่ 4: แทรกรูปภาพลงในเอกสาร Word
ตอนนี้ เราจะใส่ฟิลด์รูปภาพลงในฟิลด์รหัสและจากนั้นให้จัดรูปแบบตามนั้น
- หลังจากที่เราคลิก ตกลง ภาพจะโหลดขึ้นแต่จะยังมองไม่เห็น
- ในการแก้ปัญหานี้ เพียงกด Alt+F9 .
- การทำเช่นนี้จะเป็นการเปิดใช้งานรูปแบบโค้ดของคำ และให้เราแก้ไขโค้ดด้วยตนเอง
- จากนั้นเลือกตัวอักษร IMAGE ในรหัสรูปภาพที่ไฮไลต์ จากนั้นไปที่ การส่งจดหมาย > แท็บแทรกฟิลด์ผสาน เลือกฟิลด์ รูปภาพ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- หลังจากคลิกที่ฟิลด์ รูปภาพ รหัสจะเปลี่ยนตามรูปภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 อีกครั้ง แต่รูปภาพยังไม่ปรากฏให้เห็น
- จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ เสร็จสิ้น & รวม จากนั้นคลิกที่ แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอีกกล่องในกล่องนั้น ให้เลือก ทั้งหมด จากนั้นคลิก ตกลง
- อาจยังไม่เห็นรูปภาพ เมื่อต้องการแสดง ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ word จากนั้นกด F9 .
- กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น คลิกที่ ใช่ บนช่องนั้น
- หลังจากคลิก ใช่ คุณจะสังเกตได้ว่าคำว่า ไฟล์จะเต็มไปด้วยภาพที่ผสานพร้อมข้อมูลที่ผสานซึ่งจัดเก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม: จดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Wordซองจดหมาย (2 วิธีง่ายๆ)
วิธีที่ 2: การใช้ตำแหน่งของรูปภาพ
ในขั้นตอนนี้ เราจะป้อนตำแหน่งของรูปภาพแทนชื่อในรหัสฟิลด์<3
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสาร Word
จำเป็นต้องเตรียมชุดข้อมูลอย่างเหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการใดๆ
- ในตอนเริ่มต้น , เราต้องเตรียมเอกสารทั้งไฟล์ Excel และ Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างของ Word เพื่อกำหนดว่าโครงสร้างจะมีลักษณะอย่างไร
- รูปแบบเบื้องต้นคือ ตามด้านล่างนี้
- เพื่อเตรียมร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญบางอย่างที่แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ในกรณีนี้ ข้อมูลตัวแปรจะเป็นชื่อบุคคล อายุ ประเทศต้นทาง บ้านเกิด ฯลฯ
- เรากำลังจะสร้างรายการข้อมูลของบุคคลต่างๆ ในแผ่นงาน Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงไว้ด้านล่าง<13
ตอนนี้เราต้องป้อน หมายเลขรูปภาพ ในเอกสารนี้ เช่น
ทำซ้ำเช่นเดียวกันสำหรับเซลล์อื่น
ชุดข้อมูล Excel พร้อมใช้ใน word แล้ว
ขั้นตอนที่ 2: สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง ไฟล์ Word และ Excel
หลังจากกรอกข้อมูลไฟล์ Excel เสร็จแล้ว ให้เปิดไฟล์ word
- ร่างไฟล์ word เสร็จแล้ว ข้อความในร่างที่เรา จะถูกทำซ้ำในทุกรายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และรูปภาพจะถูกเพิ่มที่มุมขวาบนของไฟล์ word
- จากแท็บ การส่งจดหมาย ให้ไปที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่
- ถัดไป จะมีการเรียกดูไฟล์ใหม่ หน้าต่างที่จะเปิด จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราเพิ่งสร้างใน Excel
- ถัดไปจะมีชื่อหน้าต่างใหม่ เลือกตาราง ระบบจะถามว่าต้องการเลือกแผ่นใด เลือก Sheet1 แล้วคลิก ตกลง
- หลังจากนั้น คุณสามารถป้อนฟิลด์ เช่น ชื่อ อายุและประเทศจากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์ word จากคำสั่ง แทรกเขตข้อมูลผสาน จากแท็บ การส่งจดหมาย
- ตอนนี้เราจะแทนที่ค่า ชื่อ, อายุ , บ้านเกิด , ประเทศ และอื่นๆ ใน Word ไฟล์
- เลือก X ตามที่แสดงในรูปภาพ จากนั้นจากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ ชื่อ_
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Founder_of
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ บ้านเกิด ฟิลด์
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้นเลือก การส่งจดหมาย แท็บ คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ ประเทศ_
- เลือก X ตามที่แสดงในภาพ จากนั้น จากแท็บ การส่งจดหมาย คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ อายุ
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับส่วนแรก
- หลังจาก เมื่อกรอกข้อมูลลงในช่องแล้ว จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3: ป้อนที่อยู่รูปภาพในรูปแบบรหัส
ตอนนี้ เราต้องป้อนรูปภาพแทนชื่อในรูปแบบโค้ด ควรปฏิบัติตามขั้นตอนนี้อย่างระมัดระวัง
- ตอนนี้เรามีกล่องใส่รูปภาพโดยใช้เครื่องมือตาราง
<3
วางเคอร์เซอร์ในช่องรูปภาพ จากนั้นกด Alt+F9 เคอร์เซอร์จะสลับไปที่ซอร์สโค้ดของเอกสาร และจะมีตัวยึดที่สอง
- จากนั้นพิมพ์ข้อความต่อไปนี้ภายในตัวยึดวงเล็บ: INCLUDEPICTURE “F:\\softeko\\Bill Gates.jpg”
- ตำแหน่งนี้คือตำแหน่งของภาพแรกในโฟลเดอร์ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในกรณีของคุณ
หลังจากที่คุณป้อนข้อความตามคำแนะนำที่ให้ไว้ข้างต้น ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณไว้ข้างหน้า jpg . จากนั้นเลือกฟิลด์ Image_Number จาก แทรกผสานฟิลด์
- จากนั้นโค้ดจะเปลี่ยนไปและค่อนข้างเปลี่ยนไปตามภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 เพื่อสลับกลับเป็นโหมดปกติ แต่ยังมองไม่เห็นภาพ
- จากแท็บ การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ เสร็จสิ้น & ผสาน . จากนั้นคลิกที่ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล .
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอีกกล่องหนึ่ง กล่อง เลือก แล้วคลิก ตกลง
- อาจยังไม่เห็นรูปภาพ เมื่อต้องการแสดง ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ word จากนั้นกด F9 .
- กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น คลิกที่ ใช่ บนช่องนั้น
- หลังจากคลิก ใช่ คุณจะสังเกตได้ว่าคำว่า ไฟล์จะเต็มไปด้วยภาพที่ผสานพร้อมข้อมูลที่ผสานซึ่งจัดเก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม: จดหมายเวียนใน Excel โดยไม่ใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม )
บทสรุป
โดยสรุป คำถาม “วิธีการ Mail merge รูปภาพจาก Excel เป็น word แยกเป็น 2 วิธีพร้อมคำอธิบายอย่างละเอียด
สำหรับสิ่งนี้ ปัญหา คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานซึ่งคุณสามารถฝึกฝนวิธีการเหล่านี้ได้
อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือข้อเสนอแนะผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการปรับปรุงชุมชน Exceldemy ให้ดีขึ้นจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
